Balises et stratégies de rétention dans Exchange 2016Retention tags and retention policies in Exchange 2016

Résumé: Découvrez comment les balises de rétention et stratégies de rétention dans Exchange 2016 aident à gérer le cycle de vie du courrier électronique.Summary: Learn about how retention tags and retention policies in Exchange 2016 help manage the email life cycle.

La gestion des enregistrements de messagerie (MRM) permet aux organisations de gérer le cycle de vie des messages électroniques et de réduire les risques juridiques associés aux communications par messagerie électronique et par d'autres moyens. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaire pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale.Messaging records management (MRM) helps organizations to manage email lifecycle and reduce legal risks associated with email and other communications. MRM makes it easier to keep messages needed to comply with company policy, government regulations, or legal needs, and to remove content that has no legal or business value.

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerieMessaging records management strategy

MRM dans Exchange 2016 s’effectue à l’aide de balises de rétention et stratégies de rétention. Avant d’examiner les détails sur chacune de ces fonctionnalités de rétention, nous allons apprendre comment les fonctionnalités sont utilisées dans la stratégie MRM globale :MRM in Exchange 2016 is accomplished by using retention tags and retention policies. Before discussing the details about each of these retention features, let's learn how the features are used in the overall MRM strategy:

  • Assignation des balises de stratégie de rétention (RPT) aux dossiers par défaut, telles que la boîte de réception et éléments supprimés.Assigning retention policy tags (RPTs) to default folders, such as the Inbox and Deleted Items.

  • Application de balises de stratégie par défaut (DPT) aux boîtes aux lettres pour gérer la rétention de tous les éléments non balisés.Applying default policy tags (DPTs) to mailboxes to manage the retention of all untagged items.

  • Autoriser l’utilisateur à attribuer des balises personnelles aux dossiers personnalisés et des éléments individuels.Allowing the user to assign personal tags to custom folders and individual items.

  • La séparation de la fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie des habitudes des utilisateurs en matière de classement et de gestion de leurs boîtes de réception. Les utilisateurs ne sont pas obligés de classer leurs messages dans des dossiers gérés en fonction des exigences en matière de rétention. Les messages individuels peuvent avoir une balise de rétention différente de celle appliquée au dossier qui les contient.Separating MRM functionality from users' Inbox management and filing habits. Users aren't required to file messages in managed folders based on retention requirements. Individual messages can have a different retention tag than the one applied to the folder in which they're located.

La figure suivante illustre les tâches impliquées dans la mise en œuvre de cette stratégie.The following figure illustrates the tasks involved in implementing this strategy.

Utilisation de stratégies de rétention de messagerie

Balises de rétentionRetention tags

Comme vous pouvez le voir, les balises de rétention servent à appliquer des paramètres de rétention aux dossiers et aux éléments individuels, tels que des messages électroniques et la messagerie vocale. Ces paramètres spécifient la durée pendant laquelle un message reste dans une boîte aux lettres et l'action à entreprendre lorsque ce message atteint l'âge de rétention indiqué. Lorsqu'il atteint son âge de rétention, un message est déplacé dans l'archive locale de l'utilisateur ou supprimé.As you can see, retention tags are used to apply retention settings to folders and individual items such as email messages and voice mail. These settings specify how long a message remains in a mailbox and the action to take when the message reaches the specified retention age. When a message reaches its retention age, it's moved to the user's In-Place Archive or deleted.

Paramètres dans une balise de rétention

Les balises de rétention autorisent les utilisateurs à baliser leurs propres dossiers de boîtes aux lettres et éléments individuels pour la rétention. Les utilisateurs ne sont plus tenus de classer les éléments dans les dossiers gérés configurés par un administrateur, en fonction des exigences de rétention des messages.Retention tags allow users to tag their own mailbox folders and individual items for retention. Users no longer have to file items in managed folders provisioned by an administrator based on message retention requirements.

Types de balise de rétentionTypes of retention tags

Les balises de rétention sont classées selon les trois types suivants en fonction de qui peut les appliquer et d'où elles peuvent être appliquées dans une boîte aux lettres.Retention tags are classified into the following three types based on who can apply them and where in a mailbox they can be applied.

