Power BI käyttöönottosuunnitelma: Mentorointi ja käyttäjien ottaminen käyttöön

Huomautus

Tämä artikkeli on osa Power BI käyttöönoton toteutussuunnitelmasarjaa. Katso yleiskatsaus sarjasta artikkelista käyttöönoton toteutussuunnitelman Power BI.

Käyttöönoton kannalta keskeisenä tavoitteena on antaa käyttäjille mahdollisuus saavuttaa mahdollisimman paljon hallinto-ohjeiden ja käytäntöjen asettamien pakollisten kaiteiden puitteissa. Tästä syystä käyttäjien mentorointi on yksi Center of Excellencen (COE) tärkeimmistä velvollisuuksista, ja sillä on suora vaikutus siihen, miten käyttäjien käyttöönotto tapahtuu. Lisätietoja käyttäjien käyttöönotosta on artikkelissa Power BI käyttöönoton erääntymistasot.

Taitojen mentorointi

Mentorointi ja käyttäjien auttaminen Power BI yhteisössä tehokkaammaksi voi toimia eri muodoissa, kuten:

  • Office tuntia.
  • Yhteiskehitysprojektit.
  • Parhaiden käytäntöjen arvostelut.
  • Laajennettu tuki.

Toimistoaika

Office tunnit ovat COE:n hallitsemia yhteisön jatkuvia osallistumista. Nimensä mukaisesti toimistoaika on säännöllisesti ajoitetun käytettävyyden aika, jolloin yhteisön jäsenet voivat olla yhteydessä COE:n asiantuntijoihin saadakseen apua mahdollisimman vähäisin prosessikustannuksin. Koska toimistoaika on ryhmäpohjainen, Power BI mestarit ja muut yhteisön jäsenet voivat myös auttaa ratkaisemaan ongelman, jos aihe on heidän asiantuntemuksensa alueella.

Office tunnit ovat erittäin suosittu ja tuottava toiminto monissa organisaatioissa. Jotkin organisaatiot kutsuvat niitä drop-in-tunneiksi tai jopa hauskaksi nimeksi, kuten Power Hour. Ensisijaisena tavoitteena on yleensä saada vastauksia kysymyksiin ja poistaa estotoiminnot. Office tuntien avulla käyttäjäyhteisö voi jakaa ideoita, ehdotuksia ja jopa valituksia.

COE julkaisee normaalien toimistoaikojen ajat, jolloin yksi tai useampi COE:n jäsen on käytettävissä. Ihannetapauksessa toimistoaika järjestetään säännöllisesti ja usein. Se voi olla esimerkiksi joka tiistai ja torstai. Harkitse eri ajanjaksojen tarjoamista tai kiertoaikoja, jos sinulla on maailmanlaajuista työvoimaa.

Vihje

Yksi vaihtoehto on määrittää tietyt toimistotunnit joka viikko. Ihmisiä saattaa kuitenkin ilmestyä tai ei, joten se voi lopulta olla tehotonta. Vaihtoehtoisesti voit harkita Microsoft Bookings avulla toimistoaikojen ajoittumista. Siinä näytetään aikalohkot kunkin COE-asiantuntijan saataville, ja Outlook integrointi varmistaa käytettävyyden ajantasaisuudelle.

Office tunnit ovat erinomainen käyttötapa käyttäjille, koska:

  • Sisällöntuottajat ja COE tekevät aktiivisesti yhteistyötä vastatakseen kysymyksiin ja ratkaistakseen ongelmia yhdessä.
  • Todellinen työ toteutetaan samalla, kun opit ja ratkaiset ongelmia.
  • Toiset voivat tarkkailla, oppia ja osallistua.
  • Yksittäiset ryhmät voivat suunnata taukotilaan ratkaistakseen tietyn ongelman.

Office tunnit hyötyvät myös COE:stä, koska:

  • Ne ovat COE:lle erinomainen tapa tunnistaa mestareita tai ihmisiä, joilla on erityisiä taitoja, joista COE ei aiemmin tiennyt.
  • COE voi oppia, minkä kanssa koko organisaation ihmiset kamppailevat. Se auttaa kertomaan, tarvitaanko lisää resursseja, dokumentaatiota tai koulutusta.

Vihje

On tavallista, että toimistoaikana ilmenee vaikeita ongelmia, joita ei voida ratkaista nopeasti, kuten monimutkaisen DAX-laskutoimituksen saaminen toimimaan. Määritä selkeät odotukset toimistoaikojen laajuudesta ja siitä, oletko sitoutunut jatkoon.

