Esimerkki: kulujen raportointi

Seuraava esimerkki osoittaa, miten tavanomaisessa paperiin perustuvassa organisaation kulujen hyväksynnässä on monia osastoja ja työntekijöitä koskevia tehottomuuksia.

Tiimin jäsenet selittävät, mitä haittapuolia nykyisessä paperiin perustuvassa prosessissa on

Niin kuin esimerkki osoittaa, kullakin työntekijällä on omat ongelmansa, mutta yhteinen ongelma on se, että kulujen hyväksyntäprosessi on paperipohjainen, mikä on Leen, Shawnan ja Rebeccan kannalta hankalaa, kun luovat raporttejaan. Tiimin lähettämät raportit puolestaan ylityöllistävät Nickin. Abhayn on sitten kirjattava ja vietävä kaikki tiedot Exceliin viikoittaista budjettiraporttia varten kirjanpitojärjestelmään tehtävien kirjausten lisäksi. Charlottelta kuluu aikaa siihen, että saa selville, miten paljon Lee, Shawna ja Rebecca ovat kuluttaneet.

Tämä on Microsoft Power Platformin kannalta ihanteellinen ongelma ratkaistavaksi, sillä paperilomakkeet voidaan toisintaa Power Apps -näyttöinä, hyväksyntä voidaan määrittää Power Automatessa ja tiedot voidaan analysoida Power BI:ssa. Tätä esimerkkiä käytetään koko artikkelisarjassa.

Tiimi on päättänyt ratkaista seuraavan liiketoimintaan liittyvän ongelman:

Kuluraportointi: luo prosessi, joka on työntekijöiden ja talousosaston kannalta tehokas, nopeuttaa budjettiseurantaa ja vähentää riskejä tilintarkastuksissa.

Toiminnan muuttaminen digitaaliseksi tuntuu itsestään selvältä. Valvontatiimien tekemän pikaisen laskelman mukaan viikoittain käsitellään noin 150 kuluraporttia, ja työntekijän vakiokustannushintana on 90 $/tunti. Jos jokaisen raportin elinkaaren aikana voidaan säästää tunti, 500 000 $ säästöt saadaan pelkästään aikasäästöinä. Näistä säästöisä on vähennettävä käyttöoikeuskustannukset ja sovelluksen kehitysaika, mutta talousjohtaja on todennut, että budjettinäkyvyyden parantaminen ja raportoinnin vaatimustenmukaisuus ovat kannattavia investointeja.

Power Apps -projektin suunnitteluvaiheen aikana palataan jatkuvasti tähän esimerkkiin.