Type de balise de rétentionType of retention tag Appliqué...Applied... Appliqué par…Applied by... Actions disponibles...Available actions… DétailsDetails
Balise de stratégie par défaut (DPT)Default policy tag (DPT)
Automatiquement à toute la boîte aux lettresAutomatically to entire mailbox
Un DPT s’applique aux éléments non balisés , qui sont des éléments de boîte aux lettres qui n’ont pas une balise de rétention appliquée directement ou par héritage à partir du dossier.A DPT applies to untagged items, which are mailbox items that don't have a retention tag applied directly or by inheritance from the folder.
AdministrateurAdministrator
Déplacer vers l'archiveMove to archive
Supprimer et autoriser la récupérationDelete and allow recovery
Supprimer définitivementPermanently delete
Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les balises de stratégie par défaut appliquées à une boîte aux lettres.Users can't change DPTs applied to a mailbox.
Balise de stratégie de rétention (RPT)Retention policy tag (RPT)
Automatiquement à un dossier par défautAutomatically to a default folder
Les dossiers par défaut sont des dossiers créés automatiquement dans toutes les boîtes aux lettres, par exemple : Boîte de réception, Éléments supprimés et Éléments envoyés. Consultez la liste des dossiers par défaut pris en charge dans Dossiers par défaut prenant en charge les balises de stratégie de rétention. Default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items. See the list of supported default folders in Default folders that support Retention Policy Tags.
AdministrateurAdministrator
Supprimer et autoriser la récupérationDelete and allow recovery
Supprimer définitivementPermanently delete
Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la balise de stratégie de rétention appliquée à un dossier par défaut.Users can't change the RPT applied to a default folder.
Balise personnellePersonal tag
Manuellement aux éléments et aux dossiersManually to items and folders
Les utilisateurs peuvent automatiser le balisage à l'aide de règles de boîte de réception pour déplacer un message vers un dossier qui a une balise particulière ou pour appliquer une balise personnelle au message.Users can automate tagging by using Inbox rules to either move a message to a folder that has a particular tag or to apply a personal tag to the message.
UtilisateursUsers
Déplacer vers l'archiveMove to archive
Supprimer et autoriser la récupérationDelete and allow recovery
Supprimer définitivementPermanently delete
Les balises personnelles permettent à vos utilisateurs de déterminer la durée de rétention d’un élément. Par exemple, la boîte aux lettres peut faire en sorte qu’une balise de stratégie par défaut (DPT) supprime les éléments dans sept ans, mais un utilisateur peut créer une exception pour certains éléments tels que des bulletins d’informations et des notifications automatisées en appliquant une balise personnelle qui les supprime sous trois jours.Personal tags allow your users to determine how long an item should be retained. For example, the mailbox can have a DPT to delete items in seven years, but a user can create an exception for items such as newsletters and automated notifications by applying a personal tag to delete them in three days.

Plus d'informations sur les balises personnellesMore about personal tags

Les balises personnelles sont accessibles aux utilisateurs d'Outlook et d'Outlook sur le web dans le cadre de leur stratégie de rétention. Dans Outlook et Outlook sur le web, les balises personnelles avec l'action Déplacer vers l'archive apparaissent en tant que Stratégie d'archivage, et les balises personnelles avec l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement apparaissent en tant que Stratégie de rétention comme le montre l'illustration suivante.Personal tags are available to Outlook and Outlook on the web users as part of their retention policy. In Outlook and Outlook on the web, personal tags with the Move to Archive action appear as Archive Policy, and personal tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions appear as Retention Policy, as shown here:

Balises personnelles dans Outlook et Outlook sur le web

Les utilisateurs peuvent appliquer des balises personnelles aux dossiers qu'ils créent ou à des éléments individuels. Les messages avec balise personnelle appliquée sont toujours traités conformément aux paramètres de la balise personnelle. Les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle à un message afin qu'il soit déplacé ou supprimé avant ou après avoir spécifié les paramètres dans les balises de stratégie par défaut ou les balises de stratégie de rétention appliquées à la boîte aux lettres de cet utilisateur. Vous pouvez également créer des balises personnelles avec la rétention désactivée. Ceci permet à l'utilisateur de baliser des éléments afin qu'ils ne soient jamais déplacés vers une archive ou qu'ils n'expirent jamais.Users can apply personal tags to folders they create or to individual items. Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag's settings. Users can apply a personal tag to a message so that it's moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user's mailbox. You can also create personal tags with retention disabled. This allows users to tag items so they're never moved to an archive or never expire.

