Configurer les ressources pouvant être réservées dans Dynamics 365 Field Service

Une ressource pouvant être réservée dans Field Service représente tout ce qui doit être planifié. Cela inclut le plus souvent les personnes, l’équipement et les espaces physiques (installations).

Chaque ressource peut avoir divers attributs qui les distinguent, y compris, mais sans y être limités :

• Les caractéristiques (par exemple : Comptabilité)
• Les catégories (par exemple : Responsable)
• Les secteurs de vente (par exemple : L’état de Washington)
• L’unité d’organisation (par exemple : Prestation de service de Seattle)
• L’emplacement (par exemple : Emplacement non spécifié)
• Le type de ressource (par exemple : Utilisateur)

Dans cet article, nous allons découvrir comment créer une ressource réservable et ajouter des détails pour la distinguer d’autres ressources. Nous explorerons également des informations communes pour configurer des ressources de technicien de terrain pour les organisations Dynamics 365 Field Service.

Hinweis

Pour plus de vidéos Dynamics 365 Field Service, rendez-vous sur cette playlist complète.

Conditions préalables

• Toutes les versions de Dynamics 365 Field Service.
• Vous devez être connecté en tant qu’utilisateur avec les rôles de sécurité Field Service - administrateur ou Administrateur système.

Configurez rapidement les travailleurs de première ligne pour commencer

Dans leur forme la plus simple, les travailleurs de première ligne sont des personnes de votre organisation qui sont principalement programmées pour des travaux sur site et qui utilisent l’application mobile Dynamics 365 Field Service pour afficher et mettre à jour les détails de leurs ordres de travail.

Pour créer rapidement des collaborateurs de première ligne, référez-vous à l’article sur la configuration des collaborateurs de première ligne.

Créez manuellement des travailleurs de première ligne et d’autres ressources réservables

1. Dans le menu principal de Field Service, sélectionnez Ressources > Entité ressources.

2. Choisissez Nouveau sur l’écran Ressources pouvant être réservées actives.

3. Sélectionner un Type de ressource.

Le type de ressource est une classification qui décrit qui ou ce que la ressource est et la manière dont la ressource est associée à votre organisation.

• Utilisateur : Sélectionnez cette option si la ressource est une personne et membre de votre organisation. Ce type de ressource doit être choisi si la ressource est un technicien de première ligne qui a besoin d’accéder à l’application mobile Field Service. Remarque : l’utilisateur associé doit avoir Rôles de sécurité et Rôles de sécurité sur le terrain mis à Field Service – Ressource. Pour en savoir plus, accédez à Configurer les collaborateurs de première ligne.
• Compte ou Contact : Sélectionnez cette option si la ressource ne fait pas directement partie de votre organisation, mais doit être planifiée. Un exemple classique concerne les sous-traitants. Cela permet également à l’infrastructure de planification de s’appliquer plus facilement au système Dynamics existant d’une organisation qui peut utiliser des comptes et des contacts pour gérer les collaborateurs, les partenaires, et les sous-traitants avant que Field Service soit acheté et implémenté.
• Équipement : Sélectionnez cette option si la ressource est une pièce d’équipement, un outil ou une machine à planifier.
• Équipe : Choisissez cette option comme première étape de création d’une équipe pour réunir un groupe de ressources où la planification des ressources d’équipe planifiera tous les membres d’équipe. Un exemple classique consiste en deux ou plusieurs personnes ou une personne et un véhicule. Le processus général consiste à créer une ressource d’en-tête d’équipe avec le type de ressource d’équipe, puis d’ajouter d’autres ressources de type de ressource utilisateur, compte ou équipement comme enfants de la ressource dans l’en-tête de l’équipe. Pour plus d’informations, consultez notre article sur les équipes de ressources.
• Installation : Sélectionnez cette option si la ressource est un espace physique qui doit être planifié, comme un bâtiment ou une salle. Pour plus d’informations, consultez notre article sur la planification d’une installation.
• Groupe : Choisissez cette option comme première étape pour créer un groupe afin de réunir un groupe de ressources similaires pour gérer la capacité. Entre autres différences, un groupe se distingue d’une équipe dans le sens où la planification d’un groupe ne planifie pas tous les membres du groupe. Pour plus d’informations, consultez notre article sur les pools de ressources.

