Procédure : rapprocher les paiements client manuellement à partir de la liste des documents vente échus

Lorsque vos clients ont effectué des paiements sur votre compte bancaire électronique, vous devez lettrer chaque montant payé avec le document vente associé, puis valider le paiement pour mettre à jour les écritures client, comptables et banque.

Note

Vous pouvez effectuer les mêmes tâches, y compris les paiements fournisseur dans la fenêtre Feuille rapprochement bancaire à l'aide des fonctions dédiées à l'importation de relevés bancaires, au lettrage automatique et au rapprochement bancaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à Rapprocher les paiements à l'aide du lettrage automatique.

La fenêtre Enregistrement de paiement est conçue pour vous aider à réaliser les tâches de contrepartie des comptes internes à l'aide des chiffres réels pour vous assurer que les paiements sont collectés de façon efficace auprès des clients. Cet outil de traitement des paiements vous permet de vérifier et valider rapidement les paiements individuels ou forfaitaires, de traiter les paiements escomptés, et de rechercher des documents impayés spécifiques pour lesquels un paiement est effectué.

Les paiements pour des clients différents qui ont des dates d'échéance différentes doivent être validés en tant que paiements individuels. Les paiements pour le même client qui ont la même date d'échéance peuvent être validés comme paiement forfaitaire. Cela est utile, par exemple, lorsqu'un client a effectué un paiement unique qui couvre plusieurs factures vente.

Pour configurer la feuille enregistrement de paiement

Étant donné que vous pouvez valider différents types de règlement dans différents comptes de contrepartie, vous devez sélectionner un compte de contrepartie dans la fenêtre Paramétrage de l'enregistrement de paiement avant de commencer le traitement des paiements client. Si vous validez toujours sur le même compte contrepartie, vous pouvez définir ce compte par défaut et éviter cette étape chaque fois que vous ouvrez la fenêtre Enregistrement de paiement.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Paramétrage de l'enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.

    Sinon, dans la fenêtre Enregistrement de paiement, sélectionnez l'action Configuration.

  2. Renseignez les champs de la fenêtre Paramétrage de l'enregistrement de paiement. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien des informations connexes.

Pour rapprocher les paiements individuellement

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Cochez la case Paiement effectué de la ligne représentant le document validé pour lequel un paiement a été effectué.

    Si la case Renseigner automatiquement la date de réception est cochée dans la fenêtre Paramétrage de l'enregistrement de paiement, la date de travail est entrée dans le champ Date de réception.

  3. Dans le champ Date de réception, entrez la date de réception du paiement. Cette date peut être différent de la date de travail.
  4. Dans le champ Montant reçu, saisissez le montant payé.

    Pour les paiements intégraux, le montant est le même que celui du champ Montant ouvert de la ligne. Pour les paiements partiels, le montant est inférieur à celui du champ Montant ouvert de la ligne.

  5. Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes représentant des documents validés pour lesquels des paiements sont effectués.
  6. Sélectionnez l'action Valider les paiements.

Les informations de paiement saisies sont validées pour les documents représentés par les lignes dont la case Paiement effectué est cochée.

Les écritures de paiement sont validées dans les comptes général, bancaire, et client. Chaque paiement est lettré au document vente validé lié.

Pour rapprocher des paiements forfaitaires

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Cochez la case Paiement effectué pour les lignes représentant les documents validés pour le même client pour lequel un paiement forfaitaire a été effectué.

    Note

    Le champ Nom du client doit être le même sur toutes les lignes validées comme paiement forfaitaire.

    Si la case Renseigner automatiquement la date de réception est cochée dans la fenêtre Paramétrage de l'enregistrement de paiement, la date de travail est renseignée dans le champ Date de réception.

  3. Dans le champ Date de réception, entrez la date de réception du paiement. Cette date peut être différent de la date de travail.

    Note

    Cette date doit être identique sur toutes les lignes qui seront validées comme paiement forfaitaire.

  4. Dans le champ Montant reçu, entrez les montants sur plusieurs lignes pour obtenir le paiement forfaitaire.

    Conseil

    Essayez de valider le plus de paiements intégraux possible avec le montant forfaitaire. Entrez des montants identiques au montant du champ Montant ouvert sur autant de lignes que possible.

  5. Répétez les étapes 2 à 4 pour les autres lignes représentant les documents validés pour le même client pour lequel un paiement forfaitaire a été effectué.
  6. Sélectionnez l'action Valider comme paiement forfaitaire. Les informations de paiement saisies sont validées pour les documents représentés par les lignes dont la case Paiement effectué est cochée.

Les écritures de paiement sont validées dans les comptes général, bancaire, et client. Chaque paiement est lettré au document vente validé lié.