Note

Les utilisateurs peuvent appliquer des stratégies d’archivage à des dossiers par défaut, des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et des éléments individuels. Les utilisateurs peuvent appliquer une stratégie de rétention à des dossiers ou des sous-dossiers créés par l’utilisateur et à des éléments individuels (y compris à des sous-dossiers et des éléments d’un dossier par défaut) mais pas à des dossiers par défaut.Users can apply archive policies to default folders, user-created folders or subfolders, and individual items. Users can apply a retention policy to user-created folders or subfolders and individual items (including subfolders and items in a default folder), but not to default folders.

Les utilisateurs peuvent également utiliser le Centre d'administration Exchange (CAE) pour sélectionner des balises personnelles supplémentaires qui ne sont pas liées à leur stratégie de rétention. Les balises sélectionnées deviennent alors accessibles dans Outlook et Outlook sur le web. Pour permettre aux utilisateurs de sélectionner des balises supplémentaires à partir du Centre d'administration Exchange, vous devez ajouter le MyRetentionPolicies Role à la stratégie d'attribution de rôle de l'utilisateur. Pour en savoir plus sur les stratégies d'attribution de rôle pour les utilisateurs, voir la rubrique Understanding Management Role Assignment Policies. Si vous autorisez des utilisateurs à sélectionner des balises personnelles supplémentaires, toutes les balises personnelles de votre organisation Exchange deviennent accessibles.Users can also use the Exchange admin center (EAC) to select additional personal tags that aren't linked to their retention policy. The selected tags then become available in Outlook and Outlook on the web. To enable users to select additional tags from the EAC, you must add the MyRetentionPolicies Role to the user's role assignment policy. To learn more about role assignment policies for users, see Understanding Management Role Assignment Policies. If you allow users to select additional personal tags, all personal tags in your Exchange organization become available to them.

Note

Les balises personnelles sont une fonctionnalité essentielle. Les boîtes aux lettres avec des stratégies qui contiennent ces balises (ou suite à l'ajout de balises aux boîtes aux lettres) requièrent une Licence d'Accès Client (CAL) pour Exchange Enterprise.Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).

Âge de rétentionRetention age

Lorsque vous activez une balise de rétention, vous devez lui attribuer un âge de rétention. Cet âge indique le nombre de jours pendant lequel un message est conservé jusqu'à son arrivée dans la boîte aux lettres de l'utilisateur.When you enable a retention tag, you must specify a retention age for the tag. This age indicates the number of days to retain a message after it arrives in the user's mailbox.

L’âge de rétention des éléments de non récurrente (tels que les messages électroniques) est calculée différemment des éléments qui ont une date de fin ou périodique des éléments (tels que les réunions et tâches). Pour savoir comment l’âge de rétention est calculé pour différents types d’éléments, voir comment âge de rétention dans Exchange 2016.The retention age for non-recurring items (such as email messages) is calculated differently than items that have an end date or recurring items (such as meetings and tasks). To learn how retention age is calculated for different types of items, see How retention age is calculated in Exchange 2016.

De plus, vous pouvez créer des balises de rétention avec la rétention désactivée ou désactiver les balises après leur création. Étant donné que les messages avec une balise désactivée appliquée ne sont pas traités, aucune action de rétention n'est effectuée. Les utilisateurs peuvent donc employer une balise personnelle désactivée en tant que balise Ne jamais déplacer ou Ne jamais supprimer pour remplacer une balise de stratégie par défaut ou une balise de stratégie de rétention qui s'appliquerait en temps normal au message.You can also create retention tags with retention disabled or disable tags after they're created. Because messages that have a disabled tag applied aren't processed, no retention action is taken. As a result, users can use a disabled personal tag as a Never Move tag or a Never Delete tag to override a DPT or RPT that would otherwise apply to the message.

Actions de rétentionRetention actions

Lors de la création ou de la configuration d'une balise de rétention, vous pouvez sélectionner l'une des actions de rétention suivantes à effectuer lorsqu'un élément atteint son âge de rétention :When creating or configuring a retention tag, you can select one of the following retention actions to be taken when an item reaches its retention age:

