Exporter vers une feuille de calcul dynamique Excel

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Cet article s’applique à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) version 9.1 utilisant le client Web hérité. Si vous utilisez Unified Interface, vos applications fonctionnent de la même manière que Unified Interface pour l’application Power Apps pilotée par modèle. Pour la version Power Apps de cet article, consultez : Exporter vers une feuille de calcul dynamique Excel

Exportez des données vers une feuille de calcul Office Excel afin que les utilisateurs puissent avoir les dernières informations Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) à tout moment lorsqu’ils affichent la feuille de calcul. Imaginez que le directeur général de votre société puisse obtenir des informations importantes dont ils ont besoin sans accéder à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), mais simplement en ouvrant le lien Excel sur son bureau. Vous pouvez exporter jusqu’à 100 000 enregistrements à la fois.

Important

Les paramètres régionaux de votre système d’exploitation (sous Windows, Panneau de configuration>Région) et dans les paramètres régionaux et linguistiques de l’organisation Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Paramètres>Administration>Paramètres du système>onglet Formats>Format actuel) doivent être identiques. Sinon, l’actualisation des données dynamiques à l’aide de l’option Actualiser depuis CRM peut entraîner des modifications des données.

Exporter les données vers une feuille de calcul dynamique Excel

Vous ne pouvez pas exporter des données vers une feuille de calcul dynamique dans Excel pour tous les types d’enregistrements Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si vous ne voyez pas l’option, elle n’est pas disponible pour cet enregistrement.

  1. Ouvrez une liste d’enregistrements.

  2. Sur la barre de commandes, sélectionnez Exporter vers Excel>Feuille de calcul dynamique.

  3. Sous Tâches courantes, configurez les paramètres de colonne puis sélectionnez Exporter.

  4. Sélectionnez Enregistrer, puis enregistrez le fichier .xlsx. Notez l’emplacement où vous avez enregistré le fichier.

    Note

    Si vous allez modifier le fichier de données ultérieurement, il est recommandé de l’enregistrer avant de l’ouvrir. Sinon, vous pouvez recevoir ce message d’erreur : Mémoire insuffisante : Microsoft Excel ne peut plus ouvrir ni enregistrer de documents.

    Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

    1. Ouvrez Excel et accédez à Fichier>Options>Centre de gestion de la confidentialitéParamètres du Centre de gestion de la confidentialité>Mode protégé.
      2. Dans Mode protégé, décochez les trois éléments.
      3. Sélectionnez ensuite OK>OK.

      Il est toujours vivement recommandé d’enregistrer et ouvrir le fichier de données, plutôt que de désactiver le mode protégé qui peut mettre votre ordinateur en danger.

  5. Ouvrez Excel, puis ouvrez le fichier .xlsx que vous avez enregistré à l’étape précédente.

  6. Si vous obtenez l’avertissement de sécurité Les connexions de données externes ont été désactivées, sélectionnez Activer le contenu.

  7. Pour actualiser les données du fichier, sous l’onglet Données, cliquez sur Actualiser tout>Actualiser tout.

    Si un message d’avertissement s’affiche indiquant que la requête web n’a renvoyé aucune donnée, sélectionnez OK. Le fichier Excel apparaît vide. Pour résoudre l’avertissement, suivez les étapes décrites dans Les données disparaissent après avoir actualisé le fichier Excel dynamique exporté.

    Note

    • Pour afficher et actualiser les données dynamiques, Microsoft Dynamics 365 for Outlook doit être installé. S’il est déjà installé et configuré, sélectionnez Actualiser depuis CRM pour vous connecter à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si vous ne souhaitez plus recevoir d’invite de connexion, sélectionnez Enregistrer mon adresse de messagerie et mon mot de passe dans la page de connexion.
    • Si vous avez un numéro de téléphone qui commence par + ou –, par exemple +1-123-456-7890, lorsque vous actualisez la feuille de calcul dynamique le champ de numéro de téléphone n’affichera pas le numéro correctement.
    • Pour éviter ce problème, utilisez un espace ou des parenthèses (), comme suit : +1 123-456-7890 ou +1 (123) - 456-7890

Conseils

  • Vous pouvez envoyer par e-mail un fichier Excel dynamique ou le stocker en tant que fichier partagé si les destinataires se trouvent dans le même domaine que vous. Lorsque les destinataires ouvrent le fichier dynamique, ils aperçoivent les données qu’ils sont autorisés à afficher dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), si bien qu’ils ne voient pas nécessairement les mêmes données que vous.

