Instructions pour le tableau de bord

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ». Il décrit certains des défis courants auxquels vous pouvez faire face lorsque vous décidez d’utiliser des tableaux de bord dans votre environnement EPM. Il indique comment la présentation avantageuse d’un tableau de bord d’aspect professionnel pourrait parfois masquer la nécessité pour les utilisateurs de se concentrer sur la qualité des données, notamment les données mises à jour. Il indique comment les données pour tableau de bord devraient faire l’objet d’un processus d’approbation pour leur garantir un niveau élevé de qualité et d’intégrité. Il inclut quelques techniques pour empêcher les personnes de biaiser les données sous leur contrôle et de déformer les informations affichées dans le tableau de bord. Enfin, il présente certaines règles de base dont vous devez tenir compte lors de la création de tableaux de bord pour EPM.

Pour télécharger la version Word de cet article, voir les instructions du tableau de bord.

Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

Instructions pour le tableau de bord

Il n’y a aucun doute à ce sujet. Les tableaux de bord sont à la mode. Qu’il s’agit d’un graphique à barres, d’un histogramme, d’un graphique en secteurs ou d’un affichage d’avertissement de lumière du trafic, les cadres semblent être face à la réponse instantanée d’un tableau de bord.

Site Centre d’SharePoint Server 2010.

Avec de plus en plus de pressions dans notre culture d’entreprise pour obtenir des résultats plus rapides et plus rapides, la demande de tableaux de bord n’est pas susceptible de s’abrévier à tout moment.

L’industrie des logiciels de gestion de projet est un enfant d’affiche pour ce type d’affichage, car les données de gestion de projet sont parfaites pour les tableaux de bord. Lorsque nous allons examiner le type de données requis pour les tableaux de bord, nous allons examiner plusieurs qualités :

  • Est-il regroupé de manière à pouvoir être affiché et compris ?

  • Est-ce opportun ?

  • Existe-t-il un processus d’approbation ou de contrôle des données ?

  • Existe-t-il des données numériques ou d’heure/date qui peuvent vous aider à faire des variations ?

C’est exactement ce que nous trouvons dans les données de gestion de projet à partir d’un système EPM (Enterprise Project Management) tel que Microsoft Project Server.

Il n’est donc pas surprenant que la plupart des systèmes EPM, Project Server, ont certaines fonctionnalités de tableau de bord. Dans le cas de Microsoft, les fonctionnalités sont fournies par SharePoint Server dans le Centre d’aide à la gestion des données. Ce type de système peut examiner SQL données basées sur des données et générer un large éventail d’affichages graphiques. Et, à l’exemple d’une petite personne, il n’y a rien de mieux pour un cadre qu’un nouveau toy. Le souhait de commentaires instantanés des projets par la direction peut être si grave que de nombreux bureaux de gestion Project sont sous pression pour fournir l’affichage avant même que les données sous-jacentes soient prêtes.

« Pouvez-vous faire de nous un tableau de bord EPM ? » J’ai été invité par un cadre supérieur de l’équipe de direction de l’équipe de sécurité lorsque j’ai été dans leurs bureaux pour aider à concevoir leur environnement EPM.

« C’est sûr », j’ai répondu.

« Est-il possible de le faire d’ici le vendredi ? » a demandé à l’exec de m’en surprenait.

« Um, sure », j’ai répondu. « Eh bien, pas ce vendredi. Mais un vendredi dans le futur. »

Il n’a pas été du tout adassé par mon plaisir.

Il ne s’agissait pas d’un gestionnaire nontelligent, mais il sous-tend la pression de cette expérience de personnes pour permettre une prise de décision rapide.

Les tableaux de bord sont si visuels qu’ils sont souvent censés représenter quelque chose qui génère l’affichage. Ainsi, avant d’avoir besoin de savoir comment créer un tableau de bord et avant de passer trop de temps à choisir des palettes de couleurs de la couleur que vos icônes doivent être, passons à travers quelques défis courants dans l’arc du tableau de bord.

Assistant du syndrome d’Oz

Vous souvenez-vous de l’Assistant d’Oz lorsqu’il a finalement retiré l’assistant et trouvé simplement un type normal qui sortait les leviers et tournait les numéros pour générer toute la « magie » ?

Carte de performance Reporting Services affichant l’état du projet.

