Prolonger la demi-vie (t 1/2) : gérer votre solution PPM après implémentation

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ». Il explique comment configurer une infrastructure pour configurer un modèle de gouvernance pour votre solution Project De gestion de portefeuille (PPM). Il inclut également un exemple de plan de gouvernance qui peut être utilisé comme point de départ pour configurer votre propre stratégie de gouvernance.

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Mettre fin à la demi-vie (t 1/2) : gouvernance de votre solution PPM, post-implémentation

Introduction

Dans la physique de Latra, la demi-vie (t1/2) est la durée nécessaire pour qu’une quantité tombe à la moitié de sa valeur telle que mesurée au début de la période. (Ref: https://en.wikipedia.org/wiki/Half-life) .

Comment cela s’applique-t-il à votre nouvelle solution Project de gestion de portefeuille (PPM) implémentée récemment ? La raison pour laquelle elle s’applique est que votre solution PPM, implémentée avec succès, est proposée avec une date d’expiration. Si vous ne prenez pas le temps de planifier, de concevoir et d’exécuter un processus de gouvernance autour de la gestion de la solution PPM, vous pouvez être certain que la solution sera remplie de données obsolètes, de modifications de conception, de processus qui ne sont pas synchronisés avec les processus organisationnels réels et que la liste continue. Tout comme une voiture qui ne reçoit jamais de maintenance, votre solution cessera de produire le retour sur investissement attendu. Vos utilisateurs deviendront passifs, et cesseront d’utiliser la solution ou se feront la défense d’une autre solution.

L’objectif de ce document est de discuter d’une infrastructure pour configurer un modèle de gouvernance pour votre solution PPM de gestion. Un exemple de plan de gouvernance est également fourni et peut servir de point de départ pour configurer votre propre stratégie de gouvernance.

The What and the Why

Bien que le mot « gouvernance » puisse avoir des importances différentes pour différentes personnes, un plan de gouvernance est au cœur d’un ensemble de stratégies et de procédures auto-imposées, pour s’assurer que l’application est saine dans tous les domaines et qu’elle donne le meilleur retour sur valeur pour l’investissement effectué sur l’outil.

Pourquoi ces restrictions sont-elles nécessaires , vous le demandez ? Il s’apparente à la maintenance de la maison dans qui vous vous trouvez. Imagine, chaque fois que vous avez besoin d’une correction ou d’un ajout à votre domicile, un autre fournisseur s’affiche et fait le travail différemment de l’ancien. Bientôt, vous pourrez être sûr de vous retrouver avec des fenêtres insérez-vous, des fenêtres à plusieurs conceptions, etc. C’est pourquoi il est logique que les générateurs doivent suivre tous ces codes et instructions lors de la création d’un élément, de normes de composants qu’ils doivent gérer, etc.

De même, une fois votre solution PPM mise en place, plusieurs modifications, améliorations et suppressions de fonctionnalités seront apportées. Sauf si vous définissez une norme sur la « façon dont » ces modifications sont effectuées, vous pouvez être certain qu’une solution est dans un totale pagaie.

Domaines de gouvernance

Lorsque vous envisagez de définir un plan de gouvernance pour votre solution PPM, vous devez tenir compte des domaines que vous souhaitez réellement régir. Il existe de nombreuses hypothèses et modèles pour établir un plan de gouvernance pour les solutions d’entreprise, et vous êtes libre de choisir la meilleure solution adaptée à votre organisation. Dans cet article, nous allons aborder l’un de ces modèles adaptés à la plupart des PPM de mise en œuvre.

Le moyen le plus simple de déterminer les domaines de gouvernance nécessaires consiste à prendre en compte les domaines où des modifications sont susceptibles de se produire, puis à configurer un plan de gouvernance pour gérer ces changements.

Notes

Même pour les éléments qui ne sont pas des « modifications » en soi, et plutôt la maintenance standard (par exemple , ajout de nouveaux utilisateurs, mise à jour des périodes de feuille de temps, etc.), il est important d’enregistrer un ensemble de procédures standard.

En règle générale, il existe quatre domaines clés où des modifications peuvent se produire pour PPM solution.

Quatre domaines clés de modification pour votre solution PPM : Informations, Conception, Infrastructure et Processus.

Gouvernance des informations

Lorsque votre solution PPM est implémentée, il est raisonnable de supposer que vous commencez avec de bonnes données « master » dans la solution. Par exemple, il s’agit notamment des détails de la ressource Enterprise, des calendriers Enterprise, des champs personnalisés associés, etc., essentiellement toutes les données « master » qui vous permettront d’utiliser efficacement votre solution PPM. Toutefois, lorsque vous continuez à utiliser la solution, les personnes changent de service, certains quittent l’organisation, les calendriers doivent être mis à jour avec de nouveaux congés, des périodes de rapports de temps doivent être créées, des périodes fiscales devront peut-être être modifiées et la liste continue. Évidemment, si ces données ne sont pas mises à jour, vos rapports seront imprécis, tout comme votre configuration de sécurité.

