Guide de l’utilisateur : Suivre et révoquer vos documents avec le portail de suivi hérité

Remarque

Le site de suivi de documents Azure Information Protection hérité n’est pris en charge que pour le client classique, et non pour le client d’étiquetage unifié. Pour plus d’informations, consultez Services supprimés et retirés.

Une fois que vous avez protégé vos documents à l’aide d’Azure Information Protection, vous pouvez suivre l'utilisation qui en est faite. Si nécessaire, vous pouvez également y révoquer leur accès à ces documents si vous ne voulez plus que des personnes puissent les lire. Pour ce faire, vous utilisez le site de suivi des documents. Vous pouvez accéder à ce site à partir d’ordinateurs Windows, d’ordinateurs Mac, et même à partir de tablettes et de téléphones.

Lorsque vous accédez à ce site, connectez-vous pour suivre vos documents. Lorsque votre organisation dispose d’un abonnement qui prend en charge le suivi et la révocation des documents et que vous disposez d’une licence pour cet abonnement, vous pouvez voir qui a essayé d’ouvrir les fichiers que vous avez protégés et s’ils ont réussi (ils ont été authentifiés avec succès) ou non. Vous voyez également chaque fois qu'ils ont essayé d'accéder au document, ainsi que l'endroit où ils se trouvaient à ce moment-là. Toutefois, dans de rares cas, l’emplacement signalé peut ne pas être exact. Par exemple, lorsqu’un utilisateur ouvrant un document protégé utilise une connexion VPN ou que son ordinateur a une adresse IPv6.

Actions que vous pouvez effectuer dans le site de suivi des documents :

  • Si vous voulez cesser le partage d'un document :

    • Cliquez sur Révoquer l’accès. Notez la période pendant laquelle le document continue d’être disponible. Décidez s'il convient de faire savoir que vous révoquez l'accès au document que vous avez précédemment partagé en fournissant un message personnalisé. Lorsque vous révoquez un document, il ne supprime pas le document que vous avez partagé, mais les utilisateurs autorisés ne peuvent plus l’ouvrir :

      Revoke access icon in the document tracking site

  • Si vous voulez exporter vers Excel :

    • Cliquez sur Exporter au format CSV pour pouvoir ensuite modifier les données et créer vos propres vues et graphiques :

      Export to CSV icon in the document tracking site

  • Si vous voulez configurer des notifications par courrier électronique :

    • Cliquez sur Paramètres et sélectionnez comment et s’il doit être envoyé par e-mail lorsque le document est accessible :

      Configure email notifications in the document tracking site

  • Si vous souhaitez suivre et révoquer des documents partagés pour d’autres personnes :

    • Les administrateurs d'Azure Information Protection peuvent cliquer sur l'icône Admin pour suivre et révoquer les documents protégés pour les utilisateurs lorsque ces derniers ont enregistré leurs documents sur le site de suivi des documents. Seuls les administrateurs voient cette icône :

      Admin icon in the document tracking site

      Si vous ne voyez pas cette icône, alors que vous êtes administrateur général, cela signifie que vous n’avez pas encore partagé de documents. Dans ce cas, utilisez l’URL suivante pour accéder au site de suivi des documents : https://portal.azurerms.com/#/admin

Sauf si vous êtes administrateur, vous pouvez suivre et révoquer uniquement les documents que vous avez protégés. Vous ne pouvez pas suivre vos e-mails protégés à l’aide du site de suivi des documents.

Remarque

Si votre administrateur a configuré des contrôles de confidentialité pour le site de suivi des documents, vous risquez de ne pas voir quand les utilisateurs de votre organisation ont accédé à un document que vous suivez. Un administrateur peut exempter tous les utilisateurs ou seulement certains utilisateurs. Toutefois, vous pouvez toujours révoquer l’accès aux documents que vous suivez.

Pour suivre un document que vous avez protégé, vous devez utiliser votre ordinateur Windows pour l’enregistrer auprès du site de suivi des documents. Pour ce faire, utilisez Explorateur de fichiers ou vos application Office.

Si vous disposez de la version de disponibilité générale actuelle du client Azure Information Protection, vous pouvez également enregistrer le document protégé avec PowerShell lorsque vous utilisez le paramètre EnableTracking avec l’applet de commande Set-AIPFileLabel.

Utiliser Office pour suivre ou révoquer le document

Pour les applications Office, Word, Excel et PowerPoint :

  1. Ouvrez le document protégé que vous souhaitez suivre ou révoquer.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Protection, cliquez sur Protéger> le suivi et révoquer :

    Track usage option

    Si vous ne voyez pas ces options dans vos application Office, cela est probablement dû à l’une des raisons suivantes :

    • Le client Azure Information Protection n’est pas installé sur votre ordinateur.

    • Vos application Office doivent être redémarrées.

    • Vous devez redémarrer votre ordinateur pour terminer l'installation.

Pour plus d’informations sur l’installation du client Azure Information Protection, consultez Télécharger et installer le client Azure Information Protection.

Utiliser l’explorateur de fichiers pour suivre ou révoquer le document

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier protégé, puis sélectionnez Classifier et protéger.

  2. Dans la boîte de dialogue Classifier et protéger - Azure Information Protection, sélectionnez Suivre et révoquer.

    Track and revoke icon from the Classify and protect - Azure Information Protection dialog box

Utilisation d’un navigateur web pour suivre et révoquer les documents que vous avez enregistrés

Après avoir enregistré le document protégé à l'aide de vos applications Office ou de l'explorateur de fichiers, vous pouvez suivre et révoquer ces documents à l'aide d'un navigateur web compatible :

  • À l’aide de votre PC Windows, ordinateur Mac ou appareil mobile, visitez le site de suivi des documents.

    Navigateurs pris en charge : Nous vous recommandons d’utiliser Internet Explorer (version 10 au minimum), mais vous pouvez utiliser l’un des navigateurs suivants pour utiliser le site de suivi des documents :

    • Internet Explorer : Au moins la version 10

    • Internet Explorer 9 avec au moins MS12-037 : Mise à jour de sécurité cumulative pour Internet Explorer : 12 juin 2012

    • Mozilla Firefox : Au moins la version 12

    • Apple Safari 5 : Au moins la version 5

    • Google Chrome : Au moins la version 18

Autres instructions

Plus d’instructions de procédure à partir du guide utilisateur d’Azure Information Protection :

Informations supplémentaires pour les administrateurs

Voir Configuration et utilisation du suivi des documents pour Azure Information Protection dans le guide de l’administrateur.