Procédure : Scénarios principaux avec flux d’approbation

Voici les questions et réponses principales relatives aux procédures qui concernent les approbations dans Power Automate.

Personnaliser les demandes d’approbation

Il existe deux façons de personnaliser les demandes d’approbation.

Utilisation d’options personnalisées

Les approbations Power Automate proposent deux options par défaut pour approuver ou rejeter des demandes.

Votre entreprise peut avoir besoin d’autres options que l’approbation et le rejet. Par exemple, vous êtes en train d’examiner une demande de remise et vous souhaiterez peut-être que l’approbateur puisse répondre en utilisant une liste de limites de remise possibles, notamment :

  • Jusqu’à 5 %
  • Jusqu’à 10 %
  • Jusqu’à 15 %
  • Refusé.

Vous pouvez personnaliser la liste des réponses aux demandes d’approbation en utilisant les Réponses personnalisées.

Prenons un exemple.

Les commerciaux d’une organisation peuvent demander à un approbateur d’accorder aux clients une remise sur leurs achats. Ces commerciaux saisissent la demande de remise dans une liste SharePoint, qui est le déclencheur du flux. Le flux utilise ensuite les réponses personnalisées avec l’action Démarrer et attendre une approbation.

Démarrer et attendre une approbation.

Sélectionnez comme type d’approbation Réponses personnalisées – Attendre toutes les réponses ou Réponses personnalisées – Attendre une réponse, selon que vous avez besoin de plusieurs approbateurs ou d’un seul.

Ajoutez autant d’options de réponse que nécessaire. Dans ce cas, nous indiquons les quatre mentionnées précédemment.

Donnez un Titre à la demande d’approbation, puis répertoriez les approbateurs dans Affecté à.

Attribué à.

Une fois la demande d’approbation traitée, le flux envoie un e-mail au commercial qui a demandé la remise, l’informant du résultat de la demande.

Pour obtenir la réponse à la demande d’approbation, utilisez simplement la sortie Résultat.

Affiche le résultat ou la réponse de l’approbateur.

L’approbateur voit la demande d’approbation comme ceci.

Demande d’approbation par e-mail.

Utilisation du balisage Markdown

Le balisage Markdown est un langage utilisé pour mettre en forme le texte de pages Web tel que des en-têtes, des tableaux ou du texte en gras. Dans une demande d’approbation, vous pouvez utiliser le balisage Markdown dans le champ Détails pour mettre en forme les informations présentées aux approbateurs.

Vous en saurez plus sur l’utilisation du balisage Markdown et des applications prises en charge dans l’article Utiliser Markdown dans des demandes d’approbation Power Automate .

Voici un exemple de son utilisation.

Utilisation de Markdown.

Et voici comment les approbateurs le voient dans un e-mail bien formaté dans Outlook.

Demande d’approbation dans Outlook.

Afficher la date d’approbation dans mon fuseau horaire

Par défaut, les e-mails d’approbation affichent le champ Date de création dans le fuseau GMT. Il n’y a aucun moyen de changer ce champ.

Heure GMT affichée par défaut.

Vous pouvez contourner ce problème en affichant la date à laquelle le flux a été exécuté, dans le fuseau horaire souhaité, dans le champ Détails de la demande d’approbation. Par exemple, pour afficher la date de la demande d’approbation à l’heure de Paris, ajoutez deux actions de temps comme celles-ci.

Convertir le fuseau horaire.

Et l’e-mail d’approbation résultant ressemblera à ceci :

Fuseau horaire converti.

Réaffecter une approbation à une autre personne

Si vous recevez une demande d’approbation, mais que vous voulez que quelqu’un d’autre prenne la décision d’approbation, vous pouvez réaffecter l’approbation à quelqu’un d’autre :

  1. Connectez-vous à Power Automate.

  2. Dans la barre de navigation de gauche, accédez à Éléments d’action > Approbations.

  3. Passez votre souris sur l’approbation que vous souhaitez réaffecter, sélectionnez les trois points > Réaffecter.

    Réaffectez une demande d’approbation.

    Entrez la personne affectée.

En revanche, si vous êtes le demandeur, vous ne pouvez pas réaffecter la demande d’approbation. Cependant, vous pouvez Annuler la demande d’approbation, puis modifier le flux pour modifier l’approbateur Affecté à.

Pour annuler une approbation :

  1. Connectez-vous à Power Automate.

  2. Dans la barre de navigation de gauche, accédez à Éléments d’action > Approbations.

  3. Sélectionnez l’onglet Envoyé.

  4. Cliquez sur Annuler.

    Annulez un flux de demande d’approbation.

recevoir un e-mail de confirmation une fois qu’une approbation a reçu une réponse

Si vous souhaitez être averti lorsqu’un approbateur répond à une demande d’approbation, envoyez-vous simplement un e-mail après l’étape d’approbation du flux. Envoyez l’e-mail sur les branches Si oui et Si non de la condition de résultat d’approbation, comme ceci.

Envoyez un e-mail à vous-même.

Annuler une approbation

Si vous êtes le créateur d’un flux qui demande des approbations et que les demandes d’approbation n’ont pas reçu de réponse, vous pouvez l’annuler en procédant comme suit :

  1. Connectez-vous à Power Automate.

  2. Dans la barre de navigation de gauche, accédez à Éléments d’action > Approbations.

  3. Sélectionnez l’onglet Envoyé.

  4. Cliquez sur Annuler.

    Annulez une demande d’approbation.

Effectuer des approbations séquentielles

Certains processus exigent une approbation préalable avant que l’approbateur final donne sa décision finale. Par exemple, une organisation peut avoir une stratégie d’approbation séquentielle qui exige une approbation préalable des factures dont le montant est supérieur à 1 000 USD avant leur approbation par le département Finances. Cette procédure pas à pas vous explique comment gérer les approbations séquentielles avec Power Automate.

Publier une demande d’approbation dans Microsoft Teams

Si vous souhaitez avertir les approbateurs affectés via un message dans Microsoft Teams au lieu d’un e-mail, commencez par Demander une approbation dans Teams pour un élément sélectionné dans un modèle SharePoint.

Envoyer une approbation à plusieurs personnes

Vous pouvez affecter une demande d’approbation à plusieurs personnes. Il existe deux options.

  1. Lors de l’ajout d’une action d’approbation, il existe deux options d’action pour envoyer la demande d’approbation à plusieurs personnes. Sélectionnez l’option appropriée en fonction de vos besoins.

    • Si une seule réponse d’une personne du groupe de personnes suffit pour valider l’approbation et poursuivre l’exécution du flux, utilisez l’action Approuver/Rejeter – Premier à répondre ou Réponses personnalisées – Attendre une réponse.

    • Si Tout le monde doit répondre à la demande d’approbation pour continuer l’exécution du flux, sélectionnez Approuver/Rejeter – Tout le monde doit approuver ou Réponses personnalisées – Attendre toutes les réponses.

    Actions d’approbation.

  2. Dans le champ Affecté à, définissez la liste des personnes auxquelles la demande d’approbation doit être envoyée. Séparez chaque personne par un point-virgule (;).

    Champ Affecté à avec plusieurs personnes.

Étapes suivantes

Note

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).