Assistance GPS pour un déploiement EPM

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ». Il décrit comment effectuer une « feuille de route » Enterprise Project déploiement de la gestion des données lorsque vous prévoyez d’implémenter EPM. Il décrit les facteurs uniques à prendre en compte lors de la planification de votre itinéraire de déploiement.

Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

G.P.S. Assistance dans la feuille de route d’un déploiement EPM

Dans ma dernière colonne, j’ai parlé de l’utilisation d’une approche par phases pour effectuer vos plans de déploiement de la solution EPM (Enterprise Project Management) de Microsoft. Aujourd’hui, nous allons aborder la mise en place d’une feuille de route de déploiement EPM dans le cadre de votre plan de projet.

Si vous avez été sur Microsoft Live Cartes vous savez que les itinéraires nécessitent deux choses : une destination et un point d’origine. Lorsque nous appliquons cette analogique à un déploiement EPM, nous devons penser en termes similaires :

  1. Point d’origine défini dans les termes de technologie, de processus et de personnel

  2. Destination définie en termes d’entreprise et hiérarchisé

Nous pouvons également définir des « stations de manière » ou des arrêts intermédiaires où vous pouvez regrouper, prendre des photos, profiter de la maison pendant un certain temps et recharger vos fournitures pour la prochaine étape du voyage.

Lors de la prise d’une feuille de route ou d’un itinéraire, il est courant d’avoir deux échelles. Nous tenez la prochaine étape du voyage en détail, jusqu’à un itinéraire détaillé. Toutefois, nous pouvons également conserver une carte de niveau supérieur de l’intégralité du voyage en moins de détails pour conserver notre étape actuelle dans le contexte de l’intégralité du voyage. En termes de gestion de projet, nous appelons cette « planification de vague de déploiement ».

« Directions »

Lors de la mise en place d’une feuille de route de déploiement EPM, nous commençons toujours par la vision ou l’intention de l’endroit où l’entreprise se dirige dans ses efforts EPM. Cela nous donne la destination dont nous avons besoin pour prendre des instructions comme le ferait Microsoft Live Cartes.

Carte montrant l’itinéraire entre Seattle et Seattle.

Si nous demandons simplement : « Que voulez-vous ? » La réponse est presque inévitable en termes de solution. Les personnes sont susceptibles de dire « J’ai besoin d’un rapport qui ressemble à ceci » ou « Notre entreprise a besoin d’une analyse de portefeuille ».

Pour ceux d’entre nous dans l’entreprise de solutions, nous savons que ces types de notes de conception sont très risqués. Nous formons nos consultants pour qu’ils écoutent les clients qui décrivent leur problème comme solution. « Il s’agit d’une solution à un problème, nous allons dire, pas le problème. Définissons le problème. »

Nous avons donc tendance à ne pas demander « Que voulez-vous ? » Au lieu de cela, les questions qui peuvent être utiles lors d’une vision peuvent être les suivantes :

« Quelle décision d’entreprise ne pouvez-vous pas prendre ou ne pouvez-vous prendre qu’avec une grande difficulté, ce qui serait plus facile suite à ce déploiement EPM ? »

Ou :

« Quel aspect de l’organisation pensez-vous pouvoir améliorer soit par une augmentation du débit, soit par une diminution de l’effort par le biais de ce déploiement EPM ? »

À présent, de qui devons-nous nous poser ces questions ? Pourquoi, les personnes qui prennent ces décisions, bien entendu ! Si vous avez déjà eu un mini-van rempli d’enfants et que vous leur avez demandé où vous devez aller en tant que destination, vous savez que vous recevrez 50 réponses.

Par le même jeton, nous devons nous assurer que les décideurs de l’organisation sont un élément clé de ce processus ou que nous risqués de choisir une direction que le « pilote » n’est pas prêt à suivre. Il existe un avantage supplémentaire à faire entrer la direction dans le processus de feuille de route EPM pour le moment. En plus d’être un participant essentiel au choix de l’orientation du déploiement EPM, ils peuvent également se faire une idée de l’ampleur du projet. L’un des défis les plus courants et les plus difficiles pour un déploiement EPM réussi est la prise en charge de la gestion à long terme. Certains cadres supérieurs n’ont pas pris en compte l’évolution possible des pratiques et procédures existantes, ni la perturbation, même temporaire, de cette situation. Ils peuvent également ne pas avoir une idée de l’effort qu’un projet de changement de culture tel qu’EPM peut être.