Après avoir sélectionné un type de ressource, un champ de recherche apparaît vous invitant à choisir un enregistrement associé le cas échéant. Par exemple, si Utilisateur est sélectionné, vous devrez alors sélectionner l’enregistrement utilisateur associé.

4. Nom : entrez un nom. Cela peut être différent du nom de l’enregistrement utilisateur, de compte ou de contact associé. Le nom entré ici s’affiche sur le tableau de planification.

5. Fuseau horaire : Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se situe la ressource. Cela est pris en compte dans le processus de planification.

6. Emplacement de début/de fin : Décidez où la ressource débute et termine sa journée de travail à des fins de planification et d’acheminement. Les emplacements de départ et d’arrivée peuvent être différents tant qu’aucun d’eux n’est indépendant de l’emplacement. Ainsi, l’emplacement de départ peut être l’adresse de la ressource et l’emplacement d’arrivée peut être l’unité d’organisation, ou vice versa.

   • Emplacement non spécifié - Sélectionnez cette option si l’emplacement de cette ressource n’est pas nécessaire pour le besoin de l’organisation et n’a pas besoin d’être pris en compte au cours du processus de planification. Si l’emplacement de travail d’un besoin est défini sur Sur site, les ressources sans emplacement spécifié ne seront pas renvoyées dans les résultats.
   • Adresse de la ressource – Sélectionnez cette option comme emplacement de départ ou d’arrivée si la ressource débute et/ou termine sa journée à un seul emplacement. L’emplacement exact est dérivé des valeurs de latitude et de longitude des enregistrements utilisateur, de compte ou de contact associés en fonction du type de la ressource. Consultez la section sur les considérations relatives à la configuration de cet article pour obtenir un exemple de la façon dont le type de ressource et l’emplacement de début/fin fonctionnent ensemble. Assurez-vous de vous connecter aux cartes et d’activer le géocodage dans votre environnement.
   • Unité d’organisation – Sélectionnez cette option comme emplacement de départ et/ou d’arrivée si la ressource débute et/ou termine la journée à une unité d’organisation, en général un emplacement de l’entreprise. L’emplacement exact est dérivé des valeurs de latitude et de longitude de l’unité d’organisation sélectionnée pour laquelle il existe un champ de recherche dans le formulaire de ressource réservable. Si la ressource est de type installation, l’unité d’organisation sert d’emplacement à l’installation.

7. Unité d’organisation : Sélectionnez l’unité d’organisation à laquelle la ressource appartient. Cela peut représenter une équipe dont fait partie la ressource, un bureau auquel la ressource fait ses rapports ou l’emplacement où la ressource débute et termine sa journée.

8. Afficher sur le tableau de planification : Ceci détermine si la ressource est habilitée à être ajoutée au tableau de planification. Si cette option est définie sur oui, la ressource peut être ajouté au tableau de planification ou être manuellement sélectionnée.

9. Activer pour la recherche de disponibilité : Cela détermine si la ressource est habilitée à être renvoyée dans les résultats de l’Assistant Planifier si tant est que les attributs de la ressource satisfont aux critères de filtre du besoin.

10. Tarif horaire : Entrez le coût horaire interne de la ressource. Il s’agit du salaire horaire que la société doit payer à la société. Il est utilisé par les journaux de planification pour calculer le salaire pendant les heures travaillées.
11. Entrepôt : sélectionnez un entrepôt par défaut où la ressource obtiendra ses pièces.
12. Approbation d’absence demandée : Choisissez cette option si l’absence doit être approuvée ou non. Si cette option est définie sur Non, un enregistrement de demande d’absence bloquera du temps sur le tableau de planification et s’affichera comme heures non travaillées d’une ressource. Si elle est définie sur oui, le même résultat se produira une fois la demande d’absence approuvée.
13. Activer la planification de récupération : Cela permet de contrôler le nombre de réservations à afficher sur l’application Field Service Mobile en même temps. Définissez l’option sur Non pour autoriser toutes les réservations d’une ressource à s’afficher en fonction des paramètres mobiles (filtres de vue et de synchronisation). Définissez sur Oui pour afficher un nouveau champ intitulé Réservations à récupérer, où vous pouvez entrer le nombre total de réservations à afficher en même temps. À mesure qu’une ressource termine des réservations (définit son statut de réservation sur terminée), d’autres réservations apparaîtront dans l’onglet de réservations de l’application Field Service Mobile.