Yhteiskehitysprojektit

COE voi tarjota mentorointipalveluita esimerkiksi yhteiskehitysprojektin aikana. Yhteiskehityshanke on COE:n tarjoama tukimuoto, jossa käyttäjä tai liiketoimintayksikkö hyödyntää COE:n teknistä asiantuntemusta liiketoimintaongelmien ratkaisemiseksi datan kanssa. Yhteiskehityksessä sidosryhmiä liiketoimintayksiköstä ja COE:stä työskentelee yhteistyössä laadukkaan omatoimisen BI-ratkaisun aikaansaamiseksi, jota liiketoiminnan sidosryhmät eivät pystyneet tarjoamaan itsenäisesti.

Yhteiskehityksen tavoitteena on auttaa liiketoimintayksikköä kehittämään ajan mittaan asiantuntemusta ja tuottamaan samalla lisäarvoa. Esimerkiksi myyntitiimillä on kiireellinen tarve kehittää uusi joukko provisioraportteja, mutta myyntitiimillä ei ole vielä osaamista sen suorittamiseen itse.

Yhteiskehityshanke muodostaa kumppanuuden liiketoimintayksikön ja COE:n välillä. Tässä järjestelyssä liiketoimintayksikkö on täysin sijoitettu, syvästi mukana ja ottaa hankkeelle omistajuuden.

COE:n osallistumisen aika lyhentyy ajan myötä, kunnes liiketoimintayksikkö hankkii osaamista ja alkaa olla omavarainen.

Image shows expertise growing in the business unit as C O E involvement decreases over time, and is further described next.

Yllä olevassa kaaviossa näkyvä aktiivinen osallistuminen muuttuu ajan kuluessa seuraavasti:

  • Liiketoimintayksikkö: aluksi 50 %, enintään 75 %, lopulta 98-100 %.
  • COE: aluksi 50 % , alas 25 %, lopulta 0%-2%.

Ihannetapauksessa osallistumisen asteittaisen vähentämisen jakso määritetään projektissa etukäteen. Näin sekä liiketoimintayksikkö että COE voivat riittävän hyvin suunnitella aikataulun ja henkilöstön.

Yhteiskehityshankkeet voivat tuottaa merkittäviä lyhyen ja pitkän aikavälin etuja. Lyhyellä aikavälillä COE:n osallistuminen voi usein johtaa paremmin suunniteltuun ja paremmin toimivaan ratkaisuun, joka noudattaa parhaita käytäntöjä ja on yhdenmukainen organisaation standardien kanssa. Pitkällä aikavälillä yhteiskehitys auttaa lisäämään yrityksen sidosryhmien tietämystä ja valmiuksia, tekemään niistä omavaraisempia ja luottavaisempia laadukkaiden omatoimisen BI-ratkaisujen tarjoamiseen tulevaisuudessa.

Tärkeä

Käytännössä yhteiskehitysprojekti auttaa vähemmän kokeneita käyttäjiä oppimaan oikean tavan tehdä asioita. Se vähentää riskiä siitä, että uudelleenmuodostamista saatetaan tarvita myöhemmin, ja se lisää ratkaisun kykyä skaalautua ja kasvaa ajan myötä.

Parhaiden käytäntöjen arviointi

COE voi myös tarjota parhaita käytäntöjä koskevia arviointeja. Parhaiden käytäntöjen tarkistus voi olla erittäin hyödyllinen sisällöntekijöille, jotka haluavat vahvistaa työnsä. Niitä voidaan myös kutsutaan neuvontapalveluiksi, sisäisiksi konsultointiajaksi tai teknisiksi tarkistuksiksi.

