Opetusohjelma: Tehtävien louhinnan aloittaminen Process Advisorissa

Tämän opetushjelman avulla, joka käyttää näytetietoja, antaa mahdollisuuden kokeilla tehtävien louhintaa Process Advisor -ominaisuudessa. Tässä opetusohjelmassa tehdään seuraavat asiat:

Lataa opetusohjelmaa varten Käyttäjä tallentaa näytetietoja. Prosessien louhinnan opetusohjelma on kohdassa Opetusohjelma: Aloita prosessien louhinta (esiversio).

Valmistele Process Advisor

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun

  2. Valitse ympäristösi.

  3. Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Process advisor > Prosessit.

    Näyttöön voi tulla Valmistellaan-sanoma. Salli tämän prosessin valmistua. Se kestää muutaman minuutin.

    Näyttökuva Prosessit-näytöstä.

    Kun prosessi on valmis, näkyviin tulee seuraava näyttö:

    Näyttökuva näytöstä, kun prosessit ovat valmiit.

Tuo ratkaisu

  1. Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Ratkaisut.

    Näyttökuva Ratkaisut-näytöstä.

  2. Valitse yläosan työkalurivillä Tuo.

    Näyttökuva Tuo-näytöstä.

  3. Valitse Selaa.

    Näyttökuva Ratkaisun tuonti – Selaa -näytöstä.

  4. Lataa RPAinaDayProcessAdvisor_1_0_0_7 -ratkaisun .zip-tiedosto ja avaa se.

    Näyttökuva ladatun tiedoston kansiosta.

  5. Valitse Seuraava.

    Näyttökuva Ratkaisun tuonti -näytöstä.

  6. Valitse Tuo ja odota ratkaisun tuontia.

    Näyttökuva ratkaisunäytöstä ja sanoma, jonka mukaan tuonti onnistui.

Katsellaan näytetallennuksia

  1. Kun olet tuonut zip-tiedoston onnistuneesti, valitse siirtymisruudusta vasemmalla Process advisor > Prosessit.

    Näyttökuva Process Advisorin aloitusnäytöstä.

  2. Valitse laskun lähetysprosessi.

    Näyttökuva Laskun lähetysprosessista.

    Note

    Jos käytät Process Advisoria ensimmäisen kerran, varmista, että olet valinnut Prosessit vähintään yhden kerran ja odottanut, kunnes Valmistellaan- pyörivä latauskuvake on kadonnut, ennen kuin tuot. Jos yrität tuoda RPAinaDayProcessAdvisor_1_0_0_7.zip -ratkaisun alustamatta ensin Process Advisorin Prosessit-osaa, näet ainoastaan muutaman tallenteen tuodussa ratkaisussa.

    Tallenteet-kohdassa on joitakin aiemmin luotuja tallenteita.

  3. Jos haluat nähdä aiemmin luotujen tallenteiden luettelon kokonaisuudessaan, valitse Näytä kaikki.

    Näyttökuva Tallenteet-näytöstä.

  4. Palaa laskun lähetysprosessiin valitsemalla Laskun lähetysprosessi.

    Näyttökuva Laskun lähetysprosessi -näytöstä.

Tutustu ominaisuuksiin

Näkyvissä ovat seuraavat ominaisuudet:

Näyttökuva työkalurivin ominaisuuksista.

  • Uusi tallennus: Luo uusi tallennus.

  • Analytiikka: näytä prosessikartta ja tiedot.

  • Jaa: jaa prosesseja ryhmän jäsenten kanssa.

    Prosessin omistajat voivat valita kaksi roolivaihtoehtoa, kun he jakavat tietoja muiden käyttäjien kanssa: osallistuja ja kanssaomistaja. Osallistujan rooli antaa käyttäjälle mahdollisuuden ladata oman tallennuksensa prosessiin. Kanssaomistajan rooli antaa käyttäjälle mahdollisuuden ladata tallennuksia ja muokata muita tallennuksia.

    Näyttökuva roolivaihtoehdoista.

  • Analysoi: Analysoi prosessia.

  • Luo aktiviteettien nimet: luo prosessin aktiviteettien nimet.

  • Poista prosessi: poista prosessi.