Action de rétentionRetention action Action effectuée...Action taken… Sauf...Except…
Déplacer vers l'archiveMove to archive
Déplace le message vers la boîte aux lettres d'archivage de l'utilisateur.Moves the message to the user's archive mailbox
Uniquement disponible pour les balises de stratégie par défaut et les balises personnellesOnly available for DPTs and personal tags
Pour plus d’informations sur l’archivage, voir In-Place l’archivage dans Exchange 2016.For details about archiving, see In-Place Archiving in Exchange 2016.
Si l'utilisateur e dispose pas d'une boîte aux lettres d'archivage, aucune action n'est effectuée.If the user doesn't have an archive mailbox, no action is taken.
Supprimer et autoriser la récupération:Delete and allow recovery:
Imite le comportement de l'utilisateur lorsqu'il vide le dossier Éléments supprimés.Emulates the behavior when the user empties the Deleted Items folder.
Les éléments sont déplacés vers le dossier éléments récupérables dans Exchange 2016 dans la boîte aux lettres et conservés jusqu'à la période de rétention des éléments supprimés .Items are moved to the Recoverable Items folder in Exchange 2016 in the mailbox and preserved until the deleted item retention period.
Fournit à l'utilisateur une deuxième chance de récupérer l'élément à l'aide de la boîte de dialogue Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook sur le webProvides the user a second chance to recover the item using the Recover Deleted Items dialog box in Outlook or Outlook on the web
Si vous avez configuré la période de rétention des éléments supprimés à zéro jour, les éléments sont définitivement supprimés. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configurer la rétention des éléments supprimés et les quotas d'éléments récupérables. If you've set the deleted item retention period to zero days, items are permanently deleted. For details, see Configure Deleted Item retention and Recoverable Items quotas.
Supprimer définitivementPermanently delete
Supprime définitivement les messages.Permanently deletes messages.
Vous ne pouvez plus récupérer les messages une fois qu'ils sont définitivement supprimés.You can't recover messages after they're permanently deleted.
Si la boîte aux lettres est mis en blocage sur Place et litige dans Exchange 2016 ou litige, les éléments sont conservés dans le dossier éléments récupérables en fonction des paramètres de blocage. EDiscovery sur Place dans Exchange 2016 renverra toujours ces éléments dans les résultats de recherche.If mailbox is placed on In-Place Hold and Litigation Hold in Exchange 2016 or Litigation Hold, items are preserved in the Recoverable Items folder based on hold parameters. In-Place eDiscovery in Exchange 2016 will still return these items in search results.
Marquer comme limite de rétention passéeMark as past retention limit
Marque un message comme expiré. Dans Outlook et dans Outlook sur le web, les éléments expirés sont affichés avec la notification « Cet élément a expiré » et « Cet élément expirera dans 0 jours ».Marks a message as expired. In Outlook, and Outlook on the web, expired items are displayed with the notification stating 'This item has expired' and 'This item will expire in 0 days'.
N/AN. A.

Pour plus d'informations sur la création de balises de rétention, voir Créer une stratégie de rétention dans Exchange 2016.For details about how to create retention tags, see Create a retention policy in Exchange 2016.

Stratégies de rétentionRetention policies

Pour appliquer des balises de rétention à une boîte aux lettres, vous devez les ajouter à une stratégie de rétention, puis appliquer la stratégie aux boîtes aux lettres. Une boîte aux lettres ne peut pas avoir plusieurs stratégies de rétention. Vous pouvez à tout moment associer ou non des balises de rétention à une stratégie de rétention, et les modifications prennent automatiquement effet pour toutes les boîtes aux lettres auxquelles la stratégie est appliquée.To apply one or more retention tags to a mailbox, you need to add them to a retention policy and then apply the policy to mailboxes. A mailbox can't have more than one retention policy. Retention tags can be linked to or unlinked from a retention policy at any time, and the changes automatically take effect for all mailboxes that have the policy applied.

Une stratégie de rétention peut avoir les balises de rétention suivantes :A retention policy can have the following retention tags:

Type de balise de rétentionRetention tag type Balises dans une stratégieTags in a policy
Balise de stratégie par défaut (DPT)Default policy tag (DPT)
Une balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l'archiveOne DPT with the Move to archive action
Une seule balise de stratégie par défaut avec l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivementOne DPT with the Delete and allow Rrecovery or Permanently delete actions
Une balise de stratégie par défaut pour les messages vocaux avec l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivementOne DPT for voice mail messages with the Delete and allow recovery or Permanently delete action
Balises de stratégie de rétention (RPT)Retention policy tags (RPTs)
Une balise de stratégie de rétention pour chaque dossier par défaut pris en chargeOne RPT for each supported default folder
Remarque: vous ne pouvez pas lier plusieurs balises pour un dossier par défaut particulier (par exemple, les Éléments supprimés) à la même stratégie de rétention.Note: You can't link more than one RPT for a particular default folder (such as Deleted Items) to the same retention policy.
Balises personnellesPersonal tags
N'importe quel nombre de balises personnellesAny number of personal tags
Remarque: plusieurs balises personnelles dans une stratégie peuvent gêner les utilisateurs. Nous vous recommandons d’ajouter des balises personnelles pas plus de 10 à une stratégie de rétention.Note: Many personal tags in a policy can confuse users. We recommend adding no more than 10 personal tags to a retention policy.

