Utilisation des axes analytiques

Vous pouvez utiliser des axes analytiques pour faciliter l'exécution de l'analyse sur des commandes vente, par exemple. Les axes analytiques sont des attributs et des valeurs qui permettent de catégoriser les écritures afin de pouvoir les suivre et les analyser. Ils peuvent par exemple indiquer de quel projet ou département provient une écriture.

Vous pouvez également utiliser des axes au lieu de configurer des comptes généraux séparés pour chaque département et projet. Cela donne une bonne opportunité d'analyse, sans créer de plan comptable complexe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Veille économique.

Un autre exemple consiste à configurer un axe analytique appelé Département et utiliser cet axe lorsque vous validez des documents vente. Cela vous permet d'utiliser les outils de veille économique pour savoir quel département a vendu quels articles. Plus vous utilisez d'axes analytiques, plus vous pouvez baser vos décisions commerciales sur des états détaillés. Par exemple, une seule écriture vente peut comporter plusieurs informations analytiques :

  • Le compte sur lequel la vente de l'article a été validée
  • L'endroit où l'article a été vendu
  • Le nom du vendeur
  • Le type de client qui a effectué l'achat

Analyse par axe analytique

La fonctionnalité Axes analytiques joue un rôle important dans la veille économique, par exemple en définissant des vues d'analyse. Pour plus d'informations, reportez vous à Analyser des données par axe analytique.

Conseil

Pour analyser rapidement les données transactionnelles par dimensions, vous pouvez filtrer les totaux du plan comptable et les entrées de toutes les fenêtres Entrées par dimensions. Recherchez l'action Définir le filtre axe.

Ensembles de dimensions

Un ensemble de dimensions est une combinaison unique de sections analytiques. Il est stocké comme des écritures de l'ensemble de dimensions dans la base de données. Chaque écriture de l'ensemble de dimensions représente une section analytique unique. L'ensemble de dimensions est identifié par un ID courant, qui est affecté à chaque écriture correspondante qui appartient à l'ensemble de dimensions.

Lorsque vous créez une ligne de feuille, un en-tête de document ou une ligne de document, vous pouvez spécifier une combinaison de sections analytiques. Au lieu d'enregistrer explicitement chaque section analytique dans la base de données, un ID d'ensemble de dimensions est affecté à la ligne de feuille, à l'en-tête du document ou à la ligne du document pour spécifier l'ensemble de dimensions.

Configuration d'axes

Vous pouvez définir les axes et les sections analytiques pour classer des feuilles et des documents par catégorie, comme des commandes vente et achat. La fenêtre Axes analytiques permet de créer une ligne pour chaque axe, par exemple Projet, Département, Zone et Commercial.

Vous pouvez également définir des valeurs pour des axes. Il peut par exemple s'agir de départements de votre société. Les sections analytiques peuvent être paramétrées sous forme de structure hiérarchique similaire au plan comptable, de manière à ce que les données puissent être réparties en plusieurs niveaux de granularité et à ce que des sous-ensembles de sections analytiques puissent être totalisés. Vous pouvez définir autant d'axes et de sections analytiques que nécessaire, tous les membres de votre société peuvent les utiliser.

Vous pouvez également configurer des axes principaux et des raccourcis axe :

  • Les axes principaux sont utilisés comme filtres, dans les états et les traitements par lots. Vous pouvez uniquement utiliser deux axes principaux, choisissez donc des axes que vous utilisez souvent.
  • Les raccourcis axe sont disponibles sous forme de champ dans les lignes feuille et document. Vous pouvez en créer six au maximum.

Paramétrage des axes analytiques par défaut pour les clients, les fournisseurs, et d'autres comptes

Vous pouvez attribuer un axe analytique par défaut pour un compte spécifique. L'axe est copié sur la feuille ou le document lorsque vous saisissez le numéro de compte dans une ligne, mais vous pouvez supprimer ou modifier le code sur la ligne si nécessaire. Vous pouvez également rendre un axe analytique obligatoire pour valider une écriture avec un type de compte spécifique.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, saisissez Axes analytiques, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Axes analytiques sélectionnez l'axe approprié, puis cliquez sur Affectations par type compte.
  3. Complétez une ligne pour chaque nouvelle affectation analytique à configurer. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

Conseil

Si vous souhaitez rendre un axe requis sans lui affecter de section analytique par défaut, ne renseignez pas le champ Code section, puis sélectionnez Code obligatoire dans le champ Contrôle validation.

Avertissement

Si un compte doit être utilisé dans le traitement par lots Ajuster taux de change ou Valider coûts ajustés, ne sélectionnez pas Code obligatoire ni Même code. Ces traitements par lots ne peuvent pas utiliser de codes axe.

