Peräkkäisten hyväksyntöjen hallinta Power Automaten avulla

Jotkin työnkulut edellyttävät ennakkohyväksyntää, ennen kuin lopullinen hyväksyjä antaa lopullisen hyväksynnän. Yrityksellä voi olla esimerkiksi peräkkäinen hyväksyntäkäytäntö, joka edellyttää ennakkohyväksyntää yli 1 000 euron laskuille, ennen kuin talousosasto hyväksyy ne lopullisesti.

Tässä ohjeartikkelissa luomme peräkkäisen hyväksyntätyönkulun, jolla hallitaan työntekijöiden lomapyyntöjä.

Huomautus

SharePointia käytetään tässä vain esimerkkinä; sitä ei vaadita hyväksyntätyönkulkujen luomiseen. Voit käyttää mitä tahansa yli 200 palvelua, joihin Power Automate integroidaan työnkulkujen ohjaamista varten. Jos käytössäsi on SharePoint 2010, katso SharePoint 2010 työnkulun käytöstäpoisto

Vihje

Lisätietoja SharePoint-järjestelmän käyttämisestä Power Automaten kanssa on kohdassa SharePoint-dokumentaatio.

Työnkulun vaiheet

Työnkulku sisältää seuraavat vaiheet:

  1. Työnkulku käynnistyy, kun joku työntekijä luo lomapyynnön SharePoint Online -luettelossa.
  2. Työnkulku lisää loma-pyynnön hyväksyntäkeskukseen ja lähettää sen sitten sähköpostitse ennakkohyväksyjälle.
  3. Työnkulku lähettää ennakkohyväksyntäpäätöksen työntekijälle.
  4. Työnkulku päivittää SharePoint Online -luetteloon ennakkohyväksyjän päätöksen ja kommentit. Huomautus: jos pyyntö ennakkohyväksytään, työnkulku jatkuu seuraavilla vaiheilla:
  5. Työnkulku lähettää pyynnön lopulliselle hyväksyjälle.
  6. Työnkulku lähettää lopullisen päätöksen sähköpostitse työntekijälle.
  7. Työnkulku päivittää lopullisen päätöksen SharePoint-luetteloon.

Tämä kuva sisältää yhteenvedon edellä kuvatuista vaiheista:

Kaavio peräkkäisestä hyväksyntätyönkulusta

Edellytykset

  • Power Automate.
  • SharePoint Online -luettelo.
  • Office 365 Outlook ja Office 365 -käyttäjät -tili.

Huomautus

Vaikka näissä vaiheittaisissa ohjeissa käytetäänkin SharePoint Onlinea ja Office 365 Outlookia, voit käyttää muita palveluja, kuten Zendesk, Salesforce tai Gmail. Jos käytössäsi on SharePoint 2010, katso SharePoint 2010 työnkulun käytöstäpoisto

Luo SharePoint-online-luettelo ennen työnkulun luomista. Myöhemmin käytämme tätä luetteloa lomahyväksynnän pyytämiseen.

Näiden vaiheiden suorittamista varten luodun SharePoint Online -luettelon täytyy sisältää seuraavat sarakkeet:

Luodussa SharePoint Online -luettelon on oltava seuraavat sarakkeet:

Otsikko Yksi tekstirivi
Muokattu Päivämäärä ja aika
Luotu Päivämäärä ja aika
Loman alkamispäivä Päivämäärä ja aika
Loman päättymispäivä Päivämäärä ja aika
Kommentit Yksi tekstirivi
Hyväksytty Kyllä/ei
Esimiehen kommentit Useita tekstirivejä
Muokattu Päivämäärä ja aika
Luotu Päivämäärä ja aika
Ennakkoon hyväksytty Kyllä/ei
Luonut Henkilö tai ryhmä
Muokkaaja Henkilö tai ryhmä

Kirjoita muistiin SharePoint Online -luettelon nimi ja URL-osoite. Näitä kohteita käytetään myöhemmin, kun SharePoint – Kun uusi kohde luodaan -käynnistin määritetään.

