Gestion des approbations séquentielles à l’aide de Power Automate

Certains flux de travail exigent une approbation préalable avant que l’approbateur final donne sa décision finale. Par exemple, une entreprise peut avoir une stratégie d’approbation séquentielle qui exige une approbation préalable des factures dont le montant est supérieur à 1 000 € avant leur approbation par le département Finance.

Dans cette procédure pas à pas, vous créez un flux séquentiel qui gère les demandes de congés des employés.

Note

SharePoint est utilisé ici uniquement comme exemple. Il n’est pas obligatoire pour créer des flux d’approbation. Vous pouvez utiliser l’un des 200 services avec lesquels Power Automate s’intègre pour piloter vos flux. Si vous utilisez SharePoint 2010, consultez Mise hors service du workflow SharePoint 2010

Tip

Pour obtenir des informations détaillées sur l’utilisation de SharePoint avec Power Automate, consultez la documentation SharePoint.

Étapes détaillées du flux

Le flux :

  1. Démarre lorsqu’un employé crée une demande de congés dans une liste SharePoint Online.
  2. Ajoute la demande de congés dans le centre d’approbation, puis envoie la demande par courrier à la personne chargée de l’approbation préalable.
  3. Envoie par courrier la décision d’approbation préalable à l’employé.
  4. Il met à jour la liste SharePoint Online avec les commentaires sur la décision du pré-approbateur. Remarque : si la demande est pré-approuvée, la procédure continue avec les étapes suivantes :
  5. Envoie la demande à l’approbateur final.
  6. Envoie par courrier la décision finale à l’employé.
  7. Met à jour la liste SharePoint avec la décision finale.

Cette image résume les étapes précédentes :

Schéma du flux d’approbations séquentielles.

Conditions préalables

  • Power Automate.
  • une liste SharePoint Online ;
  • un compte Office 365 Outlook et un compte Office 365 Utilisateurs.

Note

Bien que vous utilisiez SharePoint Online et Office 365 Outlook dans cette procédure pas à pas, vous pouvez utiliser d’autres services, tels que Zendesk, Salesforce ou Gmail. Si vous utilisez SharePoint 2010, consultez Mise hors service du workflow SharePoint

Avant de créer le flux, créez une liste SharePoint Online. Plus tard, nous utiliserons cette liste pour demander l’approbation des congés.

Dans le cadre de cette procédure pas à pas, la liste SharePoint Online que vous créez doit comprendre les colonnes suivantes :

La liste SharePoint Online que vous créez doit comprendre les colonnes suivantes :

Titre Une seule ligne de texte
Date de début des congés Date et heure
Date de fin des congés Date et heure
Commentaires Une seule ligne de texte
Approuvée Oui/non
Commentaires du responsable Plusieurs lignes de texte
Modifié(e) Date et heure
Créé(e)(s) Date et heure
Pré-approuvé Oui/non
Auteur Personne ou groupe
Modification par Personne ou groupe

Notez le nom et l’URL de la liste SharePoint Online. Nous utiliserons ces éléments plus tard pour configurer le déclencheur SharePoint – Création d’un élément.

Créer votre flux

  1. Connectez-vous à Power Automate.
  2. Sélectionnez Mes flux dans le volet de navigation de gauche.
  3. Dans le menu en haut à gauche, sélectionnez Nouveau flux > Flux de cloud automatisé.

Ajouter un déclencheur

  1. Donnez un nom à votre flux.
  2. Sous Choisir le déclencheur de votre flux, sélectionnez Lorsqu’un élément est créé - SharePoint, puis sélectionnez Créer.
  3. Sur la carte Lorsqu’un élément est créé, sélectionnez l’Adresse du site et le Nom de liste de la liste SharePoint que vous avez créée précédemment.

informations SharePoint.

Obtenir le responsable de la personne qui a créé la demande de congés

  1. Sélectionnez +Nouvelle étape, puis tapez obtenir le responsable dans la zone de recherche Choisir une action.

  2. Recherchez et sélectionnez l’action Obtenir le responsable (V2) - Office 365 Users.

    sélectionner les utilisateurs office.

  3. Insérez le jeton Created By Email (Créé par Adresse de courrier) à la zone Utilisateur (UPN) de la carte Obtenir le responsable.

    Cette action obtient le responsable de la personne qui a créé la demande de congés dans SharePoint.

    obtenir la configuration du responsable.

Note

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement les modifications de votre flux en déplacement.

Ajouter une action d’approbation pour les approbations préalables

  1. Sélectionnez Nouvelle étape.

  2. Tapez approbation dans la zone de recherche Choisir une action.

  3. Sélectionnez l’action Démarrer et attendre une approbation.

    sélectionner l’action Approbations.

