Power BI -raportin luominen projektien analysointiin

Huomautus

Tämä artikkeli on osa opetusohjelmasarjaa Power Appsin, Power Automaten sekä Power BI ja SharePoint Onlinen käytöstä. Varmista, että luet sarjan esittelyn, jotta saat paremman käsityksen kokonaiskuvasta, sekä aiheeseen liittyvät ladattavat tiedostot.

Tässä tehtävässä luomme Power BI -raportin, joka perustuu kahteen SharePoint-luetteloon. Tuomme luettelotiedot Power BI Desktopiin ja siistimme tietoja hieman. Sen jälkeen teemme perustason tietojen mallinnusta ja luomme joukon visualisointeja, jotka auttavat meitä tutustumaan tietoihin paremmin.

Vihje

Tämän skenaarion latauspaketti sisältää viimeistellyn version raportista project-analysis.pbix.

Nopea Power BI Desktopin yleiskatsaus

Ennen kuin paneudumme raporttien luomiseen, tutustutaan Power BI Desktopiin. Kyseessä on tehokas työkalu, jossa on paljon ominaisuuksia. Tämän vuoksi keskitymme tarkastelemaan alueita, joita käytät tässä tehtävässä. Power BI Desktopissa on kolme pääasiallista työaluetta tai näkymää: Raportti-näkymä, Tiedot-näkymä ja Suhteet-näkymä. Power BI Desktop sisältää myös kyselyeditorin, joka avautuu erilliseen ikkunaan.

Power BI Desktopin vasemmassa reunassa on kolme näkymäkuvaketta, jotka näkyvät seuraavassa näytössä: ylhäältä alaspäin ne ovat Raportti, Tiedot ja Suhteet. Vasemmalla oleva keltainen palkki osoittaa nykyisen näkymän: tässä tapauksessa näytettävänä on Raportti-näkymä. Vaihda näkymää valitsemalla jokin kolmesta kuvakkeesta.

Power BI Desktop katselukertaa

Raportti-näkymässä on viisi pääaluetta:

  1. Valintanauha, joka sisältää raportteihin ja visualisointeihin liittyviä yleisiä tehtäviä.
  2. Raportti-näkymä eli pohja, jossa visualisointeja luodaan ja järjestellään
  3. Alareunassa oleva Sivut-välilehtien alue, josta voit valita tai lisätä uuden raporttisivun.
  4. Visualisoinnit-ruutu, jossa voit muuttaa visualisointeja, mukauttaa värejä tai akseleita, lisätä suodattimia, vetää kenttiä ja paljon muuta.
  5. Kentät-ruutu, jossa kyselyn elementtejä ja suodattimia voi vetää Raportti-näkymään tai Visualisoinnit-ruudun Suodattimet-alueelle.

Power BI Desktop -välilehdet, näkymät ja ruudut

Tiedot-näkymässä on kolme pääaluetta:

  1. Valintanauha, josta alla olevassa kuvassa on valittuna Mallinnus-välilehti. Tällä välilehdellä luodaan laskettuja taulukoita ja sarakkeita ja tehdään muita muutoksia tietomalliin.
  2. Keskimmäinen ruutu, jossa näytetään valitun taulukon tiedot.
  3. Kentät-ruutu, jossa voit määrittää, miten kentät näytetään raporteissa.

Power BI Desktop -tietonäkymä

Emme käytä tässä tehtävässä Suhteet-näkymää, mutta voit tutustua siihen myöhemmin, kun olemme tuoneet luettelotiedot Power BI Desktopiin.

Kyselyeditorissa voit laatia kyselyjä, muuntaa tietoja ja ladata sitten tarkennetun tietomallin Power BI Desktopiin. Kyselyeditorissa on neljä pääaluetta:

  1. Valintanauha, jossa on useita vaihtoehtoja tuotujen tietojen muovaamiseen ja muuntamiseen.
  2. Vasen ruutu, jossa on luettelo kyselyistä ja josta ne valitaan tarkasteltaviksi tai muovattaviksi.
  3. Keskimmäinen ruutu, jossa valitun kyselyn tiedot näytetään ja muokataan.
  4. Kyselyasetukset-ikkuna, jossa on luettelo kyselyn ominaisuuksista ja tietomuunnosvaiheista, jotka on otettu käyttöön.

