Les sept péchés capitaux de la planification de projet

Cet article fait partie de notre collection « From the Premier pays ».

Cet article décrit les erreurs courantes qui sont faites dans les planifications de projet et fournit des conseils pratiques. Il fournit des conseils pratiques et des recommandations qui sont pertinents pour n’importe quelle version de Microsoft Project.

Pour plus d’articles, consultez les livres blancs « À partir des sables».

Les sept péchés capitaux de la planification de projet

La planification n’est jamais un composant simple d’un projet . Toutefois, au cours des 20 dernières années, j’ai été plusieurs fois aux mêmes problèmes de base dans chaque organisation pour qui j’ai travaillé ou consulté leurs planifications. Ici, j’offre les sept anniversaires des planifications de projet et vous fournit quelques conseils. J’espér que vous utiliserez ce conseil pour poser les bases d’une gestion de projet réussie lors de l’utilisation de planifications.

Sin #1 : la planification est trop complexe !

Lorsque vous disposez d’une planification avec plus de lignes s’exécutant du nord au sud que de gauche à droite, vous avez un problème. Si les parties prenantes ont besoin de semaines ou de jours pour comprendre votre planification, le modèle est trop complexe. S’il est trop difficile d’expliquer à des cadres ou même à votre équipe, comment pouvez-vous vous attendre à ce que tout le monde en bénéficie ?

Exemple de planification de projet trop complexe.

Comment savoir si votre projet est trop complexe ? Demandez-vous à quel point il est facile de trouver le chemin critique dans votre planification.

Sin #2: Your schedule has too many tasks

Cela contribue plus que tout à la raison pour laquelle les planifications vont de l’avant. Project responsables ont l’impression qu’une planification doit être une liste de contrôle de tous les éléments à faire. Les éléments à faire et les rappels à soi-même n’appartiennent pas à une structure de répartition du travail. Cette approche va complètement à l’échec de l’objectif d’une planification représentant un modèle de votre projet.

Pour illustrer ce point, permettez-moi de partager un exemple. Supposons que vous soyez la personne d’approvisionnement ou le cadreur qui va ingréser une maison en cours de construction. Vous devez savoir quand fournir votre package de package, ou quand vous devez vous présenter avec votre équipe pour commencer à travailler. Cela se produit généralement lorsque la base est terminée.

Vous pouvez créer une planification comme celle-ci :

Project planification montrant les tâches sous-tâches.

Ou voici ce qui se dit :

Project planification montrant les tâches de haut niveau.

Si vous étiez le générateur et le programmeur, quelle approche préférez-vous mettre à jour et maintenir vos chiffres réels ?

Imaginez maintenant que vous avez 30 bâtiments en construction en même temps. Laquelle préférez-vous ?

Cela ne veut pas dire que toutes les autres tâches répertoriées ne sont pas importantes ou que d’autres tâches n’ont pas besoin d’être réalisées. La véritable question ici est de savoir comment le suivre et le gérer. Vous pouvez également simplement lister les tâches détaillées en tant que note de la tâche d’une ligne indiquée ci-dessus.

Voici ma règle générale, que j’ai pris à partir du livre d’Eric Uyttewaal, Forecast Scheduling with Microsoft Project 2010 : La durée minimale est un pour cent de la durée du projet ; le maximum est de 10 % de la durée.

Sin #3 : votre logique réseau est incomplète ou n’est pas dynamique

Une logique réseau incomplète est la première raison pour laquelle les planifications ne sont pas correctement prévues ou évoluent dynamiquement. Il y a trop peu de dépendances pour cela. L’utilisation d’un trop grand nombre de contraintes affecte également particulièrement la nature dynamique d’un réseau correctement disposé. Si vous voyez principalement des contraintes dans la colonne d’indicateur, cela signifie que vous ne savez peut-être pas vraiment ce que vous faites. Project gestionnaires font souvent un point pour masquer cette colonne afin de masquer qu’ils ont de nombreuses contraintes dans leur planification.

Voici un test facile à tester pour vous. Recherchez le chemin critique dans votre planification (si vous ne pouvez pas, vous avez déjà un problème majeur), puis prenez l’une des tâches incomplètes les plus longues tôt dans votre planification et doublez la durée. La date de fin de votre projet change-t-elle ? Si ce n’est pas le cas, vous n’avez pas de planification de travail. Vous ne pourrez pas bénéficier des locataires de base d’une planification dynamique que vous pouvez utiliser pour prévoir des tâches et des périodes, et pour vous en tant que responsable de projet afin de mieux contrôler les résultats.

Sin #4 : votre planification n’est pas programmée

Si vous ne basez pas une planification, il sera difficile, voire impossible, de mesurer la variance. La base permet de capturer votre planification avant de commencer le travail et vous permet d’apprendre des variations lorsque la réalité se définit. Si vous ne pouvez pas la mesurer, vous ne pouvez pas la contrôler.

Sin #5 : votre planification n’est pas mise à jour

La grande majorité des planifications que j’ai vues sont hors de la date. Project gestionnaires abandonnent souvent le planning une fois le projet en cours d’exécution et se retrouvent à lutter contre les incendies lors de l’exécution. La probabilité que cela se produise augmente considérablement si la planification est trop détaillée et nécessite trop de travail pour le maintenir à jour. En fin de compte : si vous ne mettez pas à jour votre planification, vous n’avez plus la possibilité de prévoir les dates futures.

Sin #6: Your schedule has no resource assignments, or they’re over allocated

Souvent, les planifications sont créées sans aucune affectation de ressource. Cela peut donner une bonne image, mais peut également donner la fausse impression que la chronologie est réalisable. Si des ressources sont ajoutées, puis niveées, une chronologie entièrement différente peut apparaître.

Lorsque des ressources sont affectées, le plus souvent lorsque vous regardez « sous le capot » (à l’aide de l’affichage Utilisation des ressources), elles sont beaucoup plus allouées. Si vous démarrez avec des unités fixes pré-présodentes, vous commencerez au mauvais endroit. Prenez le temps d’évaluer si vous avez effectué des affectations réalistes en termes de temps et de travail alloués au sein de la capacité d’une personne.

En outre, il est extrêmement prudent lors de l’utilisation de la fonctionnalité d’leveling automatique des ressources. Il est préférable de l’utiliser en mode manuel. Et l’utilisation d’une solution d’entreprise qui vous donne une visibilité sur les autres charges de travail de projet devrait augmenter votre confiance en la réalisation des tâches.

Sin #7 : vous ne savez pas quels types de tâches sont

Si vous ne comprenez pas le fonctionnement du moteur de planification de projet et le fonctionnement des types de tâches dans l’équation

Unités * de durée = Travail

Vous serez définitivement en train de tirer vos couleurs et de vous sentir insérable par l’outil.

Si vous ne recevez pas le message, je vous recommande de vous faire une bonne ressource et de l’étudier. La planification des prévisions Microsoft Project 2010 est un bon point de départ.

À propos de l’auteur

Avec plus de 25 ans d’expérience en gestion de projet, Kevin Watson, PMP, MCT, MCTS, est un black dans Microsoft Project et Microsoft Project Server. Kevin apporte une combinaison unique de gestion de projet et de serveur de projets sur le terrain, où il est consultant senior chez Microsoft. Contactez-le au kevinw@microsoft.com.