Inviter des contacts à vos portails

Utilisez la fonctionnalité invitation aux portails Dynamics 365 pour inviter des contacts à visiter vos portails via des messages électroniques automatisés créés dans votre système Dynamics 365. Les personnes que vous invitez reçoivent un message électronique que vous pouvez personnaliser, avec un lien vers votre portail et un code d'invitation. Ce code peut être utilisé pour bénéficier d'un accès spécial configuré par vos soins. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez :

  • Envoyer des invitations simples ou de groupe
  • Spécifier une date d'échéance, si nécessaire
  • Spécifier un utilisateur ou un contact du portail comme inviteur, si nécessaire
  • Assigner automatiquement le(s) contact(s) invité(s) à un compte au moment de l'utilisation de l'invitation
  • Exécuter automatiquement un workflow au moment de l'utilisation de l'invitation
  • Assigner automatiquement le(s) contact(s) invité(s) à un ou des rôle(s) Web au moment de l'utilisation

L'utilisation de l'invitation peut être effectuée en utilisant n'importe quelle option d'authentification parmi les nombreuses proposées. Concernant la documentation relative à l'authentification du portail, consultez la rubrique Définir l'identité d'authentification pour un portail et choisissez le modèle applicable à la version et la configuration de votre portail. L'utilisateur adoptera tous les paramètres fournis par l'administrateur au moment de l'utilisation. Une Activité d'utilisation d'invitation sera créée pour l'invitation et le contact.

Les invitations sont envoyées via le workflow Envoyer invitation. Par défaut, le workflow crée un message électronique avec un message générique et l'envoie à l'adresse de messagerie principale du contact invité. Le workflow Envoyer invitation contient un modèle de message électronique qui devra être modifié pour contenir un message spécifique pour votre portail et le lien hypertexte correct vers la page d'utilisation d'invitation de votre portail.

Modifier le modèle de message électronique du workflow Envoyer invitation

Localisez le workflow Envoyer invitation et désactivez-le. Une fois désactivé, modifiez le modèle du message électronique pour envoyer le message que vous souhaitez et fournir un lien vers la page d'utilisation d'invitation de votre portail.

Créer et configurer des invitations

Pour créer un enregistrement d'invitation dans Dynamics 365, cliquez sur le bouton Créer une invitation dans la barre de commandes. Le bouton est disponible lorsqu'un contact est sélectionné dans une vue des contacts et lors de l'affichage de l'enregistrement du contact. Un clic sur le bouton ouvrira un nouveau formulaire d'invitation pour le contact. Des invitations peuvent également être créées via l'affichage des invitations en cliquant sur +Nouveau. Une fois l'enregistrement d'invitation créé, le bouton Exécuter le workflow s'affichera, vous permettant ainsi d'envoyer l'invitation aux contacts.

Exécuter le workflow Envoyer invitation

L'invitation ne sera pas envoyée aux contacts tant que le workflow Envoyer invitation n'aura pas été initialisé.

Le formulaire d'invitation possède les champs suivants :

Nom Description
Nom Un nom descriptif pour identifier l'invitation.
Type Simple ou Groupée. Simple permet uniquement à un contact d'être invité et une seule utilisation. Groupée permet d'inviter plusieurs contacts et plusieurs utilisations.
Propriétaire/expéditeur L'utilisateur Dynamics 365 qui sera l'expéditeur du message lorsque l'invitation est envoyée. Cela peut être remplacé par le workflow Envoyer invitation si le message électronique créé contient déjà une personne du champ.
Code d'invitation Un code unique pour l'invitation que seul(e) l'invité(e) connaîtra. Ceci est généré automatiquement lors de la création d'une nouvelle invitation.
Date d'échéance La date qui informe du moment où l'invitation deviendra invalide à utilisation. Facultatif.
Personne à l'origine de l'invitation Peut être utilisé lorsqu'un contact est l'expéditeur de l'invitation. Facultatif.
Contact(s) invité(s) Le(s) contact(s) à inviter à un portail.
Attribuer au compte Un enregistrement de compte à associer en tant que client parent du contact utilisant l'invitation lorsqu'elle est utilisée. Facultatif.
Exécuter le workflow sur le contact qui utilise l'invitation Un processus de workflow à exécuter lorsque l'invitation est utilisée. Le workflow fera passer le contact utilisateur comme entité principale. Facultatif.
Attribuer à des rôles Web Un ensemble de rôles Web à associer à un contact utilisateur lorsque l'invitation est utilisée. Facultatif.
Contact(s) utilisateur(s) Les contacts ayant correctement utilisé l'invitation.
Nombre d'utilisations maximal autorisé Le nombre actuel d'utilisations possibles de cette invitation. Disponible pour les invitations de type groupée uniquement.

Voir aussi

Configurer un contact à utiliser sur un portail
Définir l'identité d'authentification pour un portail