Utiliser les workflows d’approbation de bail

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Dynamics 365 for Finance and Operations a évolué en applications spécialement conçues pour vous aider à gérer des fonctions commerciales spécifiques. Pour plus d'informations sur ces modifications, voir Guide de gestion des licences Dynamics 365.

Cette rubrique explique comment utiliser les workflows pour approuver les baux d’actifs et comment suivre l’état et l’historique des workflows. Les workflows contribuent à assurer la cohérence de la gestion des approbations de bail en fournissant un ensemble standard d’étapes d’approbation et en affectant des utilisateurs spécifiques qui approuvent chaque étape du processus. Un approbateur peut approuver un bail, le rejeter, demander une modification ou l’affecter à un autre utilisateur pour approbation. Les workflows peuvent également apporter plus de visibilité sur le processus d’approbation en vous permettant de suivre leur statut et leur historique. En outre, vous pouvez afficher une liste de travail centralisée qui répertorie les tâches et les approbations affectées à des approbateurs spécifiques.

Avant d’utiliser cette procédure, assurez-vous qu’au moins un workflow d’approbation de bail a été créé. Si aucun workflow n’existe, créez-en. Pour plus d’informations sur la configuration d’un workflows, voir Configurer des workflows d’approbation de bail.

  1. Soumettre un bail pour approbation. Sur la page Détails du livre pour le bail, sélectionnez Workflow, puis sélectionnez Soumettre.

  2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, vous pouvez ajouter un commentaire. L’approbateur désigné verra ce commentaire avec le bail. Lorsque vous avez terminé de saisir le commentaire, sélectionnez Soumettre. Le bail est soumis au système de workflow et l’approbateur le reçoit pour approbation.

  3. Pour afficher les baux pour lesquels ils sont désignés pour approbation, accédez à Modules > Commun > Éléments de travail > Éléments de travail qui m’ont été attribués.

  4. Sur la page Éléments de travail qui m’ont été attribués, sélectionnez le lien Identificateur du bail pour le bail que vous souhaitez consulter. La page qui s’affiche dépend des registres de location et des détails de location auxquels vous avez accès.

  5. Lorsque vous avez terminé de consulter le bail, sélectionnez Workflows, et décidez des mesures à prendre. Les options comprennent Approuver, Rejeté, Demander un changement, Déléguer, et Annulé. Vous pouvez également sélectionner Voir l’historique pour afficher l’historique d’approbation du bail sélectionné.

  6. Après avoir sélectionné une action, entrez un commentaire pour décrire l’action. Lorsque vous avez terminé de saisir le commentaire, sélectionnez l’action Approuvé dans la liste.

  7. Pour afficher les actions d’approbation, revenez à la page Détails du bail de la page Résumé du bail, puis sélectionnez Workflow > Voir l’historique.

    Vous pouvez afficher les activités du workflow sur la page Historique du workflow. Cette page affiche les étapes du workflow qui ont été suivies pour le bail spécifique. Vous pouvez également utiliser le champ Éléments de travail pour afficher le statut des éléments de travail affectés.

  8. Pour arrêter un workflow, sur la page Historique du workflow, sélectionnez Rappeler. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, entrez un commentaire, puis sélectionnez OK.

  9. Pour désactiver un workflow ou pour activer un workflow précédemment créé, accédez à Location d’actifs > Configurer > Workflow de location. Puis, sur la page Workflow de location, sélectionnez Workflow > Versions. Pour rendre un workflow en cours inactif, sélectionnez le bail actif dans la boîte de dialogue de la version du bail, puis sélectionnez Rendre inactif. Pour rendre un workflow existant actif, sélectionnez le workflow, puis sélectionnez Rendre actif.