Tarkastelun aikana COE:n asiantuntija arvioi yhteisön jäsenen kehittämää omatoimista Power BI sisältöä ja tunnistaa riskin tai parannusmahdollisuudet. Seuraavassa luettelossa on joitakin esimerkkejä siitä, milloin parhaiden käytäntöjen tarkistus voisi olla hyödyllinen:

  • Myyntitiimillä on sovellus , jonka he aikovat jakaa tuhansille käyttäjille koko organisaatiossa. Koska sovellus edustaa suuren prioriteetin sisältöä, joka jaetaan suurelle yleisölle, hän haluaa sertifioida sen. Vakioprosessi sisällön sertifioimiseksi sisältää parhaiden käytäntöjen tarkistuksen.
  • Taloustiimi haluaa määrittää työtilan Premium kapasiteettiin. Työtilan sisältöä on tarkistettava sen varmistamiseksi, että terveitä kehityskäytäntöjä noudatetaan. Tällainen tarkistus on yleinen, kun kapasiteetti jaetaan useiden liiketoimintayksiköiden kesken. (Tarkistusta ei välttämättä tarvita, kun kapasiteetti on määritetty vain yhteen liiketoimintayksikköön.)
  • Toimintatiimi on luomassa uutta ratkaisua, jota he odottavat laajasti käytetyksi. He haluavat pyytää parhaiden käytäntöjen tarkistusta, ennen kuin se siirtyy käyttäjän hyväksyntätestaukseen tai ennen pyynnön lähettämistä muutoksenhallintalautakuntaan.

Parhaiden käytäntöjen tarkistus keskittyy useimmiten tietojoukon suunnitteluun, vaikka tarkistus voi kattaa kaikentyyppiset artefaktit (tietovuot, tietojoukot, raportit tai sovellukset).

Ennen kuin sisältö otetaan käyttöön Power BI -palvelu, parhaiden käytäntöjen tarkistus voi varmistaa, että:

Kun sisältö on otettu käyttöön Power BI -palvelu, parhaiden käytäntöjen tarkistus ei välttämättä ole vielä valmis. Tarkistuksen loppuosan suorittaminen voi sisältää myös kohteita, kuten:

Laajennettu tuki

AJOITTAIN COE saattaa liittyä monimutkaisiin ongelmiin, jotka eskaloituvat tukipalvelusta. Lisätietoja on artikkelissa Käyttäjien tuki .

Huomautus

Mentorointipalvelujen tarjoaminen voi olla muutos kulttuurissa organisaatiossasi. Reaktio voi olla, että käyttäjät eivät yleensä pyydä apua Excel kaltaisen työkalun kanssa, joten miksi he Power BI? Vastaus piilee siinä, että Power BI on poikkeuksellisen tehokas työkalu, joka tarjoaa tietojen visualisoinnin lisäksi tietojen valmistelu- ja mallinnusominaisuuksia. Työkalun monimutkaisuus tarkoittaa luontaisesti sitä, että hallittavana on merkittävä oppimiskäyrä. Mahdollisuus auttaa ja mahdollistaa käyttäjille heidän osaamisensa parantaminen ja ratkaisujen laadun parantaminen vähentää myös riskejä.

Keskitetty portaali

Käyttäjäyhteisö voi löytää yhden keskitetyn portaalin tai keskittimen:

  • Pääsy yhteisön QA-keskustelupalstalle&.
  • Yhteisöä kiinnostavat ilmoitukset, kuten uudet ominaisuudet ja julkaisusuunnitelman päivitykset.
  • Aikataulut ja rekisteröintilinkit toimistoaja varten, lounasta ja oppimia, koulutusistuntoja ja käyttäjäryhmätapaamisia varten.
  • Ilmoitukset tietoarteefaktien tärkeimmistä muutoksista ja muutoslokista (jos tarpeen).
  • Ohjeet ohjeiden tai tuen pyytämiseen.
  • Koulutusmateriaalit.
  • Dokumentaatio, perehdytysmateriaalit ja usein kysytyt kysymykset.
  • COE:n suosittelemat hallinto-ohjeet ja -menetelmät.
  • Malleja.
  • Tallenteet tiedonjakoistunnoista.
  • Aloituspisteet hallittujen prosessien käyttämiseen, kuten käyttöoikeuksien hankinta, käyttöoikeuspyynnöt ja yhdyskäytävän määritys.

Vihje

Yleensä vain 10–20 prosenttia yhteisöstäsi poistuu valitsemastaan aktiivisesti koulutus- ja koulutustietojen hakuun. Tämäntyyppiset ihmiset saattavat luonnollisesti muuttua Power BI mestareiksi. Kaikki muut yrittävät yleensä vain saada työn tehtyä mahdollisimman nopeasti, koska heidän aikaansa, keskittymistään ja energiaansa tarvitaan muualla. Siksi on tärkeää, että yhteisön käyttäjien on helppo löytää tietoja.