Note

Bien qu’une stratégie de rétention n’ait pas besoin d’être associée à une balise, il n’est pas conseillé d’utiliser ce scénario. Si les boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention ne sont pas associées à une balise de rétention, leurs éléments risquent de ne jamais expirer.Although a retention policy doesn't need to have any retention tags linked to it, we don't recommend using this scenario. If mailboxes with retention policies don't have retention tags linked to them, this may cause mailbox items to never expire.

Une stratégie de rétention peut contenir des balises d’archive (balises qui déplacent les éléments vers la boîte aux lettres d’archives personnelles) et les balises de rétention (balises qui suppriment des éléments). Ces deux types de balises peuvent être appliqués à un élément de boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres d’archives ne possèdent pas de stratégie de rétention distincte. La même stratégie de rétention s’applique à la boîte aux lettres principale et d’archive.A retention policy can contain both archive tags (tags that move items to the personal archive mailbox) and deletion tags (tags that delete items). A mailbox item can also have both types of tags applied. Archive mailboxes don't have a separate retention policy. The same retention policy is applied to the primary and archive mailbox.

Lorsque vous prévoyez de créer des stratégies de rétention, vous devez déterminer si elles doivent inclure des balises d'archive et de suppression. Comme indiqué précédemment, une stratégie de rétention peut comporter une balise de stratégie par défaut utilisant l'action Déplacer vers l'archive et une balise de stratégie par défaut associée à l'action Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement. La balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l'archive doit avoir un âge de rétention inférieur à la balise de stratégie par défaut associée à une action de suppression. Par exemple, vous pouvez utiliser une balise de stratégie par défaut avec l'action Déplacer vers l'archive pour déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d'archive dans un délai de deux ans, et une balise associée à l'action de suppression pour supprimer des éléments de la boîte aux lettres sur une période de sept ans. Les éléments présents à la fois dans des boîtes aux lettres principales et d'archivage sont supprimés au bout de sept ans.When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. As mentioned earlier, a retention policy can have one DPT that uses the Move to archive action and one DPT that uses either the Delete and allow recovery or Permanently delete action. The DPT with the Move to archive action must have a lower retention age than the DPT with a deletion action. For example, you can use a DPT with the Move to archive action to move items to the archive mailbox in two years, and a DPT with a deletion action to remove items from the mailbox in seven years. Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.

Stratégie de rétention par défautDefault retention policy

Exchange Le programme d'installation crée la stratégie de rétention appelée Stratégie MRM par défaut. La stratégie est appliquée automatiquement si vous créez une archive pour le nouvel utilisateur et que vous n'indiquez pas de stratégie de rétention.Exchange Setup creates the retention policy Default MRM Policy. The policy is applied automatically if you create an archive for the new user and don't specify a retention policy

Vous pouvez modifier les balises incluses dans la stratégie MRM par défaut (par exemple, en modifiant la durée ou l'action de rétention), désactiver une balise ou modifier la stratégie en ajoutant ou en supprimant des balises. La stratégie mise à jour est appliquée aux boîtes aux lettres lors du prochain traitement de ces dernières par l'Assistant Dossier géré.You can modify tags included in the Default MRM Policy, for example by changing the retention age or retention action, disable a tag or modify the policy by adding or removing tags from it. The updated policy is applied to mailboxes the next time they're processed by the Managed Folder Assistant.

Pour plus d'informations, y compris une liste des balises de rétention liées à la stratégie, voir Default Retention Policy.For more details, including a list of retention tags linked to the policy, see Default Retention Policy.

Assistant Dossier géréManaged Folder Assistant

L'Assistant Dossier géré, assistant de boîte aux lettres exécuté sur les serveurs de boîtes aux lettres, traite les boîtes aux lettres auxquelles une stratégie de rétention est appliquée.The Managed Folder Assistant, a mailbox assistant that runs on Mailbox servers, processes mailboxes that have a retention policy applied.

L'Assistant Dossier géré applique la stratégie de rétention en contrôlant les éléments de la boîte aux lettres et en déterminant s'ils font l'objet d'une rétention. Il marque ensuite les éléments soumis à la rétention avec les balises appropriées et déclenche l'action de rétention spécifiée sur les éléments qui dépassent leur âge de rétention.The Managed Folder Assistant applies the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tags and takes the specified retention action on items past their retention age.