Au cours de notre travail avec la direction, ainsi que la gestion de projet et éventuellement le personnel de ligne, nous essayons de connecter les décisions d’entreprise ou l’efficacité de l’entreprise avec les processus et la technologie. Existe-t-il un processus qui doit être créé pour répondre à cette exigence ? Qu’est-ce qu’il faudrait faire ? Existe-t-il une fonction système qui existe ou qui doit être créée pour prendre cette décision commerciale ? De quoi aurait-il besoin pour fournir ?

L’analyse des systèmes de base est essentielle dans cette phase. Nous partons de la « sortie » de la décision d’entreprise et revenir aux éléments de données requis pour prendre ces décisions. Dans certains cas, nous trouvons que les données de base n’y sont simplement pas et que cet élément de la feuille de route est marqué comme « risque élevé ». Après tout, nous devons maintenant inclure la collecte de données dans un nouveau format ou une nouvelle structure pour capturer ces nouveaux éléments de données avant même de pouvoir penser à offrir un meilleur processus d’entreprise, ce qui peut être un ordre élevé dans certains cas.

Nous avons encore une chose à faire avant de fermer le processus de destination et de hiérériser les différents éléments de la vision finale. Il est très courant de penser au début du processus de feuille de route que les priorités vont dans un sens, mais qu’à mesure que vous les enregistrez, elles vont très différemment. Il est intéressant de noter qu’au moment où tout le monde s’est mis d’accord sur les objectifs inclus dans notre destination, il existe un consensus remarquable sur les principales priorités.

La prochaine chose dont nous avons besoin pour obtenir des instructions est un point d’origine que nous gérons par le biais d’un inventaire de l’endroit où l’organisation se trouve maintenant par rapport aux objectifs que nous avons choisis.

Carte montrant l’itinéraire entre Seattle et Seattle.

Nous allons examiner le personnel existant. Sont-ils formés à la gestion de projet pour leurs rôles particuliers ? Avons-nous suffisamment de personnel pour atteindre les objectifs qui ont été fixés ? N’oubliez pas que nous devons examiner plusieurs mesures ici, car différentes personnes auront un rôle différent dans le processus de gestion de projet d’entreprise. Il n’est pas logique de former chaque employé en tant que programmeur de projet s’il n’est jamais responsable de la création de planifications. Par défaut, nous pensons à quatre rôles : administrateur, Project manager, ressource individuelle et cadre. Si des feuilles de temps sont impliquées, nous pensons également que les superviseurs sont le cinquième rôle. Bien entendu, en fonction de la destination que nous avons définie dans notre processus de planification d’origine, les rôles peuvent être très différents. Cela modifie le processus d’inventaire des compétences de manière considérable, c’est pourquoi nous commençons toujours par définir la destination avant de réfléchir au point d’origine.

Nous allons également examiner le processus existant. Existe-t-il un processus de gestion de projet déclaré ou documenté ? Comment est-il maintenu ? Qui est en charge ? S’il existe une Project de gestion Office est déjà établie, une grande partie de cet effort est axée sur celui-ci. Après tout, la création de procédures ne sert à rien si des procédures et des processus existants sont déjà efficaces. Nous pouvons inventorier les processus existants qui se trouve à la fois à l’intérieur du processus de gestion de projet actuel et à l’extérieur, selon les objectifs finaux de l’environnement EPM.

