Procédure : facturer des ventes

Vous créez une facture vente ou une commande vente pour enregistrer votre accord avec un client pour vendre certains produits selon certaines conditions de livraison et de paiement.

Note

Il existe quelques scénarios où vous devez utiliser une commande vente au lieu d'une facture vente :

  • Si vous devez expédier uniquement une partie d'une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n'est pas disponible.
  • Si vous vendez des articles que votre fournisseur fournit directement à votre client (une livraison directe). Pour plus d'informations, voir Procédure : effectuer des livraisons directes.

Pour tous les autres aspects, les commandes vente et les factures vente fonctionnent de la même manière. Pour en savoir plus, voir Procédure : vendre des produits.

Vous pouvez négocier avec le client en créant d'abord un devis, que vous pouvez convertir en facture vente lorsque vous êtes d'accord sur la vente. Pour plus d'informations, voir Procédure : créer des offres.

Si le client décide d'acheter, vous validez la facture vente pour créer les écritures quantité et valeur associées. Lorsque vous validez la facture vente, vous pouvez également envoyer par e-mail le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de facturation et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : envoyer des documents par e-mail.

Dans les environnements d'entreprise où le client doit payer avant la livraison des produits vendus (par exemple la vente au détail), vous devez attendre la réception du paiement avant de fournir les produits. Dans la plupart des cas, vous traitez les paiements entrants plusieurs semaines après la livraison en lettrant les paiements à leurs factures vente validées et impayées associées. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : rapprocher les paiements à l'aide de l'application automatique.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture vente validée avant qu'elle ne soit payée. Cela est utile, par exemple, si vous souhaitez corriger une erreur de saisie, ou si le client demande une modification tôt dans le processus de commande. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures vente impayées. Si la facture vente validée est payée, vous devez créer un avoir vente pour contrepasser la vente. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : traiter les retours ou annulations de ventes.

Les articles peuvent être des articles en stock et des services, représentés par les types Article - Stock et Article - Service sur les lignes vente. Le processus de facture vente est identique pour les deux types d'article. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : enregistrer de nouveaux articles.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au client sur la facture vente de deux façons selon que le client est déjà enregistré ou non. Reportez-vous aux étapes 2 et 3 de la procédure ci-dessous.

Pour créer une facture vente :

  1. Sur la page d'accueil, sélectionnez l'action Facture vente.
  2. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.

    D'autres champs de la fenêtre Facture vente contiennent des informations standard sur le client sélectionné. Si le client n'est pas enregistré, procédez comme suit :

  3. Dans le champ Client, entrez le nom du nouveau client.
  4. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement du nouveau client, cliquez sur le bouton Oui.
  5. Dans la fenêtre Sélectionnez un modèle pour un nouveau client, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche client, puis cliquez sur le bouton OK.
  6. Une nouvelle fiche client affiche des informations sur le modèle client sélectionné. Renseignez les champs restants. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : enregistrer de nouveaux clients.
  7. Lorsque vous avez terminé la fiche client, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la fenêtre Facture vente.

    Plusieurs champs de la facture vente sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche client.

  8. Renseignez les champs restants de la fenêtre Facture vente, selon vos besoins. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture vente pour les produits que vous vendez au client ou pour toute transaction avec le client que vous souhaitez enregistrer dans un compte général.

Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu'un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l'intermédiaire de l'action Extraire les lignes vente récurrentes.

  1. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais ou de transaction à valider pour le client avec la ligne vente.
  2. Dans le champ , sélectionnez un enregistrement à valider en fonction de la valeur du champ Type.

    Laissez le champ vide dans les cas suivants : - Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description. -Si la ligne est destinée à un article non stocké. Sélectionnez l'action Sélectionner articles non stockés. Pour en savoir plus, voir Procédure : utiliser des articles non stockés.

  3. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d'unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

    Note

    Si l'article est de type Article - Service ou Ressource, la quantité est une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne.

    La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

    Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

  4. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

    Si des prix article spéciaux sont définis sur le raccourci Prix vente et remises ligne vente dans la fiche client ou article, le prix et le montant de la ligne vente sont automatiquement mis à jour si les critères de prix convenus sont réunis. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  5. Répétez les étapes 9 à 12 pour chaque produit ou frais que vous souhaitez vendre au client.

    Les totaux sous les lignes sont calculés automatiquement au fur et à mesure que vous créez ou modifiez des lignes.

  6. Dans le champ Montant remise facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous avez défini des remises facture pour le client, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % remise facture si les critères sont réunis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant remise facture sans TVA. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  7. Lorsque les lignes facture vente sont renseignées, sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.

Les écritures comptables article et client associés sont à présent créés dans votre système, et la facture vente est sortie en tant que document au format PDF. La facture vente est supprimée de la liste des factures vente et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures vente validées.

Voir aussi

Ventes
Définition des ventes
Stock
Procédure : envoyer des documents par e-mail
Facturation en vrac des réservations Microsoft dans Dynamics 365 for Financials
Utilisation de Finances