Note

Si une affectation différente de l'affectation analytique configurée pour ce type de compte doit être associée à un compte, vous devez paramétrer une affectation analytique pour ce compte. L'affectation analytique de ce compte remplace alors celle du type de compte.

Pour configurer des affectations analytiques prioritaires

Des types de compte différents, tels qu'un compte client et un compte article, peuvent avoir des affectations analytiques différentes. Par conséquent, plusieurs affectations analytiques peuvent être proposées pour un axe dans une écriture. Pour éviter de tels conflits, vous pouvez appliquer des règles de priorité aux différentes sources.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, saisissez Affect. analytique prioritaire, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Affect. analytique prioritaire, dans le champ Code journal, entrez le code journal pour la table séquence à laquelle les affectations analytiques prioritaires s'appliquent.
  3. Complétez une ligne pour chaque affectation analytique prioritaire souhaitée pour le code journal sélectionné.
  4. Répétez la procédure pour chaque code journal pour lequel vous souhaitez configurer des affectations analytiques prioritaires.

Important

Si vous configurez deux tables avec la même priorité pour le même code journal, Finance and Operations, Business edition sélectionne la table ayant le plus petit ID.

Pour configurer des croisements analytiques

Pour éviter de valider des écritures avec des axes contradictoires ou inappropriés, vous pouvez bloquer ou limiter des croisements spécifiques de deux axes. Lorsqu'un croisement analytique est bloqué, vous ne pouvez pas valider les deux axes sur la même écriture, quelles que soient les sections analytiques. Lorsqu'un croisement analytique est limité, vous pouvez valider les deux axes sur la même écriture, mais uniquement pour certains croisements de sections analytiques.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, saisissez Croisements d'axes, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Croisements d'axes, sélectionnez le champ du croisement analytique et sélectionnez l'une des options suivantes.

    Champ Désignation
    Aucune limite Ce croisement analytique n'a pas de restrictions. Toutes les sections analytiques sont autorisées.
    Limité Ce croisement analytique a des restrictions selon les sections analytiques que vous entrez. Vous devez définir ces limites dans la fenêtre Croisement section.
    Bloqué Ce croisement analytique n'est pas autorisé.
  3. Si vous avez sélectionné l'option Limité, vous devez définir les croisements de sections analytiques bloqués. Pour cela, sélectionnez le champ pour définir le croisement d'axe.

  4. Sélectionnez à présent le croisement de sections analytiques bloqué et entrez Bloqué dans le champ. Un champ blanc signifie que le croisement de sections est autorisé. Répétez cette procédure si plusieurs croisements sont bloqués.

Note

Les mêmes axes s'affichent à la fois dans les lignes et les colonnes et, par conséquent, tous les croisements analytiques apparaissent deux fois. Finance and Operations, Business edition affiche automatiquement le paramètre dans les deux champs. Vous ne pouvez rien sélectionner dans les champs situés dans le coin supérieur gauche et en bas car ces champs ont le même axe de ligne et de colonne.

L'option sélectionnée s'affiche uniquement lorsque vous quittez le champ.

Pour visualiser le nom des axes à la place du code, sélectionnez le champ Afficher nom colonne.

Affichage d'un aperçu des axes utilisés plusieurs fois

La fenêtre Aff. analytiques - Multiples spécifie la manière dont un groupe de comptes utilise les axes et sections analytiques. Vous pouvez effectuer cette opération en sélectionnant plusieurs comptes, et en spécifiant des axes et sections analytiques par défaut pour tous les comptes sélectionnés dans la liste des comptes. Lorsque vous spécifiez des affectations analytiques pour les comptes sélectionnés, le programme propose ces axes et sections analytiques à chaque fois que l'un de ces comptes est utilisé, par exemple sur une ligne feuille. La validation des écritures est ainsi facilitée, car les champs des axes analytiques sont renseignés automatiquement. Cependant, les sections analytiques proposés peuvent être modifiées, par exemple sur une ligne feuille.

La fenêtre Aff. analytiques - Multiples contient les champs suivants :

Champ Désignation
Code axe analytique Affiche tous les axes définis comme affectations analytiques sur un ou plusieurs comptes sélectionnés. Si vous cliquez sur le champ, vous pouvez visualiser la liste de tous les axes analytiques disponibles. Si vous sélectionnez un axe, l'axe sélectionné est défini comme affectation analytique pour tous les comptes sélectionnés.
Code section Affiche une section analytique ou le terme (Conflit). Si le champ indique une section analytique, tous les comptes sélectionnés ont la même section analytique par défaut pour un axe donné. Si le champ indique le terme (Conflit), les comptes sélectionnés n'ont pas tous la même section analytique par défaut pour un axe donné. Si vous cliquez sur le champ, vous pouvez visualiser la liste de toutes les sections analytiques disponibles pour un axe donné. Si vous sélectionnez une section analytique, la section sélectionnée est définie comme section par défaut pour tous les comptes sélectionnés.
Contrôle validation Affiche une règle de contrôle validation ou le terme (Conflit). Si le champ indique une règle de contrôle validation, tous les comptes sélectionnés ont la même règle pour une section analytique donnée. Si le champ indique le terme (Conflit), les comptes sélectionnés n'ont pas tous la même règle de contrôle validation pour une section analytique donnée. Si vous cliquez sur le champ Contrôle validation, vous pouvez visualiser la liste des règles de contrôle validation. Si vous sélectionnez une règle de contrôle validation, la règle de contrôle validation sélectionnée s'applique à tous les comptes sélectionnés.