La gouvernance des informations prend la responsabilité de maintenir ces données à jour et complètes afin que le reste de votre solution puisse tirer parti de ces données de base.

Gouvernance de la conception

Le deuxième domaine qui doit faire partie de votre plan de gouvernance est la maintenance de la « conception » de PPM déploiement. À mesure que vous continuez d’utiliser la solution, des demandes d’adaptation de la conception de la solution sont à l’étude. Ceux-ci peuvent survenir à partir d’un groupe particulier souhaitant modifier la façon dont ils utilisent l’outil ou souhaitant tirer parti de nouvelles fonctionnalités. Un exemple classique consiste à changer la façon dont les rapports de temps sont effectués. Vous avez peut-être choisi d’aller avec une méthode % Travail achevé, alors qu’avec un nouveau service ajouté, vous devrez peut-être la basculer vers la méthode « heures travaillées par période » dans le but d’intégrer d’autres solutions financières. La question est donc de savoir qui évaluera l’impact de cette modification sur votre solution et comment les modifications seront-elles déployées.

La gouvernance de la conception est le plan de gestion des modifications qui ont une incidence sur votre conception globale de la solution PPM de conception.

Gouvernance des processus

Il est facile de penser à ce domaine de gouvernance dans le cadre de la gouvernance de la conception, car la plupart du temps, le processus et la conception vont de pair. Toutefois, globalement, ce domaine ne couvre pas seulement la conception. Il aborde la gouvernance des processus internes et externes à la solution PPM qui pilotent son efficacité.

Par exemple, prenez un scénario dans lequel votre PMO est censé soumettre un rapport à la direction senior tous les mercredis am. Vous pouvez avoir configuré un processus pour vous assurer que les feuilles de temps sont envoyées tous les vendredis un certain temps, et que tous les responsables de projets mettez à jour et publient leurs plans de projet d’ici le lundi matin, avant que les rapports ne se produisent. À présent, supposons que la direction demande que des rapports soient envoyés le lundi matin au lieu de tous les mercredis. Cela déclenche une modification du processus quant à l’utilisation de la solution PPM plutôt qu’une modification de la conception de la solution PPM elle-même.

Ces types de modifications doivent être régis par un ensemble standard de règles, définies dans le cadre de la gouvernance des processus.

Gouvernance de l’infrastructure

Il s’agit d’une autre zone qui semble facile à siloer, mais qui peut chevaucher les trois autres zones mentionnées ci-dessus. Autrement dit, l’infrastructure qui prend en charge PPM solution doit être maintenue avec l’installation. Voici quelques exemples des éléments clés qui doivent être placés dans ce type de modèle de gouvernance :

  • Installation de Service Packs ou de mises à jour cumulatives.

  • Installation de nouveaux modules ou applications.

  • Mise à niveau de l’infrastructure (ajout de serveurs d’applications, de serveurs Web, etc.) pour résoudre les problèmes de performances.

  • Modifications apportées à l’infrastructure en raison de modifications apportées à d’autres applications dans les organisations (par exemple, virtualisation de tous les serveurs).

D’un côté de l’équation, la décision d’installer quelque chose ou non est purement logique (par exemple, si elle aura un impact négatif sur une solution de production actuelle). L’autre côté de l’équation d’une infrastructure consiste à examiner les modifications de « processus » ou de « conception » qui seront provoquées par l’installation. Dans certains cas, la modification de l’infrastructure peut être le résultat de modifications dans les autres domaines. Comme mentionné précédemment, alors que notre tentative consiste à classer chaque modification dans l’un de ces domaines, il est possible que certaines modifications chevauchent complètement les quatre zones.

Principales questions

Quel que soit le domaine de gouvernance que vous essayez de configurer, vous devez répondre à trois questions clés qui constituent le cœur de votre plan de gouvernance.

  • Comment l’équipe PPM savoir qu’une modification doit se produire (par exemple, quel est le déclencheur de ces modifications ?). Parfois, ces modifications ne sont pas « déclenchées » en soi, mais font partie d’un soin et d’un alimentation réguliers de votre implémentation PPM (par exemple, l’ajout de nouvelles vues pour le Centre Project)

  • Qui approuve ces modifications, non seulement du point de vue du retour sur investissement de l’entreprise, mais aussi du point de vue de la gouvernance ?

  • Qui a-t-il réellement apporté ces modifications ? Pour la plupart de ces modifications, plusieurs équipes sont impliquées. Dans certaines organisations, certaines fonctionnalités de modification sont transférées à un sous-ensemble d’utilisateurs finaux, en fonction des besoins de l’entreprise. Dans ces types de scénarios, il devient encore plus important de définir qui effectuera réellement les modifications.