Par exemple, nous avons peut-être décidé que la gestion des contrats va être un élément significatif de notre nouvel environnement EPM, et que cela n’a jamais fait partie des processus de gestion de projet au sein de cette organisation. Toutefois, si nous regardons un peu plus loin, nous pouvons découvrir que l’organisation dispose d’un ensemble solide de contrôles pour la gestion des documents et des flux de travail existants qui déplacent déjà des documents, SharePoint. Il s’agit d’un processus idéal que nous adopterons et, si nécessaire, de nous ajuster pour nous assurer que cet aspect du nouvel environnement de gestion de projets d’entreprise sera plus efficace. Cela présente un avantage à trois bords. Tout d’abord, nous n’avons pas besoin de nous consacrer à la création d’un processus. Deuxièmement, nous savons que le personnel a déjà les compétences et les habitudes nécessaires pour utiliser le processus de cette façon, ce qui signifie qu’aucun effort de formation ou aucun effort n’est fait pour que le personnel se conforme. Enfin, nous n’avons pas la situation difficile d’essayer de créer un processus distinct qui pourrait être en conflit avec un processus existant de gestion des documents, comme les contrats.

Nous savons que l’un de nos principaux défis sera la conformité. Pas de création du système, mais d’obtention de tout le monde pour l’utiliser et l’utiliser de manière cohérente. Plus nous pouvons adopter des habitudes, des pratiques et des procédures existantes incorporées dans l’organisation, plus la conformité devient facile.

Enfin, vous avez besoin d’un inventaire de la plateforme technologique. Étant donné que la solution Microsoft EPM repose sur une plateforme de technologie, il est probable qu’elle trouve une partie de cette technologie déjà en place, mais il est également possible que l’organisation devra mettre à niveau une partie de sa plateforme pour que la solution que vous concevez fonctionne. SharePoint et SQL Server sont des éléments évidents du déploiement de Microsoft Office Project Server, mais vous devrez peut-être également vérifier la compatibilité du navigateur (tout le monde utilise-t-il la dernière version d’Internet Explorer ?), l’état de sécurité (le système sera-t-il orienté vers l’extérieur ?), la version de SQL Server déployée (les services OLAP ou les SQL Server Reporting Services sont-ils déjà utilisés ?). Vous devrez peut-être également prendre en compte d’autres systèmes avec lesquels vous devrez vous interfacer ou intégrer. Comment accéderez-vous à ces systèmes en production ?

La taille du système planifié peut également nécessiter une recherche sur le matériel, le réseau et d’autres éléments d’infrastructure pour s’assurer que le système aura la structure dont il a besoin lorsqu’il arrive.

Comme pour n’importe quel système d’entreprise, vous devez planifier une zone de production et une zone de transit afin que les mises à jour et améliorations soient créées dans l’atelier plutôt que sur le système réel au fil du temps. Vous pouvez également avoir à effectuer des plans pour une phase pilote ou une phase de preuve de concept ; je vais en parler davantage dans ma prochaine colonne.

« Recalcul de l’itinéraire »

Lorsque les G.P.S. une unité dans ma voiture découvre que j’ai manqué un tour, une voix très agréable indique « Recalcul de l’itinéraire ». Quelques instants plus tard, la ligne dans ma carte change et j’ai de nouveaux itinéraires. Dans un déploiement EPM, nous devons être prêts pour une déviation ou un tour bloqué pour les réparations. Nous avons peut-être manqué cette sortie d’accès libre. Comment faire avec la réapliquement ? Vous devez vous poser deux questions lorsque vous allez hors cours : Tout d’abord, allez-vous toujours au même endroit ? Deuxièmement, comment y arriver à partir d’ici ? L’un de mes guillemets de gestion de projet préférés à ce sujet provient de Domainedes, qui a dit un jour : « Un plan de plan de plan dure jusqu’au contact avec l’homme. »

Carte montrant l’itinéraire entre Seattle et Redmond.

Dans un déploiement EPM, comment appliquer ce même principe ? Tout d’abord, vous avez besoin d’une mesure pour déterminer si vous n’êtes plus au bon niveau. Si un membre d’équipe a un rendez-vous d’urgence demain et qu’il est absent du bureau pendant quatre heures, devons-nous laisser cette incohérence modifier toutes les tâches en aval, reprogrammer tout le monde de demain à midi jusqu’à la fin du projet, puis envoyer un message électronique à tous avec leurs nouvelles heures d’affectation ?

Absolument pas.