Tavoitteena on ohjata yhteisön käyttäjät johdonmukaisesti keskitettyyn portaaliin tietojen hakemiseksi. COE:n vastaavana velvoitteena on varmistaa, että käyttäjien tarvitsemat tiedot ovat saatavilla keskitetyssä portaalissa. Portaalin pitäminen ajan tasalla edellyttää kurinalaisuutta, kun kaikki ovat kiireisiä.

Suurissa organisaatioissa yhden keskitetyn portaalin käyttöönotto voi olla hankalaa. Kun yhdistäminen yhteen portaaliin ei ole käytännöllistä, keskitetty keskuskeskus voi toimia koostajana, joka sisältää linkkejä muihin sijainteihin.

Tärkeä

Vaikka tietojen hakeminen on tärkeää, keskitetyn portaalin tavoitteena on enemmän kuin se. Kyse on siitä, että tiedot ovat helposti saatavilla, jotta käyttäjäyhteisösi voi toimia oikein. Heidän pitäisi löytää tietoa normaalin työnsä aikana mahdollisimman vähäisellä kitkalla. Kunnes ON helpompaa suorittaa tehtävä COE:n ja datanhallintatiimin muodostamien suojakaiteiden sisällä, jotkut käyttäjät jatkavat tehtäviensä suorittamista kiertämällä käytössä olevia käytäntöjä. Suositellusta polusta on tultava vähiten vastarintaa vastustava polku. Keskitetty portaali voi auttaa tämän tavoitteen saavuttamisessa.

Yhteisön käyttäjillä on aikaa ajatella keskitettyä portaalia luonnollisena ensimmäisenä pysähdyksenä tietojen löytämiseksi. Tottumusten muuttaminen vaatii johdonmukaista uudelleenohjausta portaaliin. Linkin lähettäminen portaalin alkuperäiseen tiedostosijaintiin luo parempia tapoja kuin esimerkiksi vastauksen lähettäminen sähköpostilla. Tämä on sama haaste, joka on kuvattu Käyttäjien tuki -artikkelissa.

Opetus

Koulutus on avaintekijä yhteisön käyttäjien käyttöönotossa Power BI. On tärkeää, että oikeat koulutusresurssit ovat helposti saatavilla ja helposti löydettävissä. Vaikka jotkut käyttäjät ovat niin innostuneita Power BI, että he löytävät tietoja ja selvittävät asioita itse, tämä ei pidä paikkaansa suurimmalle osalle käyttäjäyhteisöstä.

Sen varmistaminen, että yhteisön käyttäjillä on pääsy koulutusresursseihin, joita he tarvitsevat onnistuakseen, ei tarkoita sitä, että sinun on kehitettävä omaa koulutussisältöäsi. Koulutussisällön kehittäminen on usein haitallista tuotteen nopeasti kehittyvän luonteen vuoksi. Onneksi maailmanlaajuinen yhteisö on saatavilla runsaasti koulutusresursseja. Kuratoitu linkkijoukko auttaa käyttäjiä järjestelemään ja keskittämään koulutustoimiaan erityisesti teknologiaan keskittyvässä työkalukoulutuksessa. COE:n on vahvistettava kaikki ulkoiset linkit tarkkuuden ja uskottavuuden vuoksi. COE:n tärkeä mahdollisuus lisätä lisäarvoa, koska COE-sidosryhmät ovat erinomaisessa asemassa yhteisön oppimistarpeiden ymmärtämiseen sekä laadukkaiden oppimismateriaalien luotettavien lähteiden tunnistamiseen ja paikantamiseen.

Löydät suurimman sijoituksen tuoton luottamalla mukautettuja koulutusmateriaaleja organisaatiokohtaisiin prosesseihin, samalla kun luotat muiden tuottamaan sisältöön kaikessa muussa. On myös hyödyllistä pitää lyhyt koulutuskurssi, joka keskittyy ensisijaisesti aiheisiin, kuten ohjeisiin, ohjeiden hankkimiseen ja yhteisön kanssa vuorovaikutukseen.

