Prosessin suunnittelu

Kun suunnittelet prosessin automatisointia, ensimmäinen vaihe on päättää, milloin ja mitä automatisoidaan. Kun tarkastellaan käytössä olevaa liiketoimintaprosessia, sinun on ensin selvitettävä, mikä prosessin osa automatisoidaan.

Automaatioalueiden tunnistaminen

Automatisoinnin mahdolliset edut ovat seuraavia:

  • Vakioitujen liiketoimintasääntöjen käyttäminen yhtenäisesti

  • Manuaalisen työn vähentäminen toistuvissa prosesseissa

  • Inhimillisten virheiden vähentäminen

  • Virtaviivaista hyväksyntiä

  • Tehokkuuden saavuttaminen käsiteltäessä suurta määrää tapahtumia

  • Tietojen siirtäminen tehokkaasti järjestelmien välillä (vähennä manuaalista tietojen syöttöä)

  • Käytettävissä olevien resurssien käytön maksimointi

  • Siirtomäärän kasvattaminen

Vakioitujen liiketoimintasääntöjen käyttäminen

Liiketoimintasäännöt ovat jos/sitten-logiikkaa, joka toteuttaa liiketoiminnan käytäntöjä. Niiden automatisointi varmistaa, että niitä seurataan johdonmukaisesti joka kerta.

Kulujen raportoinnin esimerkkiskenaariossa liiketoimintasääntö edellyttää, että jos kuluraportin summa ylittää 10 000 $, talousjohtajan on myös hyväksyttävä se. Kun prosessi automatisoidaan, Abhay varmistaa, ettei suuren loppusumman kuluraportti jää huomaamatta.

Toistuvien prosessien automatisoiminen

Toistuvien prosessien automatisointi voi auttaa työntekijöitä välttämään henkistä ja fyysistä uupumusta. Prosessit, jotka tehdään aina samalla tavalla, on oltava etusijalla kun harkitaan prosessien automatisointia.

Esimerkiksi Abhayn, kirjanpitäjän on kerättävä kululomakkeet ja kuitit kaikilta. Kuitit voivat olla paperikuitteja ravintolasta tai paperilaskuja toimittajilta. Abhayn on skannattava nämä paperit manuaalisesti PDF-tiedostoksi ja tallennettava ne. Hänen pitää myös jokaisesta kuluraportista syöttää ja kirjata paperille kirjoitetut tiedot taloushallinnon järjestelmään.

Inhimillisten virheiden vähentäminen

Tehtävät, kuten arvojen kopioiminen ja liittäminen järjestelmästä toiseen tai paperilomakkeiden tietojen näppäily, ovat prosesseja, joissa voi esiintyä inhimillisiä virheitä.

Kuluraportoinnin skenaarion esimerkki tapaus on se, missä Abhayn pitää maksaa rahaa työntekijälle etsimällä työntekijän pankkitiedot ja käyttämällä sitten pankkijärjestelmää.

Mahdolliset liiketoimintaprosessien alueet automatisointia varten inhimillisten virheiden vähentämiseksi

Kaavio, jossa on kirjanpitäjän liiketoimintaprosessi. Prosessin kaksi vaihetta ("Etsi työntekijän pankkitiedot" ja "Maksa rahat hakijalle") on ympyröity punaisella, ja ne ilmaisevat mahdolliset alueet, joilla Power Automate voi vähentää inhimillisiä virheitä automatisoimalla nämä vaiheet.

Virtaviivaista hyväksyntiä

Toisentyyppinen virhe ilmenee, kun käyttäjät unohtavat suorittaa tehtävänsä. Voit määrittää automatisoinnin muistuttamaan käyttäjiä tehtävästä tai prosessista, joka heille on määritetty.

Esimerkiksi Lee on lähettänyt kuluraportin, mutta Nick ei ole vastannut hyväksyntäpyyntöön, vaikka aikaa on kulunut jonkin verran. Voidaan määrittää automaatio muistuttamaan Nickia tekemään päätöksen, ja jopa näyttää painikkeen, jonka avulla voi vastata suoraan muistutuksesta.

Mahdolliset liiketoimintaprosessien alueet automatisointia varten liiketoimintaprosessien sujuvoittamiseksi

Kaavio, jossa on kirjanpitäjän liiketoimintaprosessi. Hyväksyntäprosessia muutetaan siten, että hyväksyntöjen muistutus on automatisoitu määrittämällä käynnistinautomaatio tilan tarkistusta varten. Jos hyväksyntä on valmis, automaatio on päättynyt. Jos hyväksyntä ei ole valmis, hyväksyjälle lähetetään muistutus, ja muistutuksen automatisointi suoritetaan uudelleen, kunnes hyväksyntä on valmis.

