Le téléphone de Batman

Le titre de cet article fait référence à l’utilisation du Batphone par le chef de l’état, chaque fois que la ville de Gotham se trouvait dans un état critique (à partir de la série TV « Candidate » des années 1970).

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ». Il s’agit de l’article fictif « Base » et de la façon dont, lors d’une implémentation EPM, nous pourrions souhaiter avoir accès à un Batphone lorsque nous sommes en difficulté. Il décrit également de nombreuses façons d’éviter les problèmes pendant l’implémentation.

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Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

The Batphone

En 1966, la série Tv d’origine a été diffusée. Elle n’a duré que 120 épisodes, mais elle a modifié une culture d’une manière qui dure jusqu’à ce jour. Dans l’univers de Las et Robin (joué par Adam West et Burt World), il y avait une solution « bat » pour tout. Quel que soit le problème, Il aurait la solution. Les Batmobile, Bat passerelle, Batplane et Batcave avaient tous leur place. Et si vous étiez quelqu’un qui avait besoin d’aide, quelle que soit la difficulté, comment pourriez-vous joindre Less ? Bien entendu, avec le Batphone ! Pick up the Batphone and help would be on the way.

Image d’un batphone rouge (à partir de la série TV « Yézyé ».

Le chef du gouvernement se tournait vers le Batphone lorsque des événements se produisaient, ce qui se produisait bien entendu tous les épisodes. Peu importe la difficulté de la tâche, sélectionnez le Batphone et, dans 22 minutes (plus le temps pour les publicités), la ville de Gotham reprend l’état de la chasse.

Toutes les solutions dans le monde de Genre ont été faites pour ressembler à une souris. Vous avez des détails ? Forme de souris. Utilitaire ? Logos de souris. Hook d’attaque ? Bien entendu, cela ressemble à une souris. À ma grande surprise, en regardant les images du Batphone qu’il recherchait normalement. Un téléphone rouge avec un numéro (vous vous en souvenez ?) Je ne sais pas pourquoi il y a eu une numérotation. Il n’appelait qu’un seul endroit : le Batcave, où l’errég était à la main.

Même si vous pensez aux téléphones avec des numéros de téléphone et aux anciens épisodes de Celui-ci, ce n’est pas vraiment le point de l’article d’aujourd’hui. Cela fait 40 ans que le Batphone a été retiré, mais les utilisateurs appellent tous les jours des consultants EPM en espérant que le Batphone ne fonctionne qu’un seul appel de plus.

Leurs villes sont variées. Certaines sont techniques ; Ils doivent mettre à niveau la version x vers la version y. Certaines sont architecturales ; Ils doivent faire en sorte que leur système EPM interne parle aux utilisateurs du monde extérieur. Certaines sont culturelles ; les utilisateurs refusent d’utiliser le système. Et certaines sont procédurales ; Le processus qu’ils suivent ne semble pas offrir le résultat attendu.

Quelle que soit la difficulté, la demande de la société de conseil est la même : pouvez-vous la résoudre en 22 minutes ?

Il s’agit d’une situation dans laquelle un nombre surprenant d’utilisateurs EPM se trouve dans une situation où ils ont besoin d’aide de toute urgence pour les sortir d’une situation difficile. Il s’agit souvent d’une situation d’urgence et la solution est requise par la direction de la veille. Les personnes qui font ces appels (j’en reçois quelques-unes par semaine) ne sont pas insérables. Ce sont des responsables très intelligents, performants et performants.

Il n’y a pas de Batphone, bien entendu. Je souhaite que ce soit le cas. Je l’utiliserais pour tous les types de défis personnels. Par conséquent, les personnes qui appellent sont rarement satisfaites des réponses qu’elles obtiennent. Nous allons donc prendre quelques instants et parler de la façon dont les personnes se retrouvent dans un endroit si étroit qu’elles ont besoin de prendre le téléphone rouge et comment éviter d’être l’une d’entre elles.