Power BI Desktop -kyselyeditori

Vaihe 1: Tietojen noutaminen Power BI Desktopiin

Tässä vaiheessa yhdistämme ensin kaksi luetteloa. Sitten siistimme tiedot poistamalla sarakkeita, joita emme tarvitse tietoanalyysiin. Muutamme myös joidenkin jäljelle jäävien sarakkeiden tietotyyppejä, jotta laskutoimitukset toimivat oikein. Lisätietoja tietojen noutamisesta ja siistimisestä Power BI Desktopissa saat ohjatun oppimisen kurssin osasta Tietojen noutaminen.

Yhteyden muodostaminen SharePoint -luetteloihin

  1. Napsauta tai napauta Power BI Desktopin Aloitus-välilehdellä Nouda tiedot ja sitten Lisää…

    Nouda tiedot

  2. Napsauta tai napauta Nouda tiedot -valintaikkunassa SharePoint Online -luettelo ja sitten Muodosta yhteys.

    Yhteyden muodostaminen SharePoint -luetteloon

  3. Anna SharePoint-sivustosi URL-osoite ja napsauta tai napauta OK.

    SharePoint-luettelon URL

  4. Jos näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, varmista, että olet kirjautunut sisään oikeilla tunnistetiedoilla, ja napsauta tai napauta Yhdistä.

    SharePoint-luettelon tunnistetiedot

  5. Valitse Projektin tiedot ja Projektipyynnöt ja napsauta tai napauta sitten Muokkaa.

    Valitse SharePoint-luettelot

    Luettelot näytetään nyt taulukkoina kyselyeditorissa.

    Taulukot kyselyeditorissa

Tarpeettomien sarakkeiden poistaminen taulukoista

  1. Napsauta tai napauta vasemmassa siirtymisruudussa Projektin tiedot.

  2. Valitse keskimmäisessä ruudussa sarake FileSystemObjectType ja napsauta tai napauta Poista sarakkeet.

    Sarakkeiden poistaminen

  3. Poista kaksi Id-sarakkeen jälkeistä saraketta: ServerRedirectedEmbedURL ja ContentTypeId.

    Vihje

    Valitse molemmat sarakkeet käyttämällä vaihtonäppäintä ja napsauta tai napauta sitten Poista sarakkeet.

  4. Poista kaikki sarakkeen PMAssigned oikealla puolella olevat sarakkeet (yhteensä 22 saraketta). Taulukon pitäisi vastata seuraavaa kuvaa:

    Project Details -taulukko kyselyeditorissa

  5. Toista sama prosessi uudelleen, tällä kertaa kohteelle Projektipyynnöt: poista FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId ja kaikki Hyväksytty-sarakkeen oikealla puolella olevat sarakkeet (yhteensä 22 saraketta). Taulukon pitäisi vastata seuraavaa kuvaa:

     Projektipyynnöt-taulukko kyselyeditorissa

Tietotyypin muuttaminen Projektin tiedot -sarakkeissa

  1. Valitse ProjectedDays-sarake, napsauta tai napauta Tietotyyppi: mikä tahansa ja sitten Kokonaisluku.

    Tietotyypin muuttaminen kokonaisluvuksi

  2. Toista edellinen vaihe ActualDays-sarakkeelle.

  3. Valitse ApprovedDate-sarake, napsauta tai napauta Tietotyyppi: mikä tahansa ja sitten Päivämäärä.

     Tietotyypin muuttaminen päivämääräksi

  4. Toista edellinen vaihe ProjectedStartDate- ja ProjectedEndDate-sarakkeille.

Tietotyypin muuttaminen Projektipyynnöt-sarakkeissa

  1. Valitse EstimatedDays-sarake, napsauta tai napauta Tietotyyppi: mikä tahansa ja sitten Kokonaisluku.

  2. Valitse RequestDate-sarake, napsauta tai napauta Tietotyyppi: mikä tahansa ja sitten Päivämäärä.

Ota muutokset käyttöön ja tallenna

  1. Sulje kyselyeditori ja palaa Power BI Desktop -pääikkunaan valitsemalla Aloitus-välilehdestä Sulje ja ota käyttöön.

    Sulje ja ota muutokset käyttöön

  2. Napsauta tai napauta Tiedosto ja sitten Tallenna ja tallenna nimellä project-analysis.pbix.

Vaihe 2: tietomallin parantaminen

SharePoint-luetteloiden tiedot on nyt noudettu Power BI Desktopiin, ja voimme siirtyä tietojen mallinnukseen. Tietojen mallinnus voi olla aikaa vievä prosessi, mutta näytämme lyhyesti muutamia kiinnostavia keinoja, joiden avulla saat luettelotiedoista enemmän irti Power BI Desktopissa:

  • Muuta tapaa, jolla kaksi taulukkoa liittyy toisiinsa
  • Lisää päivämäärätaulukko, jotta voimme tehdä viikonpäiviin perustuvia laskutoimituksia
  • Laske projektin välitavoitteiden väliset aikavälit lisäämällä laskettuja sarakkeita
  • Lisää mittayksiköitä projektin arvioitujen päivien ja toteutuneiden päivien varianssin laskemiseen

Kun nämä vaiheet on suoritettu, voimme luoda visualisointeja, jotka hyödyntävät malliin tehtyjä parannuksia. Lisätietoja tiedon mallintamisesta ja siistimisestä Power BI Desktopissa saat ohjatun oppimisen kurssin osasta Mallintaminen.

Taulukon suhteiden muuttaminen

Kun Power BI Desktop toi luettelot, se loi niiden välille suhteen molempien taulukoiden Id-sarakkeiden perusteella. Suhteen pitäisi olla Projektipyynnöt-taulukon Id-sarakkeen ja Projektin tiedot -taulukon RequestId-sarakkeen välillä. Korjataan ongelma:

  1. Napsauta tai napauta Tietonäkymä-kuvaketta.

    Tietonäkymä

  2. Napsauta tai napauta Mallinnus-välilehdeltä Suhteiden hallinta. Pysymme tässä Tiedot-näkymän välilehdessä kaikkien tiedon mallinnukseen liittyvien vaiheiden ajan.

    Suhteiden hallinta

  3. Varmista, että olemassa oleva suhde on valittuna, napsauta tai napauta Poista ja vahvista valitsemalla uudelleen Poista.

    Poista suhde

  4. Luo erilainen suhde valitsemalla Uusi.

  5. Luo suhde -valintaikkunassa:

    1. Valitse ensimmäisessä taulukossa Project Requests ja Id-sarake.

    2. Valitse toisessa taulukossa Project Details ja RequestId-sarake.

    3. Näytön pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa. Kun olet valmis, napsauta tai napauta OK ja sitten Sulje.

      Luo suhde

Päivämäärätaulukon lisääminen helpottamaan päivämäärään perustuvia laskutoimituksia

  1. Napsauta tai napauta Uusi taulukko.

    Uusi taulukko

  2. Syötä kaavariville seuraava kaava: Dates = CALENDARAUTO().

    Kaavarivi Dates = CALENDARAUTO()

    Kaava luo taulukon nimeltä Dates, jossa on yksi sarake. Taulukko kattaa kaikki toisen taulukon päivämäärät, ja se päivittyy automaattisesti, jos muita päivämääriä lisätään (eli jos tiedot päivitetään).