L’Assistant Dossier géré est un assistant basé sur la limitation. Ces types d’assistant sont continuellement exécutés et n’ont pas besoin d’être planifiés. Les ressources système qu’ils peuvent utiliser sont limitées. Vous pouvez configurer l’Assistant dossier géré pour traiter toutes les boîtes aux lettres sur un serveur de boîte aux lettres dans une période donnée (appelée cycle de travail). En outre, à un intervalle spécifié (appelé point de contrôle du cycle de travail), l’assistant actualise la liste des boîtes aux lettres à traiter. Durant ce processus, l’assistant ajoute de nouvelles boîtes aux lettres créées ou déplacées dans la file d’attente. Il redéfinit également la priorité des boîtes aux lettres existantes qui n’ont pas été correctement traitées suite à des erreurs et les déplace à un niveau supérieur de la file d’attente afin qu’elles puissent être traitées dans le même cycle de travail.The Managed Folder Assistant is a throttle-based assistant. Throttle-based assistants are always running and don't need to be scheduled. The system resources they can consume are throttled. You can configure the Managed Folder Assistant to process all mailboxes on a Mailbox server within a certain period (known as a work cycle). Additionally, at a specified interval (known as the work cycle checkpoint), the assistant refreshes the list of mailboxes to be processed. During the refresh, the assistant adds newly created or moved mailboxes to the queue. It also reprioritizes existing mailboxes that haven't been processed successfully due to failures and moves them higher in the queue so they can be processed during the same work cycle.

Vous pouvez également utiliser l’applet de commande Start-ManagedFolderAssistant pour déclencher manuellement l’assistant pour traiter une boîte aux lettres spécifiée. Pour plus d’informations, voir configurer et exécuter l’Assistant de dossier géré dans Exchange 2016.You can also use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet to manually trigger the assistant to process a specified mailbox. To learn more, see Configure and run the Managed Folder Assistant in Exchange 2016.

Note

L’Assistant Dossier géré n’intervient pas sur les messages ne faisant pas l’objet d’une rétention, ce qui est indiqué par la désactivation de la balise de rétention. Vous pouvez également désactiver une balise de rétention pour suspendre temporairement le traitement des éléments comportant cette balise.The Managed Folder Assistant doesn't take any action on messages that aren't subject to retention, specified by disabling the retention tag. You can also disable a retention tag to temporarily suspend items with that tag from being processed.

Déplacement d’éléments d’un dossier à un autreMoving items between folders

Un élément de boîte aux lettres déplacé d’un dossier à un autre hérite des balises appliquées au dossier vers lequel il se déplace. Si un élément est déplacé vers un dossier auquel aucune balise n’est attribuée, la balise de stratégie par défaut lui est appliquée. Si une balise est explicitement attribuée à l’élément, la balise est toujours prioritaire sur les balises au niveau des dossiers ou la balise par défaut.A mailbox item moved from one folder to another inherits any tags applied to the folder to which it's moved. If an item is moved to a folder that doesn't have a tag assigned, the DPT is applied to it. If the item has a tag explicitly assigned to it, the tag always takes precedence over any folder-level tags or the default tag.

Application d’une balise de rétention à un dossier dans l’archiveApplying a retention tag to a folder in the archive

Lorsque l’utilisateur s’applique à une balise personnelle à un dossier dans l’archive, si un dossier portant le même nom existe dans la boîte aux lettres principale et une autre balise, la balise sur ce dossier dans l’archive modifie pour correspondre à celui de la boîte aux lettres principale. Il s’agit de par leur conception pour éviter toute confusion sur les éléments d’un dossier dans l’archive présentant un comportement d’expiration différente que le même dossier de boîte aux lettres principale de l’utilisateur. Par exemple, l’utilisateur dispose d’un dossier nommé Contoso de projet dans la boîte aux lettres principale avec une balise à Supprimer : 3 ans et il existe également un dossier de projet Contoso dans la boîte aux lettres d’archive. Si l’utilisateur s’applique à une balise personnelle Supprimer - 1 an pour supprimer des éléments dans le dossier après 1 an. Lorsque la boîte aux lettres est traitée à nouveau, le dossier rétablit la supprimer - balise de 3 ans.When the user applies a personal tag to a folder in the archive, if a folder with the same name exists in the primary mailbox and has a different tag, the tag on that folder in the archive changes to match the one in the primary mailbox. This is by design to avoid any confusion about items in a folder in the archive having a different expiry behavior than the same folder in the user's primary mailbox. For example, the user has a folder named Project Contoso in the primary mailbox with a Delete - 3 years tag and a Project Contoso folder also exists in the archive mailbox. If the user applies a Delete - 1 year personal tag to delete items in the folder after 1 year. When the mailbox is processed again, the folder reverts to the Delete - 3 Years tag.

