Procédure : utilisation des flux d'approbation

Lorsqu'un enregistrement, tel qu'un document achat ou une fiche client, doit être approuvé par un membre de votre organisation, vous envoyez une approbation demande achat dans le cadre d'un workflow. Selon la configuration du workflow, l'approbateur approprié est informé que l'enregistrement requiert son approbation.

Vous configurez les flux d'approbation dans la fenêtre Flux de travail.

Les flux d'approbation de base pour les documents achat, les documents vente, les feuilles paiement, les fiches client et les fiches article sont prêts à être utilisés dans le cadre de la configuration assistée. Pour en savoir plus, voir Bienvenue dans [!INCLUDE[d365fin_long](includes/d365fin_long_md.md).

Note

Cette fonctionnalité nécessite que votre expérience soit définie sur Suite. Pour plus d'informations, voir Personnalisation de votre expérience Finances.

Faire une demande d'approbation d'un enregistrement

La tâche suivante est effectuée par un utilisateur d'approbation.

  1. Dans la fenêtre qui affiche l'enregistrement, sélectionnez l'action Envoyer demande d'approbation.
  2. Pour afficher toutes vos demandes d'approbation, sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Écritures demande d'approbation, puis sélectionnez le lien connexe.

Le statut de l’écriture approbation passe de Créé à Ouvert. Le statut de l'enregistrement, par exemple une facture achat, est mis à jour du statut Ouvert à Approbation en attente et reste verrouillé au traitement jusqu'à ce que tous les approbateurs aient approuvé l'enregistrement.

Lorsque l'approbateur a approuvé l'enregistrement, le statut passe à Validé. Vous pouvez ensuite effectuer vos tâches avec l'enregistrement.

Pour annuler des demandes d'approbation

La tâche suivante est effectuée par un utilisateur d'approbation doté de droits d'approbation.

Un client peut souhaiter modifier une commande après sa soumission pour approbation. Dans ce cas, vous pouvez annuler le processus d'approbation et apporter les modifications nécessaires à la commande avant de refaire une demande d'approbation.

  • Dans la fenêtre qui affiche l'enregistrement, sélectionnez l'action Annuler demande d'approbation.

Lorsque la demande d'approbation a été annulée, le statut de l'écriture de l'approbation connexe passe à Annulé. Le statut de l’enregistrement est mis à jour d'Approbation en attente à Ouvert. Le processus d'approbation peut alors redémarrer.

Pour apporter des modifications minimes à des enregistrements approuvés

Si vous souhaitez effectuer les modifications minimes à un enregistrement après son approbation, rouvrez l'enregistrement, effectuez les modifications, puis libérez-le. Pour des modifications minimes, effectuez ces opérations avec les boutons Rouvrir et Libérer

  1. Ouvrez la fenêtre qui affiche les enregistrements, par exemple une facture achat, puis sélectionnez l'action Rouvrir.

    Le champ Statut du document est modifié sur Ouvrir.

  2. Effectuez les modifications nécessaires à l'enregistrement, comme l'adresse du fournisseur.
  3. Sélectionnez l'action Lancer.

Lorsque vous rouvrez l'enregistrement source, le statut de l'écriture approuvée associée reste Approuvée dans la fenêtre Écritures approbation.

Pour approuver ou rejeter les demandes d'approbation

La tâche suivante est effectuée par un utilisateur d'approbation doté de droits d'approbation.

Vous pouvez traiter les demandes d'approbation dans la fenêtre Demandes à approuver, par exemple, afin d'approuver plusieurs demandes à la fois. Sinon, vous pouvez traiter chaque demande sur l'enregistrement connexe, par exemple la fenêtre Facture achat, en sélectionnant le lien dans la notification que vous recevez.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Demandes à approuver, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez une ou plusieurs lignes pour l'enregistrement ou les enregistrements que vous voulez approuver ou rejeter.
  3. Choisissez l'action Approuver, Rejeter ou Déléguer.

Lorsqu'un enregistrement a été approuvé ou rejeté, le statut d'approbation dans le champ Statut passe à Approuvé ou Rejeté.

Si une hiérarchie d'approbateurs est configurée, le statut enregistrement sera Approbation en attente jusqu'à ce que tous les approbateurs aient approuvé l'enregistrement. Le statut de l'enregistrement passe à Validé.

Simultanément, le statut d'approbation passe de Créé à Ouvert dès qu'une demande d'approbation est créée pour l'enregistrement. Si la demande est rejetée, le statut d'approbation passe à Rejeté. Le statut reste sur Ouvert ou Rejeté jusqu'à ce que tous les approbateurs aient approuvé la demande.

Pour déléguer des demandes d'approbation

La tâche suivante est effectuée par un utilisateur d'approbation doté de droits d'approbation.

Pour éviter que des documents ne s'accumulent ou encore bloquent le workflow, l'approbateur et l'administrateur d'approbation peuvent déléguer une demande d'approbation à un approbateur remplaçant. Le remplaçant peut être soit un remplaçant désigné, l'approbateur direct, soit l'administrateur d'approbation, dans cet ordre de priorité. Généralement, cette fonction est utilisée si un approbateur est absent et dans l'impossibilité d'approuver des demandes avant la date d'échéance.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Demandes à approuver, puis choisissez le lien associé.
  2. Sélectionnez une ou plusieurs lignes pour les demandes d'approbation à déléguer à un approbateur remplaçant, puis sélectionnez l'action Déléguer.

Une notification pour approuver la demande est envoyée à l'approbateur remplaçant.

Pour gérer des demandes d'approbation échues

La tâche suivante est effectuée par un utilisateur d'approbation doté de droits d'approbation.

Vous devez rappeler régulièrement aux utilisateurs du workflow d'approbation qu'ils doivent répondre aux demandes d'approbations échues. Pour cela, utilisez la fonction Envoyer des notifications d'approbations échues.

La fonction Envoyer des notifications d'approbations échues passe en revue toutes les demandes d'approbation ouvertes qui sont actuellement échues. Chaque approbateur ayant au moins une écriture approbation échue reçoit une notification avec la liste de toutes leurs demandes d'approbation échues. La notification est également envoyée à leur approbateur et à tous les demandeurs des approbations échues. Cela est utile si l'écriture d'approbation échue doit être déléguée à un remplaçant.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Demandes approbation échues, puis choisissez le lien associé.
  2. Dans la fenêtre Demandes approbations échues, sélectionnez l'action Envoyer les notifications d'approbation échues.

Voir aussi

Ventes
Documents entrants
Achats
Utilisation de [!INCLUDE[d365fin](includes/d365fin_md.md)