Käyttöönotto Power BI:hin

Tässä artikkelissa kuvataan vaihe 5, joka koskee sisällön käyttöönottoa, tukea ja seurantaa siirryttäessä Power BI:hin.

Image showing the stages of a Power BI migration. Stage 5 is emphasized for this article.

Huomautus

Edellä olevan kuvan täydellinen kuvaus on kohdassa Power BI:hin siirtymisen yleiskatsaus.

Vaiheen 5 ensisijaisena painopistealueena on uuden Power BI -ratkaisun käyttöönotto tuotannossa.

Tämän vaiheen lopputuloksena on yrityksen käyttöön valmis tuotantoratkaisu. Käytettäessä ketterää menetelmää voidaan hyväksyä joitakin suunniteltuja parannuksia, jotka toimitetaan tulevan iteroinnin yhteydessä. Tuki ja seuranta ovat myös tärkeitä tässä vaiheessa ja jatkuvasti.

Vihje

Lukuun ottamatta alla käsiteltävien vanhojen raporttien rinnakkaista suorittamista ja käytöstäpoistoa tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet koskevat myös vakiomuotoista Power BI:n käyttöönottoprojektia.

Käyttöönotto testiympäristössä

IT-hallittuja ratkaisuja tai liiketoiminnan tuottavuuden kannalta kriittisiä ratkaisuja varten on yleensä käytössä testiympäristö. Testiympäristö sijoittuu kehityksen ja tuotannon väliin, eikä sitä tarvita kaikissa Power BI -ratkaisuissa. Testityötila voi toimia kehityksestä erillisessä, vakaassa sijainnissa käyttäjän hyväksyntätestausta varten ennen luovutusta tuotantoon.

Jos sisältösi on julkaistu Premium-kapasiteetin työtilaan, käyttöönottojaksoilla voidaan helpottaa käyttöönottoprosessia kehitys-, testi- ja tuotantotyötiloissa. Vaihtoehtoisesti julkaisu voidaan suorittaa manuaalisesti tai PowerShell-komentosarjoilla.

Käyttöönotto testityötilassa

Tärkeimmät toimet käyttöönoton aikana testityötilassa ovat yleensä seuraavat:

  • Yhteysmerkkijonot ja parametrit: Säädä tietojoukon yhteysmerkkijonoja, jos kehityksen ja testin tietolähde on erilainen. Parametrisoinnin avulla voidaan hallita yhteysmerkkijonoja tehokkaasti.
  • Työtilan sisältö: Julkaise tietojoukkoja ja raportteja testityötilaan sekä luo koontinäyttöjä.
  • Sovellus. Julkaise sovellus käyttämällä testityötilan sisältöä, jos siitä tulee osa UAT-prosessia. Yleensä sovelluksen käyttöoikeudet on rajattu pienelle käyttäjäjoukolle, joka osallistuu käyttäjän hyväksyntätestaukseen.
  • Tietojen päivittäminen:Ajoita minkä tahansa tuontitietojoukkojen päivitys ajanjaksolle, jolloin hyväksyntätestauksen aika on käynnissä.
  • Suojaus: Päivitä tai vahvista työtilarooleja. Työtilan käyttöoikeuksien testaus koskee pientä joukkoa henkilöitä, jotka osallistuvat käyttäjän hyväksyntätestaukseen.

Huomautus

Lisätietoja käyttöönottovaihtoehdoista kehityksessä, testauksessa ja tuotannossa on Power BI:n yrityskäyttöönoton suunnittelemisen teknisen raportin kohdassa 9.

Käyttäjän hyväksyntätestauksen suorittaminen

Yleensä käyttäjän hyväksyntätestaukseen osallistuu yrityskäyttäjiä, jotka ovat alansa asiantuntijoita. Kun käyttäjät on vahvistettu, he hyväksyvät uuden sisällön oikeellisuuden, vaatimustenmukaisuuden ja käyttöönoton laajempaan kulutukseen.