  4. Configurez la carte Démarrer et attendre une approbation pour l’adapter à vos besoins.

    Note

    Les champs Type d’approbation, Titre et Affecté à sont obligatoires. Vous pouvez utiliser Markdown pour mettre en forme le champ Détails.

    configurer l’action Démarrer et attendre une approbation.

Remarque : cette action envoie la demande d’approbation préalable à l’adresse de courrier indiquée dans la zone Assigned To (Affecté à).

Ajouter une condition

  1. Sélectionnez Nouvelle étape, puis Condition dans la liste des actions.

  2. Sur la carte Condition, sélectionnez Choisir une valeur sur la gauche.

    Une liste des valeurs dynamiques s’affiche.

  3. Sélectionnez Réponses Réponse de l’approbateur dans la liste des valeurs dynamiques.

    sélectionner le jeton Réponse.

  4. Sélectionnez la zone Choisir une valeur à droite, puis entrez-y Approuver.

    Note

    Les réponses valides à l’action Approvals - Start an approval (Approbations - Démarrer une approbation) sont « Approuver » et « Refuser ». Ces réponses respectent la casse.

  5. Votre carte Condition devrait maintenant contenir :

    Afficher la carte de condition.

Note

Cette condition vérifie la réponse à partir de l’action Démarrer et attendre une approbation.

Ajouter une action de courrier pour les approbations préalables

  1. Sélectionnez Ajouter une action sur la branche Si oui de la condition.

    ajouter une nouvelle étape.

  2. Entrez envoyer un e-mail dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action.

  3. Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail (V2).

    sélectionner l’action Envoyer un e-mail.

  4. Configurez la carte Envoyer un e-mail selon vos besoins.

    Note

    Les champs À, Objet et Corps sont obligatoires.

    Cette carte est un modèle du courrier qui est envoyé lorsque l’état de la demande de congés change.

    Dans la zone Corps de la carte Envoyer un e-mail (V2), utilisez le jeton Commentaires à partir de l’action Approbations - Démarrer une approbation.

configurez un modèle de courrier d’approbation préalable.

Ajouter une action de mise à jour pour les demandes pré-approuvées

  1. Sélectionnez Ajouter une action dans la branche Si oui.

  2. Entrez SharePoint dans la zone de recherche de la carte Choisir une carte d’action, sélectionnez le filtre SharePoint, puis l’action Mettre à jour l’élément.

    sélectionner Mettre à jour l’élément.

  3. Configurez la carte Mettre à jour l’élément selon vos besoins.

mettez à jour la configuration de l’élément.

Obtenir le responsable de la personne chargée de l’approbation préalable

  1. Utilisez les étapes Obtenir le responsable de la personne qui a créé la demande de congés suivies précédemment, puis configurez une autre action Obtenir le responsable. Cette fois-ci, vous obtenez le responsable de la personne chargée de l’approbation préalable.

  2. La carte Obtenir le responsable 2 doit ressembler à cette image lorsque vous avez terminé. Veillez à utiliser le jeton Email (Courrier) à partir de la catégorie Obtenir le responsable de la carte Ajouter du contenu dynamique à partir des applications et services utilisés dans ce flux.

    récupérez le responsable de la personne chargée de l’approbation préalable.

Ajouter une action d’approbation finale

  1. Utilisez les étapes Ajouter une action d’approbation pour les approbations préalables suivies précédemment, puis configurez une autre action Démarrer et attendre une approbation. Cette action envoie par courrier une demande d’approbation finale.

  2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à l’image suivante :

    configurez l’approbation.

Ajouter la condition d’approbation finale

  1. Répétez les étapes de la section Ajouter une condition, puis configurez une Condition qui vérifie la décision de l’approbateur final.

Envoyer par courrier l’approbation finale

  1. Utilisez les étapes de la section Ajouter une action d’approbation pour les approbations préalables, puis configurez une action qui envoie un courrier lorsque les demandes de congés sont approuvées.

  2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à l’image ci-dessous :

    modèle de courrier d’approbation finale.

Mettre à jour SharePoint avec approbation

  1. Utilisez les étapes de la section Ajouter une action de mise à jour pour les demandes pré-approuvées, puis configurez une action qui met à jour SharePoint lorsque la demande de congés est approuvée.

  2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

    mettez à jour la configuration de l’élément.

Envoyer un courrier avec un refus d’approbation préalable

  1. Sélectionnez Ajouter une action sur la branche Si non.

  2. Entrez Envoyer dans la zone de recherche de la carte Choisir une carte d’action, sélectionnez Office 365 Outlook pour filtrer les actions, puis l’action Envoyer un e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

    sélectionner l’action Envoyer un e-mail.

  3. Configurez la carte Envoyer un e-mail selon vos besoins.

    Cette carte représente le modèle du courrier qui est envoyé lorsque l’état de la demande de congés change.

configuration des demandes refusées.