Une différence de quatre heures pour une ressource sur la durée de vie de six mois d’un projet impliquant des dizaines de personnes n’est pas suffisante d’une interruption pour justifier la modification de notre chemin d’accès. Ce que nous devons faire pour démarrer n’importe quel type de projet d’entreprise consiste à définir des seuils de progression acceptable. Le monde de la défense et de la défense trouve récemment un nouveau terme pour ce terme, « Tripwires », ce qui est très descriptif. Nous pouvons établir les critères qui nous indiquent que notre itinéraire doit être recalculé. Il existe plusieurs mesures ou mesures classiques à prendre en compte. Tout d’abord, si le coût d’achèvement prévu varie de plus de X % par rapport au budget d’origine, cela peut constituer une révision du plan de projet. Vous pouvez mesurer le coût en heures de travail ou en argent. L’une ou l’autre est efficace. Si la date de fin prévue varie de plus de X jours par rapport à la date de fin initialement planifiée, cela peut constituer une révision du plan de projet.

Vous pouvez également décider que l’absence de certains jalons clés de plus d’un certain nombre de jours est un tripwire, ou vous pouvez identifier certains risques en cours de réalisation comme un tripwire, ou vous pouvez déterminer qu’un changement de certains membres clés de l’équipe du projet, tels que le sponsor exécutif, est un tripwire. Il est plus important de définir certains critères que de les obtenir exactement. En outre, n’oubliez pas que vous devrez mesurer ces critères tout au long de la durée de vie du projet. Ainsi, si vous choisissez 50 ou 100 mesures différentes, vous risquez de passer plus de temps à mesurer le projet qu’à le faire !

Une fois que vous avez déterminé que vous n’êtes pas sûr, la meilleure façon de revenir sur la bonne voie consiste à effectuer une révision du plan de projet. Nous vous recommandons d’inclure une représentation à la fois du groupe d’origine de la direction qui a contribué à établir notre destination et du groupe au sein de l’équipe de gestion de projet qui a contribué à l’inventaire d’origine. Project Les révisions de plan peuvent s’embêter à attribuer des raisons pour lesquelles le projet est hors piste et pourquoi un certain tripwire a été déclenché. Ces efforts peuvent être extrêmement contreproductifs. Nous vous recommandons de vous concentrer sur les questions suivantes :

  1. Que s'est-il passé ?

  2. Où avons-nous terminé ? Quel est notre point d’origine actuel ?

  3. Sommes-nous toujours engagés sur notre destination d’origine ou y a-t-il une raison intéressante de passer en revue ce processus ou même de refaire le processus de planification ?

  4. Devons-nous réinitialiser l’un de nos jalons ou phases intermédiaires ?

  5. Devons-nous modifier l’une de nos équipes de projet ?

  6. Devons-nous réinitialiser l’une de nos mesures tripwire ?

Les questions que nous avons trouvées moins productives sont les suivantes :

  • De qui est-ce que nous sommes là ? Qui responsable ? Qui’est-ce à dire ?

  • Comment revenir à la bonne voie ; revenir à l’ancienne plan ?

La raison la plus courante de la révision d’un plan de projet est que les priorités de l’organisation changent. Par exemple, les éléments conçus pour être en phase 3 sont exigés à la phase 2. Il s’agit généralement du signe d’une dynamique saine au sein de l’organisation et du fait que les personnes commencent à réfléchir sérieusement aux implications du déploiement du système EPM.

Météo mauvaise

Avant de vous mettre en route sur un long lecteur, vous devez probablement vérifier le canal météo (ou weather.msn.com) pour vous assurer qu’aucun phénomène météo n’affectera votre voyage. Les risques font partie de la vie. N’oubliez pas que s’il n’y avait aucun risque, il n’y aurait pas besoin de responsables de projet ! La planification des risques les plus importants n’est pas un processus complexe. Commencez au début du processus de planification et, lorsque vous regardez chacun des éléments de la destination que vous concevez, demandez au groupe les obstacles auxquels il peut penser pour atteindre cette destination. Dans certains cas, les risques sont importants. Il n’est pas rare qu’une organisation souhaite obtenir un résultat particulier, mais seulement de découvrir que les données brutes requises pour fournir ce résultat n’ont jamais été collectées et qu’il peut y avoir une résistance considérable à la collecte de ces données.

