Utiliser des programmes périodiques
Mise à jour : October 20, 2014
S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Cette rubrique décrit l'utilisation des programmes périodiques dans un centre d'appels. Dans un programme périodique, également appelé programme de commande récurrent, les clients ne doivent pas passer une commande pour chaque expédition. Au lieu de cela, les clients reçoivent régulièrement des expéditions de produit selon un programme prédéfini.
Après avoir paramétré un programme périodique comme décrit dans Paramétrer des programmes périodiques, vous pouvez créer une commande périodique pour un client. Vous devrez également peut-être effectuer ces tâches de maintenance supplémentaires :
Mise à jour de la période de l'événement périodique actuel – Permet de paramétrer un traitement par lots qui indique au système quelle est la période de l'événement actuel.
Créer des commandes enfant périodiques – Permet de créer des commandes enfant à partir de la commande périodique parent.
Traiter les paiements périodiques – Permet de traiter la facturation et les notifications pour les paiements associés aux commandes client périodiques.
(Le cas échéant) Étendre les lignes périodiques – Permet de prolonger le nombre de répétitions possibles d'un événement périodique. La récurrence des expéditions peut ensuite s'étendre au-delà de la limite qui a été définie dans le champ Seuil de répétition de la périodicité dans les paramètres du centre d'appels.
(Le cas échéant) Réaliser une mise à jour périodique – Permet de synchroniser les modifications entre le programme périodique et des commandes client parentes périodiques.
Clôturer les commandes et lignes parentes périodiques – Permet de clôturer les commandes périodiques.
Logiciels requis
Le tableau suivant indique la configuration requise qui doit être en place avant de commencer.
Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Étapes de paramétrage requises |
1. Créer une commande périodique
Vous créez une commande périodique en créant une commande client et en ajoutant une ligne de commande client pour le produit parent périodique. L'écran Périodicité s'ouvre alors, dans lequel vous pouvez spécifier les détails de la partie périodique de la commande.
Des produits périodiques et non périodiques peuvent être combinés dans la même commande.
Pour créer une commande périodique, procédez comme suit :
Cliquez sur Centre d'appels > Courant > Toutes les commandes client. Dans le volet Actions, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Commande client. Entrez les informations du client, puis cliquez sur OK pour créer une commande client.
Dans l'organisateur Lignes de commande client, ajoutez une nouvelle ligne, puis entrez le numéro d'article du produit parent périodique. Entrez les informations concernant la quantité, le site et l'entrepôt du produit.
Appuyez sur Ctrl+S pour sauvegarder l'enregistrement. L'écran Périodicité s'ouvre.
Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement à utiliser pour la commande périodique, puis entrez le montant du paiement. Vous pouvez cliquer sur Echéancier de paiement pour paramétrer un échéancier de paiement, et vous pouvez cliquer sur Ajouter une carte de crédit pour stocker les informations de carte de crédit pour la commande.
Notes
Si vous souhaitez utiliser le paiement par carte de crédit pour chaque expédition qui fait partie du programme périodique, vous devez également définir les paramètres dans la section Autorisations de carte de crédit de l'écran Paramètres du centre d'appels. Pour plus d'informations, voir Paramétrer des modes de paiement (centre d'appels).
Fermez l'écran Périodicité.
Si vous souhaitez ajouter des produits supplémentaires à la commande qui ne font pas partie du programme périodique, cliquez sur Ajouter une ligne. Lorsque vous avez fini d'ajouter des produits, appuyez sur Ctrl+S.
Dans le volet Actions, dans le groupe Tenir à jour, cliquez sur Complet.
Dans l'écran Résumé de la commande client, sous le volet Actions, cliquez sur Paiements, puis indiquez les informations de paiement pour tous les produits non périodiques inclus dans la commande.
Fermez l'écran Paiements client, puis, dans l'écran Résumé de la commande client, cliquez sur Soumettre.
2. Mettre à jour la période de l'événement périodique actuel
Les programmes périodiques doivent être régulièrement mis à jour, afin qu'ils indiquent quel événement est l'événement actuel. Par exemple, si le mois en cours est celui de mars, et que l'événement 3 est planifié pour se produire en mars, le programme périodique doit afficher l'événement 3 comme l'événement actuel. Vous effectuez cette mise à jour en exécutant un traitement par lots.
Pour mettre à jour la période de l'événement actuel périodique, procédez comme suit.
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Mise à jour de la période de l'événement périodique actuel.
Activez la case à cocher Traitement par lots, puis sélectionnez éventuellement un groupe de traitements par lots.
Cliquez sur Répétition, puis spécifiez les paramètres du traitement par lots. Cliquez sur OK, puis cliquez sur OK de nouveau pour exécuter le traitement par lots.
3. Créer des commandes enfant périodiques
Une fois qu'une commande client qui contient un produit périodique est créée, une commande enfant doit être créée pour chaque événement périodique. Autrement dit, une commande enfant doit être créée pour chaque expédition qui est envoyée. Vous pouvez également paramétrer un traitement par lots pour réaliser cette procédure.
Pour créer des commandes périodiques enfants, procédez comme suit :
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Créer des commandes enfant périodiques.
Dans la zone Critères, définissez les critères pour spécifier pour quelles commandes périodiques créer des commandes enfant.
Cliquez sur OK pour exécuter le processus. Vous recevez un message contenant ces informations :
Le nombre de commandes enfants créées
Le nombre de commandes enfants qui n'ont pas été créées en raison d'une carte de crédit expirée
Un message indique que l'exécution du traitement par lots est terminée
Vous pouvez confirmer que les commandes enfants ont été créées pour une commande client spécifique :
Cliquez sur Centre d'appels > Courant > Toutes les commandes client.
