Existe-t-il des décisions prises en fonction de données, ou des règles métier à suivre ?

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Les données déterminent-elles le résultat de certaines décisions ?

  • À la fin de cette activité dans le processus, une décision est-elle prise ? Existe-t-il un moyen pour la solution prenne la décision automatiquement en fonction des données ?

  • Cette décision est-elle communiquée à quelqu’un ? Comment est-elle communiquée ?

  • Cette décision détermine-t-elle si la prochaine étape du processus sera exécutée ? Comment cela est-il communiqué ?

  • Y a-t-il une logique « si/alors » ? Par exemple, si un repas coûte 75 $ ou plus, alors les employés doivent joindre un reçu pour le repas ; et si le montant total est supérieur à 500 $, alors les notes de frais nécessitent un niveau d’approbation supplémentaire.

La décision nécessite-t-elle des approbations ?

  • Des approbations sont-elles nécessaires avant le début de l’étape suivante du processus ? Comment ces approbations sont-elles capturées ? Existe-t-il un utilisateur ou un rôle spécifique qui peut approuver l’étape suivante du processus ? Cette personne doit-elle avoir accès à l’application, ou une autre méthode peut-elle être utilisée (comme un e-mail envoyé à l’utilisateur pour obtenir l’autorisation de continuer) ?

  • Comment la personne suivante dans le processus est-elle alertée de la réponse, afin qu’elle puisse avancer (ou non) à l’étape suivante du processus ? Existe-t-il un moyen particulier pour alerter la personne suivante dans le processus ?

  • Existe-t-il un moyen pour qu’un utilisateur soit averti lorsqu’un élément de travail va être remonté parce qu’il n’a pas été traité dans le délai imparti ?

Conseil

Lorsque vous considérez ces différents aspects, recherchez toujours la méthode la plus optimale pour réduire le temps de réponse à une approbation.

Des escalades sont-elles nécessaires ?

  • Ce processus d’entreprise nécessite-t-il des escalades ?

  • Des éléments doivent-ils automatiquement être escaladés sous certaines conditions ? Y a-t-il des délais dans lesquels cette solution doit être achevée ? Si un employé qui utilise la solution a manqué une approbation, combien de temps attendre avant que l’activité ne soit transférée à un autre employé ? Ou faut-il envoyer une autre notification ?

  • Les utilisateurs doivent-ils être en mesure de signaler un problème ?

  • Si une escalade est nécessaire, comment sera-t-elle présentée ? Les éléments de travail en retard demeurent-ils en tête pour être traités ? La solution change-t-elle de couleur pour informer un employé que certaines activités sont en retard ?

  • Des alertes ou notifications doivent-elles être générées ?

Exemple : approbations de notes de frais

Le processus de note de frais nécessite des approbations. Tous les commerciaux doivent faire approuver leurs notes de frais par Nick, leur responsable. Lorsqu’un employé soumet une note de frais, une alerte doit être envoyée à Nick pour qu’il l’examine et l’approuve.

Nous savons que Nick est un responsable très occupé, nous devons donc envisager de faire remonter les notes de frais qui attendent l’approbation de Nick depuis plus de cinq jours. Nous pouvons envisager plusieurs méthodes d’escalade :

  • Nous pouvons envoyer une autre alerte à Nick—peut-être plutôt un SMS qu’un e-mail.

  • Si Nick n’a toujours pas répondu, peut-être que nous enverrons la note au responsable de Nick—ou même à Abhay— aux fins d’examen et d’approbation.

Étape suivante : passer à la tâche suivante du processus

J’ai documenté toutes les tâches

Notes

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).