Hyväksynnän työnkulun luonti ja testaaminen Power Automaten avulla

Voit hallita Power Automaten avulla hallita asiakirjojen tai prosessien hyväksyntää useissa eri palveluissa, kuten SharePointissa, Dynamics 365:ssa, Salesforcessa, OneDrive for Businessissa, Zendeskissa tai WordPressissa.

Voit luoda hyväksynnän työnkulun lisäämällä Hyväksynnät – Aloita ja odota hyväksyntää -toiminnon mihin tahansa työnkulkuun. Kun olet lisännyt tämän toiminnon, voit työnkulkusi avulla hallita asiakirjojen tai prosessien hyväksyntää. Voit esimerkiksi luoda asiakirjojen hyväksynnän työnkulkuja, jotka hyväksyvät laskuja, työtilauksia tai myyntitarjouksia. Voit myös luoda prosessin hyväksynnän työnkulkuja, jotka hyväksyvät lomapyyntöjä, ylitöitä tai matkasuunnitelmia.

Hyväksyjät voivat vastata sähköpostin Saapuneet-kansion pyyntöihin Power Automaten hyväksymiskeskuksessa tai Power Automate -sovelluksessa.

Luo hyväksynnän työnkulku

Tässä on yleiskatsaus työnkulusta, jonka loimme ja jota testasimme:

Hyväksynnän työnkulku.

Työnkulku suorittaa seuraavat toimet:

  1. Työnkulku käynnistyy, kun käyttäjä luo lomapyynnön SharePoint Online -luettelossa.
  2. Työnkulku lisää lomapyynnön hyväksyntäkeskukseen ja lähettää sen sitten sähköpostitse hyväksyjälle.
  3. Työnkulku lähettää sähköpostiviestin yhdessä hyväksyjän päätöksen kanssa käyttäjälle, joka pyysi lomaa.
  4. Työnkulku päivittää SharePoint Online -luetteloon hyväksyjän päätöstä koskevat kommentit.

Tip

Lisätietoja SharePoint-järjestelmän käyttämisestä Power Automaten kanssa on kohdassa SharePoint-dokumentaatio.

Important

Noudata aina SharePoint-suojauksen parhaita käytäntöjä ja organisaation parhaita käytäntöjä ympäristön turvallisuuden varmistamiseksi. Suojausta ei käsitellä tässä artikkelissa.

Edellytykset

Jotta voit suorittaa nämä vaiheet, tarvitset pääsyn seuraaviin:

  • Power Automate.
  • SharePoint Online -luettelo.
  • Office 365 Outlook ja Office 365 -käyttäjät -tili.

Note

Vaikka näissä vaiheittaisissa ohjeissa käytetäänkin SharePoint Onlinea ja Office 365 Outlookia, voit käyttää muita palveluja, kuten Zendesk, Salesforce tai Gmail. Jos käytössäsi on SharePoint 2010, katso SharePoint 2010 työnkulun käytöstäpoisto

Luo SharePoint-online-luettelo ennen työnkulun luomista. Myöhemmin käytämme tätä luetteloa lomahyväksynnän pyytämiseen.

Luo nämä sarakkeet SharePoint Online -luetteloon:

Column Laji
Otsikko Yksi tekstirivi
Aloituspäivämäärä Päivämäärä ja aika
Päättymispäivämäärä Päivämäärä ja aika
Kommentit Yksi tekstirivi
Hyväksytty Kyllä/ei
Esimiehen kommentit Yksi tekstirivi

Kirjoita muistiin SharePoint Online -luettelon nimi ja URL-osoite. Tarvitset näitä kohteita myöhemmin, kun määrität SharePoint – Kun uusi kohde luodaan -käynnistimen.

Automaattisen pilvityönkulun luominen

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
  2. Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Omat työnkulut.
  3. Valitse valikossa vasemmassa yläkulmassa Uusi työnkulku > Automaattinen pilvityönkulku.