Tehokkuuden saavuttaminen käsiteltäessä suurta määrää tapahtumia

Toinen alue, jonka haluat ehkä automatisoida, on prosessit, jotka ksäittelevät suuria määriä tapahtumia. Suuret volyymin prosessit ovat prosesseja, jotka tapahtuvat säännöllisesti päivittäin. Se on tiiviisti sidoksissa toistuviin prosesseihin, mutta se on hieman erilainen. Sinulla voi olla prosessi, jossa voi olla vain vaihe tai kaksi, jotka voidaan automatisoida. Jos prosessi on kuitenkin tehtävä monta kertaa, pienilläkin parannuksilla voi olla suuri vaikutus.

Jos esimerkiksi kuluraportoinnin skenaario koskee tuhatta myyjää, jokainen automatisoitu minuutti merkitsee kahden työpäivän säästettyä työaikaa. Todellisen vaikutuksen analysointi voidaan tehdä analysointitoimintojen avulla.

Automatisoi tietojen syöttö

Voit syöttää tietoja manuaalisesti, koska sinulla on kaksi järjestelmää, jotka eivät puhu toisilleen. Kuluraportointikenaariossa tämä esiintyy, kun Abhay syöttää tietoja kirjanpitojärjestelmään syöttämällä arvot uudelleen lähetetystä kuluraportista.

Esimerkkiskenaario tehokkuuden parantamiseksi

Käytettävissä olevien resurssien käytön maksimointi

Muita hyviä automaatioehdokkaita ovat prosessit, jotka voidaan suorittaa ilman vuorovaikustuta ihmisten kanssa. Tämäntyyppinen prosessi ei ole niin helppo tunnistaa, joten paras tapa on kuvitella, onko prosesseja, jotka voidaan suorittaa normaalien työaikojen ulkopuolella. Tällainen automaatio toimii työntekijöiden "monikertaistajana" ja käyttää täysin muita resursseja (kuten tietokoneita).

Automatisointia voi käyttää myös prosesseihin, jotka vievät liian paljon aikaa verrattuna ihmisen vuorovaikutukseen, mutta tämä voidaan hyväksyä, jos prosessit suorietaan yöllä, kun automaatiolla ei ole kiire. Jos esimerkiksi henkilö aloittaa päivänsä käsittelemällä yön aikana tulleita tilauksia, voit luoda automatisoinnin, joka käsittelee tilaukset heti, kun ne tulevat sisään, jotta ryhmä voi alkaa tilausten täyttämisen heti aamulla.

Kaavio, jossa on prosessin suorittava henkilö klo 9.00 – 18.00 ja automaatio, joka suorittaa siihen liittyvän prosessin klo 18.00 – 9.00

Siirtomäärän kasvattaminen

Samoin kuin käytettävissä olevien resurssien käytön maksimoinnissa, automatisoinnin avulla voit myös tehostaa tietyn prosessin siirtomäärää. Tämän tyyppisen automatisoinnin avulla nykyinen prosessi voidaan suorittaa ihmisten toimesta samanaikaisesti automaation kanssa.

Esimerkiksi Abhay, kirjanpitäjä, voi olla ainoa kuluraportteja käsittelevä henkilö, ja hänen vakiotyöaikansa voi olla välillä 9.00 – 18.00. Luomalla automatisoinnin voit myös Power Automaten avulla käsittellä kuluraportteja, jolloin sekä Abhay että automaatio käsittelevät niitä, mikä johtaa suurempaan siirtomäärään.

Kaavio, jossa henkilö suorittaa prosessia klo 9.00-18.00 samanaikaisesti automatisoinnin kanssa, jota suoritetaan vuorokauden ympäri

Esimerkkiskenaario

Kun kaikki automaatioalueet otetaan käyttöön, alla olevasta esimerkistä näkyy, miten kuluaportoinnin liiketoimintaprosessi voidaan kattaa Power Automatella parantaen suorituskykyä, maksimoiden käytettävissä olevat resurssit, automatisoiden tietojen syötön sekä tehostaen hyväksyntöjä.

Kaavio prosessista, kun kaikki automaatiot on otettu käyttöön