Page MSN affichant les prévisions météorologiques pour Îles.

Dans un exemple, nous avons trouvé une organisation qui souhaitait planifier la capacité des ressources. Cela devait nécessiter une comptabilité complète de l’ensemble de la disponibilité des ressources de tous les membres du personnel du projet et une comptabilité complète de toutes les charges de travail possibles qui pourraient être appliquées à ces employés. Lorsque nous avons demandé si ces deux groupes étaient disponibles, nous avons répondu qu’ils étaient bien disponibles, mais uniquement pour les deux cinquièmes de l’organisation. Lorsque nous avons découvert que les trois-cinquièmes de l’organisation pour qui les données n’étaient pas disponibles n’étaient même pas représentés lors de la réunion de vision, nous avons dit : « Supposons. Les problèmes que vous rencontrez avec la planification de la capacité des ressources se font dans ces trois divisions. » Naturellement, ils l’étaient et nous avons dû identifier l’inscription des responsables de division de ces divisions comme une phase distincte du projet et un risque très élevé.

Lorsque vous travaillez avec la gestion de projet et le personnel en ligne dans le processus d’inventaire, demandez pendant les entretiens les risques que ces personnes peuvent être en mesure d’identifier.

Une fois les risques identifiés, il est important de les organiser. Si vous ne l’avez pas déjà fait, les informations les plus élémentaires seront les plus précieuses. Incluez ce qui suit :

  1. Brève description du risque

  2. La zone ou la phase du projet qu’il peut avoir un impact

  3. Gravité du risque si les critères sont satisfaits

Enfin, l’une des choses les plus importantes que vous pouvez faire est d’ajouter des détails sur la prévention des risques. Le simple fait de penser à un risque est un facteur d’atténuation considérable, mais tant que le déploiement EPM est en cours, la saisie de notes sur la façon dont vous pouvez gérer un risque particulier pendant le projet peut s’avérer très utile. Il est courant que les décisions soient prises dans un contexte historique lorsque les risques sont réalisés. Il peut s’avérer utile d’avoir des notes qui ont été réfléchies lors de l’inséminance des têtes d’eau.

Nous allons piloter la voiture que nous construisons

Voici un conseil sur l’utilisation de votre feuille de route qui peut vous être très payante : utilisez Project Server et la solution Microsoft EPM pour vous aider à mettre au point et à gérer votre plan de feuille de route. Cela semble évident, mais il est assez rare que les organisations le mentionnent ici.

SharePoint site affichant une liste des livrables du projet.

Une fois, un responsable senior m’a dit que son équipe de projet lui avait demandé s’il avait l’idée d’utiliser la solution Microsoft EPM pour déployer la solution Microsoft EPM. « Si nous avons créé des plans à jet pour une vie, nous ne les utiliserions pas pour travailler », ont-ils dit. « Vous êtes en train de vous mettre en avant ? » il a répondu. « Si je parais à piloter un plan à jet pour travailler, je le ferais tous les jours ! »

En fait, l’utilisation de la solution Microsoft EPM pour l’équipe de déploiement EPM est une bonne idée.

L’installation de Project Server et des autres éléments de la solution Microsoft EPM n’est pas un véritable défi technique, et avec le minimum absolu de configuration, vous pouvez être opérationnel avec une petite équipe de déploiement en tant qu’utilisateurs dans un délai de quelques jours. C’est un excellent moyen pour les utilisateurs qui deviendront vos champions de déploiement de se familiariser avec l’utilisation et les avantages du système avant qu’il n’arrive aux bureaux de l’essentiel du personnel.

Ce déploiement ne doit pas être votre environnement de production. Vous allez très certainement le configurer et le personnaliser pour atteindre la vision de la destination d’origine. Vous ne travaillerez presque certainement pas sur des éléments tels que la planification de projets multiples ou la planification de la capacité des ressources ou l’optimisation de portefeuille dans votre itération de déploiement EPM de Project Server, mais vous serez en mesure de fournir un système qui peut offrir des avantages importants. Nous vous recommandons :

  1. Faire une planification des vagues en tant que projet publié.

    Une planification de vague progressive met en évidence la phase actuelle en détail et les phases futures comme plus d’un résumé. Cela permet aux membres de l’équipe de savoir sur quoi ils doivent travailler maintenant et de voir le projet dans un contexte plus large.

