Procédure : traiter les retours ou annulations d'achats

Si vous souhaitez retourner des articles à votre fournisseur ou annuler des services que vous avez achetés, vous pouvez créer et valider un avoir achat qui indique la modification demandée par rapport à la facture achat d'origine. Pour inclure les informations de facture achat correctes, vous pouvez créer l'avoir achat à partir de la facture achat enregistrée ou vous pouvez créer un avoir achat avec les informations copiées de la facture.

Si vous souhaitez davantage de contrôle sur le processus de retour achat, par exemple les documents entrepôt pour la manutention des articles ou une meilleure vue d'ensemble lors de la réception d'articles retournés à partir de plusieurs documents achat avec un retour, vous pouvez créer des retours achat. Un retour achat émet automatiquement l'avoir achat associé. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour achat à partir d'un ou plusieurs documents achat validés ».

Note

Si une facture achat validée n'a pas encore été payée, vous pouvez utiliser les fonctions de Corriger ou Annuler sur la facture achat validée pour contrepasser automatiquement les transactions associées. Ces fonctions ne fonctionnent que pour les factures impayées, elles ne prennent pas en charge des retours partiels ou les annulations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures achat impayées.

Généralement, vous pouvez créer un avoir achat ou un retour achat en réaction à un avoir que vous a envoyé un fournisseur. L'avoir achat ou le retour achat tient lieu de documentation interne du processus d'avoir aux fins de comptabilité ou pour contrôler l'expédition des articles concernés.

La modification peut concerner tous les produits figurant sur la facture achat d'origine, ou uniquement certains d'entre eux. Par conséquent, vous pouvez partiellement renvoyer les articles reçus ou demander le remboursement partiel des services reçus. Dans ce cas, vous devez modifier les informations des lignes de l'avoir achat ou du retour achat.

Outre la facture achat validée d'origine, vous pouvez lettrer l'avoir achat ou le retour achat à d'autres documents achat, par exemple une autre facture achat validée, parce que vous renvoyez également des articles livrés avec cette facture.

La validation de l'avoir rétablira également tous les frais annexes affectés au document validé, afin que les écritures valeur de l'article soient identiques à celles précédant l'affectation des frais annexes.

Évaluation stock

Pour préserver l'évaluation correcte du stock, vous voudrez généralement prélever les articles retournés dans l'inventaire au coût unitaire auquel ils ont été achetés, et non à leur coût unitaire actuel. On appelle cela une inversion de même coût.

Vous pouvez affecter l'inversion de même coût automatiquement de deux façons.

Fonction Désignation
FonctionAfficher des lignes document validées à contrepasser dans la fenêtre Retour achat Copie les lignes d'un ou plusieurs documents validés afin de les contrepasser dans le retour achat. Pour plus d'informations, voir la section « Créer un retour achat, et l'avoir achat associé, pour une ou plusieurs factures achat validées ».
Fonction Copier document des fenêtres Avoir achat et Retour achat Copie l'en-tête et les lignes d'un document validé à contrepasser.

Requiert que la case à cocher Coût retour identique obligatoire soit sélectionnée dans la fenêtre Paramètres achats.

Pour réaliser manuellement la contrepassation exacte, sélectionnez Écriture article à lettrer sur n'importe quelle ligne de document retour, puis sélectionnez le numéro de l'écriture achat initiale. Cela crée un lien entre l'avoir achat ou le retour achat et l'écriture achat initiale, et garantit que l'article est évalué sur le coût unitaire initial.

Pour plus d'informations, voir Détails de conception : Évaluation stock.

Pour créer un avoir achat à partir d'une facture achat validée

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Factures achat enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Factures achat enregistrées, sélectionnez la facture achat validée que vous souhaitez contrepasser, puis sélectionnez l'action Créer un avoir correctif.

    La plupart des champs de l'en-tête de l'avoir achat sont renseignés avec les informations de la facture achat validée. Vous pouvez modifier tous les champs, par exemple avec de nouvelles informations qui reflètent l'accord de retour.