Vihje

Yksi koulutuksen tavoitteista on auttaa ihmisiä oppimaan uusia taitoja ja samalla välttää huonoja tapoja. Se voi olla tasapainoilua. Et esimerkiksi halua ylikuormittaa ihmisiä lisäämällä paljon monimutkaisuutta ja kitkaa aloittelijan tason luokkaan raportin tekijöille. On kuitenkin suuri sijoitus saada uudemmat sisällöntuottajat tietoisiksi asioista, joiden selvittämiseen voisi muuten mennä aikaa. Ihanteellinen esimerkki tästä on se, että opetetaan käyttämään reaaliaikaista yhteyttä raporttiin olemassa olevasta tietojoukosta. Opettamalla tämän käsitteen aikaisimpaan loogiseen aikaan voit säästää vähemmän kokeneen tekijän ajattelun siitä, että he tarvitsevat aina yhden tietojoukon jokaiselle raportille (ja kannustaa hyviin tapoihin käyttää olemassa olevia tietojoukkoja uudelleen kaikissa raporteissa).

Joissakin suuremmissa organisaatioissa on jatkuvia työntekijöiden siirtoja ja liikevaihtoa. Tällainen usein tapahtuva muutos johtaa lisääntyneeseen tarpeeseen toistettavissa olevista koulutusresursseista.

Koulutusresurssit ja -lähestymistavat

Koulutustapoja on monia, koska ihmiset oppivat eri tavoin. Jos pystyt valvomaan ja mittaamaan koulutusmateriaalien käyttöä, opit ajan kuluessa, mikä toimii parhaiten. Osa koulutuksesta voidaan toteuttaa muodollisesti, kuten luokkahuonekoulutus käytännönläheisten laboratorioiden avulla. Muuntyyppiset koulutukset ovat vähemmän muodollisia, kuten:

  • Lounas- ja learn-esitykset.
  • Lyhyet toimintatapavideot, jotka on kohdistettu tiettyyn tavoitteeseen.
  • Valittu verkkoresurssijoukko.
  • Sisäiset käyttäjäryhmäesitykset.
  • Yhden tunnin, viikon tai kuukauden haasteet.
  • Hackathon-tyyliset tapahtumat.

Tietämyksen jakamisen kannustamisen edut työtovereiden kesken on kuvattu käytännön yhteisöä käsittelevässä artikkelissa.

Vihje

Aina kun se on käytännöllistä, oppimisen tulee korreloida mielekkään ja realistisen asian rakentamisen kanssa. Yksinkertaisilla esittelytiedillä on kuitenkin arvoa harjoituskurssin aikana. Sen avulla oppija voi keskittyä teknologian käyttöön itse tietojen sijasta. Esittelyistuntojen suorittamisen jälkeen kannattaa harkita oman tietotyyppisen istunnon tuomista. Tämäntyyppiset istunnot kannustavat oppijaa soveltamaan uusia teknisiä taitojaan todelliseen liiketoimintaongelmaan. Yritä sisällyttää COE:stä useita avustajia tämäntyyppisen seurantaistunnon aikana, jotta kysymyksiin voidaan vastata nopeasti.

Harjoittamiseen kohdistettavien käyttäjien tyyppejä ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Sisällön kuluttajat.
  • Raporttien luojat.
  • Tietojen luojat (tietojoukot ja tietovuot).
  • Sisällön omistajat, aiheen asiantuntijat ja työtilan järjestelmänvalvojat.
  • Satelliitti-COE:n jäsenet ja mestarien verkko.
  • Power BI järjestelmänvalvojia.

Tärkeä

Jokainen käyttäjätyyppi edustaa eri yleisöä, jolla on erilaiset koulutustarpeet. COE:n on määritettävä, miten se vastaa kunkin yleisön tarpeita parhaiten. Yksi yleisö saattaa esimerkiksi pitää vakiomuotoista johdantoa Power BI Desktop ylivoimainen, kun taas toinen haluaa haastavampaa tietoa syvyyksin ja yksityiskohtaisesti. Jos sinulla on erilaiset Power BI sisällöntekijöille, harkitse persoonan luomista ja käyttökokemuksen räätälöintiä siinä määrin, että se on käytännöllistä.

Koulutuksen suorittaminen voi olla menestyksen johtava indikaattori käyttäjien käyttöönotossa. Jotkin organisaatiot myöntävät merkkejä, kuten sinisen vyön tai mustan vyön, kun ihmiset etenevät koulutusohjelmien läpi.

Huomioi, miten haluat käsitellä käyttäjiä käyttöönoton eri vaiheissa. Koulutus uusien käyttäjien perehdyttämiseen (kutsutaan joskus koulutuspäiväksi nolla) ja vähemmän kokeneille käyttäjille on hyvin erilaista kuin kokeneemmille käyttäjille tarkoitettu koulutus.