Analysoidaan prosesseja

  1. Valitse Analysoi analysoidaksesi prosessia. Kun suoritat tämän toiminnon, prosessin neuvonantaja analysoi olemassa olevia tallenteita liiketoimintaprosessissa olevien pullonkaulojen tunnistamiseksi.

    Näyttökuva analysoi-painikkeesta.

  2. Valitse Vahvista.

    Näyttökuva tämän Analysoidaanko tämä prosessi? -näytöstä.

  3. Analyysin valmistuminen kestää muutaman minuutin. Tämän prosessin aikana Uusi tallennus -painikkeen alla näkyy tilasanoma. Jos näkyviin tulee virhe analyysivaiheessa, käynnistä toiminto uudelleen valitsemalla Analysoi.

    Näyttökuva prosessin analyysin tila -näytöstä.

  4. Kun se on valmis, prosessianalyysin tilana näkyy Analysoitu. Valitse Analytiikka nähdäksesi prosessikartan ja tiedot. Tämän vaiheen valmistuminen voi kestää muutaman minuutin analyysin suorittamisen jälkeen.

    Näyttökuva analytiikka-painikkeesta.

Analyysisivun asettelu

Tässä osassa selostetaan, mitä voit tehdä Analysointi-näytössä.

Näyttökuva analytiikka-sivusta.

  • Automatisoi toimintoja (esiversio): Jos käyttäjän on tallennusprosessin aikana suorittanut sovelluksen, jolla on Power Automate -toimintoja (esimerkiksi Microsoft Outlook tai Excel), sen jälkeen, kun Automatisoi toimintoja (esiversio), on valittu, Power Automate -luonnosprosessi, jossa on käytettyihin sovelluksiin liittyvät toiminnot, jotka voidaan automatisoida, avataan. Tämän jälkeen käyttäjä voi aloittaa lopullisen prosessin rakentamisen ehdotetun luonnoksen avulla.

  • Selite: näyttää raportin tiedot, jotta käyttäjät ymmärtävät paremmin, mitä he näkevät.

  • Prosessi: antaa yksityiskohtaisia tietoja analysoitavasta prosessista. Käyttäjät näkevät täällä prosessikartan ja prosessin yleiset tiedot (aika-analyysit varianttia ja tallenteen tekijää kohden).

  • Sovellus (esiversio): Antaa tietoja tallennuksissa käytetyistä sovelluksista. Tähän sisältyvät tekijöiden käyttämät sovellukset, kuinka usein niitä käytettiin, ja mitkä niiden väliset siirtymät olivat. Tässä raportissa selostetaan, mitä yhdistimiä tulisi käyttää prosessin automatisoinnissa ja missä Power Automate -työpöytäsovellusta voidaan mahdollisesti käyttää, koska aiemmin luotua yhdistintä ei ole.

Liiketoimintaprosessin vaiheen suhteet

Edellisessä esimerkissä näet liiketoimintaprosessin eri vaiheet ja niihin liittyvät kestot. Näihin vaiheisiin kuuluu:

  • Lataa laskun liite sähköpostiviestistä (48 sekuntia)

  • Avaa Excelin laskuluettelo (11,5 sekuntia)

  • Avaa lasku OneDrivesta (21 sekuntia)

  • Kirjoita laskun tiedot (53,6 sekuntia)

  • Tallenna ja lähetä (9 sekuntia)

  • Ilmoita ryhmälle lähetyksestä (26,67 sekuntia)

Kerätään tietoja prosessikartan avulla

Prosessikartan avulla voidaan visualisoida ja analysoida prosesseja. Tarkastelemalla graafista esitystä liiketoimintaprosessien suorittamisesta voit kerätä tietoja siitä, missä on parannusmahdollisuuksia.

Siirry prosessikarttaan valitsemalla Analytiikka > Prosessikartta.

Näyttökuva prosessikartasta.

Tarkastellaan mittareita, joissa on toimintoyhdistelmiä ja variaatioita

Tämä osa selittää Variaatiot toistuvuuden mukaan -palkit oikealla.

Näyttökuva variaatioista ajan mukaan sekunteina -palkeista.

