Y a-t-il un pilote dans l’avion ?

« S’il y a un pilote à bord, est-ce qu’il doit sonner le bouton d’appel ? » est quelque chose que personne ne veut entendre. J’ai lu à nouveau un article d’actualités remarquables à partir d’un véritable incident qui s’est produit en décembre 2013. Une fois que le pilote d’une vol à partir de Des Dossiers a subi une urgence médicale, le co-pilote a effectué une demande pour tous les pilotes à bord. Le capt. Mark Contrôleol, pilote B1 de l’US Air Force, est entré dans la violation. L’appareil, les passagers et les membres d’équipe ont tous été lancés en toute sécurité.

C’est une excellente histoire, mais mon retour à la lecture récente a été déclenché par quelque chose de très différent. Un de nos clients potentiels a appelé récemment et nous a demandé s’il pouvait « piloter » notre logiciel de feuille de temps de projet d’entreprise. Ces types d’appels me font toujours suspendre. Lorsqu’une personne sur un appareil dit « pilote », nous sommes tous très clairs sur ce que cela signifie, mais lorsqu’une personne qui évalue des options logicielles indique « pilote », je ne suis pas si sûr.

Le terme « pilote », dans le monde du logiciel, est souvent mélange avec d’autres méthodes d’évaluation complexes, telles que « preuve de concept ». Examinons ce que signifient ces termes et comment les utiliser au mieux dans votre propre processus d’évaluation d’entreprise.

Preuve de concept

Il s’agit d’un terme qui remonte à de nombreuses années et qui est populaire dans l’ingénierie électrique. Un « embarquement de famille » a été effectué pour voir si le circuit était possible, et non pour commencer à le créer pour la production. Pour preuve de concept, vous pourriez passer plus de temps au laboratoire que vous ne le feriez pour créer le circuit de production, mais le seul dommage que vous pouviez faire était le circuit sur quoi vous travailliez. Il s’agissait d’une méthode peu coûteuse et à faible risque qui prouve qu’un circuit électrique peut fournir un résultat souhaité.

En termes logiciels, une preuve de concept doit être conçue pour prouver quelque chose. Lorsque les clients potentiels m’appellent pour me demander si je peux les aider à fournir une preuve de concept pour la gestion de projet d’entreprise ou le logiciel de feuille de temps d’entreprise, j’ai toujours la même réponse : « Quels concepts voulez-vous prouver ? »

Il s’agit généralement d’un silence et d’une expression confuse.

Si vous souhaitez mener une preuve de concept et que vous n’avez aucune notion de ce que vous essayez de prouver, comment s’en doutez-vous s’il s’agit d’un succès ou d’un échec ? Il n’y a aucun moyen, bien entendu.

Pourquoi, demandez-vous, est-ce que quelqu’un voudrait même faire une preuve de concept alors ? La réponse la plus courante est que le demandeur n’a probablement pas le buy-in nécessaire de la part de la direction pour implémenter le logiciel qu’il recherche et qu’il espérait que s’il était en cours d’exécution juste devant lui, il serait en train de s’aimer avec l’idée et d’accepter qu’il doit être déployé. Dans ce cas, la « preuve » est à la gestion et le « concept » est l’idée entière des logiciels d’entreprise.

S’il était aussi facile de convaincre la direction que les logiciels de feuille de temps et de projet d’entreprise sont adaptés à ces derniers, nous déploierions beaucoup plus de logiciels.

Le problème de cette méthode est que le travail que vous allez être en mesure de déployer cette instance de preuve de concept est extrêmement peu probable d’avoir la même prise en charge que pour le déploiement de production d’un système d’entreprise. Lorsqu’une organisation déploie un système d’entreprise, tel qu’une feuille de temps ou un système de gestion de projet, de nombreux éléments sont nécessaires pour en faire un succès. Tout d’abord, il devra y avoir une entrée de la part de la direction et du personnel en ligne pour tout aspect de l’organisation impliqué dans le déploiement. Vous devrez ensuite avoir le temps de la configuration, de l’aide des services techniques pour établir des liens vers d’autres systèmes d’entreprise, du soutien à la direction, du temps pour la formation et, oui, de l’argent.