Double-cliquez sur la commande client pour l'ouvrir. Sélectionnez la ligne de commande client pour le produit périodique.
Dans l'organisateur Lignes de commande client, cliquez sur Stock.
Dans la section Afficher, cliquez sur Programme périodique.
Dans l'écran Périodicité, dans la liste, faites défiler vers la droite jusqu'à ce que vous voyiez le champ Commande client périodique. La commande client enfant s'affiche dans ce champ.
Notes
(BRA) Le type de document fiscal sélectionné dans la commande client est remplacé par le type de document fiscal de la commande enfant lorsqu'une commande enfant est créée.
Facultatif : Paramétrez un traitement par lots pour créer des commandes périodiques enfants en complétant les champs sous l'onglet Traitement par lots dans l'écran Créer des commandes enfant périodiques.
4. Traiter les paiements périodiques
Pour traiter des paiements périodiques, procédez comme suit :
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Traiter les paiements périodiques.
Dans la zone Critères, définissez les critères pour spécifier les paiements périodiques à traiter. Vous pouvez traiter les paiements pour une date spécifiée, un article périodique spécifié, ou les deux.
Cliquez sur OK pour procéder au traitement des paiements.
Facultatif : Paramétrez un traitement par lots pour traiter les paiements en complétant les champs sous l'onglet Traitement par lots dans l'écran Traiter les paiements périodiques.
5. (Si nécessaire) Étendre les lignes périodiques
Si le nombre de répétitions d'un événement périodique dépasse la valeur Seuil de répétition de la périodicité définie dans les paramètres du centre d'appels, vous devez étendre les lignes ou les événements périodiques.
Pour étendre les lignes périodiques, procédez comme suit.
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Étendre les lignes périodiques.
Activez la case à cocher Traitement par lots, puis sélectionnez éventuellement un groupe de traitements par lots.
Cliquez sur Répétition, puis spécifiez les paramètres du traitement par lots. Cliquez sur OK, puis cliquez sur OK de nouveau pour exécuter le traitement par lots.
6. (Le cas échéant) Réaliser une mise à jour périodique
Vous pouvez apporter des modifications à un programme périodique après sa création. Par exemple, vous pouvez modifier les options de facturation, la date de début, ou les produits inclus. Si des modifications sont apportées à un programme périodique pour lequel vous avez créé des commandes, les commandes client parentes associées à ce programme périodique doivent être mises à jour avec les nouvelles informations.
Pour réaliser une mise à jour périodique, procédez comme suit.
Cliquez sur Centre d'appels > Journaux > Périodicité > Programmes périodiques. Modifiez un programme périodique existant comme nécessaire, puis fermez l'écran Programmes périodiques.
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Traitement par lots de la mise à jour de la périodicité.
Dans la zone Critères, sélectionnez un programme périodique.
Cliquez sur OK pour exécuter la mise à jour. Vous recevez un message qui répertorie toutes les commandes client parentes qui ont été mises à jour ou créées en raison des modifications apportées au programme périodique.
Facultatif : Paramétrez un traitement par lots effectuer des mises à jour périodiques en complétant les champs sous l'onglet Traitement par lots dans l'écran Traitement par lots de la mise à jour de la périodicité.
Vous pouvez également mettre à jour des lignes individuelles de commandes périodiques existantes si vous devez modifier la date de début ou les produits substituts sur ces lignes. Pour mettre à jour les lignes d'une commande périodique, procédez comme suit.
Cliquez sur Centre d'appels > Journaux > Périodicité > Mises à jour de la périodicité.
Sous Sélection de commandes, entrez les critères de sélection des commandes.
Dans le volet Actions, cliquez sur Rechercher. L'écran affiche la liste de toutes les commandes client périodiques correspondant aux critères sélectionnés.
Sélectionnez une ou plusieurs commandes client, puis suivez l'une des étapes suivantes :
Sous Mettre à jour la date de début, entrez la nouvelle date de début ou le nombre de jours à ajouter à la date de début existante. Dans le volet Actions, cliquez sur Date de mise à jour, puis cliquez sur OK.
Sous Remplacement, entrez les informations sur les produits à remplacer dans les commandes. Dans le volet Actions, cliquez sur Remplacer, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Traitement par lots de la mise à jour de la périodicité.
Dans la zone Critères, sélectionnez un programme périodique.
Cliquez sur OK pour exécuter la mise à jour. Vous recevez un message qui répertorie toutes les commandes client parentes qui ont été mises à jour.
7. Clôturer les commandes et lignes parentes périodiques
Un traitement par lots définit le statut des commandes périodiques parentes et des lignes de commande périodique sur Facturé lorsque toutes les commandes périodiques enfant sont facturées.
Pour clôturer les commandes et lignes parentes périodiques, procédez comme suit.
Cliquez sur Centre d'appels > Périodique > Périodicité > Clôturer les commandes et lignes parentes périodiques.
Activez la case à cocher Traitement par lots, puis sélectionnez éventuellement un groupe de traitements par lots.
Cliquez sur Répétition, puis spécifiez les paramètres du traitement par lots. Cliquez sur OK, puis cliquez sur OK de nouveau pour exécuter le traitement par lots.
Tâches connexes
Paramétrer des programmes périodiques
Informations destinées aux administrateurs système
Si vous n'avez pas accès aux pages qui vous permettent d'effectuer cette tâche, contactez votre administrateur système et fournissez les informations répertoriées dans le tableau suivant.
Catégorie |
Logiciel requis |
|---|---|
Clés de configuration |
Clé de configuration pour Retail Headquarters Clé de configuration pour Centre d'appels Clé de configuration pour Périodicité |
Rôles de sécurité |
Commis des ventes (si vous créez une commande client à laquelle une commande périodique est associée) Responsable des ventes (si vous tenez à jour le programme périodique) |