Conseils de salle de réunion pour Teams

Cet article est destiné à guider les utilisateurs sur l’optimisation des espaces de réunion avec Salles Microsoft Teams solutions et appareils. Il inclut des informations sur salles Teams les utilisations, les dispositions et les spécifications des appareils et des solutions.

Présentation

Salles Microsoft Teams solutions offrent une flexibilité d’objectif et même une flexibilité de mouvement dans un espace que les salles de réunion traditionnelles ne font pas. Par exemple, avec salles Teams appareils, les utilisateurs peuvent améliorer leur collaboration avec un tableau blanc numérique, et les caméras intelligentes de suivi des personnes s’assurent que chaque participant local peut être vu, où qu’ils se trouvent dans la salle. Tout type d’espace et tout type de réunion peuvent être optimisés avec des appareils salles Teams ou des solutions salles Teams.

Réunions axées sur la présentation

Les réunions et les réunions présentes constituent le premier compartiment, et cette réunion est généralement plus formelle. L’audio-visuel est une priorité et l’accent est mis sur la présentation du contenu. L’appareil est généralement fixe, ce qui permet aux utilisateurs de rester assis tout en interagissant avec l’appareil à partir d’une console centrale de table.

Les espaces de rencontre et de présentation hiérarchisent la présentation et la discussion, ce qui signifie que la disposition et la technologie doivent être optimisées pour le partage de contenu et la co-création à distance. Tout le monde doit être impliqué dans la discussion et être en mesure de voir et d’interagir avec le contenu partagé.

Présentation et présentation des dispositions d’espace : les tables doivent être fixes et situées devant les écrans de salle. Dans les chambres plus petites, les tables peuvent être attachées au mur, mais dans des espaces plus grands, elles doivent être séparées pour prendre en compte les considérations de caméra.

Réunions axées sur la co-création

Les réunions de réunion et de co-création sont généralement moins formelles avec une priorité sur la co-création, l’entrée manuscrite et le tableau blanc. L’accès aux fichiers personnels est également un objectif pour ce compartiment. L’appareil peut être mobile, ce qui encourage les utilisateurs à se lever, à rassembler et à interagir avec l’appareil.

L’espace approprié relie les utilisateurs et la technologie en toute transparence et élimine les frictions pour les utilisateurs les plus novices. Teams appareils sont conçus pour être suffisamment conviviaux pour que les jeunes étudiants ou les nouveaux utilisateurs puissent naviguer correctement, et pour que les enseignants ou les administrateurs contrôlent et personnalisent dès leur première utilisation.

Rencontrez et cocréez des dispositions d’espace : Les tables et l’équipement de co-création peuvent avoir des positions flexibles et doivent accueillir des groupes de personnes travaillant aux tables ou à l’équipement.

Présentation et réunions axées sur la co-création

N’oubliez pas que les deux types de salles peuvent gérer les deux types d’expériences en cas de besoin. Les chambres peuvent également être conçues pour accueillir les deux facilement en ayant la technologie pour chaque utilisation. L’important, c’est que quel que soit l’espace que vous équipez, d’un bureau privé à une salle de conférence, il doit être Teams activé.

Présentation combinée et dispositions d’espace de co-création : Une combinaison de cas d’usage d’autres scénarios de réunion peut être combinée pour former des salles à usages multiples où les réunions axées sur la présentation, ainsi que le travail de co-création, peuvent être réalisées avec une efficacité égale, souvent simultanément.

Optimisation de l’expérience de réunion

Une grande expérience de réunion est le résultat de l’utilisation de la meilleure technologie possible pour un espace de réunion de manière à faciliter l’échange d’idées sans être intrusif.

Expériences de salles Teams natives par rapport à d’autres appareils

salles Teams aller au-delà de ce qui peut être fait avec Teams sur des appareils personnels en fournissant des fonctionnalités uniques dans la salle, telles que la jointure tactile, des caméras de contenu pour partager des tableaux blancs physiques dans la réunion de manière intelligente, et des fonctionnalités de proximité telles que le transfert transparent d’une réunion Teams de votre appareil personnel vers la salle.

Les systèmes non natifs et auto-générés qui reposent sur des services externes ou une connexion bring-your-own-device ne correspondront jamais vraiment à la facilité d’utilisation ou à la qualité immersive d’une salle Teams native.

Il est entendu qu’au cours d’un déploiement, il peut être nécessaire d’effectuer des étapes intermédiaires (telles que le déploiement rapide de salles de réunion bring-your-own-device) implémentées sur votre chemin d’accès à une expérience de Teams entièrement native dans vos espaces de réunion.

