Hyväksyntöjen käynnistäminen SharePoint-tiedostokirjastosta
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten uusille tiedostoille (laskuille) luodaan hyväksynnän työnkulku, kun tiedostot lisätään SharePoint-tiedostokirjastoon, ja miten tiedosto liitetään hyväksyntäpyyntöön.
Kun hyväksyntäprosessissa lisätään uusi lasku SharePoint-kirjastoon, laskun sisällön tarkistavalle henkilölle lähetetään pyyntö. Jos pyyntö hyväksytään, laskutiedostot siirretään kansioon.
Näiden ohjeiden avulla voit tehdä opasohjelman loppuun.
Luo kaksi kansiota, esimerkiksi Saapuvat laskut ja Tarkistetut laskut.
Siirry Aloita uuden tiedoston hyväksyntä ja siirto toiseen kansioon -malliin. Tämä malli sisältää työnkulun, joka on määritetty hyväksyntäprosessin asettamiseksi SharePoint-tiedostokirjastoon. Varmista, että kaikilla luettelossa mainituilla yhteyksillä on vihreä merkki, ja valitse Jatka.
Kun työnkulku on luotu, määritä nämä kohteet.
Sivuston osoite – Valitse käynnistimen kortissa SharePoint-sivusto, joka sisältää luettelon. Jos SharePoint-sivusto ei näy luettelossa, kirjoita oman SharePoint-sivuston URL-osoite.
Kansion tunnus: – Valitse kansio, johon saapuvat tiedostot asetetaan hyväksynnän tarkistusta varten.
Syötä Luo tiedosto -korttiin sama sivuston osoite kuin aiemmin. Valitse kansio, johon tiedostot siirretään hyväksynnän jälkeen.
Syötä Poista tiedosto -korttiin sama sivuston osoite kuin aiemmin. Tämä toiminto poistaa tiedoston ensimmäisestä kansiosta, kun se on hyväksytty ja kopioitu uuteen kansioon.
Korvaa Aloita hyväksyntä -toiminto toisella hyväksyntätoiminnolla, jossa voit liittää tiedostoja.
Poista Aloita hyväksyntä -toiminto työnkulusta.
Valitse pystysuora viiva siinä kohdassa, jossa hyväksyntätoiminto oli, ja lisää uusi toiminto.
Hae ja valitse sitten Aloita ja odota hyväksyntää.
Valitse hyväksyntätyypiksi Hyväksy/hylkää – ensimmäinen vastaus.
Anna hyväksyntäpyynnölle otsikko ja delegoi se hyväksyjälle. Myös sinä itse voit olla hyväksyjä.
Valitse Näytä lisäasetukset ja valitse Liitteen nimi – 1.
Oikealle avautuu kelluva paneeli. Siinä ovat kaikki SharePoint-käynnistimestä saatavat tiedot.
Valitse Tiedoston nimi.
Valitse Liitteiden sisältö – 1 ja valitse sitten Tiedoston sisältö.
Laajenna Ehto-kortti ja valitse vasemmanpuoleisesta tekstiruudusta Tulos.
Jos hyväksyjä hyväksyy pyynnön, toiminto kopioi tiedoston toisen kansion suoritukseen.
Työnkulku on nyt valmis. Testataan se nyt.
Valitse oikealla yläosassa oleva Tallenna-painike.
Näkyviin saattaa tulla työnkulun tarkistustoiminnon varoitussanoma. Voit hylätä sen turvallisesti.
Kun työnkulku on tallennettu, valitse Testi-painike.
Valitse Suoritan käynnistintoiminnon ja valitse sitten Tallenna ja testaa.
Power Automate ilmaisee, kun työnkulku on testitilassa. Kun se on testitilassa, lisää uusi tiedosto aiemmin määrittämääsi SharePoint-tiedostokirjaston saapuvien tiedostojen kansioon.
Nyt näet, että työnkulku on käynnissä.
Henkilö, jolle olet delegoinut hyväksynnän, saa nyt hyväksyntäpyynnön eri paikkoihin, joissa hän voi hyväksyä tai hylätä sen. Tarkistettava tiedosto liitetään hyväksyntäpyyntöön viitteeksi.
Sähköpostitse
Jos sähköpostiviesti ei näy oikein, varmista, että Outlook-sovellus on päivitetty uusimpaan versioon tai käytä Outlookin verkkoversiota.
Power Automaten toimintokohteiden Hyväksynnät-osassa
Kun pyyntö on hyväksytty tai hylätty, työnkulun suorittaminen jatkuu. Jos pyyntö on hyväksytty, saapuvaan kansioon asetettu tiedosto siirretään toiseen kansioon.
Onnittelut! Työnkulku on suoritettu onnistuneesti hyväksyntäominaisuuksien kanssa. Nyt kun osaat perusasiat, voit käyttää tätä työnkulkua erityisten liiketoimintatarpeiden räätälöimisessä.