Boîtes aux lettres de siteSite mailboxes

Résumé: Découvrez les boîtes aux lettres de site et apprenez à les utiliser.Summary: Learn about site mailboxes and how to use them.

Les courriers électroniques et les documents sont généralement conservés dans deux référentiels de données uniques et indépendants. La plupart des organisations collaborent à l'aide des deux moyens. Le problème vient du fait que la messagerie électronique et les documents sont consultés à l'aide de clients différents. Il en résulte généralement une perte de productivité de la part des utilisateurs et une expérience utilisateur dégradée.Email and documents are traditionally kept in two unique and separate data repositories. Most organizations collaborate using both mediums. The challenge is that both email and documents are accessed using different clients. This usually results in a reduction in user productivity and a degraded user experience.

La boîte aux lettres du site, d’abord introduite dans Exchange 2013, est une solution à ce problème. Boîtes aux lettres du site améliorent la productivité utilisateur et de collaboration en permettant d’accéder aux documents Microsoft SharePoint 2013 et de messagerie Exchange à l’aide de la même interface client. Une boîte aux lettres du site est fonctionnellement composé du stockage d’appartenances (propriétaires et les membres), partagés sur le site SharePoint 2013 grâce à une boîte aux lettres Exchange 2016 pour les messages électroniques et un site SharePoint 2013 pour les documents et une interface de gestion qui résout la mise en service et doit être le cycle de vie.The site mailbox, first introduced in Exchange 2013, is a solution for this problem. Site mailboxes improve collaboration and user productivity by allowing access to both Microsoft SharePoint 2013 documents and Exchange email using the same client interface. A site mailbox is functionally comprised of SharePoint 2013 site membership (owners and members), shared storage through an Exchange 2016 mailbox for email messages and a SharePoint 2013 site for documents, and a management interface that addresses provisioning and lifecycle needs.

Les boîtes aux lettres de site nécessitent une configuration et une intégration à Exchange 2016 et SharePoint Server 2013. Pour plus d'informations sur la configuration de votre organisation Exchange 2016 afin qu'elle fonctionne avec votre organisation SharePoint Server 2013, consultez les rubriques suivantes :Site mailboxes require Exchange 2016 and SharePoint Server 2013 integration and configuration. For more information about how to configure your Exchange 2016 organization to work with your SharePoint Server 2013 organization, see the following topics:

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de collaboration dans Exchange Server 2016, consultez la rubrique Collaboration.For more information about collaboration features in Exchange Server 2016, see Collaboration.

Fonctionnement des boîtes aux lettres de siteHow do site mailboxes work?

Quand un membre du projet archive des e-mails ou des documents à l'aide de la boîte aux lettres de site, les autres membres du projet peuvent aussi accéder à ce contenu. Les boîtes aux lettres de site sont exposées dans Outlook 2013 ou version ultérieure et permettent aux utilisateurs d'accéder facilement aux e-mails et aux documents des projets qui les intéressent. D'autre part, il est possible d'accéder au même ensemble de contenu directement depuis le site SharePoint. Avec les boîtes aux lettres de site, le contenu est conservé à l'emplacement correspondant. Exchange stocke les e-mails et propose le même affichage des messages que celui de leur boîte aux lettres. SharePoint stocke, quant à lui, les documents pour proposer la co-création et la gestion des versions dans les tables. Exchange synchronise uniquement les métadonnées nécessaires à partir de SharePoint pour créer une vue du document dans Outlook (par exemple, titre du document, date de dernière modification, auteur de la dernière modification, taille).When one project member files mail or documents using the site mailbox, any project member can then access the content. Site mailboxes are surfaced in Outlook 2013 or later and give users easy access to the email and documents for the projects they care about. Additionally, the same set of content can be accessed directly from the SharePoint site itself. With site mailboxes, the content is kept where it belongs. Exchange stores the email, providing users with the same message view for email conversations that they use every day for their own mailboxes. Meanwhile, SharePoint stores the documents, bringing document coauthoring and versioning to the table. Exchange synchronizes just enough metadata from SharePoint to create the document view in Outlook (e.g. document title, last modified date, last modified author, size).