Les affichages de très bon niveau, pilotés par l’intervention humaine, sont tout le temps affichés dans les tableaux de bord. Une grande partie du travail porte sur la conception et la présentation, notamment des graphismes, des icônes, des couleurs excellentes et même des animations et des effets sonores. Le problème est que personne n’a suivi un chemin d’accès entre les données et le tableau de bord, et le résultat est qu’une personne doit rester au bureau et décider manuellement de l’indicateur à rendre quelle couleur.

Lorsque vous consultez un tableau de bord existant pour la première fois, il est toujours intéressant de demander à voir les données brutes qui ont composé l’affichage. « Qu’est-ce que cela signifie et pouvez-vous me montrer d’où vient cet indicateur ? » est une question clé. Faites un mini-audit de quelques indicateurs, en les suivant vers leurs données de composant.

Le même principe est valable si vous concevez un tableau de bord. Pour chaque indicateur, il doit y avoir une trace vers une source et il est préférable si elle est documentée. Si le tableau de bord est piloté par Bob qui remplit une feuille de calcul avec ce qu’il pense des projets, faites-le vous le dire. Ce sera plus rapide.

Mesurer tout

« Si nous pouvons le mesurer, nous le placerons sur le tableau de bord », semble être le projet de certains concepteurs de tableau de bord.

Carte de performance affichant l’état de plusieurs projets.

Il est facile d’être pris en compte dans la technologie de tableau de bord et il existe une certaine sensation viscéral lorsque vous localisez des données qui semblent mesurables et compréhensibles et que vous en faites un indicateur. Soudainement, au lieu d’une ancienne liste de coûts, vous avez des températures qui se remplissent de rouge ou detachometers qui se transforment en zone rouge ou en flèches de différentes couleurs. Vous ne pensez pas que ce n’est pas une partie de plaisir ? Testez-la pendant une demi-Excel à l’aide de la nouvelle fonctionnalité de mise en forme conditionnelle de Excel 2010 (ou Excel 2013).

Des problèmes se produisent lorsqu’une personne qui est en train de créer un tableau de bord exécutif est tellement prise en compte dans sa capacité à créer un indicateur qu’elle ne s’arrête pas de regarder et de voir si elle doit le faire du tout. Ce n’est pas toujours « comment faire ? » ; parfois, il s’agit du « dois-je faire ? »

Une fois qu’il y a autant d’indicateurs visuels sur la page qu’il ressemble au tableau de bord de l’espace de travail, vous savez que vous aurez besoin d’années de formation comme une équipe ou que vous devrez simplifier la vie.

Voici une règle de base qui doit permettre moins d’affichages : chaque indicateur a besoin d’une action potentielle . chacun d’entre vous. Par exemple, si vous avez un indicateur de lumière du trafic et qu’il est rouge, une action appropriée doit être entreprise par quelqu’un lorsque cela se produit. Il peut s’agit d’un simple « Lorsque cette lumière devient rouge, un responsable de projet doit afficher un rapport détaillé à la tête du PMO ». Quelle que soit l’action, il doit en y avoir une.

Plans semi-préparés

Vous n’aviez pas d’autre chose à faire, surtout si vous ne savez pas quelle moitié était manquante. Sur un tableau de bord, comment savez-vous que vous avez toutes les données ?

Indicateurs d’état pour plusieurs mesures de projet (coût, santé, qualité, ressources et planification).

Prenons un exemple de rapport sur la capacité des ressources. Le feu de trafic de ressources est devenu rouge pour le secteur de l’exploitation (n’est-ce pas toujours ?) La direction souhaite maintenant examiner le problème et, lorsqu’elle recherche les détails, elle voit la réponse évidente. L’indicateur doit être rouge, car le personnel est trop important !

Histogramme montrant les projets comparés à la capacité de l’organisation.

Ce premier histogramme montre le problème. La ligne rouge indique la capacité de l’organisation. Les histogrammes empilés indiquent les exigences combinées projetées en ajoutant ensemble les exigences de tous les projets. S’il s’agit du tableau de bord que nous présentons à la direction, la décision d’accepter beaucoup plus de travail ou de réduire immédiatement nos niveaux de personnel serait évidente.

Ah, mais tenez-vous un instant. Juste avant que le plan de réduction des niveaux de personnel ne soit pris en compte, une personne peut vérifier si tous les projets ont été représentés dans l’affichage Tableau de bord.

