Utilisation de Dynamics 365 for Financials en tant que boîte de réception professionnelle dans Outlook

Finances vous permet désormais de gérer les interactions commerciales avec vos clients et fournisseurs, directement dans Microsoft Outlook. Avec le complément Outlook de Finances, vous pouvez afficher des informations financières associées à des clients et des fournisseurs, ainsi que créer et envoyer des documents financiers, comme des devis et des factures.

Obtenir le complément

Dans Finances, l'une des étapes de la configuration assistée de mise en route s'effectue dans la fenêtre Dirigez votre entreprise dans Office 365. Dans cette fenêtre, lorsque vous cliquez sur le bouton Configurer dans Outlook, vous devez spécifier votre nom utilisateur et mot de passe Office 365. Le complément Finances est alors automatiquement ajouté à votre Outlook.

Ensuite, lorsque vous ouvrez Outlook, vous voyez des messages électroniques dans Financials Admin. Le nouveau complément est ajouté au ruban Outlook, et dans Outlook Web Access il apparaît dans le ruban des compléments, situé juste au-dessus du corps du message. Le complément lui-même est mis à jour régulièrement, et vous êtes informé qu'une nouvelle version est prête dans Outlook.

Certaines sociétés utilisant Office 365 n'autorisent pas leurs utilisateurs de déployer des compléments. Vous devez donc vous assurer que vous disposez d'un abonnement à Office 365 qui comprend le service de messagerie et vous autorise à déployer des compléments. Si vous souhaitez quand même essayer le complément, vous pouvez essayer gratuitement Office 365.

Utilisation du complément Panorama des contacts

Imaginons que vous receviez un e-mail d'un client souhaitant obtenir un devis pour certains articles. Directement dans Outlook, vous pouvez ouvrir le complément Financials, qui identifie l'expéditeur comme un client, et ouvre la fiche client de sa société. À partir de ce tableau de bord, vous pouvez afficher des informations générales relatives au client, ainsi que rechercher davantage de détails sur des documents spécifiques. Vous pouvez également effectuer des recherches approfondies dans l'historique des ventes du client. S'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez le créer en tant que tel dans Finances sans quitter Outlook.

Dans le complément, vous pouvez créer un devis et l'envoyer à ce client sans quitter Outlook. Toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer le devis sont disponibles dans votre boîte de réception professionnelle dans Outlook.
Une fois les données saisies, vous pouvez valider le devis. Vous pouvez ensuite l'envoyer par e-mail. Finances génère un fichier .PDF avec le devis et le joint au message électronique que vous rédigez dans le complément.

De même, si vous recevez un e-mail d'un fournisseur, vous pouvez utiliser le complément pour travailler avec les fournisseurs et les factures achat.

Il arrive parfois que vous souhaitiez visualiser davantage de champs que ceux qui s'affichent dans le complément, par exemple si vous souhaitez renseigner des lignes dans une facture. Afin de vous bénéficier d'un espace de travail plus important, vous pouvez ouvrir le complément dans une fenêtre distincte. Il s'agit toujours d'Outlook, mais vous disposez de davantage d'espace. Au fur et à mesure que vous saisissez des données pour le document dans l'affichage contextuel, les modifications sont automatiquement enregistrées. Lorsque vous avez terminé de saisir les données pour le document, vous pouvez cliquer sur le bouton OK. Sélectionner le cadre du complément dans Outlook actualise automatiquement le document avec les modifications que vous avez effectuées dans l'affichage contextuel.

Créer des factures à partir de vos rendez-vous de réunion

Certaines sociétés enregistrent tous les rendez-vous facturables dans le calendrier Outlook. Avec Finances, vous pouvez créer la facture du client directement à partir de l'article calendrier : ouvrez le rendez-vous, puis vous pouvez ouvrir le complément Finances, rechercher des informations existantes ou créer une facture ou un autre document vente directement ici.

Recherche rapide de document

Le complément Liens de document de Finances vous permet d'accéder rapidement aux documents mentionnés dans les e-mails. Le complément est disponible pour un e-mail si un numéro de document est identifié dans le corps du message. Ouvrir le complément vous permet d'accéder rapidement à ce document.

Par exemple, si vous recevez un e-mail qui mentionne le texte S-QUO100, Finances l'identifie comme un devis et vous pouvez donc ouvrir ce document dans Outlook. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Liens de document situé juste au-dessus du corps du message. Dans Outlook Web App, sélectionnez le texte S-QUO1001 dans le corps du message.

Dans le complément Liens de document, vous pouvez modifier le document et effectuer des opérations sur celui-ci, comme dans Finances.

Ajout de compléments manuellement

Dans certains cas, les compléments ne sont pas ajoutés automatiquement dans Outlook. Même si vous (ou l'un de vos collègues) avez exécuté le guide de configuration assistée pour le compte de la société, Finances ne s'affiche pas forcément dans Outlook. Si vous rencontrez ce problème, vous pouvez ajouter le complément Finances manuellement.

Premièrement, vous devez vérifier que vous avez accès au complément dans votre compte Office 365. Il vous suffit d'ouvrir Outlook Web Access dans un navigateur, puis d'ajouter /owa/#path=/options/manageapps à l'URL dans la barre d'adresse. La page Gérer les compléments s'ouvre alors et vous pouvez activer Financials pour Outlook. Ensuite, lorsque vous revenez dans Outlook, Finances devrait être disponible.

De même dans le client de bureau Outlook, vous pouvez vérifier si Finances est répertorié dans la fenêtre Gérer les compléments.

Dans les deux cas, si Finances n'est toujours pas disponible, vous devez vous procurer les fichiers de manifeste macro complémentaire. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur Office 365.

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