Diagramme de stockage et d'utilisation des boîtes aux lettres de site

Stratégies de mise en service des boîtes aux lettres de siteSite mailbox provisioning policies

Des quotas de boîtes aux lettres de site peuvent être définis à l'aide des cmdlets SiteMailboxProvisioningPolicy dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell. Les stratégies de mise en service des boîtes aux lettres de site s'appliquent uniquement aux messages électroniques envoyés à la boîte aux lettres de site ou à partir de celle-ci, ainsi qu'à la taille de la boîte aux lettres de site sur le serveur Exchange. Les paramètres du référentiel de documents sont configurés dans SharePoint. Bien que vous puissiez créer plusieurs stratégies de mise en service de boîtes aux lettres de site à l'aide de la cmdlet New-SiteMailboxProvisioningPolicy, seule la stratégie de mise en service par défaut sera appliquée à toutes les boîtes aux lettres de site. Vous ne pouvez pas appliquer plusieurs stratégies dans votre organisation. Les stratégies de mise en service permettent de définir les quotas suivants :Site mailbox quotas can be set by using the SiteMailboxProvisioningPolicy cmdlets in the Exchange Management Shell. The Site mailbox provisioning policies only apply to the email that is sent to and from the site mailbox and the size of the site mailbox on the Exchange server. The document repository settings are configured in SharePoint. Although you can create multiple site mailbox provisioning policies using the New-SiteMailboxProvisioningPolicy cmdlet, only the default provisioning policy will be applied to all site mailboxes. You can't apply multiple policies within your organization. The provisioning policies allow you to set the following quotas:

QuotaQuota DescriptionDescription Paramètre par défautDefault setting
IssueWarningQuotaIssueWarningQuota
Le paramètre IssueWarningQuota spécifie la taille de boîte aux lettres de site qui déclenche un message d’avertissement pour la boîte aux lettres de siteThe IssueWarningQuota parameter specifies the site mailbox size that triggers a warning message to the site mailbox
4,5 Go4.5 GB
MaxReceiveSizeMaxReceiveSize
Le paramètre MaxReceiveSize spécifie la taille maximale des messages électroniques pouvant être reçus par la boîte aux lettres du site.The MaxReceiveSize parameter specifies the maximum size of email messages that can be received by the site mailbox.
36 Mo36 MB
ProhibitSendReceiveQuotaProhibitSendReceiveQuota
Le paramètre ProhibitSendReceiveQuota spécifie la taille à laquelle la boîte aux lettres du site n’est plus envoyer ou recevoir des messages.The ProhibitSendReceiveQuota parameter specifies the size at which the site mailbox can no longer send or receive messages.
5 Go5 GB

Pour plus d'informations sur la configuration de stratégies de mise en service de la boîte aux lettres de site, consultez la rubrique Gestion des stratégies de configuration des boîtes aux lettres de site.For more information about how to configure site mailbox provisioning policies, see Manage site mailbox provisioning policies.

Stratégie du cycle de vie et rétentionLifecycle policy and retention

Le cycle de vie d'une boîte aux lettres de site est géré via un site SharePoint. C'est par le biais du site SharePoint que vous effectuez toutes les tâches de boîte aux lettres de site, telles que la création et la suppression de boîtes aux lettres de site. De plus, vous pouvez créer une stratégie de cycle de vie SharePoint pour gérer le cycle de vie d'une boîte aux lettres de site. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie de cycle de vie dans SharePoint qui ferme automatiquement toutes les boîtes aux lettres de site après six mois. Si l'utilisateur souhaite encore utiliser la boîte aux lettres de site, il peut la réactiver dans SharePoint. Nous vous recommandons d'utiliser l'application Cycle de vie située dans la batterie. La suppression manuelle de boîtes aux lettres de site actives d'Exchange se traduit par des boîtes aux lettres de site orphelines. .The lifecycle of a site mailbox is managed through a SharePoint. It is through SharePoint that you should perform all site mailbox tasks such as creating and removing site mailboxes. In addition, you can create a SharePoint Lifecycle policy to manage the lifecycle of a site mailbox. For example, you can create a lifecycle policy in SharePoint that automatically closes all site mailboxes after 6 months. If the user still requires the use of the site mailbox, the user can reactivate the site mailbox through SharePoint. We recommend that you use the Lifecycle application is in the farm. Manually deleting active site mailboxes from Exchange will result in orphaned site mailboxes. .