Luo työnkulkusi

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
  2. Valitse vasemmanpuoleisesta siirtymisruudusta Omat työnkulut.
  3. Valitse vasemmassa yläkulmassa olevasta valikosta + Uusi > +automatisoitu – tyhjästä.

Lisää käynnistin

  1. Valitse kohdasta Valitse Flow'n käynnistin vaihtoehto Milloin kohde luodaan - SharePoint, ja valitse sitten Luo.
  2. Valitse Kun nimike on luotu - SharePoint-ruudusta sivuston osoite ja luettelonimi, löytääksesi SharePoint-luettelon jossa työnkulku seuraa uusia kohteita.

sharepoint-tiedot

Lomapyynnön luoneen henkilön esimiehen tarkistaminen

  1. Valitse +Uusi vaihe ja kirjoita Valitse toiminto -hakuruutuun hae esimies.

  2. Etsi Hae esimies (V2) - Office 365 -käyttäjät -toiminto ja valitse se.

    valitse office-käyttäjät

  3. Lisää Luotu sähköpostitse -tunnus Käyttäjä (UPN) -ruutuun Hae esimies -kortissa.

    Tämä toiminto hakee esimiehen henkilölle, joka loi lomapyynnön SharePointissa.

    hae esimies -määritys

Huomautus

Työnkulkuun on hyvä tallentaa muutokset säännöllisin väliajoin.

Hyväksyntätoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille

  1. Valitse +Uusi vaihe

  2. Syötä hyväksyntä Valitse toiminto -hakuruutuun.

  3. Valitse Aloitus ja odota hyväksyntää -toiminto.

    valitse hyväksynnät-toiminto

  4. Määritä Aloita hyväksyntä -kortti omien tarpeidesi mukaan.

    Huomautus

    Hyväksyntätyyppi, Otsikko- ja Vastuuhenkilö-kentät ovat pakollisia. Voit Markdown-kohdan avulla muotoilla Tiedot-kenttää.

    määritä hyväksyntä

Huomautus: tämä toiminto lähettää ennakkohyväksyntäpyynnön Vastuuhenkilö-ruudussa määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

Lisää ehto

  1. Valitse Uusi vaihe ja valitse sitten toimintoluettelosta Ehto.

  2. Valitse Ehto-näytössä vasemmalla oleva Valitse arvo -kenttä.

    Näkyviin tulee luettelo dynaamisista arvoista.

  3. Valitse dynaamisten arvojen luettelosta Vastauksen hyväksyjän palaute.

    valitse vastaustunnus

  4. Valitse oikealla Valitse arvo -ruutu ja kirjoita sitten ruutuun Hyväksy.

    Huomautus

    Kelvollisia vastauksia Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnolle ovat ”Hyväksy” ja ”Hylkää”. Kirjainkoko on merkitsevä näissä vastauksissa.

  5. Tila-kortissa pitäisi nyt näkyä:

    Ehtokortin näkymä

Huomautus

Tämä ehto tarkistaa vastauksen Aloita ja odota hyväksyntää -toiminnolle.

Sähköpostitoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille

  1. Valitse Lisää toiminto ehdon Jos kyllä -haarassa.

    lisää uusi vaihe

  2. Kirjoita Lähetä sähköpostiviesti Valitse toiminto -kortin hakuruutuun.

  3. Valitse Office 365 Outlook – Lähetä sähköpostiviesti -toiminto.

    valitse lähetä sähköpostiviesti -toiminto

  4. Määritä sähköpostiviestin kortti omien tarpeidesi mukaan.

    Huomautus

    Vastaanottaja-, Aihe- ja Leipäteksti-kentät ovat pakollisia.

    Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

    Käytä Lähetä sähköpostiviesti -kortin Leipäteksti-ruudussa Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnon Kommentit-tunnusta.

ennakkohyväksytyn sähköpostimallin määrittäminen

Päivityspyynnön lisääminen ennakkohyväksytyille pyynnöille

  1. Valitse +Lisää toiminto JOS EI -haarassa.

  2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Päivitä ja valitse sitten Päivitä kohde - SharePoint -toiminto.

    valitse päivitä kohde

  3. Määritä Päivitä kohde -kortti omien tarpeidesi mukaan.

päivityskohteen määritys

Ennakkohyväksyjän esimiehen tarkistaminen

  1. Lisää ja määritä toinen Hae esimies -toiminto aiemman Lomapyynnön luoneen henkilön esimiehen tarkistaminen -kohdan ohjeiden mukaisesti. Tällä kertaa tarkistamme ennakkohyväksyjän esimiehen.

  2. Kun olet valmis, Hae esimies 2 -kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa. Muista käyttää Lisää dynaaminen sisältö tässä työnkulussa käytetyistä sovelluksista ja palveluista -kortissa Hae esimies -luokan sähköpostitunnusta.

    ennakkohyväksyjän esimiehen tarkistaminen

Lopullisen hyväksyntätoiminnon lisääminen

  1. Lisää ja määritä toinen Aloita ja odota hyväksymistä -toiminto aiemman Hyväksyntätoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti. Tämä toiminto lähettää sähköpostipyynnön lopullista hyväksyntää varten.

  2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

    määritä hyväksyntä

Lopullisen hyväksynnän ehdon lisääminen

  1. Lisää ja määritä ehto, joka tarkistaa lopullisen hyväksyjän päätöksen. Voit tehdä sen ehdon lisäämisen ohjeiden mukaisesti.

Lopullisen hyväksynnän sähköpostin lähettäminen

  1. Lisää ja määritä toiminto, joka lähettää sähköpostin hyväksytyistä lomapyynnöistä. Voit tehdä sen Sähköpostitoiminnon lisääminen ennakkohyväksynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti.

  2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

    lopullisen hyväksymisen sähköpostimalli

Hyväksynnän päivittäminen SharePointiin

  1. Lisää ja määritä toiminto, joka päivittää hyväksytyn lomapyynnön SharePointiin. Voit tehdä sen Päivityspyynnön lisääminen ennakkohyväksytyille pyynnöille -kohdan ohjeiden mukaisesti.

  2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

    päivityskohteen määritys

Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen

  1. Valitse +Lisää toiminto Jos ei -haarassa.

  2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin haku ruutuun Lähetä ja valitse sitten Lähetä sähköpostia - Office 365 Outlook -toiminto.

    valitse lähetä sähköpostiviesti -toiminto

  3. Määritä sähköpostiviestin kortti omien tarpeidesi mukaan.

    Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyyntöjen tilan muuttuessa.

hylättyjen pyyntöjen määritys

Huomautus: tämä pyyntö täytyy lisätä Ehto-kortin JOS EI, ÄLÄ TEE MITÄÄN -haaraan.

Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin

  1. Valitse Lisää toiminto.

  2. Syötä Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Päivitä ja valitse sitten Päivitä kohde - SharePoint -toiminto.

    valitse päivitä kohde

  3. Määritä kortti omien tarpeidesi mukaan.

hylättyjen pyyntöjen päivittäminen sharepointiin

Lopullisesti hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen

  1. Lisää ja määritä toiminto, joka lähettää sähköpostin, kun lopullinen hyväksyjä hylkää lomapyynnön. Voit tehdä tämän Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön sähköpostin lähettäminen -kohdan ohjeiden mukaisesti.

    Huomautus: tämä pyyntö täytyy lisätä Ehto 2 -kortin JOS EI, ÄLÄ TEE MITÄÄN -haaraan.

  2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

    hylättyjen pyyntöjen määritys

Lopullisesti hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin

  1. Lisää ja määritä toiminto, joka päivittää päätöksen SharePointiin, kun lopullinen hyväksyjä hylkää lomapyynnön. Voit tehdä tämän Ennakkohyväksynnässä hylätyn pyynnön päivittäminen SharePointiin -kohdan ohjeiden mukaisesti.

