Procédure : Utiliser des feuilles de temps pour des projets

Vous devez utiliser le traitement par lots Créer des feuilles de temps pour configurer des feuilles de temps pour un nombre donné de périodes ou de semaines. Vous devez disposer d'autorisations pour pouvoir créer des feuilles de temps.

Vous pouvez copier et utiliser vos lignes planning projet dans une feuille de temps. Vous n'avez ainsi à entrer les informations qu'à un seul emplacement et les informations de ligne sont toujours correctes.

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps d'un projet, vous pouvez les valider dans la feuille ressource ou projet correspondante.

Avant de pouvoir utiliser des feuilles de temps, vous devez définir des informations générales et spécifier un administrateur et un ou plusieurs approbateurs de feuilles de temps. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : Paramétrer des feuilles de temps.

Note

Cette fonctionnalité nécessite que votre expérience soit définie sur Suite. Pour plus d'informations, voir Personnalisation de votre expérience Finances.

Pour créer une feuille de temps

Vous pouvez utiliser le traitement par lots Créer des feuilles de temps pour configurer des feuilles de temps pour un nombre donné de périodes ou de semaines. Une fois qu'une feuille de temps est créée, son propriétaire peut l'ouvrir et y enregistrer le temps consacré à une tâche.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Dans la fenêtre Liste des feuilles de temps, cliquez sur l'action Créer des feuilles de temps.
  3. Renseignez les champs selon vos besoins. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.
Note

Les champs Utiliser la feuille de temps et ID utilisateur du propriétaire de la feuille de temps doivent être renseignés sur la fiche de la ressource de la feuille de temps.

  1. Cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez afficher les feuilles de temps que vous avez créées dans la fenêtre Liste des feuilles de temps.

Pour copier des lignes planning projet dans une feuille de temps

La procédure suivante indique comment ajouter rapidement des lignes planning projet à une feuille de temps.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Dans la fenêtre Liste des feuilles de temps, sélectionnez une feuille de temps pour la période de référence, puis cliquez sur Modifier feuille de temps.
  3. Cliquez sur Créer des lignes à partir du planning projet. Toutes les lignes planning projet de la période de feuille de temps sont copiées dans la feuille de temps de la personne ou du poste du champ N° ressource sur la feuille de temps.

Pour définir les types de travaux et en ajouter un à une feuille de temps

Vous pouvez définir le type de travail pour toutes les lignes feuille de temps des projets. Vous pouvez ainsi ajouter les informations dont vous avez besoin pour facturer le client en fonction des différents types de travaux.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Ouvrez la feuille de temps correspondante.
  3. Choisissez le champ Description.
  4. Dans la fenêtre Détails des tâches - ligne feuille de temps, cliquez sur le champ Code type travail, puis sélectionnez un type de travail dans la liste, par exemple Miles.
  5. S'il n'existe aucun type de travail, cliquez sur Nouveau.
  6. Dans la fenêtre Types de travaux, renseignez les champs selon vos besoins.
  7. Répétez l'étape 4 pour affecter le nouveau type de travail à la feuille de temps.

Pour réutiliser des lignes feuille de temps dans d'autres feuilles de temps par la suite

Si les informations de votre feuille de temps ne changent pas d'une période à une autre, vous pouvez gagner du temps en copiant les lignes de la période précédente. Il vous suffit ensuite d'entrer votre temps d'utilisation pour la nouvelle période.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Ouvrez la feuille de temps pour une période ultérieure à la période d'une feuille de temps existante avec des lignes.
  3. Cliquez sur Copier les lignes de la feuille de temps précédente.

Les lignes sont copiées, y compris les détails comme le type et la description. Par exemple, si la ligne est associée à un projet, le N° projet est copié. Toutes les lignes copiées ont le statut En cours. Vous pouvez à présent modifier les lignes selon vos besoins.

Pour renseigner les lignes d'une feuille de temps lignes et l'envoyer pour approbation

L'enregistrement des feuilles de temps est assuré en heures, qui est l'unité de mesure standard pour les ressources. Par défaut, une feuille de temps indique les jours de travail ouvrés du lundi au vendredi.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez une feuille de temps pour la période de référence, puis cliquez sur Modifier feuille de temps.
  3. Renseignez les champs d'une ligne selon vos besoins. Saisissez le nombre d'heures utilisées par la ressource chaque jour de la semaine.

    Conseil

    Vous pouvez consulter dans le récapitulatif Totalisation réelle/budgétée la somme des heures des feuilles de temps que vous avez entrées.

  4. Répétez l'étape 3 pour d'autres types de travaux que la ressource effectue.
  5. Cliquez sur Envoyer, puis sur Toutes les lignes ouvertes pour envoyer toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour envoyer uniquement les lignes qui sont sélectionnées dans la fenêtre Feuille de temps.

    Note

    Vous ne pouvez toutefois soumettre que des lignes pour lesquelles vous avez entré du temps.

  6. Pour modifier les informations d'une ligne qui a pour valeur Soumis, sélectionnez la ligne en question, puis cliquez sur Rouvrir.

