Ajouter du personnel aux réservations

La page Personnel dans Bookings vous permet de créer votre liste de personnel et de gérer les détails des membres du personnel tels que le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail. Vous pouvez également définir des heures de travail pour chaque membre du personnel à partir d’ici.

Avant de commencer

Bien que Bookings soit une fonctionnalité de Microsoft 365, tous les membres de votre personnel ne sont pas tenus d’avoir Microsoft 365 compte. Tous les membres du personnel doivent avoir une adresse de messagerie valide pour recevoir des réservations et planifier des modifications.

Regarder : Ajouter votre personnel à Bookings

Étapes

Notes

Ces étapes ne sont pas encore disponibles dans la nouvelle expérience Bookings.

  1. Go to the Manage staff page and select Add staff

  2. Sélectionnez le bouton Ajouter du personnel.

  3. Lorsque vous ajoutez du personnel au sein de votre organisation, tapez son nom dans le champ Ajouter des personnes et sélectionnez-les lorsqu’ils apparaissent dans le menu déroulant. Les autres champs sont automatiquement remplis.

    Une fois qu’un membre du personnel est ajouté, vous pouvez modifier le nom qui s’affiche sur toutes les communications Bookings en sélectionnant le x en fonction de leur nom et en éditant le champ Ajouter des personnes. Cela peut être utile si vous souhaitez que les membres du personnel affichent un titre ou un nom spécifique pour les clients, par exemple, en répertoriant Adele Vance en tant que « Dr Vance, MD ».

  4. Pour ajouter du personnel en dehors de votre organisation, remplissez manuellement son courrier électronique et d’autres informations.

    Notes

    Les employés extérieurs à votre client ne pourront pas partager d’informations de libre/occupé avec Bookings.

  5. Pour chaque membre du personnel, sélectionnez un rôle : Administrateur, Visionneuse ou Invité.

    • Les administrateurs peuvent modifier tous les paramètres, ajouter et supprimer du personnel, et créer, modifier ou supprimer des réservations.
    • Les visiteurs peuvent voir toutes les réservations dans le calendrier, mais ils ne peuvent pas les modifier ou les supprimer. Ils ont un accès en lecture seule aux paramètres.
    • Les invités peuvent être affectés à des réservations, mais ils ne peuvent pas ouvrir la boîte aux lettres de réservation.
  6. Sélectionnez Avertir tous les membres du personnel par courrier électronique lorsqu’une réservation qui leur est affectée est créée ou modifiée pour activer les e-mails du personnel. Voici un exemple de message électronique :

    Un e-mail de notification de Bookings.

  7. La sélection d’événements Office 365 votre calendrier affecte la disponibilité si vous souhaitez que les informations de disponibilité des calendriers des membres du personnel affectent la disponibilité des services bookings via Bookings.

    Par exemple, si un membre du personnel a une réunion d’équipe ou un rendez-vous personnel prévu pour 15h00 le mercredi, Bookings indique que ce membre du personnel n’est pas disponible pour être réservé dans ce créneau horaire. Cette heure apparaîtra comme occupée ou provisoire dans l’affichage Calendrier Bookings, comme illustré dans l’exemple ci-dessous.

    Affichage d’un calendrier Bookings.

Important

Nous vous recommandons vivement de laisser ce paramètre sur (il est allumé par défaut) pour éviter les doubles réservations et optimiser la disponibilité des membres de votre personnel.

  1. Sélectionnez Utiliser les heures d’ouverture pour définir toutes les heures de réservation pour que les membres de votre personnel soient uniquement pendant les heures d’ouverture que vous avez définies dans la section Heures d’ouverture de la page Informations professionnelles.

    La désélection de cette case permet au personnel de se voir donner des heures personnalisées qui limitent davantage la durée de réservation. Cela est utile dans les scénarios où un membre du personnel peut se trouve uniquement les mardis et mercredis sur le site, ou il dédie ses matins à un type de rendez-vous et ses activités pour d’autres types.

    Notes

    Seuls les 31 premiers membres du personnel que vous ajoutez à la page de votre personnel s’affichent lorsque vous affectez des membres du personnel à un service.

Faire d’un utilisateur Bookings un super utilisateur sans l’ajouter en tant que personnel dans Bookings

Vous pouvez ajouter une personne à votre liste de membres du personnel dans Bookings sans les mettre à la disposition des clients. Une fois que vous en aurez fait un super utilisateur, ils deviendront administrateur de la boîte aux lettres de réservation. Être administrateur d’une boîte aux lettres de réservation est défini comme ayant un accès total et des autorisations d’envoi en tant que pour la boîte aux lettres de réservation.

Notes

Ces étapes fonctionnent uniquement si l’utilisateur ajouté n’est pas déjà affecté à un rôle de visionneuse dans Bookings.

  1. Connecter à Microsoft 365 avec PowerShell.

  2. À l’aide de PowerShell, attribuez un accès total avec les commandes suivantes :

    Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
    
  3. Exécutez ensuite cette commande pour attribuer des autorisations d’envoi en tant que.

    Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Voici un exemple de commande PowerShell pour ajouter Allie Bellew à la boîte aux lettres de réservation de rendez-vous de contoso.

  1. Exécutez d’abord la commande ci-après :

    Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    
  2. Exécutez ensuite la commande ci-après :

    Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Allie Bellew dispose désormais d’un accès administrateur, mais n’apparaît pas en tant que personnel bookable dans Bookings.