Coe käyttää aikansa koulutusmateriaalien luomiseen ja kuratointiin käyttöönoton ja kypsyyden kasvaessa. Saatat myös huomata ajan myötä, että jotkut yhteisön mestarit haluavat suorittaa omia räätälöityjä koulutusluokkiaan toiminnallisella liiketoimintayksiköllään.

Luotetun Power BI koulutussisällön lähteet

Valitut verkkoresurssit ovat arvokkaita, sillä ne auttavat yhteisön jäseniä keskittymään ja ohjaamaan ponnistelunsa tärkeisiin asioihin. Seuraavassa on joitakin julkisesti saatavilla olevia koulutusresursseja, joista voi olla hyötyä:

Harkitse Microsoft Viva Learning käyttöä, joka on integroitu Microsoft Teams. Se sisältää sisältöä esimerkiksi Microsoft Learnista ja LinkedIn Learning. Voit sisällyttää mukaan myös organisaatiosi tuottamaa mukautettua sisältöä.

Microsoftin sisällön ja organisaatiosi tuottaman mukautetun sisällön lisäksi voit halutessasi antaa käyttäjäyhteisöllesi valittuja suositeltuja linkkejä luotettaviin verkkolähteisiin. Siellä on laaja valikoima videoita, blogeja ja artikkeleita, jotka on tuottanut maailmanlaajuinen yhteisö. Yhteisöön kuuluu Power BI asiantuntijoita, Microsoft Most Valued Professions (MVP) -asiantuntijoita ja harrastajia. Parhaiten käyttäjäyhteisöllesi tarjotaan valittu oppimispolku, joka sisältää tiettyjä, hyvämaineisia, ajantasaisia ja laadukkaita resursseja.

Jos investoit mukautetun yrityksen koulutuksen luomiseen, harkitse lyhyen ja kohdistetun sisällön luomista, joka keskittyy tietyn ongelman ratkaisemiseen. Se helpottaa koulutuksen löytämistä ja kuluttamista. Lisäksi sitä on helpompi ylläpitää ja päivittää ajan kuluessa.

Vihje

Power BI -palvelu Ohje ja tuki -valikkoa voi mukauttaa. Kun keskitetty koulutusdokumentaation sijainti on toiminnassa, päivitä hallintaportaalin vuokraaja-asetukseen linkki. Linkkiä voi sitten käyttää valikosta, kun käyttäjät valitsevat Tukipyyntö -vaihtoehdon. Muista myös opettaa käyttäjille Ohje-valintanauhan välilehdestä Power BI Desktop. Se sisältää linkkejä ohjattuun oppimiseen, koulutusvideoihin, dokumentaatioon ja paljon muuta.

Ohjeet

Ytimekäs, hyvin kirjoitettu dokumentaatio voi olla merkittävä apu käyttäjille, jotka yrittävät saada asiat tehdyksi. Dokumentaatiotarpeet ja sen toimitustapa riippuvat siitä, miten Power BI hallitaan organisaatiossasi. Lisätietoja on artikkelissa Sisällön omistajuus ja hallinta .

Tiettyjä Power BI osa-alueita hallitsee yleensä keskitetty tiimi, kuten COE. Seuraavissa ohjetyypeissä on hyötyä seuraavissa tilanteissa:

  • miten voit pyytää Power BI käyttöoikeutta (ja onko esimiehen hyväksyntää koskevia vaatimuksia).
  • Uuden Premium kapasiteetin pyytäminen.
  • Uuden työtilan pyytäminen.
  • Työtilan lisääminen kapasiteetin Premium.
  • Yhdyskäytävän tietolähteen käyttöoikeuden pyytäminen.
  • Ohjelmistoasennuksen pyytäminen.

Vihje

Jos toiminto toistuu yhä uudelleen, sinun kannattaa automatisoida ne Power Apps ja Power Automate avulla. Tässä tapauksessa ohjeissasi on myös ohjeet Power Platform -toiminnon käyttöön.

Muita Power BI ominaisuuksia voivat hallita omatoimisen palvelun käyttäjät, hajautetut tiimit tai keskitetty tiimi. Seuraavantyyppiset ohjeet saattavat vaihdella sen mukaan, kuka omistaa ja hallitsee sisältöä:

  • Uuden raportin pyytäminen.
  • Raportin parannuksesta pyytäminen.
  • Tietojoukon käyttöoikeuden pyytäminen.
  • Tietojoukon parantamisen pyytäminen.