Hinweis

La planification goutte à goutte n'est actuellement prise en charge qu'avec l'ancienne application Field Service Mobile. La prise en charge pour l'application mobile Field Service (Dynamics 365) est prévue prochainement.

Sauvegardez l’enregistrement.

Ajouter des heures de travail

Après avoir enregistré la ressource réservable, il est temps de définir les heures de travail de la ressource. Les heures de travail sont prise en compte par :

• Le tableau de planification qui affiche les heures travaillées et non travaillées avec des couleurs différentes.
• L’Assistant Planifier qui affiche uniquement les ressources qui travaillent dans les résultats.
• Resource Scheduling Optimization, qui réserve automatiquement les besoins aux ressources qui travaillent.

Découvrons la configuration des heures de travail.

Dans l’interface web (Field Service v7.x ou version précédente), sélectionnez la flèche en regard du nom de la ressource, et choisissez Heures de travail.

Dans l’interface client unifiée (Field Service v8.x ou version ultérieure), sélectionnez Afficher les heures de travail en haut du formulaire.

Dans Field Service version v8.8.14 ou ultérieure, les heures de travail sont affichées directement dans le formulaire.

Sélectionnez + Nouveau > Heures de travail.

Choisir l’heure de début et de fin des heures de travail, ainsi qu’une option de répétition telle que tous les jours.

Capacité est le nombre de fois où la ressource peut être réservée pendant cette heure de travail spécifique. Par exemple, le fait de définir la capacité sur 5 signifie qu’au moment de réserver une ressource avec l’assistant Planifier, la ressource de type Établissement s’affiche comme étant disponible et peut être réservée en fonction de la limite de capacité (5 fois dans le cas présent). Par défaut, il est défini sur 1. Si ce paramètre est défini sur 0, la ressource ne sera jamais affichée comme disponible dans une recherche de ressource.

Ajouter une pause divise chaque entrée d’heures de travail et ajoute une pause de 30 minutes. Ajouter une division divise chaque entrée d’heures de travail de manière égale en deux entrées d’heures de travail, de sorte que chaque entrée de fractionnement puisse avoir une capacité différente. L’option Ajouter un fractionnement ne s’affiche que lorsque le bouton Capacité est activé.

Une fois les heures de travail saisies au besoin, veillez à bien Enregistrer.

Cela mettra à jour le calendrier des heures de travail.

Vous pouvez modifier ou supprimer les heures de travail en double-cliquant sur le créneau horaire sur le calendrier.

Hinweis

Si vous définissez des heures de travail pour un jour ou plus, vérifiez que le fuseau horaire reflète l’emplacement de la ressource, qui est configuré sur le formulaire de la ressource.

Dans les versions Field Service v8.8.40 ou une version ultérieure, vous pouvez utiliser une nouvelle entrée personnalisée pour les heures de travail récurrentes, où les ressources peuvent avoir des heures de travail différentes à différents jours de la semaine, qui se reproduiront jusqu’à un jour de fin sélectionné. Vous pouvez ajouter des pauses ou diviser les heures de travail de la ressource en différentes capacités, selon vos besoins.

Vous pouvez ajouter des pauses ou diviser les heures de travail d’une ressource en différentes capacités pour chaque jour de la semaine, selon les besoins de votre entreprise.

Dans les versions de Field Service antérieures à 8.8.14, sélectionnez la liste déroulante Installer et choisissez l’une des options suivantes, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

• Nouvelle planification hebdomadaire : Définir une planification hebdomadaire continue pour la ressource.

• Planification des tâches sur un jour : définissez les heures auxquelles la ressource peut être programmée pour un jour particulier.

• Absence: Définir les dates et les heures auxquelles les ressources ne travaillent pas.