Mise en difficulté

Tout d’abord, nous allons parler de la façon dont les personnes se sont mises en difficulté lors de l’implémentation d’un EPM. Il existe deux causes courantes :

  • Sous-estimer le défi Il s’agit, de loin, de l’erreur la plus courante dans un déploiement EPM. Cela ne veut pas dire que chaque déploiement doit être important et difficile. Ce n’est pas toujours le cas. Mais, peut-être en raison d’un souhait, il est extrêmement courant de sous-estimer ce qu’il faudra pour bénéficier des avantages d’un déploiement EPM. La première erreur de sous-estimation consiste à choisir la cible. Certaines personnes sélectionnent l’installation de l’outil comme un projet réussi. Ce n’est évidemment pas le cas. Certaines personnes sélectionnent la première utilisation de l’outil ou le premier rapport qui sort de l’outil comme cible. Ce n’est pas le cas non plus. La résolution de tous les problèmes que les outils EPM ont été choisis est l’endroit où vous devez cibler. Cela signifie que la culture a changé, que la formation est terminée, que l’utilisation est en production, que les outils fonctionnent, que les données sont présentes. Oui, c’est peut-être une grande chose, mais si vous êtes à un pouce de cet objectif, vous n’avez rien. (Enfin, presque rien, malgré tout.)

  • En faire un projet technique Pour les membres de notre équipe en matière de technologie, nous sommes les plus à l’avant-plan de cette technologie et, en fait, la plupart d’entre nous le savent mieux. Toutefois, il est difficile de penser que la disponibilité de la technologie signifie que le problème est résolu. Tant d’organisations que nous visitons dire une variation de « mais nous avons installé Project Server, pourquoi notre personnel est-il surchargé ? Comme nous l’avons dit depuis un certain temps, le travail de gestion de projet d’entreprise est une combinaison de personnes, de technologies et de processus, ainsi qu’une bonne partie de la gestion des changements. Cela n’arrive pas automatiquement lorsque le DVD du logiciel passe par la porte.

  • Ne pas impliquer la gestion Cela se produit également très souvent. Après tout, les personnes qui comprennent le mieux les avantages d’un système de gestion de projets d’entreprise sont probablement celles qui ont des difficultés à analyser les grandes quantités de données provenant d’un environnement avec de nombreux projets et de nombreuses ressources. Enterprise gestion de projet est plus populaire lorsqu’une organisation tente de rapprocher un ensemble complexe de priorités conflictuelles et une combinaison de compétences et d’expérience. Vous pensez que la gestion serait naturellement impliquée dans un tel projet, mais ce n’est souvent pas le cas. Il est presque impossible de surmonter le défi de faire passer la culture d’entreprise d’une spécificité de projet unique à celle d’un projet d’entreprise sans eux. Toutefois, la gestion est trop souvent contourné en raison d’un risque qu’ils ne soient pas en mesure d’comprendre ce qu’il faudra pour terminer un déploiement EPM.

  • Planifications non réalistes Personne ne souhaite qu’un déploiement EPM prenne beaucoup de temps. Et il est courant d’espérer que le projet peut être réalisé en jours ou en quelques semaines plutôt que dans les mois les plus courants. Il existe également un défi courant qui consiste à ne pas obtenir les ressources d’un projet « interne » tel qu’EPM comme un projet client ou commercial. Pour ces raisons et d’autres, il est courant d’effectuer une planification de projet avec des besoins en ressources qui sont extrêmement insuffisants.

  • Ne pas appliquer la gestion de projet au système de gestion de projet Si vous avez lu ce que j’ai écrit, il est très souvent que vous l’avez déjà vu. Project responsables sont sensibles au syndrome « shoemaker dont les enfants sont des enfants ». Le résultat est l’absence courante d’une location de projet, d’un budget approuvé, d’une planification de suivi, de ressources dédiées et de tous les autres projets communs à tous les autres projets qu’ils gèrent.

Qu’attendaient-ils ?