Équipe de gouvernance

L’une des composantes clés de toute stratégie de gouvernance est l’équipe qui travaille réellement au plan de gouvernance. Bien qu’il existe plusieurs façons de couper les morceaux et de savoir à quoi cette équipe de gouvernance doit ressembler, la seule recommandation que toutes les écoles de réflexion accepteront est de rester simple.

L’une des façons de configurer la structure d’équipe est la suivante :

Propriétaires de la zone de gouvernance Voici les propriétaires de chacun des domaines de gouvernance mentionnés précédemment dans cet article. En règle générale, toutes les demandes de modification qui auront un impact sur la zone désignée pour ces propriétaires de gouvernance deviendront la responsabilité de ces propriétaires. Leur rôle sera d’évaluer, de fournir des recommandations, de configurer la gouvernance autour des nouvelles fonctionnalités, etc.

Comité central de gouvernance (CGC) Ce serait l’équipe de décisionnaires qui peut approuver ou rejeter les recommandations faites par les propriétaires de gouvernance. Le fait de disposer d’un comité central de gouvernance permet non seulement de réduire les risques, mais également d’amener toutes les idées sur une plateforme commune et de les évaluer les unes par rapport aux autres.

Comme mentionné ci-dessus, selon la taille de l’implémentation et les processus actuels qui existent dans une organisation pour d’autres applications, la définition et la structure de ces rôles peuvent être plus petites ou plus grandes. Il est important de mettre en place au moins une structure minimale.

Autres composants clés

Voici quelques-uns des autres composants clés d’une stratégie de gouvernance réussie :

  • Une solution de demande de travail, qui permet aux utilisateurs de demander des modifications, des fonctionnalités et des fonctionnalités. Cela peut être aussi simple qu’une liste SharePoint ou une solution de demande de travail interne actuellement utilisée.

  • Processus de gestion des modifications, qui inclut des révisions de l’équipe de l’administration, de la gouvernance, de la CGC et d’autres fonctions d’entreprise impliquées.

  • Processus d’implémentation des modifications. Il peut s’agit d’une simple progression des changements de développement en solutions de test en solutions de production ou d’une Release Management selon les normes de votre organisation.

Processus

Prenons tous les composants mentionnés ci-dessus dans le cadre de la création d’une stratégie de gouvernance et construisons un processus autour de celui-ci. Voici à quoi cela peut ressembler (peut varier en fonction des besoins de l’organisation).

Diagramme de stratégie de gouvernance montrant comment un utilisateur soumet une demande et est acheminée pour révision et approbation par le biais du comité de gouvernance.

Conclusion

Bien qu’il soit difficile de prévoir et de planifier chaque changement qui peut se produire dans votre solution PPM, il est important d’avoir une stratégie à un rythme flexible et évolutif pour n’importe quel scénario.

Pour vous faire part de vos idées, envisagez les approches de base de base de bon sens suivantes pour créer votre stratégie de gouvernance.

  • Un plan de gouvernance n’a pas besoin d’être un modèle avec un grand nombre de termes et de langages obscurs que personne ne peut utiliser dans la vie quotidienne. Il peut être aussi simple qu’une feuille Excel, avec des réponses rapides aux questions clés (traitées dans les questions clés).

  • N’oubliez pas qu’un plan de gouvernance n’est pas une documentation de votre configuration. Il s’agit d’un « plan » de protection, de maintenance et de modification (si nécessaire) de votre configuration.

  • Un plan de gouvernance doit être facile à implémenter et s’intégrer bien aux processus existants de l’organisation. Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue.

  • Comprendre que la gouvernance de votre solution PPM est un processus en constante évolution. Il est important de ne pas être raccroché avec les détails de l’analyse. Démarrez petit, offrez une valeur, puis resserez-la.

À propos de l’auteur

Praspé Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) est consultant senior Enterprise Project management (EPM) et formateur spécialisé sur les plateformes Microsoft Project, Microsoft Project Server et Microsoft SharePoint. Son objectif principal est de créer et d’activer des solutions d’entreprise pour aider les organisations à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Il dispose également d’une grande expérience dans les projets de pointe de bout en bout dans un large éventail de domaines et de secteurs verticaux, notamment les services it, ERP (SAP), la fabrication, le développement d’applications, les services automobile et créatifs. Il est présentateur régulier de divers événements Project Server, EPM et SharePoint dans tout le pays, et collaborateur régulier des SharePoint et EPM Community.

Pras émission est un blog de blog régulier ( et exécute également un podcast bi-hebdomadaire ( principalement axé sur les solutions Microsoft Project et https://www.prasannaadavi.com) https://www.msprojectpodcast.com) Project Server. Prasmf est consultant senior avec EPMA ( https://www.epmainc.com) .