Utilisation de Teams pour créer la meilleure expérience de réunion possible

En ayant les deux Teams sur tous vos appareils personnels et correctement déployés Salles Microsoft Teams dans tous vos espaces, vous serez en mesure de faciliter la meilleure expérience de réunion possible pour chacun de vos utilisateurs. Lorsque vous prévoyez d’obtenir la meilleure expérience possible, vous devez gérer tous vos espaces en termes de déploiement technologique et d’aide et de formation des utilisateurs finaux.

Il est normal lors de la planification d’un déploiement à grande échelle à l’échelle de l’entreprise pour qu’il se produise par étapes avec certaines salles voyant la technologie ajoutée à différents moments, ou même certains composants installés plus tôt que d’autres (comme le déploiement de panneaux Teams pour la planification dans chaque pièce d’un bâtiment particulier tout en installant salles Teams solutions un étage ou même une pièce à la fois).

Préparez vos utilisateurs à le faire par étapes afin de maximiser votre expérience de réunion Teams à chaque moment du processus.

Bonne expérience : appareils personnels seuls dans un espace de réunion

Vous pouvez commencer par ce plan en adressant tous vos espaces de réunion non av ou non équipés de collaboration. Vous pouvez toujours tirer parti de Teams dans vos salles de réunion, même si ces salles de réunion n’ont pas encore Teams appareils installés.

Audio: Un excellent pont vers une salle de Teams complète consiste à planifier la technologie de réunion en fournissant à vos utilisateurs individuels des périphériques audio certifiés Teams pour les plus petites salles et groupes, ou en les déployant dans des salles avant une solution de salles Teams complète pour les grands espaces destinés aux groupes plus grands où un petit appareil ne le coupera pas.

Vidéo: Lorsque ces salles sont utilisées, les utilisateurs individuels peuvent apporter leurs propres appareils pour partager le contenu de la réunion Teams et capturer leurs expressions avec leurs appareils photo individuels. Les utilisateurs peuvent ensuite désigner quelqu’un comme source unique d’audio pour le groupe local, en connectant cet appareil personnel à l’appareil audio certifié, afin que tout le monde (local et distant) ait une expérience positive de l’audio de réunion.

Engagement : L’activation de vos salles de réunion pour une meilleure expérience de réunion Teams, même si elle nécessite l’utilisation d’appareils personnels et de périphériques, permettra toujours à vos utilisateurs de développer ce qu’ils peuvent faire avec Teams. Lorsque vos utilisateurs sont situés dans des bureaux privés et sur des stations de travail individuelles, Teams facilite les discussions en personne en plus d’engager des participants distants.

Meilleure expérience : salles Teams solutions et aucun appareil personnel

Si vous installez salles Teams solutions ou si vous disposez déjà de salles qui ont déjà été déployées avec des appareils salles Teams appropriés pour leurs espaces respectifs, vous êtes en bonne voie d’avoir d’excellentes expériences de réunion.

Audio: L’audio de ces espaces de réunion sera géré par la solution salles Teams et ses appareils audio certifiés Microsoft.

Vidéo: La vidéo dans ces espaces sera gérée par la solution salles Teams et ses caméras certifiées Microsoft.

Engagement : Vos utilisateurs finaux pourront tirer parti de l’expérience salles Teams complète pour leurs réunions, en veillant à ce que tout le monde puisse participer facilement aux réunions et disposer d’une expérience audio et vidéo exceptionnelle.

Meilleure expérience : salles Teams solutions utilisées conjointement avec des appareils personnels

La formation de vos utilisateurs à l’utilisation de la technologie en coordination aboutit à des résultats plus efficaces et rationalisés. Le meilleur scénario possible est une combinaison de technologies installées et d’appareils personnels.

Audio: La plupart de la connectivité de salle de réunion et du travail audio-vidéo seront gérés par la solution de salles Teams, tandis que les utilisateurs individuels peuvent participer à la même réunion avec des caméras activées et audio désactivées pour une expérience entièrement immersive.

Vidéo: Les utilisateurs distants pourront voir tout le monde participer à la réunion au-delà de la simple prise de parole et du partage de contenu. Un utilisateur distant peut activer la vidéo personnelle pour obtenir une vue n’importe où dans la salle avec la possibilité de se concentrer sur n’importe quel participant.

Engagement : La conversation peut rester dynamique avec tous les participants, locaux et distants, impliqués et engagés. Le partage de vidéos à partir de salles Teams et via des caméras individuelles permet aux participants distants de se sentir impliqués avec tout le monde.

