Doit-elle créer ou modifier des données ?

Comprendre les tâches de cette étape vous aidera à répondre à la question : la solution doit-elle capturer des données ? Si oui, quelles données doivent être capturées ? Voici quelques éléments à prendre en compte pour chaque élément de données capturé par la solution.

Y a-t-il un formulaire existant ?

Existe-t-il aujourd’hui un formulaire papier ou électronique actuellement utilisé pour capturer ces données ? Un tel formulaire peut être un excellent point de départ pour réfléchir à la mise en page des écrans et à la façon dont les données seront capturées.

Ayez également un regard critique sur le formulaire :

• Les éléments de données doivent-ils être présentés dans un ordre différent, plus cohérent avec la façon dont ils sont capturés ?

• Le formulaire peut-il être divisé en formulaires distincts et plus petits qui permettront à des parties du processus de se dérouler en parallèle, plutôt que l’une après l’autre ?

Quelles données sont capturées ?

Quelles sont les données qui sont capturées ? Comment s’appellent-elles ? Est-ce le vrai nom issu de la source de données ou un nom commun utilisé dans cette partie de l’entreprise ? Vous devrez peut-être mapper le nom des données dans la source de données sur le nom « convivial » que vos utilisateurs connaissent.

Existe-t-il une hiérarchie pour les données ? Par exemple, chaque rapport de dépenses peut comporter plusieurs dépenses et certains types de dépenses nécessitent des informations supplémentaires.

Quelles données sont créées à partir d’une formule ou d’un calcul ?

Des calculs sont-ils effectués pour créer les données ? Si oui, le résultat calculé doit-il être enregistré ou est-il seulement affiché lors de l’utilisation de l’application ? Les données qui peuvent être recalculées à tout moment (telles que les totaux ou les dénombrements d’articles) peuvent ne pas avoir besoin d’être stockées.

Par exemple, l’ID unique de notre note de frais va être créé en utilisant la date du jour et le nom de l’employé ; il doit être stocké pour ne jamais changer. Nous calculerons également les sous-totaux et les totaux des dépenses, mais comme ceux-ci peuvent être recalculés à tout moment à partir d’autres données du rapport, nous n’avons pas besoin de les enregistrer séparément.

Les données sont-elles nécessaires ?

Pour cette étape du processus, ces données sont-elles nécessaires pour mener à bien le processus ? Si elles sont nécessaires, pourquoi ? Les données sont-elles nécessaires uniquement dans certaines situations ?

De quel type de données s’agit-il ?

Quel est le type des données capturées ?

• Texte au format libre : une longueur fixe autorisée est-elle définie ? L’entrée de ce champ dépend-elle d’un autre champ (par exemple, une valeur de champ associée, telle qu’une option de menu déroulant de Autre) ? Y a-t-il une entrée par défaut qui devrait être remplie ? Le texte est-il dérivé d’autres données ?

• Nombres : est-ce un pourcentage ? Est-ce un nombre entier ? Y a-t-il un certain nombre de décimales requises ? Un minimum ou un maximum sont-ils fixés pour ce nombre ? Ce nombre dépend-il d’un autre nombre (par exemple, il ne peut pas être supérieur ou inférieur à une autre entrée) ? Y a-t-il un nombre par défaut à fournir, ou un nombre calculé en fonction d’autres entrées ?

• Dates : quel format devez-vous utiliser pour la date ? Doit-il comprendre à la fois la date et l’heure ? Existe-t-il des règles pour la date (un minimum ou un maximum, ne peut pas être antérieure à aujourd’hui) ? Est-elle calculée (par exemple, « sept jours à compter d’aujourd’hui ») ? Y a-t-il une date par défaut qui devrait être remplie ?

• Choix : la réponse doit-elle être limitée à un ensemble spécifique de réponses ? Quelles sont les réponses valides ? Les réponses dépendent-elles d’un autre élément de données ? Existe-t-il un choix par défaut ou une valeur par défaut dépendant d’un autre élément de données ? Autorisez-vous la sélection d’un seul choix, ou est-il possible de sélectionner plusieurs choix en même temps ?

• Images ou vidéo : faut-il capturer une image ou une vidéo ? L’image ou la vidéo est-elle capturée à partir d’une caméra sur l’appareil de l’utilisateur ? S’agit-il d’une image ou d’une vidéo qui arrive par e-mail ? Des fonctionnalités IA doivent-elles être exécutées sur cette image (détection d’éléments de l’image, par exemple) ?

Où mettez-vous les données aujourd’hui ?

Quand vous répondez à votre problème professionnel aujourd’hui, où les données sont-elles capturées ? Retournent-elles dans un système existant ? Vont-elles dans une feuille de calcul ? Sont-elles tout simplement capturées ?

Si les données ne sont pas déjà stockées numériquement, vous allez créer un référentiel de données pour elles, ce qui est expliqué dans Où sont les données ?