Quand l'application Cycle de vie dans SharePoint ferme une boîte aux lettres de site, celle-ci est conservée pendant la période indiquée dans la stratégie du cycle de vie dans l'état Fermé. La boîte aux lettres peut ensuite être réactivée par un utilisateur final ou par un administrateur à partir de SharePoint. Après la période de rétention, la boîte aux lettres de site Exchange qui est hébergée dans la base de données de boîtes aux lettres aura son nom précédé par MDEL: pour indiquer qu'elle a été marquée pour suppression. Vous devrez supprimer manuellement ces boîtes aux lettres de site de la base de données de boîtes aux lettres afin de libérer de l'espace de stockage ainsi que l'alias. Si la stratégie de cycle de vie de SharePoint n'est pas activée, vous perdrez la possibilité de déterminer quelles boîtes aux lettres du site sont marquées pour la suppression. Tant qu'un administrateur n'a pas supprimé la boîte aux lettres de site, son contenu est toujours récupérable.When the lifecycle application in SharePoint closes a site mailbox, the site mailbox is retained for the period stated in the lifecycle policy in the closed state. The mailbox can then be reactivated by an end-user or by an administrator from SharePoint. After the retention period, the Exchange site mailbox that is housed in the mailbox database will have its name prepended with MDEL: to indicate that it has been marked for deletion. You will need to manually remove these site mailboxes from the mailbox database in order to free storage space and the alias. If you don't have the SharePoint Lifecycle Policy enabled, you'll lose the ability to determine which site mailboxes are marked for deletion. Until the site mailbox has been removed by an administrator, the content of the mailbox is still recoverable.

Vous pouvez utiliser la commande suivante pour rechercher et supprimer des boîtes aux lettres de site qui ont été marquées pour suppression.You can use the following command to search for and remove site mailboxes that have been marked for deletion.

Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Les boîtes aux lettres de site ne prennent pas en charge la rétention au niveau de l'élément. La rétention s'applique au niveau du projet pour les boîtes aux lettres de site. Par conséquent, quand l'ensemble de la boîte aux lettres de site est supprimé, les éléments conservés le sont aussi.Site mailboxes don't support retention at the item-level. Retention works on a project-level for site mailboxes, so when the entire site mailbox is deleted, the retained items will be deleted.

ConformitéCompliance

À l’aide de la Console d’eDiscovery dans SharePoint, boîtes aux lettres de site peuvent faire partie de l’étendue de la découverte électronique In-Place que vous pouvez effectuer des recherches de mots clés dans les boîtes aux lettres ou de boîtes aux lettres du site. En outre, vous pouvez placer une boîte aux lettres de site sur demande juridique. Pour plus d’informations, voir In-Place eDiscovery dans Exchange 2016.Using the eDiscovery Console in SharePoint, site mailboxes can be part of the In-Place eDiscovery scope as you can do keyword searches against user mailboxes or site mailboxes. In addition, you can put a site mailbox on legal hold. For more info, see In-Place eDiscovery in Exchange 2016.

Sauvegarde et restaurationBackup and restore

La sauvegarde et la restauration des boîtes aux lettres de site Exchange hébergées sur le serveur de boîtes aux lettres utiliseront la même méthode de sauvegarde et restauration que vous utilisez pour toutes les boîtes aux lettres Exchange. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Database Availability Groups.Backup and Restore for the Exchange site mailboxes housed on the mailbox server will use the same backup and restore method that you use for all Exchange mailboxes. For more information, see Database Availability Groups.

Pour les documents SharePoint, vous devez sauvegarder et restaurer à l’endroit même. Si vous restaurez votre contenu SharePoint dans la même URL, puis la boîte aux lettres du site continue à fonctionner et aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire. Si vous restaurez vers une autre URL, vous devrez exécuter l’applet de commande Set-SiteMailbox pour mettre à jour la propriété SharePointURL . Nous vous conseillons de ne pas restaurer SharePoint vers une nouvelle forêt.For SharePoint documents, you should backup and restore into the same place. If you restore your SharePoint content to same URLs, then the site mailbox will continue to work and no additional configuration is needed. If you restore to a different URL, then you'll need to run Set-SiteMailbox cmdlet to update the SharePointURL property. We recommend that you don't restore SharePoint to a new forest.