Suppression d'une balise de rétention d'une stratégie de rétentionRemoving or deleting a retention tag from a retention policy

Lorsqu'une balise de rétention est supprimée de la stratégie de rétention appliquée à une boîte aux lettres, la balise n'est plus accessible à l'utilisateur et ne peut pas être appliquée aux éléments de la boîte aux lettres.When a retention tag is removed from the retention policy applied to a mailbox, the tag is no longer available to the user and can't be applied to items in the mailbox.

Les éléments existants marqués par cette balise continuent à être traités par l'Assistant Dossier géré en fonction de ces paramètres, et toute action de rétention spécifiée dans la balise est appliquée à ces messages.Existing items that have been stamped with that tag continue to be processed by the Managed Folder Assistant based on those settings and any retention action specified in the tag is applied to those messages.

Toutefois, si vous supprimez la balise, la définition correspondante stockée dans Active Directory est supprimée. L'Assistant Dossier géré traite alors tous les éléments d'une boîte aux lettres et marque à nouveau ceux auxquels la balise supprimée a été appliquée. Selon le nombre de boîtes aux lettres et de messages, ce processus peut entraîner une consommation considérable en ressources sur tous les serveurs de boîtes aux lettres contenant des boîtes aux lettres dont les stratégies de rétention incluent la balise supprimée.However, if you delete the tag, the tag definition stored in Active Directory is removed. This causes the Managed Folder Assistant to process all items in a mailbox and restamp the ones that have the removed tag applied. Depending on the number of mailboxes and messages, this process may significantly consume resources on all Mailbox servers that contain mailboxes with retention policies that include the removed tag.

Important

Si une balise de rétention est supprimée d'une stratégie de rétention, tous les éléments de boîte aux lettres existants auxquels la balise est appliquée continuent à expirer conformément aux paramètres de la balise. Pour empêcher l'application des paramètres de la balise aux éléments, vous devez supprimer la balise. La balise est supprimée de toutes les stratégies de rétention dans lesquelles elle est incluse.If a retention tag is removed from a retention policy, any existing mailbox items with the tag applied will continue to expire based on the tag's settings. To prevent the tag's settings from being applied to any items, you should delete the tag. Deleting a tag removes it from any retention policies where it's included.

Désactivation d'une balise de rétentionDisabling a retention tag

Si vous désactivez une balise de rétention, l'Assistant Dossier géré ignore les éléments auxquels elle est appliquée. Les éléments contenant des balises dont la rétention est désactivée ne sont jamais déplacés ou supprimés, selon l'action de rétention qui a été spécifiée. Étant donné que ces éléments sont toujours considérés comme éléments balisés, la balise de stratégie par défaut ne leur est pas appliquée. Par exemple, si vous souhaitez corriger les paramètres de balise de rétention, vous pouvez désactiver temporairement une balise de rétention pour que l'Assistant Dossier géré arrête le traitement des messages avec cette balise.If you disable a retention tag, the Managed Folder Assistant ignores items that have that tag applied. Items that have a retention tag for which retention is disabled are either never moved or never deleted, depending on the specified retention action. Because these items are still considered tagged items, the DPT doesn't apply to them. For example, if you want to troubleshoot retention tag settings, you can temporarily disable a retention tag to stop the Managed Folder Assistant from processing messages with that tag.

Note

La période de rétention d'une balise de rétention désactivée s'affiche pour l'utilisateur en tant que Jamais. Si un utilisateur balise un élément en pensant ne jamais le supprimer, l'activation ultérieure de la balise provoquera une suppression involontaire des éléments que l'utilisateur n'a pas voulu supprimer. Il en va de même pour les balises associées à l'action Déplacer vers l'archive.The retention period for a disabled retention tag is displayed to the user as Never. If a user tags an item believing it will never be deleted, enabling the tag later may result in unintentional deletion of items the user didn't want to delete. The same is true for tags with the Move to archive action.