Si vous n’avez aucun de ces éléments, quel sera le système que vous pourrez compléter dans votre preuve de concept ? Il s’agit d’une ombre de ce que vous souhaitez au mieux. À l’heure actuelle dans le cloud, vous pouvez probablement accéder à un système entièrement hébergé afin de ne pas vous soucier de l’achat de serveurs et de logiciels, mais le simple fait d’avoir un système installé représente une fraction du travail nécessaire pour effectuer un déploiement de base de votre système de preuve de concept.

Il est facile de comprendre pourquoi une organisation va consacrer beaucoup d’argent et de ressources à la mise en œuvre d’un projet qui peut avoir un impact sur l’ensemble de l’organisation. Il s’agit d’un exercice à haut risque. Nous avons tendance à parler uniquement des avantages des logiciels de gestion de projet d’entreprise, mais il est facile d’imaginer que le même projet qui a été mal passé peut avoir un impact tout aussi négatif. La réduction du risque est donc un problème évident. Mais si le véritable défi consiste à convaincre la gestion des avantages du système, il existe certainement de meilleures façons de le faire. Chez HMS Software, nous nous sommes concentrés sur quelques-unes des techniques suivantes :

  1. Parlez à un client réel déjà existant.

    Nous sommes satisfaits ici de certains excellents clients qui sont en grande partie satisfaits. Lorsqu’un nouveau client potentiel a des préoccupations sur ce qu’il va faire, nous resserrons cette organisation avec un client existant. Dans de nombreux cas, le client existant a été suffisamment généreux pour proposer l’hôte d’une réunion en personne. Dans d’autres cas, ils font des appels entre eux dont nous n’avons délibérément pas fait partie. Nous encourageons le client existant à partager des bonnes actualités et des défis.

  2. Nous allons le prouver.

    Si vous avez vraiment un concept à prouver, laissez-nous vous le prouver. Il existe des raisons légitimes pour lesquelles certains aspects de certaines implémentations doivent être démontrés en premier. Le déploiement aura peut-être des volumes très importants de certains types de données. Nous avons été invités une fois, par exemple, à montrer que notre solution fonctionne avec une charge de projet particulièrement importante. Nous avons été invités à montrer le logiciel qui fonctionne avec certains navigateurs ou avec certaines bases de données, ou la liaison à des versions particulières de certains systèmes externes. S’il s’agit du type de concept qui bloque l’évaluation, les meilleures personnes qui peuvent surmonter ce défi sont les experts techniques.

  3. Vous pouvez avoir une formation à ce niveau.

    Dans le cas où le client potentiel doit absolument afficher le système qui utilise ses données utilisées par son personnel, nous vous aidons à charger les données dans un système hébergé, puis à faire au minimum pour configurer le système comme vous le souhaitez par le client et pour former les personnes qui seront impliquées. Nous préférons vivement être mis dans l’entreprise pour vous aider avec la démonstration elle-même, mais si ce n’est pas possible, nous demandons de passer en revue le script ou la démonstration que les personnes impliquées utiliseront, et de vous aider à l’ajuster ou à former les personnes à la fournir.

Où se trouve un pilote lorsque vous en avez besoin ?

Qu’en est-il du projet pilote ? C’est mieux, n’est-ce pas ? C’est peut-être le cas. Si vous avez été invité à établir un déploiement pilote d’une feuille de temps d’entreprise ou d’un système de gestion de projet d’entreprise, vous devez commencer par déterminer les objectifs. Si les objectifs sont une preuve de concept, vous n’êtes pas du tout dans un programme pilote.