  2. Gérez le document de vision dans l Project de travail.

    L Project de travail est un site SharePoint lié au projet qui, par défaut, inclut une zone pour les problèmes, les risques et les documents. Pourquoi ne pas placer tous vos documents de projet ici pour le projet de déploiement EPM et mettre en place le contrôle de version de SharePoint afin de toujours revenir à la version d’origine ?

  3. Placez vos signatures jalons et vos « portails » dans les Project livrables de l’espace de travail.

    Il s’agit d’une liste de tâches simple que vous pouvez lier à des tâches dans Project Server. Il offre une vue très générale du projet et constitue un outil facile à utiliser pour la gestion des seuils afin de déterminer à quel moment vous allez « hors cours ».

  4. Placez la gestion des changements dans l Project de travail en tant que problèmes.

    La gestion des changements est l’un des grands défis des projets technologiques. À mesure que de nouvelles suggestions de modifications au projet apparaissent, faites-les entrer dans la zone Problème en tant que modification potentielle à gérer. En ajoutant quelques champs à cette zone, vous pouvez obtenir une liste des éléments prioritaires et des personnes responsables de ces éléments à tout moment.

  5. Placez les risques du projet dans l Project de travail.

    Outre les documents et les problèmes, la zone de risque de l’espace de travail est l’endroit idéal pour ajouter vos risques et vos plans d’atténuation. En fait, tous les champs de l’écran par défaut sont prêts à être utilisés.

Y sommes-nous ?

« Presque. Nous y arriverons bientôt. »

Un déploiement EPM peut amener une organisation à tant d’endroits différents qu’il n’existe aucun moyen de simplement publier la planification par défaut pour tout le monde. Toutefois, quelques minutes de recherche sur Internet peuvent vous fournir de nombreux exemples possibles pour différentes parties du projet. Si je récapitule l’exercice de feuille de route ci-dessus, il est probable que vous vous retrouvez avec un projet qui présente quelques phases évidentes :

  1. Exercice de feuille de route

  2. Envisager (choisir la destination)

  3. Inventaire des processus existants (identifier le point d’origine)

  4. Inventaire du personnel existant (identifier le point d’origine)

  5. Inventaire de la technologie (identifier le point d’origine)

  6. Déploiement de la solution EPM pour l’équipe EPM

  7. Étape 1

  8. Conception

  9. Configuration, Personnalisation, Documentation

  10. Pilote

  11. Formation

  12. Déploiement

  13. Examen de la phase 1 et ajustement de la phase 2 selon les besoins

  14. Étape 2

  15. Étape 3

  16. Étape 4

  17. Project à la fin

L’application d’un exercice de feuille de route à votre déploiement EPM peut modifier l’expérience de manière à ce qu’elle soit très rapidement gérable. N’oubliez pas de sélectionner votre destination en premier, de déterminer votre point d’origine et de tracer le chemin d’accès entre eux.

Voyagez avec plaisir !

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de Hms, hms Software basé au Canada, un microsoft certified Partner. Il dispose d’un degré d’économie de Mc Galerie University et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est membre de longue date de l’Project Management Institute (PMI) et a contribué à la recherche des chapitres Du groupe d’utilisateurs du Microsoft Project (MPUG) de Contrôle d’ensemble. Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Classement, Heavy Construction News, Computing Canada magazine et PMI’s PMNetwork, et il est régulièrement habitué à Project Times. Il enseigne la gestion avancée Project à l’Université Mc University et parle souvent dans les fonctions d’association de gestion de projet en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps orienté projet TimeControl et est Microsoft Project solution solution depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par courrier électronique à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à EPM par Chris Vandersluis, consultez le site d’aide EPM de HMS ( https://www.epmguidance.com/?page_id=39) .