Vihje

Kun suunnittelet keskitettyä portaalia aiemmin tässä artikkelissa kuvatulla tavalla, suunnittele, miten voit käsitellä tilanteita, joissa ohjeita tai hallintokäytäntöjä on mukautettava yhden tai useamman liiketoimintayksikön osalta.

Lisäksi on tehtävä joitakin hallintopäätöksiä , jotka on tehtävä ja jotka on dokumentoitava, kuten:

  • Sisällön sertifioinnin pyytäminen.
  • Mitkä ovat hyväksytyt tiedostojen tallennussijainnit.
  • Mitä tietojen säilytys- ja poistovaatimukset ovat.
  • Mitkä ovat luottamuksellisten tietojen ja henkilötietoja koskevien tietojen (PII) käsittelyn edellytykset.

Dokumentaation tulee sijaita keskitetyssä portaalissa, joka on haettavissa oleva sijainti, jossa käyttäjät mieluiten ovat jo töissä. Joko Teams tai SharePoint toimivat erittäin hyvin. Dokumentaation luominen joko wikisivuilla tai asiakirjoissa voi toimia yhtä hyvin, jos sisältö on järjestetty hyvin ja se on helppo löytää. Lyhyempiä, yhteen aiheeseen keskittyviä asiakirjoja on yleensä helpompi käyttää kuin pitkiä, kattavia asiakirjoja.

Tärkeä

Yksi hyödyllisimmistä ohjeista, jonka voit julkaista yhteisölle, on kuvaus vuokraaja-asetuksista ja kunkin vuokraaja-asetuksen edellyttämästä ryhmän jäsenyydestä. Käyttäjät lukevat ominaisuuksista ja toiminnoista verkossa ja joskus huomaavat, että ne eivät toimi heille. Kun käyttäjät pystyvät nopeasti etsimään organisaatiosi vuokraaja-asetuksia, he eivät ehkä turhaudu ja yritä kiertää ratkaisuja. Tehokas dokumentaatio voi vähentää lähetettyjen tukipalvelupyyntöjen määrää. Se voi myös vähentää niiden henkilöiden määrää, joille on määritettävä Power BI järjestelmänvalvojan rooli (jolla voi olla tämä rooli pelkästään asetusten katselua varten).

Ajan mittaan voit sallia joitakin yhteisön ylläpitämiä asiakirjoja, jos sinulla on halukkaita vapaaehtoisia. Tässä tapauksessa haluat ehkä ottaa käyttöön hyväksyntäprosessin muutoksille.

Kun näet kysymyksiä toistuvasti esiin QA-keskustelupalstalla& (kuten artikkelissa Käyttäjän tuki -artikkelissa), toimistoaikana tai lounaan aikana ja opit, se on hyvä indikaattori, että uuden dokumentaation luominen voi olla tarkoituksenmukaista. Kun dokumentaatio on olemassa, työtoverit voivat tarvittaessa viitata siihen. Se edistää käyttäjien mahdollistamista ja omatoimista yhteisöä.

Vihje

Kun luot mukautettua dokumentaatiota tai koulutusmateriaalia, viittaa olemassa oleviin Microsoft-sivustoihin linkkien avulla, kun se on mahdollista. Koska Power BI on jatkuvassa kehitystilassa, se vähentää dokumentaation ylläpitoa ajan mittaan.

Mallit

Power BI on.pbit-tiedosto. Se voidaan tarjota lähtökohtana sisällöntekijöille. Se on sama kuin .pbix-tiedosto , joka voi sisältää kyselyitä, tietomallin ja raportin, mutta yhtä poikkeusta lukuun ottamatta: mallitiedosto ei sisällä mitään tietoja. Tämän vuoksi se on pienempi tiedosto, joka voidaan jakaa yhteisön kanssa, eikä se vaarana ole tietojen jakamisen virheellinen jakaminen.

Power BI mallitiedostojen tarjoaminen yhteisölle on erinomainen tapa:

  • Johdonmukaisuuden edistäminen.
  • Vähennä oppimiskäyrää.
  • Näytä hyviä esimerkkejä ja parhaita käytäntöjä.
  • Paranna tehokkuutta.