  • Certaines vues système, comme Comptes sans activité de campagne ces 3 derniers mois, ne peuvent être exportées que vers une feuille de calcul Excel statique.

  • Dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), les valeurs monétaires sont exportées vers Excel sous forme de nombres. Une fois l’exportation terminée, pour afficher les données sous forme de devise, consultez la rubrique d’aide dans Excel intitulée « Afficher les nombres sous forme de devise ».

  • Les valeurs de date et d’heure qui apparaissent dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) sous forme de Date s’affichent uniquement lorsque vous exportez le fichier vers Excel, mais la cellule indique en réalité la date et l’heure.

  • Si vous allez apporter des modifications ou réimporter les fichiers de données dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), n’oubliez pas que les champs sécurisés, calculés et composites (par exemple Nom complet) sont en lecture seule et ne peuvent pas être importés dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Vous pouvez modifier ces champs dans Excel mais lorsque vous réimportez les données dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), ces champs ne sont pas mis à jour. Si vous souhaitez mettre ces champs à jour, par exemple le nom d’un contact, il est recommandé de disposer de cette vue pour exporter vos données, pour les placer dans Excel, et les réimporter dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) pour faire des modifications.

Déclaration de confidentialité

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 (online), l’exportation de données vers une feuille de calcul statique crée une copie locale des données exportées et l’enregistre sur votre ordinateur. Les données sont transférées de Dynamics 365 (online) sur votre ordinateur à l’aide d’une connexion sécurisée et aucune connexion n’est maintenue entre cette copie locale et Dynamics 365 (online).

Lorsque vous exportez vers une feuille de calcul dynamique ou un tableau croisé dynamique, une liaison est conservée entre la feuille de calcul Excel et Dynamics 365 (online). Chaque fois qu’une feuille de calcul dynamique ou qu’un tableau croisé dynamique est actualisé, vous êtes authentifié par Dynamics 365 (online) grâce à vos informations d’identification. Vous pouvez alors visualiser les données pour lesquelles vous disposez d’autorisations.

Un administrateur détermine si les utilisateurs d’une organisation sont autorisés ou non à exporter des données vers Excel à l’aide des rôles de sécurité.

Voir aussi

Exporter des données vers Excel

Cette rubrique s’applique à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Pour la version Power Apps de cette rubrique, consultez : Exporter vers une feuille de calcul dynamique Excel

Exportez des données vers une feuille de calcul Office Excel afin que les utilisateurs puissent avoir les dernières informations Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) à tout moment lorsqu’ils affichent la feuille de calcul. Imaginez que le directeur général de votre société puisse obtenir des informations importantes dont ils ont besoin sans accéder à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), mais simplement en ouvrant le lien Excel sur son bureau. Vous pouvez exporter jusqu’à 100 000 enregistrements à la fois.

Important

Les paramètres régionaux de votre système d’exploitation (sous Windows, Panneau de configuration>Région) et dans les paramètres régionaux et linguistiques de l’organisation Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Paramètres>Administration>Paramètres du système>onglet Formats>Format actuel) doivent être identiques. Sinon, l’actualisation des données dynamiques à l’aide de l’option Actualiser depuis CRM peut entraîner des modifications des données.

Exporter les données vers une feuille de calcul dynamique Excel

Vous ne pouvez pas exporter des données vers une feuille de calcul dynamique dans Excel pour tous les types d’enregistrements Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si vous ne voyez pas l’option, elle n’est pas disponible pour cet enregistrement.

  1. Ouvrez une liste d’enregistrements.

  2. Sur la barre de commandes, sélectionnez Exporter vers Excel>Feuille de calcul dynamique.

  3. Sous Tâches courantes, configurez les paramètres de colonne puis sélectionnez Exporter.

  4. Sélectionnez Enregistrer, puis enregistrez le fichier .xlsx. Notez l’emplacement où vous avez enregistré le fichier.

    Note

    Si vous allez modifier le fichier de données ultérieurement, il est recommandé de l’enregistrer avant de l’ouvrir. Sinon, vous pouvez recevoir ce message d’erreur : Mémoire insuffisante : Microsoft Excel ne peut plus ouvrir ni enregistrer de documents.

    Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

    1. Ouvrez Excel et accédez à Fichier>Options>Centre de gestion de la confidentialitéParamètres du Centre de gestion de la confidentialité>Mode protégé.
      2. Dans Mode protégé, décochez les trois éléments.
      3. Sélectionnez ensuite OK>OK.