C’est ainsi que les personnes se retrouvent si souvent dans des problèmes. Les avantages attendus par la direction du déploiement d’un système EPM proviennent généralement directement des défis de l’entreprise. Il s’agit de la promesse de résoudre ces défis qui amènent la direction à approuver les dépenses liées aux logiciels, au matériel, à l’infrastructure et éventuellement aux services. Les défis les plus courants peuvent sembler familiers :

  • Les ressources sont surchargées Il n’est peut-être pas clair sur quoi les ressources sont consacrées, mais il est très courant de trouver que les ressources sont surchargées. Un problème plus complexe consiste à trouver que certaines ressources sont surchargées et d’autres sont sous-chargées, ce qui indique souvent une insématisation entre les compétences et l’expérience disponibles par rapport à celles requises.

  • Les projets critiques ne sont pas terminés en temps voulu Il doit être évident que les projets critiques doivent se terminer lorsqu’ils sont planifiés, mais la vie semble interrompre ces plans. Cela peut être dû à des besoins en ressources conflictuelles, à un trop grand nombre de projets nécessitant trop de compétences ou simplement à une mauvaise hiér donc. Parfois, les organisations pensent qu’il s’agit d’un manque de compétences du responsable de projet, mais dans un environnement matriciel multi-projets, le plus probable est la nature organisationnelle.

  • Les projets ne sont pas terminés dans le budget Ce qui est valable pour la planification peut également s’appliquer aux coûts. Dans les technologies de pointe comme dans de nombreux autres secteurs d’activité, la composante la plus variable du coût d’un projet est la quantité de main-d’œuvre qui lui est appliquée. Prenez beaucoup plus de temps avec les mêmes personnes et vous ajoutez des coûts au projet. Un nombre incroyable de projets blancs restent non suivis. Ils sont planifiés, mais le coût réel par projet n’est pas enregistré.

  • Votre concurrence termine les projets plus rapidement que vous Dans une économie concurrente, le fait d’être premier sur le marché peut faire la différence entre survie et économie. Ainsi, pour de nombreuses organisations, assurez-vous que votre gestion de projet est au moins aussi efficace que vos concurrents est importante.

  • Il n’existe aucune visibilité sur les ressources d’un projet qui passent leur temps ou aucun moyen de savoir combien de temps est consacré à chaque projet Parfois, aucune réponse n’est pire qu’une mauvaise réponse. Si vous êtes cadre supérieur, cela est particulièrement vrai. Si vous savez que les résultats sont mauvais, vous pouvez appliquer vos compétences et les ressources à votre disposition au problème à votre disposition. Si vous savez que quelque chose ne va pas, mais que vous ne pouvez pas savoir quoi, vous êtes insérez. Il n’existe aucun moyen de savoir où essayer de résoudre un problème.

Comment éviter les problèmes ?

Vous ne souhaitez jamais arriver à un point où vous pensez avoir besoin du Batphone. Que pouvez-vous faire avec votre environnement EPM pour vous assurer que vous n’y êtes pas ?

Tout ce que nous avons dit dans la première section est évident :

  • Faire une bonne estimation

  • Ne pensez pas qu’EPM est simplement un projet technique

  • Impliquer la direction depuis le début

  • Effectuer une planification réaliste et lui donner une vérification de réalité en la comparant à d’autres membres de votre secteur d’activité

  • Effectuer une planification de projet et une location de projet, et effectuer toutes les choses que vous faites normalement avec vos autres projets

Que pouvez-vous faire d’autre ?

Tout d’abord, démarrez le projet avec une idée certaine qu’à un moment donné à l’avenir, vous souhaitez utiliser le Batphone. C'est toi. Sachant cela, une chose que vous pouvez faire consiste à budgéter l’aide dont vous n’avez aucun plan actuel. Nous recommandons à nos clients de budgeter 10 % à 20 % du projet pour « exigences non allouées ». « Qu’est-ce que c’est ? » Nous sommes toujours invités. « Vous nous le direz plus tard », nous répondons toujours. Il est courant de ne pas utiliser tout cet argent. Toutefois, il est très courant d’en utiliser une partie. Le fait de disposer d’un expert qualifié déjà alloué et d’un budget pour votre projet fait une différence considérable ultérieurement.