Si un paiement avec la banque n'est pas représenté par une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement, cela peut être parce que le document connexe n'a pas encore été validé. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver rapidement le document et le valider pour traiter le paiement. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : recherche de documents impayés pendant le rapprochement manuel des paiements.

Si un paiement avec la banque n'est représenté par aucun document dans Finances, vous pouvez ouvrir une ligne feuille comptabilité préremplie depuis la fenêtre Enregistrement de paiement pour valider le paiement directement dans le compte contrepartie sans lettrer le paiement avec un document. Sinon, vous pouvez enregistrer le paiement dans la feuille jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Pour enregistrer ou valider un paiement sans document connexe ».

Pour traiter manuellement les paiements client avec remises

Si vous avez convenu d'un escompte avec le client, les montants règlement peuvent être inférieurs aux montants facture si le paiement est effectué avant la date d'escompte convenue.

Les procédures suivantes expliquent quatre méthodes différentes permettant de valider des paiements escomptés dans la fenêtre Enregistrement de paiement.

  • Le montant règlement est égal au montant escompté ouvert, et la date d'échéance est antérieure à la date d'escompte. Vous validez le paiement tel quel.
  • Le montant règlement est égal au montant escompté ouvert, mais la date d'échéance est postérieure à la date d'escompte. Vous validez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour collecter/payer le montant ouvert. Sinon, vous définirez la date d'escompte ultérieurement pour permettre la réalisation de la totalité du paiement.
  • Le montant règlement est inférieur au montant escompté ouvert. Vous validez le paiement comme partiel. Le document reste ouvert pour collecter/payer le montant ouvert.
  • Le montant règlement est supérieur au montant escompté ouvert. Vous validez les paiements tels quels. Seul le montant ouvert est validé. Le montant supplémentaire est crédité au client.

Pour traiter un montant règlement égal au montant escompté, et lorsque la date d'échéance est antérieure à la date d'escompte

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est égal au montant du champ Montant restant après remise.

    La case Paiement effectué est automatiquement cochée, et le champ Date de réception contient la date de travail.

  3. Saisissez la date du paiement dans le champ Date de réception. La date est antérieure à la date du champ Date d'escompte.
  4. Vérifiez que le champ Montant ouvert indique zéro (0).
  5. Sélectionnez l'action Valider les paiements pour valider l'intégralité du paiement sur les comptes général, bancaire et client.

Pour traiter un montant règlement égal au montant escompté, mais lorsque la date d'échéance est postérieure à la date d'escompte

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est égal au montant du champ Montant restant après remise.

    La case Paiement effectué est automatiquement cochée, et le champ Date de réception contient la date de travail.

  3. Dans le champ Date de réception, saisissez une date d'échéance ultérieure à celle indiquée dans le champ Date d'escompte. La police des champs de date devient rouge et un message d'erreur s'affiche au bas de la fenêtre.

    Conseil

    Si vous voulez créer une exception et accorder la remise bien que le paiement soit échu, procédez comme suit :

  4. Sélectionnez l'action Détails.
  5. Dans la fenêtre Détails de l'enregistrement de paiement, dans le champ Date d'escompte sur le raccourci Escompte, saisissez une date ultérieure à celle indiquée dans le champ Date de réception de la fenêtre Enregistrement de paiement.

    Le message d'erreur et la police rouge disparaissent, vous pouvez traiter le paiement escompté.

  6. Vérifiez que le champ Montant ouvert indique le montant qui reste à régler pour le montant total de la facture.
  7. Sélectionnez l'action Valider les paiements pour valider le paiement partiel sur les comptes général, bancaire et client.

Le document connexe reste ouvert.

Pour traiter un paiement inférieur au montant escompté ouvert

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est inférieur au montant du champ Montant restant après remise.

    La case Paiement effectué est automatiquement cochée, et le champ Date de réception contient la date de travail.

  3. Saisissez la date du paiement dans le champ Date de réception. La date est antérieure à la date du champ Date d'escompte.
  4. Vérifiez que le champ Montant ouvert indique le montant qui reste à régler pour le montant escompté.
  5. Sélectionnez l'action Valider les paiements pour valider le paiement partiel sur les comptes général, bancaire et client.

Le document connexe reste ouvert.

Pour traiter un paiement supérieur au montant escompté ouvert

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Saisissez le montant du paiement dans le champ Montant reçu. Le montant est supérieur au montant du champ Montant restant après remise.

    La case Paiement effectué est automatiquement cochée, et le champ Date de réception contient la date de travail.