Lisää käynnistin

  1. Anna työnkululle nimi.
  2. Valitse Valitse työnkulun käynnistin -kohdassa ensin Kun kohde luodaan – SharePoint ja sitten Luo.
  3. Valitse Kun nimike on luotu -kortissa ensin aiemmin luotu SharePoint-luettelo ja sitten siinä Sivuston osoite ja Luettelon nimi.

Sivuston osoite ja Luettelonimi ovat kohteita, jotka merkitsit ylös aiemmin näissä ohjeissa.

SharePoint-tiedot.

Lisää profiilitoiminto

  1. Valitse Uusi vaihe ja kirjoita Valitse toiminto -hakuruutuun profiili.

  2. Valitse Office 365 -käyttäjät.

  3. Etsi Hae profiili (V2) -toiminto ja valitse se.

    hae profiilia.

  4. Valitse profiilissa työnkulkuun sisällytettävät kentät ja tallenna sitten tähän mennessä tehty työ valitsemalla Luo.

Valitse hyväksyntätoiminto

  1. Valitse Uusi vaihe.

  2. Kirjoita hyväksyntä Valitse toiminto -hakuruutuun.

  3. Valitse Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto.

    valitse hyväksynnät-toiminto.

  4. Määritä Aloita ja odota hyväksyntää -kortti omien tarpeiden mukaan.

    Note

    Hyväksyntätyyppi-, Otsikko- ja Vastuuhenkilö-kentät ovat pakollisia. Voit Markdown-kohdan avulla muotoilla Tiedot-kenttää.

    määritä Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto.

Note

Tämä toiminto lähettää hyväksyntäpyynnön Vastuuhenkilö-ruudussa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Jos skenaario edellyttää sitä, voit liittää tiedostoja hyväksymispyyntöihin, jotka käyttävät Microsoft Dataverseä.

Lisää ehto

  1. Valitse Uusi vaihe ja valitse sitten toimintoluettelossa Ehto.

  2. Valitse Ehto-kortin vasemmalla puolella Valitse arvo.

    Dynaamista arvojen luettelo avautuu.

  3. Valitse dynaamisten arvojen luettelosta Vastauksen hyväksyjän palaute.

    valitse vastaustunnus.

  4. Valitse oikealla Valitse arvo -ruutu ja kirjoita sitten ruutuun Hyväksy.

    Note

    Kelvollisia vastauksia Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnolle ovat ”Hyväksy” ja ”Hylkää”. Kirjainkoko on merkitsevä näissä vastauksissa.

  5. Tila-kortissa pitäisi nyt näkyä:

    Ehtokortin näkymä.

Lisää sähköpostitoiminto hyväksynnöille

Noudata seuraavia vaiheita sähköpostiviestin lähettämiseksi, jos lomapyyntö hyväksytään:

  1. Valitse Lisää toiminto ehdon Jos kyllä -haarassa.

    lisää uusi vaihe.

  2. Kirjoita lähetä sähköpostiviesti Valitse toiminto -kortin hakuruutuun.

  3. Valitse Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toiminto.

    valitse lähetä sähköpostiviesti -toiminto.

  4. Määritä sähköpostiviestin kortti omia tarpeita vastaavaksi.

    Note

    Vastaanottaja-, Aihe- ja Leipäteksti-kentät ovat pakollisia.

    Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

    Käytä Lähetä sähköpostiviesti (V2) -kortin Leipäteksti-ruudussa Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnon Kommentit-tunnusta.

määritä hyväksytty-sähköpostiviestin malli.

Lisää päivitystoiminto hyväksytyille pyynnöille

  1. Valitse Lisää toiminto Jos kyllä -haarassa.

  2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun SharePoint, valitse SharePoint-suodatin ja valitse lopuksi Päivitä kohde -toiminto.

    valitse päivitä kohde.

  3. Määritä Päivitä kohde -kortti omien tarpeiden mukaan.

Note

Sivuston osoite, Luettelonimi, Tunnus ja Otsikko ovat pakollisia.

päivityskohteen määritys.