Commencez par vous attendre à ce que le plan et les personnes changent. Mon guillemet de gestion de projet favori est celui de LasSant, qui a dit : « Un plan d’entreprise dure jusqu’au contact avec le chef de l’équipe ». C’est également vrai pour les plans EPM. Étant donné qu’une implémentation est susceptible de durer plusieurs mois, le risque que certains membres du personnel changent dans le plan est considérable. Par exemple, planifiez la redondance.

Les systèmes EPM évoluent. Il est courant ces jours-ci dans une application d’entreprise de réfléchir au « coût total de possession ». Je pense que nous devons inclure le cycle de vie total des applications dans nos plans de projet EPM. Avez-vous réfléchi à la version d’un outil que vous êtes sur le point d’implémenter ? Avez-vous réfléchi aux autres outils dont il dépend ? Qu’en est-il de la mise à jour/mise à niveau régulière de ces outils ? Avez-vous fait des personnalisations ? Qu’en est-il de la formation personnalisée ? Avez-vous réfléchi à la migration de ces éléments vers une nouvelle version pour en déployer une ?

Planifiez également la redondance de vos experts. Si vous avez un consultant unique qui travaille pour vous, que se passe-t-il dans quelques mois lorsque vous passerez à une nouvelle phase de votre implémentation ou que vous introduisez un nouveau membre clé de votre équipe ? Ce consultant sera-t-il disponible ? (Les consultants se déplacent d’un projet à l’autre afin que la réponse soit souvent « non ». Si vous travaillez avec une société de conseil, avez-vous parlé de la façon dont il peut conserver le travail de son personnel pour que d’autres personnes le répliquent, si nécessaire ?

Mettez-le par écrit

L’un des défis les plus courants et les plus faciles à résoudre provient d’une documentation médiocre. Il s’agit de l’élément le plus simple à modifier, mais l’existence d’une telle documentation peut faire la différence entre revenir à une référence écrite et chercher le Batphone. Il ne suffit pas non plus d’écrire un document et de le mettre dans un caisse quelque part. Les documents doivent faire partie d’un enregistrement en cours et votre processus EPM peut les référencer dans le cadre d’un processus de révision régulier. Voici quelques-uns des documents pour un environnement EPM qui, selon moi, sont les plus critiques :

  • Cas d’entreprise Je ne sais pas ce qu’est le cas commercial d’origine qui le rend si peu attrayant, mais il s’agit de la chose la plus courante à perdre de vue et, à bien des égards, c’est le noyau de la raison pour laquelle vous avez un environnement EPM en premier lieu. Le cas de gestion note les avantages organisationnels attendus ; Qu’attend l’organisation du système EPM ? Lorsque nous recevons un appel Batphone, l’une des premières choses que nous demandons est : « Qu’est-ce que le système doit fournir pour vous ? » Nous ne demandons pas simplement à l’administrateur. Nous demandons également à la direction, aux utilisateurs et aux bénéficiaires de l’entreprise. La réponse la plus courante est une réponse différente de chaque partie. En raison de la perte de l’entreprise d’origine.

  • Rôles et responsabilités Dans la dernière version des rôles et des responsabilités, nous nous résoudons souvent par le nom d’un individu et le rôle qu’il joue dans le système EPM n’est pas oublié. La conservation d’un document sur les rôles et les responsabilités vous permettra d’ajuster les paramètres de qui fait quoi dans le processus EPM, car l’organisation passe naturellement par les modifications apportées au personnel ou même à la structure organisationnelle.

  • Guide de processus et flowchart Cela est souvent oublié lorsque nous basons dans des guides procédural. Les utilisateurs sont laissés avec les étapes « Que faire » dans un manuel procédural, mais pas le contexte de la raison pour laquelle ces étapes sont importantes et ce que nous faisons avec le résultat de chaque étape. Un guide de processus et, surtout, un graphique de flux visuel permettra aux futurs responsables de comprendre ce que le système fournit et de faciliter l’adaptation du système à l’avenir.

