Ajouter un compte avec un client, un emplacement et les détails associés à un ordre de travail

Dynamics 365 Field Service utilise les comptes et les contacts tout au long du processus d’ordre de travail. Les comptes représentent qui reçoit le service de site (motivé par les ordres de travail), ainsi que le compte client à facturer pour les factures générés par l’ordre de travail. Les emplacements sont importants dans les scénarios de service après-vente où les techniciens de terrain doivent voyager à plusieurs emplacements de client chaque jour.

Les Comptes de service représentent qui est le compte récepteur du service sur site (ordre de travail), et où le technicien de terrain sera envoyé.

Les Comptes de facturation représentent quel compte doit recevoir les factures, et identifient le compte parent dans les cas où plusieurs comptes de service appartiennent à une organisation centrale (par exemple : plusieurs vignobles appartiennent à une société de vin).

La sélection des comptes remplira également automatiquement d’autres champs sur un ordre de travail.

Cela s’avère utile dans plusieurs scénarios, notamment :

• la transmission des tarifs (client) du compte à tous les ordres de travail associés.
• la transmission du secteur de vente du compte à tous les ordres de travail associés, ce qui garantit que les ressources consacrées au secteur de vente sont planifiées pour travailler sur place.

Dans cet article, nous explorerons la création et l’utilisation des comptes sur les ordres de travail.

Configuration requise

• Toutes les versions de Dynamics 365 Field Service
• Se connecter à Bing Cartes et activer les visualisations de cartes. Pour plus d’informations, consultez cet article.
• Activer et tester le géocodage. Pour plus d’informations, consultez cet article.

Création d’un compte de service

D’abord, créons un compte de service qui représente un emplacement de client spécifique où les ordres de travail seront exécutés. Qu’il s’agisse d’un compte de service ou un compte de facturation, tous deux sont simplement des enregistrements de compte. La différence la plus importante est que les comptes de service ont des adresses et sont géocodés.

Accédez à Field Service > Comptes > +Nouveau.

Entrez un Nom de compte et une adresse avec tous les autres détails importants selon vos besoins professionnels.

Ensuite, sélectionnez Géocode en haut du formulaire. Si vous avez défini Géocode automatique sur Oui dans les paramètres Field Service (comme noté dans la configuration requise), vous pouvez ignorer cette étape.

Confirmez que le géocodage est réussi par l’emplacement visualisé sur la carte et les valeurs remplies dans les champs de latitude et de longitude dans la section de planification.

Ensuite, accédez à la section Field Service du formulaire de compte et complétez les détails selon vos besoins professionnels. Les valeurs entrées ici sont transférées aux ordres de travail sur lesquels ce compte est répertorié comme compte de service, mais les valeurs peuvent être modifiées sur chaque ordre de travail si nécessaire.

Penchons-nous sur les opérations que vous pouvez prévoir pour chacun de ces champs.

Compte de facturation

La valeur choisie ici remplira le compte de facturation sur l’ordre de travail lorsque le compte sera entré comme compte de service. Ce champ n’est pas obligatoire, et si aucun compte n’est sélectionné, le compte de service répertoriée sur l’ordre de travail agira comme compte de service et compte de facturation. Dans la capture d’écran à la fin de cette section, Winery Inc. est le compte de facturation du compte de service, Coho Winery. Cela implique que Coho Winery est un emplacement spécifique de Winery Inc. et que les factures doivent être envoyées à Winery Inc.

Tarif

Cette valeur est répertoriée sur les ordres de travail et tous les produits et services de l’ordre de travail associé. Elle régit le prix de ces produits et services sur les factures résultantes. Si le champ de compte de facturation à l’étape précédente contient une valeur, les tarifs de l’enregistrement du compte de facturation seront utilisés. Si aucun compte de facturation n’est entré, les tarifs entrés ici seront utilisé sur les ordres de travail et factures résultants. Si les produits ou services de l’ordre de travail ne sont pas répertoriés sur les tarifs, le tarif de l’enregistrement de produit est utilisé.

Exonération de taxes

Cela indique si les taxes doivent être ajoutées au prix des ordres de travail associés. Définissez sur Oui pour ne pas ajouter les taxes. Définissez sur Non pour spécifier un code taxes (pourcentage) qui doit être ajouté au prix et à la facture de l’ordre de travail.