    Note

    Un administrateur peut rejeter une ligne feuille de temps qui est envoyée pour approbation. Si une ligne a le statut Rejeté, vous pouvez modifier cette ligne et choisir de nouveau Soumettre.

  7. Cliquez sur le bouton OK.

Pour approuver ou rejeter une feuille de temps

Une feuille de temps doit être soumise pour approbation avant de pouvoir être utilisée. Vous pouvez approuver et rejeter chacune des lignes d'une feuille de temps ou les renvoyer à la personne à l'origine de leur soumission pour qu'elle effectue d'autres actions. Une feuille de temps peut être approuvée de deux manières :

  • Un administrateur de feuille de temps peut approuver n'importe quelle feuille de temps.
  • La personne qui est indiquée dans le champ ID utilisateur de l'approbateur de la feuille de temps d'une fiche ressource peut approuver les feuilles de temps de cette ressource. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : Paramétrer des feuilles de temps.
  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuille de temps administrateur, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez une feuille de temps dans la liste.
  3. Dans la fenêtre Feuille de temps, cliquez sur Approuver, puis sur Toutes les lignes soumises pour approuver toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour envoyer uniquement les lignes qui sont sélectionnées dans la fenêtre Feuille de temps.
  4. Cliquez sur le bouton OK.
  5. Sinon, cliquez sur Rejeter et suivez les étapes 4 à 5.
Conseil

Utilisez les récapitulatifs Statut feuille de temps et Totalisation réelle/budgétée pour obtenir un aperçu des informations des feuilles de temps.

Une fois qu'une feuille de temps est approuvée ou rejetée, elle ne peut plus être modifiée à moins d'être rouverte au préalable. La procédure suivante explique comment rouvrir une feuille de temps approuvée ou rejetée.

Pour rouvrir une feuille de temps

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuille de temps administrateur ou Feuilles de temps, puis choisissez le lien associé.
  2. Ouvrez une feuille de temps à partir de la liste.

    Note

    Vous ne pouvez rouvrir que les lignes dont le statut est Approuvé. Vous ne pouvez pas rouvrir les lignes dont le statut est Rejeté. Vous ne pouvez pas rouvrir une feuille de temps qui a été validée.

  3. Dans la fenêtre Feuille de temps, cliquez sur Rouvrir, puis sur Toutes les lignes soumises pour rouvrir toutes les lignes ou sur Ligne(s) sélectionnée(s) uniquement pour rouvrir toutes les lignes qui sont sélectionnées dans la fenêtre Feuille de temps.
  4. Cliquez sur le bouton OK. Le statut de la ou des lignes des feuilles de temps devient Soumis.

Pour valider des lignes feuille de temps dans une feuille ressource

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps d'une ressource, vous pouvez les valider dans la feuille ressource correspondante.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuille ressource, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.
  3. Renseignez les champs selon vos besoins.
  4. Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l'activité sont créées dans la feuille ressource, dans laquelle vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.
  5. Sélectionnez l'action Valider.
  6. Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La fenêtre Écritures comptables ressource s'ouvre et affiche le résultat de la validation de la feuille ressource.

Pour valider des lignes feuille de temps dans une feuille projet

Une fois que vous avez approuvé les écritures des feuilles de temps d'un projet, vous pouvez les valider dans la feuille projet correspondante.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuille projet, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Cliquez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps.
  3. Renseignez les champs selon vos besoins.
  4. Cliquez sur le bouton OK. Les écritures de l'activité sont créées dans la feuille projet, dans laquelle vous pouvez modifier les informations selon vos besoins.

    Note

    Les informations sur le type de travail et la facturabilité du travail sont copiées à partir de la ligne feuille de temps. Si nécessaire, vous pouvez réduire le nombre d'heures et procéder à une validation partielle. Si vous réduisez la quantité, la prochaine fois que vous cliquerez sur Proposer des lignes à partir des feuilles de temps, la ligne qui sera créée contiendra la quantité d'heures restante.

  5. Sélectionnez l'action Valider.
  6. Pour vérifier la validation, cliquez sur Écritures comptables. La fenêtre Écritures comptables projet s'ouvre et affiche le résultat de la validation de la feuille ressource.

Pour archiver des feuilles de temps

Une fois les feuilles de temps validées, vous pouvez les archiver pour vous y référer par la suite. Toutes les lignes des feuilles de temps doivent être validées avant qu'une feuille de temps puisse être archivée.

Note

Lorsque vous archivez une feuille de temps, elle est supprimée des listes de la fenêtre Feuilles de temps et Feuilles de temps administrateur.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuilles de temps de transfert vers archive, puis choisissez le lien associé.
  2. Renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
  3. Pour consulter des feuilles de temps archivées, dans le coin supérieur droit, sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Archives des feuilles de temps ou Archives des feuilles de temps administrateur, puis sélectionnez le lien connexe.

Voir aussi

Gestion de projets
Configuration de la gestion de projet
Finances
Achats
Ventes
Utilisation de Finances