Histogramme ajusté montrant l’état du projet avec réduction du personnel prise en compte.

Ce n’était pas le cas.

Certains projets sont apparus dans la légende, mais aucun résultat n’a été affiché dans l’histogramme. Où les résultats ont-ils été obtenus ? Ces projets n’ont peut-être pas encore été publiés. L’étendue complète du projet était peut-être en cours de détermination. Les besoins en ressources n’ont peut-être pas été définis au niveau approprié. Lorsque les données sont révisées, nous pouvons voir dans le deuxième histogramme qu’en fait, il y a désormais plus de travail que de personnes et nous devons envisager d’engager davantage de personnel, d’ajouter une capacité de contrat ou de retarder certains projets à l’avenir ; la décision exactement opposée que nous avons prise en regardant la même vue avec uniquement une partie des données.

Le problème n’est pas la conception du tableau de bord . ni la qualité des données. C’est l’intégralité des données qui constitue le problème. Dans cet exemple évident, nous pouvons voir le problème de notre propre œil, mais imaginez un environnement de projet avec des centaines, voire des milliers de projets ou sous-projets dans le même jeu de données.

Prendre une décision avec une partie seulement des données entraîne souvent une décision inappropriée. Prendre une décision lorsque le décideur ne sait même pas que les données sont incomplètes est, au mieux, leur donner un coup de main.

Nous pouvons résoudre ce problème par un examen des données dans un type de processus d’approbation ou, éventuellement, avec la combinaison d’un processus de validation et d’un indicateur basé sur une base de données qui nous indique que nous ne recherchons qu’une image partielle de notre indicateur.

Meilleure date avant

Si vous êtes comme moi, vous vous rapprochez et prenez le plus proche, mais ne devriez-vous pas vérifier les dates « meilleures avant » ? Alors que nous sommes sur le sujet des données sources qui ont généré cette image sur votre tableau de bord, avez-vous une idée de l’âge des données qui génèrent cet indicateur ?

Il n’est pas rare d’auditer un indicateur de tableau de bord uniquement pour découvrir que les données à l’origine de l’indicateur n’ont pas été mises à jour depuis longtemps. Il s’agit souvent d’un cadre direct qui choisit cette fonction dans une réunion d’avis. Il s’agit du type de personne qui apporte non seulement ses notes de la dernière réunion d’avis, mais aussi des copies de tous les détails qui ont été donnés la dernière fois et leur œil pratique examine les derniers handouts et les nouveaux handouts et compare les données.

Les indicateurs identiques signifient soit que les choses n’ont pas changé (peu probable dans la plupart des environnements de projet) ou que les données n’ont pas été mises à jour (beaucoup plus probables dans un grand nombre d’organisations). Pour les financeurs qui habitent souvent et sont morts à partir des résultats de leur feuille de calcul, ou d’une batterie de feuilles de calcul massive composé de nombreux sous-fichiers, il s’agit d’une erreur courante. Project responsables de projet et ceux qui analysent les données de projet peuvent être moins susceptibles d’être à l’écoute de ces erreurs sans une attention rigoureuse.

Graphique à barres empilées montrant les informations de coût d’un an sur différents services.

Le pire scénario est celui où une partie des données a été mise à jour et est à jour et où certaines données n’ont pas été mises à jour du tout. Par exemple, le plan de avance a peut-être été mis à jour sur la moitié des projets, et les chiffres réels de la dernière période ont été publiés sur ces projets, mais l’autre moitié des projets n’a pas publié de chiffres réels ou n’a pas mis à jour son plan. Si des décisions doivent être prises sur l’affichage tableau de bord ou sur les données résultantes, la façon dont ces données sont à jour doit être affichée quelque part.

Ce type de problème peut également être résolu avec certains contrôles et équilibres de base dans les données qui peuvent ensuite être affichés dans le tableau de bord. Par exemple, un test simple peut garantir que :

  1. Toutes les feuilles de temps ont été collectées pour la période affichée ; et

  2. le nombre total d’heures de feuille de temps collectées est à peu près équivalent au nombre total d’heures affichées.