Power BI mallitiedostot voivat parantaa tehokkuutta ja auttaa käyttäjiä oppimaan tavallisen työnsä aikana. Mallitiedostoista on hyötyä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Raporteissa voidaan käyttää esimerkkejä hyvistä visualisointikäytännöistä.
  • Raportit voivat sisältää organisaation tuotemerkkiä ja suunnittelustandardeja.
  • Tietojoukot voivat sisältää yleisesti käytettyjen taulukoiden rakenteen, kuten päivämäärätaulukon.
  • Hyödyllisiä DAX-laskutoimituksia voidaan sisällyttää, kuten vuositason (YoY) laskutoimitus.
  • Yleisiä parametreja voidaan sisällyttää, kuten tietolähteen yhteysmerkkijono.
  • Voit sisällyttää mukaan esimerkin raportti- ja/tai tietojoukkodokumentaatiosta.

Huomautus

Mallien tarjoaminen ei ainoastaan säästä sisällöntuottajien aikaa, ja auttaa heitä siirtymään nopeasti tyhjän sivun yli tyhjässä ratkaisussa.

Huomioon otettavat seikat ja keskeiset toiminnot

Huomioitavia seikkoja ja tärkeitä toimia, joiden avulla voit luoda tai parantaa mentoroinnin ja käyttäjien mahdollistamista:

  • Määritä tavalliset toimistoajat, mieluiten vähintään kerran viikossa (käyttäjien kysynnän sekä henkilöstö- ja aikataulurajoitusten mukaan).
  • Päätä, miten viestit ja mainostat toimistotunteja käyttäjäyhteisölle.
  • Päätä, mitä työajan odotukset ovat, mukaan lukien sallitut aiheet tai ongelmat, joita käyttäjät voivat tuoda, miten pyyntöjono toimii, jos tietoja tulee lähettää etukäteen ja voidaanko jatkotoimia odottaa jälkeenpäin.
  • Toimistoajan ulkopuolella mieti, millaisia mentorointipalveluja COE voisi tarjota, kuten yhteiskehitysprojekteja tai parhaiden käytäntöjen arviointeja.
  • Luo keskitetty portaali, joka toimii Power BI koulutuksen, dokumentaation ja resurssien keskuksena. Keskitetyn portaalin tulee myös tarjota linkkejä muihin yhteisön resursseihin, kuten QA-keskustelupalstaan&, ja miten voit etsiä apua.
  • Laadi luettelo hyvämaineisista koulutusresursseista, jotka kohdistuvat käyttäjäyhteisösi koulutustarpeisiin ja etuihin. Julkaise luettelo keskitetyssä portaalissa ja luo aikataulu luettelon tarkistamista ja vahvistamista vastaan.
  • Mieti, mitkä mukautetut omat koulutusresurssit ovat hyödyllisiä ja ajan mittaisia.
  • Luo ja ylennä 3–5 parasta luetteloa dokumentaatioista ja resursseista, joista on eniten hyötyä käyttäjäyhteisölle.

Erääntymistasot

Seuraavat erääntymistasot auttavat sinua arvioimaan mentoroinnin ja käyttäjien käyttöönoton nykyistä tilaa:

Tasolla Mentoroinnin ja käyttöönoton tila Power BI
100: Alkuperäinen Joitakin asiakirjoja ja resursseja on olemassa, vaikka ne ovat siilottuja ja epäyhtenäisiä.

Vain harvat käyttäjät ovat tietoisia käytettävissä olevista resursseista tai hyödyntävät niitä.
200: Toistettavissa Keskitetty portaali sisältää koulutuskirjaston, dokumentaation ja resurssit.

Office aukioloaika on säännöllinen.
300: Määritetty Keskitetty portaali on yhteisön jäsenten ensisijainen keskus tietojen paikantamiseen.

COE:n taitojen mentorointiohjelma auttaa yhteisön käyttäjiä monin eri tavoin.
400: Yhteensopiva Keskitetyn portaalin resursseihin viittaavat yleensä mestarit ja yhteisön jäsenet, kun he tukevat toisiaan ja oppivat toisiltaan.

Liiketoimintayksiköt ovat säännöllisesti yhteydessä COE:hen ja hyödyntävät sen taitomentorointiohjelmaa. Ohjelman avulla saadaan todellista liiketoiminta-arvoa.
500: Tehokas COE päivittää ja parantaa jatkuvasti dokumentaatiota ja resursseja saatujen kokemusten perusteella.

Seuraavat vaiheet

Seuraavassa artikkelissa Power BI käyttöönoton toteutussuunnitelmasarjasta saat lisätietoja käytännön yhteisöstä.