Un projet pilote est un déploiement réel, en production, en direct. Elle implique généralement un sous-ensemble de la base d’utilisateurs totale considérée pour le système évalué, et par conséquent, un programme pilote est susceptible de prendre un certain temps. Bien que les besoins de l’ensemble de la base d’utilisateurs cibles soient pris en compte dès le début, le programme pilote se concentre sur une implémentation réelle pour les utilisateurs pilotes. En fait, ils gèreront leurs projets ou rempliront leurs feuilles de temps avec le nouveau système.

L’implémentation pilote doit également relever les mêmes défis qu’un déploiement de production complet, à l’exception du volume ou de la complexité des données. Les défis les plus courants des projets pilotes que j’ai vus incluent un manque de soutien, un budget insuffisant, du temps et des ressources et, probablement le pire, un manque d’objectifs précis pour savoir comment déterminer si le projet pilote a réussi ou non.

Cela ne veut pas dire qu’un projet pilote est mauvais. L’utilisation d’un pilote peut être très raisonnable et servir à atténuer les risques d’impact sur l’ensemble de l’organisation avec un déploiement incomplet ou mal configuré. Mais la réussite d’un projet pilote prend une certaine réflexion.

Récemment, nous avons commencé à travailler sur un déploiement de taille significative pour une organisation du secteur public. L’objectif de l’exercice est que l’organisation a déjà passé tout le temps qu’elle devrait avoir à effectuer son évaluation. Ils ont fait leur choix de système d’entreprise. Heureusement, c’est le notre. Nous avons travaillé avec leur équipe d’évaluation au cours de l’année dernière pour nous assurer que leurs questions techniques ont été traitées, mais le focus se concentre désormais sur l’impact sur le processus quotidien des membres de cette organisation.

Ils nous ont proposé de travailler sur une période de 6 mois avec un groupe qui, même s’il est sidable, n’est toujours qu’à environ 10 % de l’ensemble du groupe. Il existe un budget adéquat, le pilote a le support de la direction au niveau le plus élevé et nous avons suffisamment de temps pour nous assurer que nous pouvons vous aider avec tout ce que nous ferions normalement dans un déploiement comme celui-ci. Le groupe qui sera placé dans cet environnement de suivi de projet et de feuille de temps travaillera avec lui, en production, dans un futur proche, il ne s’agit donc pas d’un simple test. Il s’agit plutôt de la première phase de déploiement, et non d’un exercice « Essayez et nous allons voir comment cela se passe ». Une fois tous ces facteurs en place, nous nous attendons à un résultat réussi en fin d’année.

Habillage vers le haut

Les projets pilotes et de preuve de concept sont une réalité dans les logiciels d’entreprise, mais si vous en avez un à l’avenir, vous pouvez contribuer à faire en sorte qu’il soit possible de faire pointer certains facteurs de réussite clés vers toutes les personnes impliquées :

  1. Tout d’abord, assurez-vous que vos objectifs sont clairement exprimés.

  2. Ensuite, assurez-vous que la direction comprend ce dont vous avez besoin et vous aidera en termes d’argent, de ressources et de temps pour atteindre ces objectifs.

  3. Enfin, veillez à planifier un projet et à le gérer comme n’importe quel autre projet de votre portefeuille.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de Hms, hms Software basé au Canada, un microsoft certified Partner. Il dispose d’un degré d’économie de Mc Galerie University et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est membre de longue date de l’Project Management Institute (PMI) et a contribué à la recherche des chapitres Du groupe d’utilisateurs du Microsoft Project (MPUG) de Contrôle d’ensemble. Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Classement, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, PMI’s PMNetwork et Project Times. Il enseigne la gestion avancée Project à l’Université Mc University et parle souvent dans les fonctions d’association de gestion de projet en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps orienté projet TimeControl et est un partenaire Microsoft Project solution depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par courrier électronique à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à EPM par Chris Vandersluis, consultez son blog de conseils EPM ( https://www.epmguidance.com/?page_id=39) .