Utilisation de Business Central en tant que boîte de réception professionnelle dans Outlook

Business Central vous permet désormais de gérer les interactions commerciales avec vos clients et fournisseurs, directement dans Microsoft Outlook. Avec le complément Outlook de Business Central, vous pouvez afficher des informations financières associées à des clients et des fournisseurs, ainsi que créer et envoyer des documents financiers, comme des devis et des factures.

Obtention du complément

Il pouvez aisément démarrer avec le module complémentaire Business Central for Outlook. Dans le guide de configuration assistée Configurer votre boîte de réception professionnelle dans Outlook, vous pouvez configurer la connexion pour vous-même ou pour votre organisation. Si votre organisation utilise Office 365, vous devez indiquer vos nom d'utilisateur et mot de passe Office 365. Si votre organisation n'utilise pas Office 365, vous devez spécifier des informations sur le serveur Exchange que vous utilisez. Le complément Business Central est alors automatiquement ajouté à votre Outlook.

Ensuite, lorsque vous ouvrez Outlook, vous voyez un message électronique dans Dynamics 365 Business Central Admin. Les nouveaux modules complémentaires sont ajoutés au ruban Outlook, et dans l'application Outlook Web, les modules complémentaires Business Central apparaissent au-dessus ou au dessous du corps du message. Les modules complémentaires sont mis à jour régulièrement, et vous êtes informé qu'une nouvelle version est prête dans Outlook.

Certaines sociétés utilisant Office 365 n'autorisent pas leurs utilisateurs à déployer des compléments. Ainsi vous devez vous assurer que vous disposez d'un abonnement Office 365 comprenant la messagerie et qui vous permet de déployer des compléments. Si vous souhaitez tout de même essayer le complément, vous pouvez essayer gratuitement Office 365.

Utilisation du complément Panorama des contacts

Imaginons que vous receviez un e-mail d'un client souhaitant obtenir un devis pour certains articles. Directement dans Outlook, vous pouvez ouvrir le complément Business Central, qui identifie l'expéditeur comme un client, et ouvre la fiche client de sa société. À partir de ce tableau de bord, vous pouvez afficher des informations générales relatives au client, ainsi que rechercher davantage de détails sur des documents spécifiques. Vous pouvez également effectuer des recherches approfondies dans l'historique des ventes du client. S'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez le créer en tant que tel dans Business Central sans quitter Outlook.

Dans le complément, vous pouvez créer un devis et l'envoyer à ce client sans quitter Outlook. Toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer le devis sont disponibles dans votre boîte de réception professionnelle dans Outlook.
Une fois les données saisies, vous pouvez valider le devis. Vous pouvez ensuite l'envoyer par e-mail. Business Central génère un fichier .PDF avec le devis et le joint au message électronique que vous rédigez dans le complément.

De même, si vous recevez un e-mail d'un fournisseur, vous pouvez utiliser le complément pour travailler avec les fournisseurs et les factures achat.

Il arrive parfois que vous souhaitiez visualiser davantage de champs que ceux qui s'affichent dans le complément, par exemple si vous souhaitez renseigner des lignes dans une facture. Afin de vous bénéficier d'un espace de travail plus important, vous pouvez ouvrir le complément sur une page distincte. Il s'agit toujours d'Outlook, mais vous disposez de davantage d'espace. Au fur et à mesure que vous saisissez des données pour le document dans l'affichage contextuel, les modifications sont automatiquement enregistrées. Lorsque vous avez terminé de saisir les données pour le document, vous pouvez cliquer sur le bouton OK. Sélectionner le cadre du complément dans Outlook actualise automatiquement le document avec les modifications que vous avez effectuées dans l'affichage contextuel.

Création de factures à partir de vos rendez-vous de réunion

Certaines sociétés enregistrent tous les rendez-vous facturables dans le calendrier Outlook. Avec Business Central, vous pouvez créer la facture du client directement à partir de l'article calendrier : ouvrez le rendez-vous, puis vous pouvez ouvrir le complément Business Central, rechercher des informations existantes ou créer une facture ou un autre document vente directement ici.

Recherche rapide de document

Le complément Liens de document de Business Central vous permet d'accéder rapidement aux documents mentionnés dans les e-mails. Le complément est disponible pour un e-mail si un numéro de document est identifié dans le corps du message. Ouvrir le complément vous permet d'accéder rapidement à ce document.

Par exemple, si vous recevez un e-mail qui mentionne le texte S-QUO100, Business Central l'identifie comme un devis et vous pouvez donc ouvrir ce document dans Outlook. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Liens de document situé juste au-dessus du corps du message. Dans Outlook Web App, sélectionnez le texte S-QUO1001 dans le corps du message.

Dans le complément Liens de document, vous pouvez modifier le document et effectuer des opérations sur celui-ci, comme dans Business Central.

Ajout de compléments manuellement

Dans certains cas, les compléments ne sont pas ajoutés automatiquement dans Outlook. Même si vous (ou l'un de vos collègues) avez exécuté le guide de configuration assistée pour le compte de la société, Business Central ne s'affiche pas forcément dans Outlook. Si vous rencontrez ce problème, vous pouvez ajouter le complément Business Central manuellement.

Premièrement, vous devez vérifier que vous avez accès aux compléments dans votre compte Office 365. Il vous suffit d'ouvrir Outlook Web Access dans un navigateur, puis d'ajouter /owa/#path=/options/manageapps à l'URL dans la barre d'adresse. La page Gérer les compléments s'ouvre alors et vous pouvez activer Business Central pour Outlook. Ensuite, lorsque vous revenez dans Outlook, Business Central devrait être disponible.

De même dans le client de bureau Outlook, vous pouvez vérifier si Business Central est répertorié sur la page Gérer les compléments.

Dans les deux cas, si Business Central n'est toujours pas disponible, vous devez vous procurer les fichiers de manifeste macro complémentaire. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur Office 365.

Voir aussi

Mise en route
Obtention de Business Central sur mon périphérique mobile
Envoyer des documents par e-mail
Finances
Ventes
Achats