    Tämä kaava ja muut tässä osassa olevat kaavat käyttävät DAX-kieltä (Data Analysis Expressions, tietojen analysoinnin lausekkeet), joka on Power BI:ssä ja muissa tekniikoissa käytetty kaavakieli. Lisätietoja on ohjeessa DAX:n perusteet Power BI Desktopissa.

  3. Luo Dates-taulukko painamalla Enter.

    Dates-taulukko

Lasketun sarakkeen lisääminen Dates-taulukkoon

  1. Napsauta tai napauta päivämäärätaulukossa Uusi sarake.

    Uusi sarake

  2. Kirjoita kaavariville seuraava kaava: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Tämä kaava määrittää, onko Päivämäärä-sarakkeessa oleva päivä arkipäivä. Jos päivämäärä on arkipäivä, IsWeekDay-sarake saa arvon 1; muussa tapauksessa se saa arvon 0.

  3. Lisää IsWeekDay-sarake Dates-taulukkoon painamalla Enter.

    Lisää IsWeekDay-sarake

Lasketun sarakkeen lisääminen Project Details -taulukkoon

  1. Napsauta tai napauta oikeassa ruudussa Projektin tiedot -taulukkoa ja sitten Uusi sarake.

    Uusi sarake

  2. Kirjoita kaavariville seuraava kaava:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Details'[ApprovedDate],
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
      )
    )
    

    Tämä kaava laskee projektin hyväksymispäivän ja sen arvioidun aloituspäivän erotuksen päivinä. Koska kaava käyttää Dates-taulukon IsWeekDay-saraketta, se laskee vain arkipäivät.

  3. Paina Enter ja lisää ApprovedStartDiff-sarake Projektin tiedot -taulukkoon.

    Lisää ApprovedStartDiff-sarake

Lasketun taulukon lisääminen Projektipyynnöt-taulukkoon

  1. Napsauta tai napauta oikeassa ruudussa Projektipyynnöt-taulukkoa ja sitten Uusi sarake.

    Uusi sarake

  2. Kirjoita kaavariville seuraava kaava:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Requests'[RequestDate],
          NOW()
       )
    )
    

    Tämä kaava laskee projektin pyytämispäivämäärän ja tämän päivän päivämäärän (NOW()) välisen erotuksen. Kuten aiemmin mainittiin, kaava laskee vain arkipäivät. Tätä saraketta käytetään, kun etsitään projektia, joka on odottanut pisimpään.

  3. Lisää RequestDateAge-sarake Projektipyynnöt-taulukkoon painamalla Enter.

    Lisää RequestDateAge-sarake

Lisää mittari Projektin tiedot -taulukkoon

  1. Napsauta tai napauta oikeassa ruudussa Project Details -taulukkoa ja sitten Uusi mittari.

    Uusi mittari

  2. Kirjoita kaavariville seuraava kaava:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    )
    

    Tämä kaava laskee projektin toteutuneiden ja arvioitujen päivien välisen varianssin. Lisäämme tämän mittarina emmekä laskettuna sarakkeena, joten se palauttaa oikeat tulokset riippumatta siitä, miten tiedot on suodatettu tai koostettu raporttiin.

  3. Lisää VarProjectedActual-mittari Project Details -taulukkoon painamalla Enter.

    Lisää VarProjectedActual-mittari

Mittayksikön lisääminen Projektipyynnöt-taulukkoon

  1. Napsauta tai napauta oikeassa ruudussa Project Requests -taulukkoa ja sitten Uusi mittari.

    Uusi mittari

  2. Kirjoita kaavariville seuraava kaava:

    MaxDaysPending = MAXX(
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    )
    

    Tämä kaava etsii aiemmin määritetyn lasketun sarakkeen perusteella projektin, joka on odottanut pisimpään.