Un autre aspect à prendre en compte est de savoir si ces données peuvent être utiles à d’autres processus de l’organisation. D’autres processus pourraient-ils être automatisés si ces données étaient à leur disposition ?

Quelqu’un utilise-t-il ces données plus loin dans le processus ?

Y a-t-il une étape ultérieure dans le processus qui utilise ces données ? Comment utilise-t-elle ces données ? Si ces données étaient disponibles plus tôt dans le processus, un processus en aval pourrait-il démarrer plus tôt ou s’exécuter en parallèle ?

Parfois, l’automatisation d’un processus permet de réduire le temps total nécessaire à la résolution du problème métier car les données sont disponibles plus tôt et les autres participants qui travaillent à résoudre le problème peuvent agir plus rapidement. Cela peut contribuer à la valeur offerte par l’automatisation du processus métier.

Quelqu’un d’autre peut-il bénéficier de ces données en dehors de ce processus ?

Y a-t-il une autre équipe ou un autre processus qui peut utiliser les données capturées dans ce processus ? (Pas une étape ultérieure du processus, mais un processus ailleurs dans l’entreprise qui pourrait capturer ces mêmes informations ou les utiliser ?)

Parfois, les utilisateurs professionnels ne réfléchissent que dans les limites de ce qu’ils font au jour le jour. Si vous prenez du recul, voyez-vous des opportunités d’étendre ces données à d’autres processus qui peuvent être automatisés ? Souvent, les processus sont manuels car un processus d’un autre domaine n’a pas les moyens d’obtenir des données. Maintenant que ce processus est automatisé, y a-t-il une possibilité que d’autres processus profitent de celui-ci ?

Exemple : création de données de note de frais

Voici certains des éléments de données de la feuille de calcul pour le processus de capture des notes de frais.

Niveau de données	Élément de données	Type d’élément	Modifiable ?	Format autorisé	Validation	Valeur par défaut/Calcul
Note de frais	Numéro de note de frais	Texte	Non		Ne peut pas être vide	« EXP » + Date (AAAAMMJJ) + ID utilisateur
Poste de dépense	Date de dépense	Date	Oui	MM-JJ-AAAA	Ne peut pas se produire dans l’avenir
Poste de dépense	Type de dépense	Choix	Oui	Choisissez dans la liste : Trajet, Repas, Hôtel, Transport, Parking, Fournitures	Ne peut pas être vide
Poste de dépense	Montant	Nombre	Oui	###,###.##	Ne peut pas être vide, ne peut pas être négatif
Poste de dépense	Réception	Image	Oui	JPG, PNG	Obligatoire si le montant est supérieur à 74,99 $
Poste de dépense	Remboursable	Oui/Non	Oui	Oui/Non		La valeur par défaut est Non
Détail des dépenses	Nom de l’invité	Texte	Oui	N’importe quoi	Obligatoire pour un type de dépense Repas dont le montant est supérieur à 75 $

Dans cet exemple, trois niveaux de données sont capturés. (Cela deviendra très important dans la phase de conception, à la fois pour l’écran et pour le stockage des données.)

• Note de frais : ces éléments sont capturés une fois pour la note de frais globale.

• Poste de dépense : ces éléments sont capturés pour chaque dépense déclarée dans cette note de frais. Plusieurs postes de dépenses peuvent être associés à la même note de frais.

• Détail des dépenses : ces éléments sont associés aux postes de dépenses spécifiques Repas et Hôtel et permettent de ventiler ces deux types de dépenses. Si le poste de dépenses est Repas, le Nom de l’invité et l’Entreprise invitée sont obligatoires. Si le poste de dépenses est Hôtel, le Type de dépense et le Montant sont requis—et le montant de chacune de ces entrées doit être égal au montant du poste de dépense.

Les données qui seront affichées dans l’application mais qui ne seront stockées nulle part sont ces calculs à la volée :

• Somme des postes de dépenses dans un total de note de frais

• Somme des détails des dépenses dans un total de poste de dépense

• Nombre d’entrées dans la note de frais

• Déterminer si le total de la note de frais est supérieur à la limite d’approbation pour le responsable du demandeur

Les données qui sont capturées lors du processus de note de frais doivent finalement être validées dans le système financier. Cependant, les notes de frais elles-mêmes ne sont actuellement pas stockées en ligne, uniquement sur papier. Il n’existe donc aucun système pour enregistrer ces données ; nous devrons en créer un.

La possession de toutes ces données de dépenses se prêterait à une analyse ultérieure si nous les capturions numériquement. Par exemple, si tous les employés séjournent dans le même hôtel lorsqu’ils voyagent, l’Approvisionnement peut extraire les données de dépense et éventuellement négocier de meilleurs tarifs. Nous prenons note de cela dans notre plan de projet.

Étape suivante : que sont les règles métier ?

Notes

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).