Procédure : traiter les retours ou annulations de ventes

Si votre client souhaite retourner ou obtenir un remboursement pour des articles, ou encore annuler des services, que vous lui avez vendus et pour lesquels vous avez reçu un paiement, vous devez créer et valider un avoir vente qui indique la modification demandée. Pour inclure les informations de facture vente correctes, vous pouvez créer l'avoir vente à partir de la facture vente enregistrée ou utiliser la fonction de copie.

Note

Si une facture vente validée n'a pas encore été payée, vous pouvez utiliser les fonctions Corriger ou Annuler sur la facture vente validée pour contrepasser automatiquement les transactions associées. Ces fonctions ne fonctionnent que pour les factures impayées, elles ne prennent pas en charge des retours partiels ou les annulations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures vente impayées.

Outre la facture vente validée d'origine, vous pouvez lettrer l'avoir vente à d'autres documents vente, par exemple une autre facture vente validée, parce que le client renvoie également des articles livrés avec cette facture.

Un retour ou un remboursement peut en effet se rapporter uniquement à certains des articles ou des services figurant sur la facture vente initiale. Dans ce cas, vous devez modifier les informations des lignes de l'avoir vente. Lors de la validation de l'avoir vente, les documents vente affectés par la modification sont contrepassés et un paiement de remboursement peut être créé pour le client.

Vous pouvez envoyer l'avoir vente validé au client pour confirmer le retour ou l'annulation et communiquer que la valeur associée sera remboursée, par exemple lorsque les articles sont renvoyés.

La validation de l'avoir rétablira également tous les frais annexes affectés au document validé, afin que les écritures valeur de l'article soient identiques à celles précédant l'affectation des frais annexes.

Pour créer un avoir vente à partir d'une facture vente validée

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Factures vente enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Factures vente enregistrées, sélectionnez la facture vente validée que vous souhaitez contrepasser, puis sélectionnez l'action Créer un avoir correctif.

    L'en-tête avoir vente affiche des informations sur la facture vente validée. Vous pouvez les modifier, par exemple avec de nouvelles informations qui reflètent l'accord de retour.

  3. Modifiez les informations des lignes en fonction de l'accord, par exemple le nombre d'articles retournés ou du montant à rembourser.
  4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
  5. Dans la fenêtre Lettrer écritures client, sélectionnez la ligne contenant le document vente validé auquel vous souhaitez lettrer l'avoir vente, puis sélectionnez l'action ID lettrage.

    L'identifiant de l'avoir vente s'affiche dans le champ ID lettrage.

  6. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer s'il est inférieur au montant initial.

    Au bas de la fenêtre Lettrer écritures client, vous pouvez afficher le montant total à lettrer pour contrepasser toutes les écritures concernées, à savoir lorsque la valeur du champ Solde est égale à zéro.

  7. Cliquez sur le bouton OK. Lors de la validation de l'avoir vente, il doit être lettré avec les documents vente validés spécifiés.

    Lorsque vous avez créé les lignes avoir vente nécessaires et qu'un ou plusieurs applications sont spécifiées, vous pouvez procéder à la validation de l'avoir vente.

  8. Sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode d'envoi par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.

Les documents vente validés auxquels vous avez lettré l'avoir sont à présent contrepassés, et un remboursement peut être créé pour le client. L'avoir vente est supprimé et remplacé par un nouveau document dans la liste des avoirs vente validés.

Pour créer un avoir vente à partir de zéro

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Feuille règlement, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir vente vierge.
  3. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.
  4. Sélectionnez l'action Copier document.
  5. Dans la fenêtre Extraire document vente, dans le champ Type document, sélectionnez Facture enregistrée.
  6. Sélectionnez le champ N° document pour ouvrir la fenêtre Factures vente enregistrées, puis sélectionnez la facture vente validée qui contient les lignes que vous souhaitez contrepasser.
  7. Activez la case à cocher Recalculer lignes si vous souhaitez que les lignes facture vente validées copiées soient mises à jour avec les modifications apportées au prix article et au coût unitaire depuis la validation de la facture.
  8. Cliquez sur le bouton OK. Les lignes facture copiées sont insérées dans l'avoir vente.
  9. Remplissez l'avoir vente en vous reportant à la section « Pour créer un avoir vente à partir d'une facture vente validée » de cette rubrique.

Voir aussi

Ventes
Définition des ventes
Procédure : envoyer des documents par e-mail
Utilisation de Finances