Prosessien ja tallenteiden käsitteleminen (esiversio)

[Tämä ohjeaihe sisältää julkaisua edeltävää materiaalia ja voi muuttua.]

Ennen kuin voit visualisoida ja analysoida prosesseja Process Advisorin avulla, sinun täytyy:

  • Luo prosessi Process Advisorissa.
  • Tallenna prosessiin liittyvät aktiviteetit Process Advisor -tallennustoiminnossa.
  • Valmistele tallenne analysointia varten.

Luo prosessi

Yleensä prosessit, joiden arvelet olevan tehottomia tai toistuvia, ovat hyviä analyysiehdokkaita. Se tulisi myös rajata koskemaan vain yhtä käyttäjää. Se ei sovellu monimutkaisiin liiketoimintaprosesseihin, joihin liittyy useita käyttäjiä.

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
  2. Valitse vasemmanpuoleisesta siirtymisruudusta Process Advisor (esiversio).
  3. Valitse Luo kohdassa Process Advisor (esiversio).
  4. Valitse Luo uusi prosessi -ruutu.
  5. Anna prosessille nimi ja kuvaus ja valitse sitten Luo.

Seuraavassa on lyhyt video prosessin luomisesta: Prosessin luominen

Prosessin tallentaminen

Luo tallenne jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

  • Process Advisorin Luo-näytöstä
  • Suoraan prosessin luonnin jälkeen
  • Prosessin tiedot -sivulla

Seuraavassa on lyhyt video prosessin tallentamisesta: Prosessin tallentaminen

Tallenteen luominen Luo-näytöstä

  1. Valitse Process Advisor > Luo näytöstä Lisää uusi tallenne.
  2. Valitse Prosessi-näytössä prosessi, jonka haluat tallentaa.
  3. Valitse Avaa tallennin.

    Huomautus

    Jos prosessia ei näy avattavassa luettelossa, varmista, että prosessi on jaettu kanssasi oikein.

Tallennuksen luominen suoraan prosessin luonnin jälkeen

  1. Kun prosessi on luotu, näet Luonti onnistui -ilmoituksen, jossa on vaihtoehtoja seuraaviksi vaiheiksi.
  2. Valitse Lisää tallenne.

Tallenteen luominen Prosessin tiedot -sivulla

  1. Valitse Process Advisor (esiversio) > Prosessit -sivun luettelosta prosessi, jonka haluat tallentaa.
  2. Siirry Prosessin tiedot -sivulle valitsemalla prosessin nimi.
  3. Valitse komentopalkissa Uusi tallenne.
  4. Valitse Avaa tallennin.

Tallentimen käynnistys Power Automate Desktop -sovelluksessa

  1. Kun käytät jotakin edellä mainituista tavoista, näkyviin tulee sanoma, joka ilmoittaa tallentimen käynnistämisestä Power Automate Desktopissa.

    Huomautus

    Sinun on pitänyt ladata Power Automate Desktop ennen aloittamista. Voit kuitenkin valita Lataa sovellus nyt, jos haluat asentaa sen.

  2. Jos Power Automate Desktop on asennettu, näkyviin pitäisi tulla Avaa Power Automate Desktop -selainponnahdusikkuna. Avaa sovellus valitsemalla se.
  3. Jos Power Automate Desktop on asennettu, mutta se ei avaudu oikein, valitse Avaa uudelleen.

Power Automate Desktopin tallennustoiminto

  1. Valitse Työpöydän tallennustoiminto -näytössä Aloita tallennus.
  2. Suorita toiminnot, jotka haluat tallentaa, ja valitse sitten tallennusikkunan alaosasta Valmis.
  3. Kun tallenne on tallannettu, sulje viesti valitsemalla Selvä.
  4. Palaa verkkoortaaliin selaimessa ja valitse Näytä tallenne.

Huomautus

Tallenteen pituuden mukaan voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin toiminnot ovat käytettävissä.

Tallentimen ominaisuudet

  • Kun tallennat toimintoja, toimintojen kuvaukset näkyvät tallenninikkunassa. Voit poistaa minkä tahansa tallenteen toiminnon napsauttamalla roskakorikuvaketta.
  • Voit valita milloin tahansa tallennuksen aikana Keskeytä nauhoitus.
  • Valitse Aloita tallannus uudelleen, jos haluat jatkaa tallennusta siitä, mihin jäit.
  • Valitse Nollaa tallennus, jos haluat poistaa kaikki tallennetut toiminnot ja aloittaa alusta.

Vinkkejä tallentamiseen

  • Tallenteen luettavuuden parantamisessa on hyvä olla järjestelmällinen. Toiminnossa on pieni viive, joten odota, että punainen ruutu keskittyy kohteeseen, jota yrität käsitellä, ennen kuin valitset sen.
  • Jos tapahtuu virhenapsautuksia, poista toiminto tallenninikkunassa.

Valmistele tallenne analysointia varten

Kun tallenne on valmis, voit tarkastella tallennettuja toimintoja Tallenteen tiedot -sivulla. Vielä tärkeämpää on se, että tallenne on valmisteltava analysointia varten. Mitä tämä merkitsee?

  • Tallennetut toiminnot voivat olla hyvin hienojakoisia. Ryhmittele ne aktiviteeteiksi. Nämä ovat analyysin avulla luodun prosessikartan rakenneosia.
  • Poista kaikki arkaluontoiset tiedot tallenteesta. Lisätietoja.

Seuraavassa on lyhyt video tallenteen valmistelemisesta analyysia varten: Tallenteen valmisteleminen analyysia varten

Toimintojen ryhmitteleminen aktiviteetteihin

  1. Lisää ryhmän otsikko valitsemalla Lisää ryhmä. Kaikki ryhmän otsikon alla ja ennen seuraavaa ryhmän otsikkoa olevia toimintoja pidetään ryhmän osana.
  2. Siirrä ryhmän otsikkoa toimintoluettelossa ylös tai alas kohtaan, josta haluat ryhmän alkavan.
  3. Nimeä ryhmä näytön oikeassa reunassa.
  4. Voit etsiä prosessin jo olemassa olevia ryhmien nimiä avattavasta valikosta tai luoda oman ryhmän.
  5. Jos teit virheen ja haluat poistaa ryhmän, voit käyttää ryhmän nimen vieressä olevaa roskakorikuvaketta.
  6. Tallenna työsi milloin tahansa valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tallenna.
  7. Analysointiin tarvitaan vähintään kaksi ryhmää. Muussa tapauksessa prosessikartta ei olisi kovin merkityksellinen.
  8. Kun ryhmittely on valmis, määritä Valmis analysoitavaksi Tallenna-kohdan vierestä.
  9. Palaa Prosessin tiedot -sivulle valitsemalla Sulje.

Poista arkaluontoiset tiedot

  1. Valitse osavaihe, joka sisältää poistettavat tiedot.
  2. Muokkaa osavaiheen nimeä tai kuvausta niin, että kaikki arkaluonteiset tiedot, kuten tilinumerot tai salasanat, poistetaan.
  3. Poista kaikki arkaluonteisia tietoja sisältävät kuvakaappaukset.

Vihjeitä ryhmittelyyn

  • Jos mahdollista, käytä aiemmin luotua ryhmän nimeä, tämä luo yhdenmukaisen ja tarkan prosessikartan.
  • Ryhmien nimet ovat käytettävissä avattavassa luettelossa aina, kun tallenne tallennetaan. Jos haluat poistaa ryhmien nimiä avattavasta luettelosta sen jälkeen, kun nimi on poistettu kaikista kyseistä ryhmän nimeä käyttävistä tallenteista, sinun täytyy analysoida tallenne.