Collecte de données

Plus l’affichage est bon, moins nous avons de chances de nous demander : « D’où proviennent ces données et quelle est leur fiabilité ? » La netteté compte lorsque nous mettons les données dans un affichage graphique d’aspect professionnel. Pour les personnes qui créent des données à partir d’une base de données, elles peuvent souvent être conservées à une distance d’où elles sont arrivées. Un concepteur graphique trouve quelques champs de recherche utiles et des méthodes pour calculer des indicateurs à partir de ceux-ci et peut facilement ne pas se demander si ces champs sont remplis par le biais d’un processus validé, avec n’importe quel type de supervision, par calcul ou si les données ne sont pas considérées comme « qualité d’entreprise » par les personnes qui l’entrent.

Nous travaillons peut-être sur un projet de développement de logiciels et sur une liste des problèmes logiciels en attente et nouvellement ajoutés, et il existe une liste SharePoint de problèmes créés par le service qa comme un élément de logiciel approche de la date de publication. Ce type de liste peut être un indicateur clé de la préparation du logiciel pour la publication. Toutefois, si de nombreux groupes utilisent la même liste pour les nouvelles idées de fonctionnalités et les demandes d’amélioration, le simple fait de compter la liste des problèmes donne un indicateur inapproprié, car la liste est devenue résordée avec des données utilisées à des fins différentes.

Les données qui vont s’afficher sur un indicateur sur un tableau de bord doivent avoir un processus et une validation de sa qualité.

Est-ce que nous regardons la vue d’ensemble ?

Revenir à ce rapport de feu de signalisation du tableau de bord et examiner à nouveau la ligne it.

Project (coût, santé, qualité, ressources et planification) pour le service informatique.

Imaginons que le secteur de l’économie ait des lumières rouges pour les indicateurs de planification et de coût sur un projet d’une année particulière, car il s’agit du mois de juin et les deux indicateurs sont éteints de plus de 20 % !

Le responsable financier a déjà examiné les résultats détaillés et il est très simple. Les chiffres réels de janvier à juin montrent la légende :

($,000s) Jan Feb Mar Apr Mai Juin
Budget
80
100
120
120
120
120
Réel
100
120
140
140
140
140
Variance
20
20
20
20
20
20
Variation cumulative
20
40
60
80
100
120

Jusqu’à présent, le projet dépasse déjà 120 000 $ de budget et sa valeur est à moitié plus! À ce rythme, indique le directeur financier, le projet sera 18 % plus coûteux que son budget initial de 1,3 million de dollars et peut-être qu’il devra réduire ses pertes et annuler le projet.

Toutefois, si nous y regardons plus en détail, l’image est très différente. La planification prévue et les coûts jusqu’à la fin du projet ressemblent à ceci :

(,000s) Jan Feb Mar Apr Mai Juin Jul Aug Sep Oct Nov Dec Total
Budget
80
100
120
120
120
120
120
120
120
120
100
80
1,320
Réel
100
120
140
140
140
140
120
100
80
40
0
0
1,120
Variance
20
20
20
20
20
20
0
(20)
(40)
(80)
(100)
(80)
(200)
Variation cumulative
20
40
60
80
100
120
120
100
60
(20)
(120)
(200)

Nous pouvons maintenant en savoir plus. Le projet s’exécute plus rapidement que prévu. En fait, il va se terminer à la mi-octobre au lieu de décembre et devrait se terminer 200 000 $ en dessous du budget.

Il s’agit du défi des tableaux de bord simples et de leur interprétation. Le tableau de bord était entièrement précis, mais la raison pour laquelle il était rouge était bonne, pas mauvaise.

Les indicateurs de tableau de bord doivent avertir les cadres qu’une action doit être entreprise et où les rechercher, mais ils doivent également diriger ce même cadre vers les données plus détaillées qui présenteront l’ensemble de l’image.

Gamers galore

Ok, vous avez maintenant plusieurs choses à faire pour vous assurer que vos tableaux de bord n’induire pas en erreur la gestion à des décisions inappropriées, ce qui est une étape considérable. Toutefois, dès que des indicateurs de type tableau de bord seront disponibles, les utilisateurs les utiliseront à leur avantage. Il est parfaitement compréhensible que les utilisateurs s’en vont au processus s’ils le peuvent en faisant fausser les données sous leur contrôle pour qu’elles ne semblent pas mauvaises.