Remarque : cette action doit être ajoutée à la branche SI NON, NE RIEN FAIRE sous la carte Condition.

Mettre à jour SharePoint avec le refus d’approbation préalable

  1. Sélectionnez Ajouter une action.

  2. Entrez mettre à jour dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action, puis sélectionnez l’action Mettre à jour l’élément - SharePoint.

    sélectionner Mettre à jour l’élément.

  3. Configurez la carte selon vos besoins.

mettez à jour SharePoint pour les demandes refusées.

Envoyer par courrier le refus final

  1. Utilisez les étapes de la section Envoyer par courrier le refus final, puis configurez une action qui envoie un courrier lorsque la demande de congés est refusée par l’approbateur final.

    Remarque : cette action doit être ajoutée à la branche SI NON, NE RIEN FAIRE sous la carte Condition 2.

  2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

    configuration des demandes refusées.

Mettre à jour SharePoint avec le refus final

  1. Utilisez les étapes de la section Mettre à jour SharePoint avec le refus d’approbation préalable, puis configurez une action qui met à jour SharePoint si l’approbateur final refuse la demande de congés.

  2. Lorsque vous avez terminé, la carte doit ressembler à cette image :

    carte Mettre à jour l’élément.

  3. Sélectionnez Mettre à jour le flux pour enregistrer le travail réalisé.

Si vous avez respecté cette procédure, votre flux doit ressembler à l’image suivante :

vue d’ensemble du flux.

Maintenant que vous avez créé le flux, il est temps de le tester.

Demander une approbation

Créez une demande de congé dans la liste SharePoint Online créée précédemment.

Une fois cette demande enregistrée, le flux se déclenche, puis :

  1. il crée une demande dans le centre d’approbations ;
  2. il envoie un e-mail de demande d’approbation aux approbateurs.

Votre demande doit ressembler à cette image :

demande de congé.

Afficher les demandes d’approbation en attente

Pour afficher toutes les demandes d’approbation en attente, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Power Automate.
  2. Sélectionnez Éléments d'action > Approbations dans le volet de navigation de gauche.
  3. Vos demandes d'approbation en attente apparaissent dans l'onglet Reçu.

Pré-approuver une demande

Si vous êtes approbateur dans un flux d’approbation, vous recevrez un courrier chaque fois qu’un utilisateur crée une demande. La demande d’approbation est également envoyée au centre d’approbations. Vous pouvez ensuite approuver ou refuser les demandes à partir de l’e-mail, du centre d’approbations ou de l’application Power Automate.

Pour approuver une demande :

Courrier électronique de départ

  1. Sélectionnez Approuver dans l’e-mail que vous recevez lorsqu’un élément est ajouté à la liste SharePoint Online.

    Remarque : si vous utilisez un appareil mobile sur lequel l’application Power Automate est installée, l’application Power Automate démarre. Sinon, le centre d’approbations s’ouvre dans votre navigateur.

  2. Entrez un commentaire, puis sélectionnez le bouton Confirmer.

À partir du centre d’approbations

  1. Connectez-vous à Power Automate.
  2. Sélectionnez Éléments d’action>Approbations dans le volet de navigation de gauche.
  3. Sélectionnez Approuver dans la demande que vous souhaitez approuver.
  4. Ajoutez des commentaires, puis sélectionnez Confirmer en bas de l’écran.

À partir de l’application Power Automate

  1. Sur votre téléphone mobile sur lequel l’application Power Automate est installée, sélectionnez Approuver dans l’e-mail d’approbation de la demande.

  2. Sélectionnez Confirmer dans l’angle supérieur droit de l’écran.

    sélectionner Confirmer.

  3. La page de réussite s’affiche. Elle indique que votre approbation a été enregistrée.

Note

Les écrans sur Android, iOS et Windows Phone peuvent être légèrement différents. Toutefois, les fonctionnalités sont identiques sur tous les appareils.

Approuver une demande

Les étapes d’approbation d’une demande sont identiques aux étapes d’approbation préalable d’une demande

Remarque : l’approbateur final reçoit la demande de congés uniquement une fois qu’elle a été pré-approuvée.

Refuser une demande

Vous pouvez refuser une demande par e-mail, via le centre d’approbations ou l’application Power Automate. Pour refuser une demande, procédez comme pour l’approbation d’une demande, mais sélectionnez Refuser au lieu de Approuver.

Une fois que vous avez confirmé votre décision (refus de la demande), le flux exécute les étapes suivantes :

  1. il envoie un e-mail à la personne qui a demandé le congé ;
  2. il met à jour la liste SharePoint Online avec la décision et les éventuels commentaires de l’approbateur.

Informations supplémentaires

Procédure pas à pas pour les approbations modernes avec un seul approbateur

Note

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).