  3. Lisää MaxDaysPending-mittari Projektipyynnöt-taulukkoon painamalla Enter.

    Lisää MaxDaysPending-mittari

Vaihe 3: raportin visualisointien luominen

Nyt olemme vaiheessa, joka monelle tulee mieleen tietojen analysoinnista: visualisointien luomisessa. Visualisointi auttaa löytämään tiedoista toistuvia kuvioita. Tässä vaiheessa luomme neljä visualisointia:

  • pylväskaavion, joka näyttää projektin arvioidut päivät ja toteutuneet päivät
  • pylväskaavion, joka näyttää jokaisen projektin varianssin
  • kortin, joka näyttää, mikä projekti on odottanut pisimpään
  • taulukon, joka näyttää projektin hyväksynnän ja arvioidun aloituspäivän välisen ajan.

Kun olemme luoneet raportin visualisoinnit Power BI Desktopissa, julkaisemme tiedot ja raportit Power BI -palveluun, jotta voimme luoda ja jakaa koontinäyttöjä. Lisätietoja raporttien luomisesta Power BI Desktopissa saat ohjatun oppimisen kurssin osasta Visualisoinnit.

Luo pylväskaavio, joka näyttää arvioidun verrattuna toteutuneeseen

  1. Napsauta tai napauta Raportti-näkymän kuvaketta. Pysymme tässä näkymässä loppuajan, jonka vietämme Power BI Desktopissa.

    Raporttinäkymä

  2. Valitse oikealta Visualisoinnit-ruutu ja napsauta tai napauta Klusteroitu pylväskaavio.

    Visualisoinnit – klusteroitu pylväskaavio

  3. Vedä PMAssigned ja Title Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun kohtaan Akseli.

    Akseli Visualisoinnit-ruudussa

  4. Vedä ActualDays ja ProjectedDays Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun kohtaan Arvo.

    Arvo Visualisoinnit-ruudussa

  5. Visualisoinnin pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

    ProjectedDays ja ActualDays sarakkeen PMAssigned mukaan

  6. Vedä Status Kentät-ruudun kohdasta Project Details Visualisoinnit-ruudun Suodattimet-alueelle ja valitse sitten Valmis-valintaruutu.

    Suodata Status-sarakkeen perusteella

    Kaavio suodatetaan näyttämään vain valmiit projektit, koska vertailemme arvioituja päiviä toteutuneisiin päiviin.

  7. Voit siirtyä projektipäälliköiden ja projektien hierarkiassa ylös- ja alaspäin napsauttamalla kaavion vasemmassa yläkulmassa olevia nuolia. Seuraavassa kuvassa näet, miltä projekteihin porautuminen näyttää.

    Poraudu pylväskaavioon

Luo pylväskaavio, joka näyttää varianssin arvioidusta

  1. Napsauta tai napauta pohjaa juuri luomasi visualisoinnin ulkopuolelta.

  2. Valitse oikealta Visualisoinnit-ruutu ja napsauta tai napauta Klusteroitu pylväskaavio.

    Visualisoinnit – klusteroitu pylväskaavio

  3. Vedä PMAssigned ja Title Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun kohtaan Akseli.

    Akseli Visualisoinnit-ruudussa

  4. Vedä VarProjectedActual Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun kohtaan Arvo.

    Arvo Visualisoinnit-ruudussa

  5. Vedä Status Kentät-ruudun kohdasta Project Details Visualisoinnit-ruudun Suodattimet-alueelle ja valitse sitten Valmis-valintaruutu.

    Suodata Status-sarakkeen perusteella

    Visualisoinnin pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

    VarProjectedActual sarakkeen PMAssigned mukaan

    Kaaviosta näkyy selvästi, kuinka paljon enemmän vaihtelua Irvin Sayersin suorittamissa projekteissa on verrattuna Joni Shermanin projekteihin. Näet projektikohtaisen vaihtelun porautumalla syvemmälle. Näet myös, oliko arvioituja päiviä enemmän vai vähemmän kuin toteutuneita päiviä.

    VarProjectedActual sarakkeen Title mukaan

  6. Siirrä luotuja visualisointeja ja muuta niiden kokoa, jotta ne sopivat rinnakkain, ennen kuin luomme lisää visualisointeja.