Il n’y a pas d’empêcher les personnes d’essayer de jouer au processus, mais il existe quelques techniques pour éviter les événements de ces joueurs :

Modifier le processus

Vous pouvez rendre le processus difficile à utiliser en le modifiant en tout temps . essayer de garder une longueur d’avance sur ceux qui pensent avoir compris le processus; Tous les membres de l’entreprise du moteur de recherche de l’optimisation du moteur de recherche connaissent celui-ci, mais le défi est la quantité considérable de travail qu’il faut pour continuer à modifier le processus et former tout le monde dans les modifications.

Pas de va-et-vient, stickez simplement

Une autre option consiste à mettre en pratique ces jeux capturés dans le processus. C’est difficile. Les personnes qui mentent totalement sur leurs données doivent avoir des difficultés, mais la suppression de ceux qui recherchent simplement des insérables dans le processus est généralement mauvaise pour le morale.

Vérifications et équilibres

Il s’agit généralement de l’outil le plus puissant pour les joueurs. Si vous avez des données provenant de différentes sources qui doivent être équilibrées par rapport à d’autres données, il devient extrêmement difficile pour une personne de manipuler uniquement les données sous son contrôle et d’aller à l’encontre du processus de tableau de bord en sa faveur. Bien entendu, il n’est pas toujours possible de trouver de tels contrôles et équilibres au sein des données. C’est donc toujours une bonne chose.

Certaines règles de base

Ok, récapitulons une partie de ce que nous avons dit. La création de tableaux de bord puissants n’est techniquement pas difficile, mais il existe certaines règles de base que vous pouvez implémenter dans le processus de conception et de gestion de projet de votre tableau de bord pour vous assurer que les décisions qui proviennent de ces tableaux de bord sont appropriées et efficaces.

Voici un résumé de certains concepts de base que nous avons abordés ci-dessus :

Les indicateurs doivent revenir aux données sources

Assurez-vous que les indicateurs ne sont pas seulement les opinions entrées manuellement ou l’enfant d’une personne, mais qu’ils représentent en fait quelque chose dans les données détaillées de votre environnement.

Chaque indicateur a besoin d’une action

Chaque indicateur a besoin d’une action . chacun d’entre vous. Quelle que soit l’action, il doit en y avoir une. Cela permettra probablement également de maintenir le nombre d’indicateurs à un niveau raisonnable.

Les données doivent être complètes ou montrer qu’elles ne sont pas

Assurez-vous que l’affichage montre clairement que les données sont complètes ou incomplètes, de sorte que les décisions inappropriées ne sont pas prises lors de l’analyse d’une image partielle uniquement.

L’affichage doit afficher sa chronologie

S’il est possible que certaines données soient mises à jour et que d’autres données ne soient pas mises à jour, la date d’actualisation des données doit s’afficher sur le tableau de bord de manière à éviter les décisions inappropriées basées sur des données anciennes ou sur une combinaison d’anciennes et de nouvelles données.

Vérifier la qualité des données de manière continue

Un tableau de bord doit passer régulièrement en revue les données qui pilotent les indicateurs et les mises à jour régulières afin d’éviter que les utilisateurs ne jeux le processus de prise de décision. Certaines organisations implémentent un processus d’audit régulier qui examine les indicateurs clés et les traces de leurs résultats vers les données sources, en vérifiant les formules et la qualité des données pour s’assurer qu’elles n’ont pas changé. Vous ne pouvez pas faire cela en tout temps, bien entendu, mais un examen régulier de ce qui rend ces feux de signalisation verts, rouges ou jaunes est une idée saine.

Tableaux de bord satisfaits !

Références

Pour en savoir plus sur la façon de faire des tableaux de bord avec Microsoft Project Server, je vous suggère de lire quelques articles intéressants sur TechNet :

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de Hms, hms Software basé au Canada, un microsoft certified Partner. Il dispose d’un degré d’économie de Mc Galerie University et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est membre de longue date de l’Project Management Institute (PMI) et a contribué à la recherche des chapitres Du groupe d’utilisateurs du Microsoft Project (MPUG) de Contrôle d’ensemble. Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Classement, Heavy Construction News, Computing Canada magazine et PMI’s PMNetwork, et il est régulièrement habitué à Project Times. Il enseigne la gestion avancée Project à l’Université Mc University et parle souvent dans les fonctions d’association de gestion de projet en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps orienté projet TimeControl et est Microsoft Project solution solution depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par courrier électronique à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à EPM par Chris Vandersluis, consultez le site d’aide EPM de HMS ( https://www.epmguidance.com/?page_id=39) .