Dans Field Service v8.2+, des champs de latitude et de longitude existent sur l’entité de ressource réservable et sont renseignés avec les dernières coordonnées de l’emplacement de l’application Field Service Mobile. Les champs doivent être ajoutés au formulaire de la ressource réservable. Pour plus d'informations, consultez l'article activer le suivi de la position.

Ajouter des caractéristiques, des secteurs de vente et des catégories

Les attributs les plus courants qui distinguent les ressources sont les caractéristiques, les secteurs de vente et les catégories.

Ajouter des caractéristiques

Les caractéristiques représentent les compétences et certifications d’une ressource. Elles doivent être concrètes, comme une certification CPR ; plus généralement, comme l’expérience de comptabilité ou de développement web ; ou aussi simples que le permis de sécurité pour un bâtiment spécifique ou la maîtrise de l’espagnol.

Une ressource peut avoir plusieurs caractéristiques. Une fois l’enregistrement des caractéristiques créé, vous pouvez l’ajouter à une ressource. En savoir plus sur l’article sur le paramétrage des caractéristiques.

1. Dans l’enregistrement de ressource, accédez aux entités associées et choisissez Caractéristiques des ressources.

2. Sélectionnez Ajouter de nouvelles caractéristiques de ressources pouvant être réservées.

3. Sélectionnez une Caractéristique dans la recherche.

4. Sélectionnez une Valeur d’évaluation qui représente les aptitudes de la ressource dans cette compétence. Il peut s’agir d’une simple évaluation de 1 à 10, ou représenter le score d’un examen de certification.

   • La valeur d’évaluation ne peut pas être vide.
   • Vous pouvez personnaliser ou créer des valeurs d’évaluation à partir des modèles de compétences.
   • Lorsque les répartiteurs recherchent des ressources correspondent à des besoins, ils peuvent choisir la valeur d’évaluation requise pour des compétences particulières.

5. Enregistrer et fermer.

Ajouter des catégories

Les catégories de ressources servent de rôles et de titres pour distinguer des ressources. Les exemples fréquents comprennent responsable du service, technicien de terrain novice, technicien de terrain confirmé, et gestionnaire de secteurs de vente. Vous pouvez ajouter des catégories aux ressources via l’entité d’association de catégories de ressources.

Une ressource peut avoir plusieurs catégories. Une fois l’enregistrement de catégorie créé, vous pouvez l’ajouter à une ressource. En savoir plus sur la page de paramétrage des catégories de ressources.

1. Dans l’enregistrement de ressource, accédez aux entités associées et choisissez Associations de catégories de ressources.

2. Sélectionnez Ajouter une nouvelle association de catégorie des ressources.

3. Sélectionnez une Catégorie dans la recherche puis Enregistrer et fermer.

Ajouter des secteurs de vente

Les secteurs de vente représentent des régions géographiques dans lesquelles les ressources effectuent leur travail. Les exemples fréquents comprennent une ville, une commune, des codes postaux spécifiques, un département, ou une région globale. Une ressource peut faire partie de plusieurs secteurs de vente, mais les besoins peuvent uniquement exister dans un seul secteur de vente.

Une fois l’enregistrement de secteur de vente créé, vous pouvez l’ajouter à une ressource. En savoir plus sur l’article sur le paramétrage des secteurs de vente.

1. Dans l’enregistrement de ressource, accédez aux entités associées et choisissez Secteurs de vente des ressources.

2. Sélectionnez +Ajouter un nouveau secteur de ressource.

3. Sélectionnez une Secteur de vente dans la recherche puis Enregistrer et fermer.

Activer la ressource pour Resource Scheduling Optimization

Si Resource Scheduling Optimization est activée dans votre organisation, un nouvel onglet apparaît sur le formulaire des ressources réservables. Pour permettre à Resource Scheduling Optimization de planifier automatiquement les besoins de la ressource, accédez au nouvel onglet et définissez Optimiser la planification sur Oui.

La définition sur Oui ne signifie pas que les besoins seront automatiquement planifiés sur cette ressource réservable ; par contre cela signifie qu’une fois Resource Scheduling Optimization configurée et avec l’étendue appropriée pour inclure cette ressource réservable, elle sera ensuite éligible aux planifications automatiques.

Géolocaliser les ressources

Les emplacements des ordres de travail sont définis par la latitude et la longitude du formulaire d’ordre de travail, ou du compte de service lié. Il est important de géolocaliser également les ressources.