  3. Modifiez les informations des lignes en fonction de l'accord, par exemple le nombre d'articles retournés ou du montant à rembourser.
  4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
  5. Dans la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, sélectionnez la ligne contenant le document achat validé auquel vous souhaitez lettrer l'avoir achat, puis sélectionnez l'action ID lettrage. Le numéro de l'avoir achat est inséré dans le champ ID lettrage.
  6. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer s'il est inférieur au montant initial.

    Au bas de la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, vous pouvez afficher le montant total à lettrer pour contrepasser toutes les écritures concernées, à savoir lorsque la valeur du champ Solde est égale à zéro.

  7. Cliquez sur le bouton OK. Lorsque vous validez l'avoir achat, il est lettré avec les documents achat validés spécifiés.

    Lorsque vous avez créé ou modifié les lignes avoir achat nécessaires et qu'une ou plusieurs applications sont spécifiées, vous pouvez procéder à la validation de l'avoir achat.

  8. Sélectionnez l'action Valider.

Les factures achat validées auxquelles vous appliquez l'avoir sont à présent contrepassées. Si vous avez déjà payé la facture initiale, le fournisseur doit maintenant rembourser le paiement en votre faveur. Si l'avoir est uniquement pour une partie du produit dans la facture initiale, vous pouvez payer uniquement le montant restant de la facture achat d'origine pour la clôturer.

L'avoir achat est supprimé et remplacé par un nouveau document dans la liste des avoirs achat validés.

Pour créer un avoir achat en copiant une facture achat validée

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Avoirs achat, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir achat vierge.
  3. Dans le champ Fournisseur, entrez le nom d'un fournisseur existant.
  4. Sélectionnez l'action Copier document.
  5. Dans la fenêtre Extraire document achat, dans le champ Type document, sélectionnez Facture enregistrée.
  6. Sélectionnez le champ N° document pour ouvrir la fenêtre Factures achat validées, puis sélectionnez la facture achat validée qui contient les lignes que vous souhaitez contrepasser.
  7. Activez la case à cocher Recalculer lignes si vous souhaitez que les lignes facture achat validées copiées soient mises à jour avec les modifications apportées au prix article et au coût unitaire depuis la validation de la facture.
  8. Cliquez sur le bouton OK. Les lignes facture copiées sont insérées dans l'avoir achat.
  9. Remplissez l'avoir achat en vous reportant à la section « Pour créer un avoir achat à partir d'une facture achat validée » de cette rubrique.

Pour créer un retour achat à partir d'un ou plusieurs documents achat validés

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Retours achat, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau.
  3. Renseignez les champs dans le raccourci Général selon les besoins.
  4. Dans le raccourci Lignes, renseignez les lignes manuellement, ou copiez des informations d'autres documents pour renseigner les lignes automatiquement :

    • utiliser la fonction Extraire lignes document enreg. à contrepasser pour copier une ou plusieurs lignes de document validées à partir d'un ou plusieurs documents validés. Cette fonction inverse toujours exactement les coûts à partir de la ligne de document validée. Cette fonction est décrite dans les étapes suivantes.
    • Utilisez la fonction Copier document pour copier un document existant dans le retour. Cette fonction permet de copier l'ensemble du document. Il peut s'agir d'un document validé ou d'un document non encore validé. Cette fonction ne permet l'inversion de même coût que lorsque la caseInversion de même coût obligatoire est cochée dans la fenêtre Paramètres ventes.
  5. Sélectionnez l'action Afficher des lignes document validées à contrepasser.

  6. Dans le haut de la fenêtre Lignes document achat enreg., cochez la case Afficher uniquement lignes réversibles si vous voulez n'afficher que les lignes contenant des quantités qui n'ont pas encore été retournées, ou s'il s'agit de lignes achat, vendues ou consommées. Par exemple, si une quantité de facture achat validée a déjà été retournée, il se peut que vous ne vouliez pas intégrer cette quantité dans un nouveau document retour achat.

    Note

    Ce champ ne fonctionne que pour les lignes réception validées et les lignes facture validées, pas pour les lignes retour validées ni les lignes avoir validées.