  • Critères de sélection du système Lorsque vous choisissez votre système EPM et les outils tiers que vous avez sélectionnés en cours de route, faites savoir aux générations futures sur quoi repose votre décision. Nous sommes passés dans les organisations 5, 7, voire 10 ans après le déploiement d’un système et avons vu un système avec plusieurs outils associés et nous avons demandé « Pourquoi faites-vous cela ? Ce serait beaucoup plus facile de faire cela ! » Les raisons de ces décisions sont difficiles à trouver. Dans certains cas, le client a passé des années à faire quelque chose d’extrêmement compliqué qui aurait pu être beaucoup plus facile compte tenu des versions plus récentes des outils existants. Ils ne peuvent pas décider facilement de modifier un outil ou d’utiliser une version plus récente, car ils n’ont plus accès aux raisons pour lesquelles ils ont choisi d’effectuer une tâche il y a quelques années.

Il n’y a vraiment pas de Batphone.

Lorsque je dis cela, j’ai l’impression de dire qu’il n’y a pas vraiment de Petite-Noël Ou De Noël. C’est une mauvaise nouvelle. Mais il n’y a vraiment pas de Batphone. Je suis sûr, cependant, que l’absence de ce téléphone magique n’empêchera pas les personnes de m’appeler demain pour me demander d’arrêter la dernière réplique de Gotham City. Si vous avez des difficultés et que vous avez besoin d’appeler un expert, voici quelques recommandations :

  1. Écoutez les conseils que vous obtenez. Il est tout à fait judicieux de payer un expert pour vous donner des conseils, puis de décider que vous en savez mieux qu’eux. Si vous comptez demander des conseils et que vous avez affaire à un expert, essayez d’écouter et au moins de prendre en compte les conseils. Il n’aurait pas pu s’afficher à plusieurs moments de la part de Ce dernier s’il le faisait à chaque fois, a dit : « Maintenant que vous êtes là, Poste, veuillez faire la même chose que tous mes autres agents de police. »

  2. Il peut le faire dans 22 minutes, mais vous ne le pourz probablement pas. Si vous appelez un expert, laissez-le vous indiquer le temps qu’il faut pour résoudre votre problème. Vous pouvez ne pas le résoudre une fois qu’il a terminé, mais la résolution des problèmes EPM, même techniques, prend rarement quelques minutes. Après tout, Il a dû le faire en 22 minutes, car 8 minutes ont été allouées aux publicités, et elles sont essentielles.

  3. Le chef de l’états n’a jamais indiqué à Ce dernier la solution, mais seulement le problème. Trop souvent, nous recevons un appel d’un administrateur EPM instable qui sait que je dois appliquer un correctif, écrire un rapport et former deux personnes. J’écoute toujours ce problème avec patience, puis je demande au client de décrire le problème tel qu’il vient de me décrire la solution. Avant de prendre le téléphone pour appeler un expert, réfléchissez d’abord au problème que vous souhaitez poser sur sa table.

Conclusion

Vous devez vraiment utiliser le Batphone. Posez des questions. Ne demandez pas seulement un expert en conseil et n’obtenez pas qu’une seule solution possible. Demandez à vos collègues ou à d’autres membres du secteur qui ils connaissent qui peut prendre un appel Batphone et parlez-en à au moins deux d’entre eux. Il s’agit d’une bonne vérification de la réalité pour voir comment un expert ou un autre peut gérer votre problème. N’oubliez pas que Cette équipe a peut-être été incroyable, mais il y a de nombreuses personnes à choisir !

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de Hms, hms Software basé au Canada, un microsoft certified Partner. Il dispose d’un degré d’économie de Mc Galerie University et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est membre de longue date de l’Project Management Institute (PMI) et a contribué à la recherche des chapitres Du groupe d’utilisateurs du Microsoft Project (MPUG) de Contrôle d’ensemble. Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Classement, Heavy Construction News, Computing Canada magazine et PMI’s PMNetwork, et il est régulièrement habitué à Project Times. Il enseigne la gestion avancée Project à l’Université Mc University et parle souvent dans les fonctions d’association de gestion de projet en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps orienté projet TimeControl et est Microsoft Project solution solution depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par courrier électronique à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à EPM par Chris Vandersluis, consultez le site d’aide EPM de HMS ( https://www.epmguidance.com/?page_id=39) .