    Sovita kaaviot rinnakkain

Luo kortti, joka näyttää pisimpään odottaneen projektin

  1. Napsauta tai napauta pohjaa juuri luomasi visualisoinnin ulkopuolelta.

  2. Valitse oikealta Visualisoinnit-ruutu ja napsauta tai napauta Kortti.

    Visualisoinnit – kortti

  3. Vedä MaxDaysPending Kentät-ruudun kohdasta Projektipyynnöt Visualisoinnit-ruudun kohtaan Kentät.

    Kentät Visualisoinnit-ruudussa

  4. Napsauta tai napauta Muotoile (maalitela), ja määritä sitten Reuna-kohdan tilaksi Käytössä.

    Muotoilusivellin – Reuna

  5. Määritä Otsikko-kohdan tilaksi Käytössä ja lisää sitten otsikko ”Päivien enimmäismäärä hyväksynnän odottamiselle”.

    Lisää otsikko

    Visualisoinnin pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

     Päivien enimmäismäärä hyväksynnän odottamiselle

    Kun raportti on julkaistu, käytämme tätä ruutua laukaisemaan hälytyksen, jos odottavan projektin enimmäisarvo saavuttaa tietyn raja-arvon.

Luo taulukko, joka näyttää projektin hyväksynnän ja arvioidun aloituspäivän välisen ajan

  1. Napsauta tai napauta pohjaa juuri luomasi visualisoinnin ulkopuolelta.

  2. Valitse oikealta Visualisoinnit-ruutu ja napsauta tai napauta Taulukko.

    Visualisoinnit – taulukko

  3. VedäPMAssigned, Title ja ApprovedStartDiff Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun kohtaan Arvot.

    Arvot visualisointiruudussa

  4. Vedä ProjectedStartDate Kentät-ruudun kohdasta Projektin tiedot Visualisoinnit-ruudun Suodattimet-alueelle, ja valitse sitten kaikki päivämäärät paitsi (Tyhjä).

    Suodata ProjectedStartDate-sarakkeen perusteella

  5. Muuta taulukon sarakkeiden kokoa siten, että näet kaikki tiedot, ja lajittele laskevasti ApprovedStartDiff-sarakkeen mukaan. Visualisoinnin pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

    Taulukko, jossa on ApprovedStartDiff-arvot

  6. Napsauta tai napauta Arvot-alueen kohdan ApprovedStartDiff alanuolta ja valitse sitten Keskiarvo. Nyt voimme nähdä projektin hyväksynnän ja arvioidun aloituspäivämäärän välisen ajan keskiarvon.

    Laske keskiarvo

  7. Napsauta tai napauta kohdan ApprovedStartDiff alanuolta uudelleen, napsauta tai napauta Ehdollinen muotoilu ja valitse sitten Taustaväriasteikot.

    Ehdollinen muotoilu

  8. Aseta värit pienimmälle ja suurimmalle kentälle alla näkyvällä tavalla ja napsauta tai napauta sitten OK.

    Ehdollisen muotoilun asetukset

    Visualisoinnin pitäisi nyt näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

    Valmis ehdollinen muotoilu

    Kuten näet, Irvin Sayersin projekteilla on tapana alkaa paljon myöhemmin hyväksynnän jälkeen. Määritetyn päällikön lisäksi myös moni muu tekijä voi vaikuttaa asiaan, mutta tätä kannattaa tutkia.

Olemme saapuneet raporttiosion loppuun. Sinulla pitäisi nyt olla valmis raportti, joka perustuu SharePointista tuotuihin tietoihin, jotka on siistitty ja mallinnettu Power BI Desktopissa. Jos kaikki sujui suunnitelmien mukaan, raportin pitäisi näyttää samalta kuin seuraavassa kuvassa.

Valmis raportti

Seuraavat vaiheet

Tämän opetusohjelmasarjan seuraava vaihe on Power BI -projektiraportin julkaiseminen ja koontinäytön luominen.

Katso myös