L’utilisation de Teams sur tous les appareils garantit que les utilisateurs de la salle locale et les utilisateurs distants se sentent également impliqués dans les réunions.

Considérations technologiques

Les choix de technologies audio et vidéo appropriés aideront les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leurs réunions Microsoft Teams.

Audio

Les considérations audio sont essentielles pour s’assurer que les participants à distance et en salle peuvent être clairement entendus et compris. La couverture du microphone et du haut-parleur doit inclure chaque siège de la pièce sans laisser d’espace.

Périphériques audio appropriés pour chaque espace

Une source audio unique pour un espace est nécessaire pour s’assurer qu’il n’y a aucun problème audio dans une salle de réunion.

L’association du microphone et des haut-parleurs appropriés pour chaque espace donnera les meilleurs résultats possibles pour être entendu clairement sans distraction.

  • Dans les espaces partagés, les options s’étendent, mais les mêmes principes demeurent : les participants à la réunion doivent être entendus et entendre clairement les autres.

    • Les périphériques audio tout-en-un sont des options faciles à déployer et de haute qualité pour les espaces plus petits avec un nombre limité de participants assis relativement près de l’appareil audio.

    • Dans les espaces plus grands, les microphones et les haut-parleurs se séparent pour garantir une couverture maximale pour tous les participants dans l’espace. De nombreuses solutions pour les salles de taille moyenne à grande sont disponibles dans le cadre d’un kit qui ne nécessite aucune configuration, uniquement l’installation physique des microphones et des haut-parleurs.

    • Dans les espaces les plus grands et les plus complexes, des solutions sont disponibles pour permettre l’utilisation simultanée d’un large éventail de microphones et de types de haut-parleurs, comme la capture d’une voix de conférencier et de public à partir d’une grande salle tout en mettant l’appel à la disposition de tous. Ces solutions sont idéales lorsqu’elles sont déployées avec un partenaire Microsoft qui possède une expertise dans la conception et le déploiement de solutions plus techniquement impliquées.

Vidéo

La vidéo est tout aussi importante que l’audio. Capturer des communications physiques et non verbales telles que des expressions faciales ou des gestes est aussi important que le contenu de la salle de classe ou de la réunion pour garantir un engagement et une compréhension maximums. Les salles doivent être équipées de la taille d’affichage appropriée afin que tout le monde puisse vivre la réunion correctement, que ce soit dans la salle ou à distance. C’est pourquoi les salles doivent également disposer d’une couverture caméra appropriée et d’un champ de vue (FOV) pour capturer efficacement tous les participants à la réunion en salle pour ceux qui rejoignent à distance.

Les caméras appropriées pour chaque espace

Aussi importante que la qualité audio, la vidéo de haute qualité est une nécessité pour la collaboration moderne Teams. La technologie des caméras a beaucoup évolué avec des caméras de haute qualité désormais disponibles pour tous les espaces.

  • Les caméras incluses dans les appareils tels que les ordinateurs portables et les tablettes doivent être utilisées dans toutes les réunions pour s’assurer que tout le monde est vu et entendu. Pour les utilisateurs qui souhaitent apporter une expérience vidéo plus riche à un espace personnel, les caméras externes représentent un pas en avant par rapport aux appareils incorporés et peuvent être utilisées dans un plus grand nombre de scénarios et de configurations, garantissant ainsi que les participants à l’appel partagent la meilleure vue d’eux-mêmes. Ces appareils s’installent facilement avec une connexion USB simple trouvée sur chaque PC.

  • Dans les espaces partagés, les options et fonctionnalités s’étendent. Les salles plus petites peuvent être couvertes par des caméras incluses dans des périphériques audio tout-en-un, tels que des barres audio. Ces caméras disposent généralement d’un large champ de vue, ce qui garantit qu’elles capturent chaque participant dans l’espace en une seule capture. Beaucoup de ces caméras disposent également de choses telles que le cadrage intelligent de l’image, de sorte que l’appareil photo montre uniquement les personnes dans la réunion et non pas des chaises vides, ou les personnes comptant, pour suivre et comprendre l’utilisation de l’espace.

  • Dans les salles plus grandes, les caméras disposent de la technologie nécessaire pour capturer les participants à différents endroits à différentes distances. Ces caméras peuvent capturer des groupes ou se concentrer sur des individus spécifiques tout en conservant une grande clarté visuelle. Les appareils qui peuvent suivre et présenter uniquement des haut-parleurs actifs sont régulièrement utilisés dans des espaces plus grands afin que de nombreux participants puissent être présentés individuellement tout au long d’une réunion pendant qu’ils apportent leurs idées.