Accédez à Planification des ressources > Ressources.

Pour que les ressources s’affichent sur la carte du tableau de planification, elles doivent avoir un emplacement de départ et d’arrivée géocodé.

Il existe deux manières de géocoder vos ressources.

Option une

Définissez l’emplacement de départ et d’arrivée sur Adresse de la ressource et vérifiez que l’enregistrement de la ressource associée (utilisateur, compte, contact) défini par le type de ressource contient des valeurs de latitude et de longitude.

Par exemple, dans la capture d’écran suivante, la ressources pouvant être réservée a le type de ressource défini sur Contact. Cela signifie que l’enregistrement de contact associé doit être géocodé, c.-à-d. que les champs de latitude et de longitude doivent contenir des valeurs.

Hinweis

Pour des objectifs d’itinéraire, l’emplacement d’une ressource est défini comme l’emplacement actuel de l’ordre de travail, l’emplacement actuel de l’appareil mobile, ou l’emplacement de départ et d’arrivée défini ici lorsque les autres options ne s’appliquent pas.

Options deux

Définissez l’emplacement de départ et d’arrivée sur Adresse de l’unité d’organisation et vérifiez que l’enregistrement associé à l’unité d’organisation est géocodé, ce qui signifie que les champs de latitude et de longitude doivent contenir des valeurs.

Hinweis

Vous devrez éventuellement ajouter des champs de latitude et longitude au formulaire d’entité de l’unité d’organisation.

Confirmer que le géocodage fonctionne correctement

Pour vous assurer que les ressources sont géocodées correctement, accédez à Universal Resource Scheduling > Tableau de planification. La ressource doit apparaître sur la carte. Sélectionnez le nom d’une ressource pour mettre en évidence leur épingle d’emplacement sur la carte.

Considérations sur la configuration

Le type de ressource et l’emplacement de début et de fin de l’adresse de la ressource fonctionnent ensemble pour définir l’emplacement d’une ressource.

Par exemple, le capture d’écran ci-dessous montre une ressource réservable avec le type de ressource Contact et une recherche d’un enregistrement de contact. Le champ d’emplacement de début/fin défini sur l’adresse de ressource ne l’est pas.

Après avoir accédé à l’enregistrement de contact associé, vous pouvez ajouter une adresse puis sélectionner le bouton du géocode pour remplir les valeurs de latitude et de longitude utilisées comme emplacement de début et de fin de la ressource à des fins de planification et d’acheminement. Il s’agit également l’emplacement de la ressource affiché sur la carte du tableau de planification.

Le processus est similaire pour les ressources avec le type de ressource Compte ou Utilisateur. La modification d’une adresse d’enregistrement d’utilisateur devra peut-être être effectuée dans le centre d’administration Microsoft 365.

Notes supplémentaires

• Seule un enregistrement de ressource peut être associé à un enregistrement d’utilisateur ; toutefois, plusieurs ressources peuvent être associées à un seul compte ou à un enregistrement de contact.

• L’emplacement de début et de fin d’une ressource est utilisé comme emplacement de la ressource pendant les heures de pause si une pause est configurée lorsque des heures de travail sont configurées pour cette ressource.

• Les heures de travail des ressources sont enregistrées dans l’entité de calendrier, qui n’est pas prise en charge par l’outil de migration des configurations ; de même, l’historique des audits ne peut pas être activé sur l’entité de calendrier.

• Le nouveau contrôle des heures de travail est ajouté au formulaire prêt à l’emploi des ressources réservables. Mais si vous avez un formulaire personnalisé défini sur cette entité, vous devez activer l’onglet heures de travail sur le formulaire en suivant ces étapes :

  • Créez un onglet avec le nom Heures de travail. Créez une section dans celui-ci à laquelle vous ajoutez le champ Calendrier.
  • Double-cliquez sur le champ du calendrier et modifiez le contrôle en Contrôle des heures de travail. Enregistrez et publiez le formulaire.

Voir aussi

Configurer les catégories de ressources pouvant être réservées
Configurer les caractéristiques
Configurer les types de paiement des ressources

Hinweis

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Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).