  2. Kun olet valmis, kortin pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

    päivityskohteen kortti

  3. Kun olet valmis, tallenna työsi valitsemalla Päivitä työnkulku.

Jos olet seurannut ohjeita oikein, työnkulkusi pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

työnkulun yleiskatsaus

Nyt kun olet luonut työnkulun, on aika testata sen toimintaa.

Pyydä hyväksyntää

Luo lomapyyntö aiemmin luodussa SharePoint Online -luettelossa.

Kun olet tallentanut tämän pyynnön, työnkulku käynnistyy ja suorittaa sitten seuraavat toiminnot:

  1. Luo pyynnön Hyväksymiskeskuksessa.
  2. Lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestin hyväksyjille.

Pyyntösi pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa:

lomapyyntö

Odottavien hyväksyntäpyyntöjen tarkasteleminen

Tarkastele kaikkia odottavia hyväksyntäpyyntöjä seuraavien vaiheiden avulla:

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
  2. Valitse vasemmanpuoleisesta siirtymisruudusta Toimintokohde > Hyväksynnät.
  3. Odottavat hyväksyntäpyynnöt näkyvät vastaanotetut-välilehdessä.

Pyynnön ennakkohyväksyminen

Jos olet hyväksyjä hyväksynnän työnkulussa, saat sähköpostiviestin, kun joku käyttäjä luo pyynnön. Hyväksyntäpyyntö lähetetään myös Hyväksymiskeskukseen. Voit sitten hyväksyä tai hylätä pyynnöt sähköpostiviestissä, Hyväksymiskeskuksessa tai Power Automate -sovelluksessa.

Hyväksy pyyntö seuraavasti:

Lähettäjän sähköpostiosoite

  1. Valitse Hyväksy sähköpostiviestissä, jonka saat, kun kohde lisätään SharePoint Online -luetteloon.

    Huomautus: Jos käytät mobiililaitetta, johon on asennettu Power Automate-sovellus, Power Automate -sovellus käynnistyy. Muussa tapauksessa selaimeen avautuu Hyväksymiskeskus.

  2. Kirjoita kommentti ja valitse sitten Vahvista-painike.

Hyväksymiskeskuksesta

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun
  2. Valitse Toimintokohde>Hyväksynnät vasemmanpuoleisesta siirtymisruudusta.
  3. Valitse Hyväksy pyynnölle, jonka haluat hyväksyä.
  4. Lisää mahdolliset kommentit ja valitse sitten näytön alareunasta Vahvista.

Power Automate -sovelluksesta

  1. Valitse matkapuhelimessa, johon on asennettu Power Automate -sovellus, hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestissä Hyväksy.

  2. Valitse Vahvista näytön oikeassa yläkulmassa.

    valitse Vahvista

  3. Esiin avautuu onnistumissivu, joka osoittaa, että hyväksyntäsi on kirjattu.

Huomautus

Android-, iOS- ja Windows Phone -näytöt saattavat hieman poiketa toisistaan, mutta toiminto on sama kaikissa laitteissa.

Pyynnön hyväksyminen

Pyynnön voi hyväksyä samalla tavalla kuin ennakkohyväksyä

Huomautus: lopullinen hyväksyjä saa pyynnön vasta, kun se on ennakkohyväksytty.

Pyynnön hylkääminen

Voit hylätä pyynnön sähköpostitse, Hyväksymiskeskuksessa tai Power Automate -sovelluksessa. Voit hylätä pyynnön noudattamalla pyynnön hyväksynnän vaiheita, mutta valitse Hylkää Hyväksy-komennon sijasta.

Kun olet vahvistanut päätöksesi (pyynnön hylkääminen), työnkulku suorittaa seuraavat vaiheet:

  1. Työnkulku lähettää sähköpostiviestin lomaa pyytäneelle henkilölle.
  2. Työnkulku päivittää päätöksen ja hyväksyjän kommentit SharePoint Online -luetteloon.

Lisätietoja

Hyväksyminen vaiheittain