  3. Saisissez la date du paiement dans le champ Date de réception. La date est antérieure à la date du champ Date d'escompte.
  4. Vérifiez que le champ Montant ouvert indique zéro (0).
  5. Sélectionnez l'action Valider les paiements pour valider l'intégralité du paiement sur les comptes général, bancaire et client.

Le document connexe est clôturé, et le client est crédité du montant règlement excédentaire.

Pour rechercher un document vente spécifique qui n'est pas totalement facturé

La fenêtre Enregistrement de paiement vous aide dans les tâches de contrepartie des comptes internes avec les chiffres réels de règlement pour assurer une collecte efficace auprès des clients et le paiement des sommes dues aux fournisseurs. Elle affiche les paiements entrants en attente sous la forme de lignes représentant les documents vente pour lesquels un montant doit être payé.

Généralement, lorsqu'un paiement a été effectué, enregistré dans la banque ou autre, le document vente ou achat associé est représenté par une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement parce que le document en question attend que le paiement soit validé par rapport au montant ouvert. Cependant, parfois un paiement qui a effectué n'est pas représenté par une ligne dans la fenêtre Enregistrement de paiement, généralement parce que la facture du document en question n'a pas encore été totalement validé.

Dans la fenêtre Recherche de documents, vous pouvez rechercher parmi les documents qui n'ont pas été entièrement facturés. Vous pouvez effectuer une recherche avec un ou plusieurs des critères suivants :

  • Numéro de document
  • Montant ou plage de montants

La procédure suivante explique comment trouver un document spécifique à l'aide de deux critères de recherche.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Avec le pointeur sur n'importe quelle ligne, sélectionnez l'action Rechercher des documents.
  3. Dans la fenêtre Recherche de document, entrez une valeur de recherche dans le champ N° document. .

    Note

    La valeur que vous entrez dans ce champ est indiquée entre caractères génériques masqués. Cela signifie que la fonction recherche tous les numéros de document qui contiennent la valeur saisie.

  4. Dans le champ Montant, saisissez le montant spécifique qui figure sur le document que vous recherchez.
  5. Dans le champ % écart de quantité, saisissez la valeur du pourcentage pour définir la plage des montants dans laquelle rechercher le document ouvert.

    Si vous saisissez 10, la fonction recherche les montants d'une plage comprise entre dix pour cent en moins et dix pour cent de plus que la valeur indiquée dans le champ Montant.

  6. Sélectionnez l'action Rechercher.

La fonction de recherche effectue une recherche parmi les documents qui n'ont pas été entièrement facturés selon les critères spécifiés.

Si un ou plusieurs documents correspondent aux critères de recherche, la fenêtre Résultat de la recherche de documents s'ouvre et affiche les lignes représentant ces documents. Chaque ligne contient un numéro de document, une description et un montant de manière à ce que vous puissiez facilement rechercher un document spécifique, par exemple à l'aide des informations de votre relevé bancaire.

Si un paiement avec la banque n'est représenté par aucun document dans Finances, vous pouvez ouvrir une ligne feuille comptabilité préremplie depuis la fenêtre Enregistrement de paiement pour valider le paiement directement dans le compte contrepartie sans lettrer le paiement avec un document. Sinon, vous pouvez enregistrer le paiement dans la feuille jusqu'à ce que l'origine du paiement soit résolue.

Pour enregistrer ou valider un paiement sans document connexe

Si un paiement avec la banque n'est représenté par aucun document dans Finances, vous pouvez ouvrir une ligne feuille comptabilité préremplie depuis la fenêtre Enregistrement de paiement pour valider le paiement directement dans le compte contrepartie sans lettrer le paiement avec un document. Sinon, vous pouvez enregistrer le paiement dans la feuille jusqu'à ce que l'origine du paiement soit clarifiée.

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Enregistrement de paiement, puis sélectionnez le lien connexe.

Enregistrez un paiement non documenté.

  1. Sélectionnez l'action Feuille comptabilité.

    La fenêtre Feuille comptabilité s'affiche avec une ligne préremplie où figure le compte contrepartie du nom de feuille défini dans la fenêtre Paramétrage de l'enregistrement de paiement.

  2. Renseignez les autres champs de la ligne feuille comptabilité, tel que le montant et le numéro de client ou d'autres informations du relevé bancaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : Valider les transactions directement vers la comptabilité.

Vous pouvez soit valider la ligne feuille mettre à jour le total sur le compte contrepartie. Sinon, vous pouvez laisser la ligne feuille non validée et ajouter par exemple une note indiquant que le paiement a besoin d'une autre analyse.

Si vous laissez la ligne feuille non validée, elle s'ajoutera à la valeur du champ Solde non validé au bas de la fenêtre Enregistrement de paiement.

Voir aussi

Gestion des comptes client
Ventes
Utilisation de Finances