Viestien ja hälytysten muotoilu

Kun lähetät sähköposti-ilmoituksia ja Microsoft Teams -viestejä, joskus et ehkä halua lähettää niitä omalla nimelläsi, mutta voit silti ehkä haluta varmistaa, että vastaanottajat voivat tavoittaa sinut.

Jaettujen lähettäjien käyttäminen

Viestien lähettäminen Power Automatesta omalla nimellä soveltuu pieniin käyttötapauksiin, mutta kun prosessi on virallistettu, suosittelemme viestien lähettämistä jaetulta lähettäjältä. Näin vastaanottajat tietävät, että viesti on lähetetty automatisoinnin kautta eikä henkilökohtaisena viestinä. Lisäetu on, että ihmiset eivät yritä ottaa suoraan yhteyttä sinuun vastauksena johonkin, jonka oli tarkoitus olla vain tiedoksi. Microsoft Teams -yhdistimessä on muutama "Julkaise työnkulkubottina" -toimintoa, jotka soveltuvat hyvin tähän. Outlookissa on Lähetä sähköpostiviesti jaetusta postilaatikosta -toiminto, mutta tähän tarvitset ylimääräisen postilaatikon. Tämä neuvo koskee myös palvelupyyntöjen päivittämistä, tietueiden luomista ja niin edelleen, mutta yksityiskohdat vaihtelevat yhdistimen mukaan.

Lähetä sähköposti jaetusta postilaatikosta.

Allekirjoituksen lisääminen

Kun käytät automatisointia sähköpostien lähettämiseen ja viestien julkaisemiseen, haluat käyttäjien tietävän, mistä ne tulevat. Jaettu postilaatikko auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, että viesti ei tule suoraan sinulta. Jos automaatio kuitenkin rikkoutuu tai käynnistyy liian nopeasti, sinun on oltava helposti tavoitettavissa ongelman korjaamiseksi. Tämä on erityisen tärkeää, jos automaatio toimii organisaation ulkopuolisten käyttäjien tai ulkoisten järjestelmien kanssa silloin, kun vastaanottaja ei ehkä ole tietoinen työnkulusta. Ihmiset saattavat jopa haluta ottaa sinuun yhteyttä ja ehdottaa tapoja parantaa työnkulkua! Käytämme allekirjoitusta, kuten "Lähetetty Power Automatesta. Ota tarvittaessa yhteys osoitteeseen <your email>". Kannattaa ehkä myös linkittää tiettyyn työnkulkuun, jotta löydät sen nopeasti, jos joku välittää sinulle sähköpostiviestin.