Territoire du service

Dans ce champ, vous choisissez la zone géographique dans laquelle ce compte est situé. Cette valeur sera transmise aux ordres de travail associés et aux besoins liés à l’ordre de travail, et est prise en compte dans le processus de planification sur le tableau de planification, dans l’Assistant Planifier, et avec Resource Scheduling Optimization (RSO).

Type de frais de voyage

Cela indique si et comment un voyage d’un technicien de terrain sur ce compte de service doit être tarifé et facturé sur les ordres de travail. Pour plus d’informations, voir les considérations relatives à la configuration dans cet article.

Instructions relatives aux ordres de travail

Cette valeur sert de note textuelle et remplit le champ Instructions sur tous les ordres de travail associés. C’est un excellent moyen de s’assurer que les techniciens de terrain assurent le suivi des processus spécifiques à ce compte. Voir un exemple dans la capture d’écran suivante.

Hinweis

La mise à jour de ces valeurs ne mettra pas à jour les anciens ordres de travail, seuls les futurs ordres de travail.

Devise

Les produits d’ordre de travail et les services d’ordre de travail hériteront de la valeur en devise notée sur les comptes de service d’ordre de travail et les comptes de facturation.

Créer un ordre de travail pour le compte de service

Ensuite, accédez à Field Service > Ordres de travail > +Nouveau.

Ajoutez le compte que vous avez créé comme compte de service.

Les valeurs suivantes sont automatiquement remplies :

• Compte de facturation : rempli comme compte de facturation spécifié sur l’enregistrements du compte de service.

• Tarifs : remplis comme tarifs spécifiés sur l’enregistrement compte de facturation.

Hinweis

Si les tarifs de l’ordre de travail ne reflètent pas les tarifs entrés sur votre compte de service ou compte de facturation, cela signifie qu’ils sont remplacés par les tarifs liés aux types ou droits de l’ordre de travail.

• Contact principal : contact principal du compte de service affiché sous l’ordre de travail.

• Secteur de vente du service et instructions : représenté dans la capture d’écran suivante.

• Adresse : représentée dans la capture d’écran suivante.

• Emplacement : cet emplacement d’ordre de travail est transmise au besoin relatif à l’ordre de travail et se reflète sur la carte du tableau de planification.

Conseil bonus : vous pouvez sélectionner et déplacer l’épingle sur la carte pour modifier l’emplacement de l’ordre de travail (latitude et longitude) si nécessaire. Cette fonction est utile pour les scénarios où l’adresse indique un emplacement arbitraire, un campus universitaire, par exemple, mais l’ordre de travail doit avoir lieu à un bâtiment ou à un emplacement spécifique sur site.

Hinweis

Les ordres de travail peuvent recevoir des adresses et être géocodés indépendamment du compte de service, si nécessaire.

Facturer le compte de facturation

Lorsque l’ordre de travail est terminé et que le statut système passe à Clôturé-Publié, une facture avec tous les produits et services utilisés dans l’ordre de travail est générée pour le compte répertorié dans compte de facturation sur l’ordre de travail.

Accédez à Field Service > Ventes > Factures pour afficher la facture nouvellement générée pour l’ordre de travail clôturé. Notez que le compte sur la facture est compte de facturation figurant sur l’ordre de travail, et que le nom fait référence au numéro de l’ordre de travail. Consultez la capture d’écran suivante pour référence.

Considérations sur la configuration

Explications relatives aux frais de voyage

Si le compte de service de l’ordre de travail (pas le compte de facturation) a un type de frais de voyage défini, un produit d’ordre de travail pour les frais de voyage est ajouté après la planification de l’ordre de travail et le changement du Statut de réservation de la réservation générée.

D’abord, accédez à Field Service > Paramètres > Paramètres du service après-vente et spécifiez un produit dans le champ Élément de frais du voyage.

Il s’agit du produit qui s’affichera ultérieurement en tant que produit de l’ordre de travail.

Hinweis

Le montant du prix unitaire des frais de voyage du produit de l’ordre de travail sera la valeur entrée dans les frais de voyage du compte de service.