Lisää sähköpostitoiminto hylkäyksille

  1. Valitse Lisää toiminto Jos ei -haarassa.

  2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Lähetä, suodata toiminnot valitsemalla Office 365 Outlook ja valitse lopuksi Lähetä sähköpostia (V2) - Office 365 Outlook -toiminto.

    valitse lähetä sähköpostiviesti -toiminto.

  3. Määritä sähköpostiviestin kortti omia tarpeita vastaavaksi.

    Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

hylättyjen pyyntöjen määritys.

Lisää päivitystoiminto hylätyille pyynnöille

  1. Valitse Lisää toiminto.

  2. Syötä Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Päivitä ja valitse sitten Päivitä kohde - SharePoint -toiminto.

    valitse päivitä kohde.

  3. Määritä kortti omien tarpeidesi mukaan.

Note

Sivuston osoite, Luettelonimi, Tunnus ja Otsikko ovat pakollisia.

päivityskohteen kortti.

  1. Valitse Tallenna, kun haluat tallentaa tehdyn työn.

Jos olet seurannut projektia, työnkulkusi pitäisi muistuttaa tätä näyttökuvaa:

Valmis työnkulku.

Kun olemme nyt luoneet työnkulun, on aika testata sitä!

Työnkulun testaaminen hyväksyntää pyytämällä

Luo lomapyyntö aiemmin luodussa SharePoint Online -luettelossa.

Kun olet tallentanut tämän pyynnön, työnkulku käynnistyy ja suorittaa sitten seuraavat toiminnot:

  1. Luo pyynnön Hyväksymiskeskuksessa.
  2. Lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestin hyväksyjille.

Pitkäaikaisten hyväksyntöjen luominen

Jos työnkulkua suoritetaan todennäköisesti yli 30 päivän ajan, harkitse hyväksyntöjen tallentamista Microsoft Dataverseen. Näin voit luoda työnkulkuja, jotka käsittelevät hyväksymispyyntöjen vastauksia, vaikka alkuperäinen työnkulun suorittaminen olisi jo aikakatkaistu.

Jos haluat tehdä tämän, käytä kahta työnkulkua: toinen lähettämään hyväksymispyyntö ja toinen suorittamaan liiketoimintalogiikka hyväksymispyynnön vastauksiin Luo hyväksyntä (V2) -toiminnon perusteella. Lue lisätietoja pitkään suoritettavista hyväksynnöistä.

Tip

Jos käytät moderneja sähköpostiohjelmia, sinun ei tarvitse miettiä, onko pyyntö edelleen tarpeellinen, koska Power Automate päivittää automaattisesti sähköpostiviestin ilmaisemaan, että hyväksyntäpyyntö on valmis.

Hyväksymispyynnön peruuttaminen

Joskus saatat haluta peruuttaa lähettämäsi hyväksymispyynnön. Ehkä teit pyynnössä virheen tai se ei ole enää merkityksellinen. Kummassakin tapauksessa pyynnön lähettänyt henkilö voi peruuttaa sen seuraavasti:

  1. Valitse hyväksyntä
  2. Valitse Peruuta hyväksyntä sivuruudussa.

Tip

Voit aina valita Historia-välilehden ja tarkastella peruuttamiasi hyväksymispyyntöjä.

Note

Peruutustoimintoa tuetaan Luo hyväksyntä (V2) -toiminnossa.

Hyväksyntöjen pyytäminen vieraskäyttäjiltä

Voit lähettää hyväksymispyyntöjä organisaatiosi ulkopuolisille henkilöille. Voit tehdä tämän käyttämällä Azure Active Directoryn (Azure AD) vieraskäyttäjiä kutsumalla käyttäjiä muista vuokraajista vieraina.

Kun määrität roolin vieraille, tämä antaa hänelle oikeuden osallistua hyväksymisprosessiin.

Kun olet nyt luonut työnkulun ja testannut sitä, muista kertoa muille, miten sitä käytetään.

Lue lisätietoja