Käyttäjän hyväksyntätestauksen muodollisuus (kirjalliset kuittaukset mukaan luettuina) määräytyy organisaation muutostenhallintakäytäntöjen mukaan.

Käyttöönotto tuotantoympäristössä

Käyttöönotto tuotantoympäristössä vaatii useiden seikkojen huomioimista.

Vaiheistettu käyttöönotto

Jos yrität minimoida riskit ja käyttäjälle koituvat häiriöt tai jos on olemassa muita huolenaiheita, voit halutessasi suorittaa vaiheistetun käyttöönoton. Ensimmäinen käyttöönotto tuotannossa voi kattaa pienemmän pilottikäyttäjien ryhmän. Pilotissa pilottikäyttäjiltä voidaan pyytää aktiivisesti palautetta.

Laajenna käyttöoikeuksia tuotantotyötilassa tai sovelluksessa asteittain, kunnes kaikilla kohdekäyttäjillä on oikeudet uuteen Power BI -ratkaisuun.

Vihje

Tutustu Power BI:n toimintolokin avulla siihen, miten kuluttajat omaksuvat uuden Power BI -ratkaisun ja käyttävät sitä.

Lisäkomponenttien käsitteleminen

Käyttöönottoprosessi saattaa edellyttää yhteistyötä Power BI -järjestelmänvalvojien kanssa, jotta pystytään täyttämään muut vaatimukset koko ratkaisun tukemiseksi. Esimerkkejä tästä ovat seuraavat:

  • Yhdyskäytävän ylläpito: Tietoyhdyskäytävään on ehkä rekisteröitävä uusi tietolähde.
  • Yhdyskäytävän ohjaimet ja liittimet: Uusi oma tietolähde saattaa edellyttää uuden ohjaimen tai mukautetun liittimen asentamista kuhunkin yhdyskäytäväklusterin palvelimeen.
  • Uuden Premium-kapasiteetin luominen: Voit ehkä käyttää aiemmin luotua Premium-kapasiteettia. Voi myös olla tilanteita, joissa tarvitaan uutta Premium-kapasiteettia. Näin voi olla esimerkiksi silloin, kun haluat jakaa osastojen kuormituksen tarkoituksella.
  • Power BI -tietovuon määrittäminen: Tietojen valmistelutoiminnot voidaan määrittää kerran Power BI -tietovuossa käyttämällä Power Query Onlinea. Se auttaa välttämään tietojen valmistelutyön replikoimisen moniin Power BI Desktop -tiedostoihin.
  • Organisaation uuden visualisoinnin rekisteröiminen:Organisaation visualisointi voidaan rekisteröidä hallintaportaalissa, jos kyseessä on mukautettu visualisointi, joka ei ole peräisin AppSourcesta.
  • Esitellyn sisällön määrittäminen: Käytettävissä on Vuokraaja-asetus, joka määrittää, kuka voi esitellä sisältöä Power BI -palvelun kotisivulla.
  • Luottamuksellisuustunnisteiden määrittäminen: Kaikki luottamuksellisuustunnisteet on integroitu Microsoft Information Protectioniin.

Käyttöönotto tuotantotyötilassa

Tärkeimmät toimet käyttöönoton aikana tuotantotyötilassa ovat yleensä seuraavat:

  • Muutostenhallinta: Hanki tarvittaessa hyväksyntä käyttöönotolle ja kerro siitä käyttäjille tavanomaisten muutostenhallintakäytäntöjen avulla. Käytössä voi olla hyväksytty muutostenhallintaikkuna, jonka aikana käyttöönotot sallitaan tuotannossa. Yleensä sitä sovelletaan IT-hallittuun sisältöön ja paljon harvemmin itsepalvelusisältöön.
  • Palautussuunnitelma: Siirron yhteydessä on oletuksena, että uutta ratkaisua ollaan siirtämässä ensimmäistä kertaa. Jos sisältöä on jo olemassa, kannattaa laatia suunnitelma edellisen version palauttamiseksi tarvittaessa. Power BI Desktop -tiedostojen aiemmat versiot (SharePoint- tai OneDrive-versioinnin avulla) toimivat hyvin tässä tarkoituksessa.
  • Yhteysmerkkijonot ja parametrit: Säädä tietojoukon yhteysmerkkijonoja, jos testauksen ja tuotannon tietolähteet poikkeavat toisistaan. Parametrisointia voidaan käyttää tehokkaasti tähän tarkoitukseen.
  • Tietojen päivittäminen:Ajoita tietojoukon päivitys tuotujen tietojoukkojen osalta.
  • Työtilan sisältö: Julkaise tietojoukkoja ja raportteja tuotantotyötilaan sekä luo koontinäyttöjä. Käyttöönottojaksot voivat sujuvoittaa käyttöönottoa kehitys-, testaus- ja tuotantotyötiloissa, jos sisältö on julkaistu Premium-kapasiteetin työtiloihin.
  • Sovellus: Jos sovellukset ovat osa sisällön jakelustrategiaa, julkaise sovellus käyttämällä tuotantotyötilan sisältöä.
  • Suojaus: Päivitä ja vahvista työtilarooleja sisällön jakelustrategian ja yhteistyöstrategian perusteella.
  • Tietojoukon asetukset: Päivitä ja vahvista kunkin tietojoukon asetukset, mukaan lukien seuraavat:
  • Raportin ja koontinäytön asetukset: Päivitä ja vahvista kunkin raportin ja koontinäytön asetukset. Tärkeimpiä asetuksia ovat seuraavat:
  • Tilaukset: Määritä tarvittaessa raportin tilaukset.

Tärkeä

Tässä vaiheessa olet saavuttanut tärkeän virstanpylvään. Voit olla tyytyväinen siirtymän onnistumiseen.

Viestintä käyttäjien kanssa

Ilmoita uudesta ratkaisusta kuluttajille. Kerro, mistä he löytävät sisällön sekä siihen liittyvät ohjeet, usein kysytyt kysymykset ja opetusohjelmat. Voit halutessasi esitellä uuden sisällön lounaan tyyppisessä koulutusistunnossa tai valmistelemalla videoita katsottaviksi.

Muista sisällyttää ohjeet avun pyytämisen ja palautteen antamiseen.

Katsaus menneeseen

Harkitse katsausta menneeseen sen tarkastelemiseksi, mikä sujui siirtymisessä hyvin ja mitä voisi tehdä paremmin seuraavassa siirtymisessä.

Rinnakkainen suorittaminen

Monissa tilanteissa uutta ratkaisua suoritetaan rinnakkain vanhan ratkaisun kanssa ennalta määritetyn ajan verran. Rinnakkain suorittamisen etuja ovat seuraavat:

  • Riskien vähentäminen, erityisesti, jos raportteja pidetään tehtävän kannalta kriittisinä.
  • Antaa käyttäjille aikaa tottua uuteen Power BI -ratkaisuun.
  • Mahdollistaa Power BI:ssä esitettyjen tietojen ristiinviittaukset vanhoihin raportteihin.

Vanhan raportin poistaminen käytöstä

Jossakin vaiheessa Power BI:hin siirretyt raportit tulee poistaa käytöstä vanhassa BI-ympäristössä. Vanhat raportit voidaan poistaa käytöstä seuraavissa tilanteissa:

  • Rinnakkain suoritusta varten määritetty aika, joka on oletettavasti ilmoitettu käyttäjille, on kulunut umpeen. Aika on yleensä 30–90 päivää.
  • Kaikilla vanhan järjestelmän käyttäjillä on pääsy uuteen Power BI -ratkaisuun.
  • Vanhassa raportissa ei enää ole merkittävää toimintaa.
  • Uudessa Power BI -ratkaisussa ei ole ilmennyt ongelmia, jotka voivat vaikuttaa käyttäjien tuottavuuteen.