    Dans la partie gauche de la fenêtre, les différents types de document sont énumérés, et le nombre entre crochets est le nombre de documents disponibles de chaque type de document.

  7. Dans le champ Filtre de type de document, sélectionnez le type de lignes document validées que vous souhaitez utiliser.

  8. Sélectionnez les lignes que vous voulez copier vers le nouveau document.

    Note

    Si vous utilisez Ctrl+A pour sélectionner toutes les lignes, toutes les lignes à l'intérieur du filtre que vous avez défini sont copiées mais le filtre Afficher uniquement quantité réversible n'est pas pris en considération. Par exemple, supposons que vous ayez filtré les lignes pour un numéro de document particulier comportant deux lignes, dont l'une a déjà été retournée. Même si le champ Afficher uniquement quantité réversible est sélectionné, si vous appuyez sur Ctrl+A pour copier toutes les lignes, deux lignes sont copiées au lieu de celle qui n'a pas encore été contrepassée.

  9. Sélectionnez le bouton OK pour copier les lignes dans le nouveau document.

    Les traitements suivants se produisent :

    • Pour les lignes document validées du type Article, une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée, avec la quantité qui n'a pas encore été contrepassée. Le champ Écr. article à lettrer est renseigné correctement avec le numéro de l'écriture comptable article de la ligne document validée.

    • Pour les lignes document validées qui ne sont pas du type Article (telles que les frais annexes), une ligne document est créée qui est une copie de la ligne document validée originale.

    • Calcule le champ Coût unitaire DS sur la nouvelle ligne à partir des coûts des écritures comptables article correspondantes.

    • Si le document copié est une expédition validée, une réception validée, une réception retour validée ou une expédition retour validée, le prix unitaire est calculé automatiquement à partir de la fiche article.

    • Si le document copié est une facture ou un avoir validé, le prix unitaire, les remises facture et les remises ligne sont copiés à partir de la ligne document validée.

    • Si la ligne document validée contient des lignes traçabilité, le champ Écr. article à lettrer sur les lignes traçabilité est renseigné à l'aide des numéros d'écriture comptable article appropriés des lignes traçabilité validées.

      Lors de la copie à partir d'une facture ou d'un avoir enregistré, le programme copie les remises facture et les remises ligne adéquates comme valides au moment de la validation de ce document, de la ligne document validée vers la nouvelle ligne document. Notez toutefois que si l'option Calculer remise facture est activée dans la fenêtre Paramètres achats, la remise facture est de nouveau calculée lorsque vous validez la nouvelle ligne document. Le montant ligne de la nouvelle ligne peut par conséquent être différent du montant ligne de la ligne document validée, en fonction du nouveau calcul de la remise facture.

      Note

      Si une partie de la quantité de la ligne document validée a déjà été contrepassée ou vendue ou consommée, une ligne n'est créée que pour la quantité restant en stock ou qui n'a pas encore été retournée. Si la quantité totale de la ligne document validée a déjà été contrepassée, aucune ligne document n'est créée.

      Si le flux de biens dans le document validé est identique au flux de biens dans le nouveau document, une copie de la ligne document validée originale est simplement créée dans le nouveau document. Le champ Écriture article à lettrer n'est pas renseigné parce que, dans ce cas, l'inversion de même coût n'est pas possible. Par exemple, si vous utilisez la fonction Afficher des lignes document validées à contrepasser pour afficher une ligne avoir achat validée pour un nouvel avoir achat, seule la ligne avoir validée originale est copiée dans le nouvel avoir.

  10. Dans la fenêtre Retour achat, dans le champ Code motif retour de chaque ligne, sélectionnez le motif de ce retour.

  11. Sélectionnez l'action Valider.

Pour créer une commande achat de remplacement à partir d'un retour achat ouvert

Vous pouvez vous accorder avec le fournisseur pour qu'il compense l'achat d'un article en remplaçant cet article. L'article de remplacement peut être identique à l'article d'origine ou il peut être différent. Le fournisseur peut vous avoir livré par erreur le mauvais article.