      Il est toujours vivement recommandé d’enregistrer et ouvrir le fichier de données, plutôt que de désactiver le mode protégé qui peut mettre votre ordinateur en danger.

  5. Ouvrez Excel, puis ouvrez le fichier .xlsx que vous avez enregistré à l’étape précédente.

  6. Si vous obtenez l’avertissement de sécurité Les connexions de données externes ont été désactivées, sélectionnez Activer le contenu.

  7. Pour actualiser les données du fichier, sous l’onglet Données, cliquez sur Actualiser tout>Actualiser tout.

    Si un message d’avertissement s’affiche indiquant que la requête web n’a renvoyé aucune donnée, sélectionnez OK. Le fichier Excel apparaît vide. Pour résoudre l’avertissement, suivez les étapes décrites dans Les données disparaissent après avoir actualisé le fichier Excel dynamique exporté.

    Note

    • Pour afficher et actualiser les données dynamiques, Microsoft Dynamics 365 for Outlook doit être installé. S’il est déjà installé et configuré, sélectionnez Actualiser depuis CRM pour vous connecter à Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si vous ne souhaitez plus recevoir d’invite de connexion, sélectionnez Enregistrer mon adresse de messagerie et mon mot de passe dans la page de connexion.
    • Si vous avez un numéro de téléphone qui commence par + ou –, par exemple +1-123-456-7890, lorsque vous actualisez la feuille de calcul dynamique le champ de numéro de téléphone n’affichera pas le numéro correctement.
    • Pour éviter ce problème, utilisez un espace ou des parenthèses (), comme suit : +1 123-456-7890 ou +1 (123) - 456-7890

Conseils

  • Vous pouvez envoyer par e-mail un fichier Excel dynamique ou le stocker en tant que fichier partagé si les destinataires se trouvent dans le même domaine que vous. Lorsque les destinataires ouvrent le fichier dynamique, ils aperçoivent les données qu’ils sont autorisés à afficher dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), si bien qu’ils ne voient pas nécessairement les mêmes données que vous.

  • Certaines vues système, comme Comptes sans activité de campagne ces 3 derniers mois, ne peuvent être exportées que vers une feuille de calcul Excel statique.

  • Dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), les valeurs monétaires sont exportées vers Excel sous forme de nombres. Une fois l’exportation terminée, pour afficher les données sous forme de devise, consultez la rubrique d’aide dans Excel intitulée « Afficher les nombres sous forme de devise ».

  • Les valeurs de date et d’heure qui apparaissent dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) sous forme de Date s’affichent uniquement lorsque vous exportez le fichier vers Excel, mais la cellule indique en réalité la date et l’heure.

  • Si vous allez apporter des modifications ou réimporter les fichiers de données dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), n’oubliez pas que les champs sécurisés, calculés et composites (par exemple Nom complet) sont en lecture seule et ne peuvent pas être importés dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Vous pouvez modifier ces champs dans Excel mais lorsque vous réimportez les données dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), ces champs ne sont pas mis à jour. Si vous souhaitez mettre ces champs à jour, par exemple le nom d’un contact, il est recommandé de disposer de cette vue pour exporter vos données, pour les placer dans Excel, et les réimporter dans Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) pour faire des modifications.

Déclaration de confidentialité

Si vous utilisez Microsoft Dynamics 365 (online), l’exportation de données vers une feuille de calcul statique crée une copie locale des données exportées et l’enregistre sur votre ordinateur. Les données sont transférées de Dynamics 365 (online) sur votre ordinateur à l’aide d’une connexion sécurisée et aucune connexion n’est maintenue entre cette copie locale et Dynamics 365 (online).

Lorsque vous exportez vers une feuille de calcul dynamique ou un tableau croisé dynamique, une liaison est conservée entre la feuille de calcul Excel et Dynamics 365 (online). Chaque fois qu’une feuille de calcul dynamique ou qu’un tableau croisé dynamique est actualisé, vous êtes authentifié par Dynamics 365 (online) grâce à vos informations d’identification. Vous pouvez alors visualiser les données pour lesquelles vous disposez d’autorisations.

Un administrateur détermine si les utilisateurs d’une organisation sont autorisés ou non à exporter des données vers Excel à l’aide des rôles de sécurité.

Voir aussi

Exporter des données vers Excel