Blocage de rétentionRetention hold

Lorsque les utilisateurs sont temporairement absents du bureau et n'ont pas accès à leur messagerie électronique, les paramètres de rétention peuvent être appliqués aux nouveaux messages avant qu'ils ne reviennent au bureau ou n'accèdent à leur messagerie. Selon la stratégie de rétention, les messages peuvent être supprimés ou placés dans l'archive personnelle de l'utilisateur. Vous pouvez empêcher temporairement les stratégies de rétention de traiter une boîte aux lettres sur une période déterminée en activant le blocage de rétention pour la boîte aux lettres. Dans ce cas, vous pouvez également ajouter un commentaire sur le blocage de rétention destiné à l'utilisateur de la boîte aux lettres (ou un autre utilisateur autorisé à accéder à la boîte aux lettres), qui indique notamment à quels moments le blocage doit commencer et s'arrêter. Ce type de commentaire s'affiche dans les clients Outlook pris en charge. Vous pouvez également localiser le commentaire sur le blocage de rétention dans la langue choisie par l'utilisateur.When users are temporarily away from work and don't have access to their email, retention settings can be applied to new messages before they return to work or access their email. Depending on the retention policy, messages may be deleted or moved to the user's personal archive. You can temporarily suspend retention policies from processing a mailbox for a specified period by placing the mailbox on retention hold. When you place a mailbox on retention hold, you can also specify a retention comment that informs the mailbox user (or another user authorized to access the mailbox) about the retention hold, including when the hold is scheduled to begin and end. Retention comments are displayed in supported Outlook clients. You can also localize the retention hold comment in the user's preferred language.

Note

L'activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres n'a aucune incidence sur le traitement des quotas de stockage de boîte aux lettres. Selon l'utilisation de la boîte aux lettres et les quotas applicables, envisagez une augmentation temporaire du quota de stockage de boîte aux lettres pour les utilisateurs lorsqu'ils sont en congés ou n'ont pas accès à leur messagerie électronique sur une période prolongée. Pour plus d'informations sur les quotas de stockage de boîte aux lettres, voir Configuration de quotas de stockage pour une boîte aux lettres.Placing a mailbox on retention hold doesn't affect how mailbox storage quotas are processed. Depending on the mailbox usage and applicable mailbox quotas, consider temporarily increasing the mailbox storage quota for users when they're on vacation or don't have access to email for an extended period. For more information about mailbox storage quotas, see Configure storage quotas for a mailbox.

Pendant une absence prolongée du bureau, les utilisateurs peuvent accumuler un nombre important de messages électroniques. Selon la quantité de messages et la durée de l'absence, les utilisateurs peuvent mettre plusieurs semaines à trier leurs messages, voire davantage. Dans ce cas, prenez en considération le temps supplémentaire nécessaire aux utilisateurs pour rattraper le temps perdu sur ces messages avant de les supprimer du blocage de rétention.During long absences from work, users may accrue a large amount of email. Depending on the volume of email and the length of absence, it may take these users several weeks to sort through their messages. In these cases, consider the additional time it may take the users to catch up on their mail before removing them from retention hold.

Si votre organisation n’a jamais mis en place la gestion des enregistrements de messagerie et que vos utilisateurs ne sont pas familiarisés avec ses fonctionnalités, vous pouvez également utiliser le blocage de rétention lors de la phase initiale de mise en route et de formation de votre déploiement de la gestion des enregistrements de messagerie. Vous pouvez créer et déployer des stratégies de rétention, et former les utilisateurs aux stratégies sans risquer de déplacer ou de supprimer des éléments avant qu’ils ne puissent les baliser. Quelques jours avant la fin de la période de mise en route et de formation, il convient de rappeler aux utilisateurs le délai de mise en route. Passé ce délai, vous pouvez supprimer le blocage de rétention des boîtes aux lettres d’utilisateurs, permettant ainsi à l’Assistant Dossier géré de traiter les éléments qu’elles contiennent et d’adopter la mesure de rétention spécifiée.If your organization has never implemented MRM, and your users aren't familiar with its features, you can also use retention holds during the initial warm up and training phase of your MRM deployment. You can create and deploy retention policies and educate users about the policies without the risk of having items moved or deleted before users can tag them. A few days before the warm up and training period ends, you should remind users of the warm-up deadline. After the deadline, you can remove the retention hold from user mailboxes, allowing the Managed Folder Assistant to process mailbox items and take the specified retention action.

Pour plus d'informations sur l'activation du blocage de rétention pour une boîte aux lettres, consultez la rubrique Place a Mailbox on Retention Hold.For details about how to place a mailbox on retention hold, see Place a Mailbox on Retention Hold.