Eri aktiviteettiyhdistelmät ja -muunnokset näytetään erikseen prosessikartassa. Prosessivariantti on yksilöllinen polku prosessin alusta loppuun. Prosessivariantti on tietty aktiviteettijärjestys, kuten "jäljitys" prosessissa alusta loppuun. Kukin variantti eroaa muista vähintään yhden aktiviteetin osalta. Prosessikartalla on enemmän mittareita, aktiviteettien toistuvuustiheyksiä sekä kesto. Tiheys näyttää, kuinka monta tallennusta tai palvelupyyntöä sen kautta kulkee. Siirtoaika on tapauksen ensimmäisen tapahtuman ja viimeisen tapahtuman välinen aika.

Näyttökuva variaatioista ajan mukaan minuutteina -palkeista.

Näet, että sähköpostitse tuleva lasku on yleisin prosessivariantti.

Voi kestää jonkin aikaa, ennen kuin näet muutokset kaaviosta.

Näyttökuva sähköpostista peräisin oleva lasku -variantista.

Tunnistetaan automatisointimahdollisuuksia

Näet, että ihmiset käyttävät paljon aikaa tietojen syöttämiseen sovellukseen. Näin voit tunnistaa mahdollisuuden automatisoida prosessia.

Näyttökuva laskun tietojen syöttämisestä.

Analytiikan tarkastelu

  1. Poista kohdan Var 1 valinta valitsemalla mikä tahansa tyhjä kohta Variantti toistumistiheyden perusteella -alueelta.

    Näyttökuva tyhjän tilan valinnasta.

  2. Katso yleisimmät analyysitiedot. Prosessin keskimääräinen aika on 1,78 minuuttia viidestä tallenteesta.

    Näyttökuva analyysitiedoista.

  3. Analysoi muita aikapohjaisia mittarien koontinäyttöjä:

    • Aktiviteetti keskimääräisen ajan mukaan sekunneissa: Huomaa, että Syötä laskun tiedot ja Lataa lasku kestävät kauimmin.

      Näyttökuva aktiviteetista keskimääräisen ajan mukaan sekunneissa.

    • Tallennusaika keskimääräisen ajan mukaan minuuteissa: Huomaa, että jotkin henkilöt (Preston Morales ja Shakti Menon) käyttävät muita enemmän aikaa.

      Näyttökuva tallennusajasta keskimääräisen ajan mukaan minuuteissa.

  4. Valitsemalla Sovellus (esiversio) -välilehden saat tietoja siitä, mitä sovelluksia on käytetty.

    Näyttökuva sovelluksesta (esiversio).

    Raporttien lataaminen voi kestää jonkin aikaa.

    • Tämä raportti on tärkeä, koska sen avulla voit tutustua liiketoimintaprosessissa käytettyihin eri sovelluksiin, miten usein niitä käytetään, ja kuinka paljon aikaa sovelluksiin käytetään.

    • Koontinäytöstä näkyy esimerkiksi, että vanhalla laskutussovelluksella, Outlookilla ja Excelillä on merkittävä osuus sovellusten ajan kulutukseen ja toimintojen käyttöön.

    • Tutustu eri raportteihin.

    Näyttökuva Sovellus (esiversio) näytöstä.

  5. Siirry prosessikarttaan valitsemalla Prosessi.

    Näyttökuva prosessi-välilehdestä.

  6. Katso aktiviteettien automatisointi -ominaisuutta. Prosessikartasta näkyy, että Process Advisor on korostanut useita aktiviteetteja mahdollisiksi automaatioehdokkaiksi pienissä sinisessä ympyröissä näkyvien sovellusten perusteella.

    Näyttökuva prosessikartasta, jossa on siniset ympyrät.

  7. Aloita automatisointityönkulun luominen valitsemalla yläreunassa Aktiviteettien automatisointi (esiversio).

    Näyttökuva kohteesta Aktiviteettien automatisointi (esiversio).

    Välilehti avautuu selaimessa ja näyttää työnkulun suunnitteluohjelman. Prosessikartan aktiviteetteja vastaavat suositeltavat toiminnot näkyvät automaattisesti oikealla olevassa ruudussa. Esimerkiksi joitakin sähköpostiyhdistimiä suositellaan käytettäviksi automatisoimaan Lataa laskuliite sähköpostista -aktiviteetti.

    Näyttökuva suositelluista sähköpostiyhdistimistä.