  1. Dans la fenêtre Retour achat pour un processus de retour actif, sur une ligne vide, entrez une écriture négative pour l'article de remplacement en insérant un montant négatif dans le champ Quantité.
  2. Sélectionnez l'action Déplacer lignes négatives.
  3. Dans la fenêtre Déplacer lignes achat nég., renseignez les champs selon vos besoins.
  4. Cliquez sur le bouton OK. La ligne négative est effacée du retour achat et une commande achat est créée. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : enregistrer des achats.

Pour créer un rabais

Si vous recevez de votre fournisseur des articles que vous ne souhaitez pas, par exemple s'ils sont légèrement endommagés, ou s'ils ne sont pas de la bonne couleur ou de la bonne taille, le fournisseur peut vous proposer un rabais.

Vous pouvez valider ce coût d'achat réduit en tant que frais annexes sur un avoir ou un retour et le lier à la réception validée. Ce qui suit décrit la procédure pour un retour achat, mais les mêmes étapes s'appliquent à un avoir achat.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Avoirs achat, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir achat vierge.
  3. Renseignez l'en-tête avoir à l'aide des informations relatives au fournisseur qui vous a envoyé le rabais.
  4. Dans le champ Type du raccourci Lignes, sélectionnez Frais annexes.
  5. Dans le champ , sélectionnez la valeur de frais annexes appropriée.

    Vous pouvez créer un numéro de frais annexes spécial afin de couvrir les rabais.

  6. Dans le champ Quantité, saisissez 1.
  7. Dans le champ Coût unitaire direct, saisissez le montant du rabais.
  8. Affectez le rabais en tant que frais annexes aux articles de la réception validée. Pour plus d'informations, voir Procédure : Utiliser Frais annexes pour comptabiliser les coûts commerciaux supplémentaires. Une fois ce rabais affecté, revenez à la fenêtre Avoir achat.

Lorsque vous validez la commande retour achat, le rabais sur l'achat est ajouté au montant de l'écriture achat appropriée. De cette manière, vous pouvez maintenir la précision de l'évaluation stock.

Pour regrouper les expéditions retour

Pour retourner des articles couverts par différents retours achat au même fournisseur, vous pouvez utiliser la fonction Regrouper les expéditions retour.

Lorsque vous expédiez ces articles, vous validez les commandes retour achat associées comme étant expédiées, ce qui crée des expéditions retour achat validées.

Lorsque vous êtes prêt à facturer ces articles, au lieu de facturer séparément chaque retour achat, vous pouvez créer un avoir achat et copier automatiquement dans ce document les lignes expédition retour achat validées. Il vous suffit alors de valider l'avoir achat et de facturer en une fois tous les retours achat ouverts.

Lorsque des expéditions retour sont regroupées sur un avoir et validées, un avoir achat validé est créé pour les lignes facturées. Le champ Quantité facturée sur le retour achat d'origine est mis à jour en fonction de la quantité facturée. Comme ce retour achat d'origine n'est toutefois pas supprimé, même s'il a été entièrement reçus et facturés, vous devez supprimer le retour achat manuellement.

Note

Dans la procédure suivante, on suppose qu'il existe plusieurs retours achat pour le fournisseur et qu'ils ont été validés comme étant expédiés.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Avoirs achat, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau.
  3. Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
  4. Choisissez l'action Extraire lignes expéd. retour.
  5. Sélectionnez plusieurs lignes expédition retour que vous souhaitez inclure dans la facture.

    Si une ligne expédition retour incorrecte a été sélectionnée ou que vous souhaitez recommencer, il vous suffit de supprimer les lignes de l'avoir achat et de réutiliser la fonction Extraire lignes expédition retour.

  6. Sélectionnez l'action Valider.

Pour supprimer des retours achat ouverts après la validation d'expéditions retour regroupées

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Supprimer les retours achat facturés, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Renseignez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK.
  3. Vous pouvez également supprimer chacun des retours achat manuellement.

Voir aussi

Achats
Procédure : enregistrer des achats
Procédure : corriger ou annuler des factures achat impayées
Utilisation de Dynamics 365