Procédure : enregistrer des achats

Vous créez une facture achat ou une commande achat pour enregistrer le coût d'achats et suivre les créances. Si vous devez contrôler un stock, les factures achat et les commandes achat sont également utilisées pour mettre à jour de manière dynamique les niveaux de stock afin que vous puissiez réduire vos coûts et fournir un meilleur service client. Le prix d'achat, notamment les frais de service, et les valeurs de stocks qui résultent de la validation des factures achat ou les commandes achat contribuent aux chiffres du profit et à d'autres KPI financiers sur votre page d'accueil.

Note

Vous devez utiliser les commandes achat si votre processus de vente exige que vous enregistriez des réceptions partielles d'une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n'était pas disponible auprès du fournisseur. Si vous commercialisez des articles en les livrant directement depuis votre fournisseur auprès de votre client, vous devez également utiliser les commandes achat. Pour plus d'informations, voir Procédure : effectuer des livraisons directes. Pour tous les autres aspects, les commandes achat fonctionnent de la même manière que les factures achat. La procédure suivante se base sur une facture achat. La procédure est identique pour une commande achat.

Lorsque vous recevez des articles de stock, ou lorsque le service acheté est terminé, vous validez la facture ou une commande achat pour mettre à jour le stock et les enregistrements financiers et pour activer le paiement au fournisseur selon les conditions de paiement. Pour plus d'informations, reportez-vous à Effectuer des paiements.

Attention

Ne validez pas une facture achat tant que vous n'avez pas reçu les articles et que vous ne connaissez pas le coût total de l'achat, frais supplémentaires compris. Sinon, la valeur du stock et les chiffres du profit peuvent être biaisés.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture achat validée avant de payer le fournisseur. Cela est utile si vous souhaitez corriger une erreur de saisie ou si vous souhaitez modifier l'achat assez tôt dans le processus de commande. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures achat impayées. Si vous avez déjà payé des articles sur la facture achat validée, vous devez créer un avoir achat pour contrepasser l'achat. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : traiter les retours ou annulations d'achats.

Les articles peuvent être de type Stock ou Service. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture achat est identique pour les deux types d'article.

Note

La fonctionnalité Commande achat nécessite que votre expérience soit définie sur Suite. Pour plus d'informations, voir Personnalisation de votre expérience Dynamics 365.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au fournisseur sur la facture achat de deux façons selon que le fournisseur est déjà enregistré ou non.

Pour créer une facture achat

  1. Sur la page d'accueil, sélectionnez l'action Facture achat.
  2. Dans le champ Fournisseur, entrez le nom d'un fournisseur existant.

    D'autres champs de la fenêtre Facture achat sont désormais renseignés avec les informations standard sur le fournisseur sélectionné. Si le fournisseur n'est pas enregistré, procédez comme suit :

  3. Dans le champ Fournisseur, entrez le nom du nouveau fournisseur.
  4. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement du nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton Oui.
  5. Dans la fenêtre Sélectionnez un modèle pour un nouveau fournisseur, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche fournisseur, puis cliquez sur le bouton OK.
  6. Une nouvelle fiche fournisseur préremplie avec les informations sur le modèle fournisseur sélectionné s'ouvre. Le champ Nom est prérempli avec le nom du nouveau fournisseur que vous avez saisi sur la facture achat.
  7. Renseignez les autres champs de la fiche fournisseur. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : enregistrer de nouveaux fournisseurs.
  8. Une fois que vous avez terminé la fiche fournisseur, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la fenêtre Facture achat.

    Plusieurs champs de la fenêtre Facture achat sont renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche fournisseur.

  9. Renseignez les champs restants de la fenêtre Facture achat, selon vos besoins. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

    Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture achat avec les articles en stock ou les services que vous avez achetés au fournisseur.

    Note

    Si vous avez défini des lignes achat récurrentes pour le fournisseur, par exemple un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la facture par l'intermédiaire de l'action Extraire les lignes achat récurrentes.

  10. Dans le raccourci Lignes, dans le champ N° article, entrez le numéro d'un article de stock ou d'un service.
  11. Dans le champ Quantité, indiquez le nombre d'articles à acheter.

    Note

    Pour les articles de type Service, la quantité est une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne.

    Le champ Montant ligne est mis à jour pour indiquer la valeur du champ Coût unitaire direct multipliée par la valeur du champ Quantité.

    Le prix et le montant ligne sont affichés avec ou sans la Sales Tax en fonction de ce que vous avez sélectionné dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche fournisseur.

  12. Dans le champ Montant remise facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC au bas de la facture.

    Note

    Si vous avez défini des remises facture pour le fournisseur, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % remise facture fournisseur si les critères sont réunis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant remise facture.

  13. Lorsque vous recevez les articles ou services achetés, sélectionnez Valider.

L'achat est désormais visible dans le stock et les enregistrements financiers, et le paiement fournisseur est activé. La facture achat est supprimée de la liste des factures achat et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures achat validées.

Voir aussi

Achats
Définition des achats
Procédure : Demander des devis
Procédure : acheter des articles pour une vente
Procédure : enregistrer de nouveaux fournisseurs
Procédure : préparer des livraisons directes
Utilisation de Dynamics 365