Exemple de paramétrage d'axe analytique

Imaginons que votre société souhaite suivre les transactions selon la structure organisationnelle et les situations géographiques. Pour ce faire, vous pouvez configurer deux axes dans la fenêtre Axe analytique :

  • REGION
  • DEPARTEMENT
Code Name Libellé code Libellé filtre
REGION Région Zone de recouvrement Filtre zone
DEPARTEMENT Département Code emplacement immo Filtre département

Pour ZONE, vous pouvez ajouter les sections analytiques suivantes :

Code Name Type section
10 Amériques Début total
2.0 Amérique du Nord Standard
30 Pacifique Standard
40 Amérique du Sud Standard
50 Amériques, Total Fin total
60 Europe Début total
70 INTRA Standard
80 Non-UE Standard
90 Europe, Total Fin total

Pour les deux zones géographiques principales, Amériques et Europe, ajoutez des sous-catégories pour les régions en mettant les sections analytiques en retrait. Cela vous permet de déclarer les ventes ou les dépenses dans les régions, et d'obtenir les totaux des zones géographiques plus étendues. Vous pouvez également choisir d'utiliser les pays ou les régions en tant que sections analytiques, ou des régions ou des villes, en fonction de votre entreprise.

Note

Pour configurer une hiérarchie, veillez à trier les codes dans l'ordre alphabétique. Ceci inclut les codes des sections analytiques fournis dans Finance and Operations, Business edition.

Pour DÉPARTEMENT, vous pouvez ajouter les sections analytiques suivantes :

Code Name Type section
ADMIN Administration Standard
FABR Fabrication Standard
VENTES Ventes Standard

Avec ce paramétrage, vous devez ensuite ajouter les deux axes en tant qu'axes analytiques principaux dans la fenêtre Paramètres comptabilité. Cela signifie que vous pouvez utiliser ZONE et DÉPARTEMENT comme filtres pour les écritures comptables de la comptabilité, ainsi que dans tous les états et les tableaux d'analyse. Les deux axes principaux sont mis à disposition automatiquement pour être utilisés dans les lignes écriture et les en-têtes document comme raccourcis axe.

Utilisation des axes analytiques

Dans un document tel qu'une commande vente, vous pouvez ajouter des informations analytiques pour une seule ligne document et pour le document lui-même. Par exemple, dans la fenêtre Commande vente, vous pouvez saisir des sections analytiques pour les deux premiers raccourcis axe directement sur les lignes vente individuelles et ajouter des informations analytiques complémentaires si vous cliquez sur le bouton Axes analytiques.

Si vous travaillez plutôt sur une feuille, vous pouvez également ajouter à une écriture des informations analytiques de la même manière, si vous avez configuré des raccourcis axe en tant que champs directement dans les lignes feuille.

Vous pouvez configurer des axes analytiques par défaut pour des comptes ou des types de compte, de sorte que les axes et les sections analytiques soient renseignés automatiquement.

Pour afficher les axes principaux dans des fenêtres écriture comptable

Les axes principaux sont toujours définis et nommés par la société-. Pour visualiser les axes principaux de votre société, ouvrez la fenêtre Paramètres comptabilité.

Dans une fenêtre écriture comptable, vous pouvez voir si des axes principaux sont associés à des écritures. Les deux axes principaux sont différents des autres axes car vous pouvez les utiliser en tant que filtres n'importe où dans Finance and Operations, Business edition.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Plan comptable, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Plan comptable, choisissez l'action Écritures comptables.
  3. Pour ne visualiser que certaines écritures, positionnez au moins un filtre sur la fenêtre.
  4. Pour visualiser tous les axes d'une écriture, sélectionnez l'écriture, puis cliquez sur Axes analytiques.

Note

La fenêtre Analytique - Écritures comptables affiche les axes d'une écriture comptable à la fois. Lorsque vous faites défiler les écritures comptables, le contenu de la fenêtre Analytique - Écritures comptables est modifié en conséquence.

Voir aussi

Veille économique
Finances
Analyse des données par axe analytique
Utilisation de Finance and Operations, Business edition