Erilliset virrat pienempiin automatisoituihin prosesseihin
Kun määrität automaatiota, yritä suunnitella työnkulut niin, että sinulla ei ole yhtä automatisointia, joka kattaa koko prosessin. Useita, pienempiä virtoja kannattaa tehdä useista eri syistä:
Ylläpito on helpompaa.
Virheen käsittelyn ei tarvitse olla yhtä kehittynyttä.
Useat henkilöt voivat käsitellä automatisointia.
Automaatiota ei tarvitse käynnistää uudelleen alusta, jos jokin vaihe epäonnistuu.
Alla olevassa esimerkissä hyväksyntäprosessille on määritetty yksi automaatio, joka kattaa useita prosesseja yhdellä automatisoinnilla.
Kaavio, jossa näkyy liiketoimintaprosessi, jossa kuluraportti luodaan. Koko liiketoimintarosessi on määritetty yhdeksi pitkäksi automaatioksi, jossa on kymmenen suoritettavaa vaihetta.
Jos esimerkiksi käteismaksuprosessi epäonnistuu, koko automaatiota pidetään epäonnistuneena. Jos työntekijän pankkitietojen etsimiseen tarvittava vaatimus tai määritys muuttuu, koko prosessi on keskeytettävä, kunnes päivitykset ovat paikoillaan.
Automaatio voidaan sen sijaan erottaa moduuleiksi seuraavan kuvan osoittamalla tavalla.
Kaavio, jossa automaatio jaetaan kolmeen pienempään automaatioon siten, että jokainen automaatio sisältää vain kolme tai neljä vaihetta. Ensimmäinen automaatio käynnistyy, kun kuluraportti luodaan ja tarkistaa, täyttävätkö luodut raportit vaatimustenmukaisuuden. Jos vaatimukset täyttyvät, tilaksi päivittyy Vaatimustenmukaisuustarkistus valmis. Jos näin ei ole, se pyytää korjauksia. Toinen automaatio käynnistyy, kun tilaksi päivitetään Vaatimustenmukaisuustarkistus valmis. Jos kohde hyväksytään, tulos lähetetään sähköostilla ja tilaksi määritetään Hyväksytty. Jos pyyntö hylätään, se pyytää korjauksia. Kolmas automaatio käynnistyy, kun tilaksi päivitetään Hyväksytty. Järjestelmä etsii automaattisesti työntekijän pankkitiedot ja hyvittää maksun työntekijälle sekä arkistoi kuluraportin.
Tässä esimerkissä automaatio #2 on riippuvainen edellisestä automaatiosta, jonka on määritettävä kuluaportin tilaksi "Vaatimustenmukaisuustarkistus valmis". Jos kuitenkin sähköpostijärjestelmässä on ongelma ja automaatio #2 epäonnistuu, automaation #1 tehtävät ovat kuitenkin edelleen valmiit. Vain automaation #2 tehtävät on käynnistettävä uudelleen.