Procédure : créer des enregistrements document entrant

Dans la fenêtre Documents entrants, vous pouvez utiliser différentes fonctions pour examiner les reçus de dépenses, gérer les tâches ROC et convertir les fichiers document entrants, manuellement ou automatiquement, en documents ou lignes feuille appropriés. Les fichiers externes peuvent être joints à n'importe quelle étape du processus, notamment en ce qui concerne les documents validés et au fournisseur, au client qui en résulte, et dans les écritures comptables.

Pour enregistrer un document externe dans Dynamics 365, vous devez d'abord créer ou terminer un enregistrement de document externe. Vous pouvez effectuer cette opération manuellement ou prendre une photo du document externe puis créer l'enregistrement document entrant avec le fichier image joint.

Avant d'utiliser la fonctionnalité Documents entrants, vous devez exécuter la configuration requise. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des documents entrants.

Approbation ou rejet d'un document entrant

Si vous souhaitez autoriser des utilisateurs à créer des factures ou des lignes feuille comptabilité à partir d'enregistrements document entrant, sauf s'ils sont approbateurs, vous pouvez configurer des approbateurs qui doivent approuver les enregistrements avant de pouvoir être traités.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Documents entrants, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez la ligne contenant le document à approuver ou rejeter, puis sélectionnez l'action Approuver or Rejeter.

Si vous approuvez l'enregistrement document entrant, la case à cocher Lancé de la ligne document entrant est activée. L'utilisateur chargé de créer, par exemple, des factures achat peut continuer à traiter l'enregistrement.

Pour créer un enregistrement de document entrant en prenant une photo

Note

La procédure suivante s'applique uniquement aux clients disposant de tablettes et de téléphones équipés de Dynamics 365.

  1. Dans la barre d'application, sélectionnez la mosaïque Créer le document entrant à partir de l'appareil photo, puis passez à l'étape 4.
  2. Sinon, dans la barre d'application, cliquez sur le bouton Options, choisissez Documents entrants, puis Tous.
  3. Dans la fenêtre Documents entrants, sélectionnez le bouton de sélection, puis Créer à partir de l'appareil photo. L'appareil photo de la tablette ou du téléphone est activé.
  4. Prenez une photo d'un document, tel qu'un reçu d'achat, que vous souhaitez traiter en tant que document entrant, puis sélectionnez le bouton OK.

    Un enregistrement de document entrant est créé, avec l'image jointe.

Pour joindre une image à un enregistrement de document entrant en prenant une photo

Note

La procédure suivante s'applique uniquement aux clients disposant de tablettes et de téléphones équipés de Dynamics 365.

  1. Dans la barre d'application, cliquez sur le bouton Options, choisissez Documents entrants, puis Tous.
  2. Ouvrez la fiche de l'enregistrement de document entrant existant.
  3. Dans la fenêtre Document entrant, sélectionnez le bouton de sélection, puis Joindre l'image de l'appareil photo. L'appareil photo de la tablette ou du téléphone est activé.
  4. Prenez une photo d'un document, tel qu'un reçu d'achat, que vous souhaitez traiter en tant que document entrant, puis sélectionnez le bouton OK.

    L'image est jointe à l'enregistrement de document entrant.

Pour créer un enregistrement document entrant manuellement

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Documents entrants, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Choisissez l'action Créer à partir d'un fichier.
  3. Dans la fenêtre Insérer un fichier, sélectionnez un fichier, puis choisissez Ouvrir. Le fichier est automatiquement joint.
  4. Sinon, choisissez l'action Nouveau.
  5. Pour joindre un fichier, choisissez l'action Joindre fichier.
  6. Dans la fenêtre Insérer un fichier, sélectionnez le fichier qui représente le document entrant concerné, puis choisissez le bouton Ouvrir.
  7. Dans la fenêtre Document entrant, renseignez les champs selon vos besoins. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

Voir aussi

Traiter les documents entrants
Documents entrants
Achats
Utilisation de Dynamics 365 for Finance and Operations, Business edition