Bien que le prix du montant unitaire des frais de voyage soit dicté par les tarifs et les frais de voyage, la quantité est dictée par le Type de frais de voyage sur le compte de service. Voici ce qu’on entend par options de quantité :

• Horaire : La quantité sera la Durée réelle du voyage de la réservation par 60 minutes. Par exemple, si le prix du montant unitaire des Frais de voyage est défini sur 60 $ et que la durée réelle de votre voyage est de 30 minutes, le produit d’ordre de travail des frais du voyage sera tarifé à 30 $.
• Kilométrage : La quantité est la Distance parcourue de la réservation. Par exemple, si le prix du montant unitaire des Frais de voyage est défini sur 1 $ et que la distance parcourue est de 20 kilomètres, le produit d’ordre de travail des frais du voyage sera tarifé à 20 $.
• Fixe : La quantité est de 1. Par exemple, si le prix du montant unitaire des Frais de voyage est défini sur 50 $, le produit d’ordre de travail des frais du voyage sera tarifé à 50 $, quelle que soit la distance parcourue ou la durée du voyage.
• Aucun : Aucun frais de voyage ne sera ajouté à l’ordre de travail.

Hinweis

Dans le cas de plusieurs réservations pour un ordre de travail unique, plusieurs frais de voyage seront ajoutés comme produits de l’ordre de travail.

Notes supplémentaires

Problèmes connus

Les valeurs de latitude et de longitude ne se mettent pas à jour comme prévu

Parfois, un problème survient lorsque les valeurs de latitude et de longitude ne sont pas mises à jour ou que les suggestions d’adresses ne s’affichent pas sur le compte ou le formulaire de contact.

L’une des raisons pour lesquelles ce problème se produit est que les bibliothèques Field Service sont manquantes dans le formulaire. Pour ajouter les bibliothèques Field Service et les gestionnaires d’événements appropriés au formulaire, procédez comme suit.

1. Sélectionnezun formulaire Compte depuis Personnalisation et ouvrez les Propriétés du formulaire.

2. Ajoutez la bibliothèque de formulaire msdyn_/Account/Account.Library.js.

1. Dans la section Gestionnaires d’événements, sélectionnez Ajouter, et spécifiez la fonction comme indiqué dans la capture d’écran suivante.

4. Enregistrez et publiez la personnalisation.

Bing Maps ne peut pas être ajouté au formulaire de commande de travail

Si le contrôle Bing Maps est supprimé manuellement du formulaire d’ordre de travail prêt à l’emploi, il ne peut pas être rajouté.

Pour activer le bouton Bing Maps dans concepteur de formulaires, au moins un des attributs de type adresse doit avoir le masque ValidForMap ajouté dans le formulaire.

Ci-dessous se trouve le XML pour le formulaire de compte où nous voyons ValidForMap ajouté à son attribut d’adresse.

<DisplayMask>ValidForAdvancedFind\|ValidForForm\|ValidForGrid\|ValidForMap</DisplayMask>

1. Créez une solution sur l’environnement sandbox du client qui inclut le formulaire auquel le contrôle Bing Maps doit être ajouté. Exportez-la comme solution gérée.

2. Dans le fichier customizations.xml de la solution, accédez à la partie formxml.

3. Ajoutez le contrôle de carte suivant à <controlDescriptions>.

        <controlDescription forControl="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}">

        <customControl id="{4273EDBD-AC1D-40d3-9FB2-095C621B552D}">

        <parameters>

        <datafieldname>msdyn\_mapcontrol</datafieldname>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="0" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="1" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        <customControl formFactor="2" name="MscrmControls.Map.MapControl">

        <parameters>

        <value>msdyn\_mapcontrol</value>

        <mapSourceSwitch isGroup="true" static="true">CoordinatesGroup</mapSourceSwitch>

        <latitude>msdyn\_latitude</latitude>

        <longitude>msdyn\_longitude</longitude>

        <addressEditableSwitch isGroup="true" static="true">isAddressEditableYesGroup</addressEditableSwitch>

        <outputLatitude>msdyn\_latitude</outputLatitude>

        <outputLongitude>msdyn\_longitude</outputLongitude>

        </parameters>

        </customControl>

        </controlDescription>

4. Recherchez « Bing Maps » dans le même fichier.

5. Ajoutez le contrôle avec le code suivant à la ligne et à la cellule où il doit être ajouté.

    <control disabled="false" id="msdyn\_mapcontrol" classid="{F9A8A302-114E-466A-B582-6771B2AE0D92}" uniqueid="{8b67ae03-1701-54d2-09be-35295876ca8a}" datafieldname="msdyn\_mapcontrol"/>

6. Enregistrez le fichier et créez un fichier zip de la solution gérée à partir de celui-ci.

7. Importez la solution dans l’environnement concerné.

Hinweis

Si le contrôle de carte n’est toujours pas visible sur le formulaire après avoir suivi ces étapes, essayez de supprimer les personnalisations de formulaire actives.

Hinweis

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).