Les données Excel ne conservent pas leur mise en forme lors des opérations de fusion et publipostage dans Word

Si vous effectuez une fusion et publipostage dans Microsoft Word et que vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel comme source de données pour la liste des destinataires, certaines données numériques peuvent ne pas conserver leur mise en forme lors de la fusion.

Ce comportement s’applique à la mise en forme des pourcentages, des valeurs des devises et des codes postaux, comme indiqué dans le tableau suivant :

Format Dans les données Excel Dans ChampFusion de Word
Pourcentage 50% 0,5
Devise 12,50$ 12.5
Code postal 07865 7895

Cause

Ce comportement se produit pour la raison suivante : les données de la liste des destinataires dans Word apparaissent dans le format natif dans lequel Excel les stocke, sans la mise en forme qui est appliquée aux cellules de la feuille de calcul qui contiennent les données.

Résolution

Pour résoudre ce comportement, appliquez l’une des méthodes suivantes :

Méthode 1

Utilisez l’échange dynamique de données (DDE) pour vous connecter à la feuille de calcul Excel qui contient les données que vous souhaitez utiliser.

  1. Démarrez Word, puis ouvrez un nouveau document vierge.
  2. Sélectionnez Fichier > Options.
  3. Sous l’onglet Avancé, accédez à la section Général.
  4. Activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture, puis cliquez sur OK.
  5. Sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
  6. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sélectionnez le type de document que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Suivant.
  7. Sous Sélection du document de base, choisissez le document de base que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Suivant.
  8. Sous Sélectionner les destinataires, choisissez Utiliser une liste existante, puis cliquez sur Parcourir.
  9. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données, recherchez le dossier qui contient le classeur Excel que vous souhaitez utiliser comme source de données, puis cliquez sur classeur et sur Ouvrir.
  10. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, activez la case à cocher Afficher tout. sélectionnez Feuilles de calcul MS Excel via DDE (*.xls), puis cliquez sur OK.
  11. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul qui contient les données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

Notes

Vos données apparaissent désormais dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires avec la même mise en forme que celle qui apparaît dans la feuille de calcul Excel.

Méthode 2

Mettez en forme le champ Excel qui contient le code postal en tant que texte.

  1. Dans Excel, sélectionnez la colonne qui contient le champ Code postal.
  2. Sous l’onglet Accueil, accédez au groupe Cellules. Sélectionnez ensuite Format, puis Format des cellules.
  3. Sélectionnez l’onglet Nombre.
  4. Sous Catégorie, sélectionnez Texte, puis cliquez sur OK.
  5. Enregistrez la source de données. Continuez ensuite avec l’opération de fusion et publipostage dans Word.

References

Les champs Date, Numéro de téléphone et Devise sont fusionnés de manière incorrecte lorsque vous utilisez une source de données Access ou Excel dans Word