Valvonta

Power BI:n toimintalokin tapahtumia voidaan käyttää selventämään uuden ratkaisun käyttömalleja (tai suorituslokia Power BI -raporttipalvelimessa käyttöön otetun sisällön yhteydessä). Toimintalokin analysoiminen voi auttaa määrittämään, poikkeaako todellinen käyttö odotuksista. Näin voidaan myös varmistaa, että ratkaisua tuetaan riittävästi.

Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, joihin voidaan vastata tarkastelemalla toimintalokia:

  • Miten usein sisältöä katsellaan?
  • Kuka katselee sisältöä?
  • Katsellaanko sisältöä yleensä sovelluksen vai työtilan kautta?
  • Käyttävätkö useimmat käyttäjät selainta vai mobiilisovellusta?
  • Onko tilauksia käytössä?
  • Luovatko käyttäjät uusia raportteja tämän ratkaisun pohjalta?
  • Päivitetäänkö sisältöä usein?
  • Miten suojaus on määritetty?
  • Ilmeneekö säännöllisesti ongelmia, kuten epäonnistuneita tietojen päivityksiä?
  • Onko järjestelmässä toimintaa (esimerkiksi merkittäviä vientimääriä tai lukuisia yksittäisen raportin jakoja), joka voi edellyttää lisäkoulutusta?

Tärkeä

Varmista, että joku tarkistaa toimintalokin säännöllisesti. Pelkästään historiatietojen tallennuksella on merkitystä valvonnan ja vaatimustenmukaisuuden kannalta. Todellinen arvo kuitenkin syntyy, kun voidaan ryhtyä ennakoiviin toimiin.

Ratkaisun tukeminen

Vaikka siirto on valmis, sen jälkeinen aika on elintärkeä ongelmien ja suorituskykyyn liittyvien huolenaiheiden ratkaisemisen kannalta. Ajan mittaan siirrettyyn ratkaisuun tehdään todennäköisesti muutoksia, kun liiketoiminnan tarpeet kehittyvät.

Tuki toteutetaan yleensä hieman eri tavoin sen mukaan, miten omatoimista BI:tä hallitaan koko organisaatiossa. Liiketoimintayksiköiden Power BI -osaajat toimivat usein epävirallisesti ensi käden tukena. Vaikka rooli on epävirallinen, se on todella tärkeä, ja siihen tulisi kannustaa.

Virallinen tukiprosessi, josta huolehtii IT-henkilöstö tukipalvelupyyntöjen kautta, on myös keskeinen käsiteltäessä järjestelmän rutiiniluonteisia pyyntöjä ja eskalointia.

Huomautus

Erilaiset sisäisen ja ulkoisen tuen tyypit on kuvattu käyttöönottosuunnitelman Power BI.

Käytössä voi olla myös Center of Excellence (COE), joka toimii sisäisten konsulttien tavoin tukien, kouluttaen ja hallinnoiden Power BI:tä organisaatiossa. COE voi vastata hyödyllisen Power BI -sisällön käytöstä sisäisessä portaalissa.

Lopuksi sisällön kuluttajille on oltava selvää, keneen tulee ottaa yhteyttä sisältöä koskevissa kysymyksissä, ja heidän tulee tuntea palautteen antamiseen tai parannusehdotuksiin käytettävä mekanismi.

Lisätietoja käyttäjätuesta ja ongelmien ratkaisemisesta on artikkelissa Power BI käyttöönottosuunnitelma: Käyttäjien tuki.

Seuraavat vaiheet

Tämän sarjan viimeisessä artikkelissa opitaan asiakkailta siirryttäessä Power BI:hin.

Muita hyödyllisiä resursseja:

Kokeneet Power BI -kumppanit voivat auttaa organisaatiotasi toteuttamaan siirtymisen onnistuneesti. Jos haluat ryhtyä yhteistyöhön Power BI -kumppanin kanssa, siirry Power BI -kumppaniportaaliin.