Procédure : traiter les retours ou annulations d'achats

Si vous souhaitez retourner des articles à votre fournisseur ou annuler des services que vous avez achetés, vous pouvez créer et valider un avoir achat qui indique la modification demandée par rapport à la facture achat d'origine. Pour inclure les informations de facture achat correctes, vous pouvez créer l'avoir achat à partir de la facture achat enregistrée ou utiliser la fonction de copie.

Note

Si une facture achat validée n'a pas encore été payée, vous pouvez utiliser les fonctions de Corriger ou Annuler sur la facture achat validée pour contrepasser automatiquement les transactions associées. Ces fonctions ne fonctionnent que pour les factures impayées, elles ne prennent pas en charge des retours partiels ou les annulations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : corriger ou annuler des factures achat impayées.

Généralement, vous pouvez créer un avoir achat en réaction un avoir que vous a envoyé un fournisseur. L'avoir achat fonctionne comme votre documentation interne du processus d'avoir à des fins comptables.

La modification peut concerner tous les produits figurant sur la facture achat d'origine, ou uniquement certains d'entre eux. Par conséquent, vous pouvez partiellement renvoyer les articles reçus ou demander le remboursement partiel des services reçus. Dans ce cas, vous devez modifier les informations de facture achat copiées.

Outre la facture achat validée d'origine, vous pouvez lettrer l'avoir achat à d'autres documents achat, par exemple une autre facture achat validée, parce que vous renvoyez également des articles livrés avec cette facture.

La validation de l'avoir rétablira également tous les frais annexes affectés au document validé, afin que les écritures valeur de l'article soient identiques à celles précédant l'affectation des frais annexes.

Pour créer un avoir achat à partir d'une facture achat validée

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Factures achat enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Factures achat enregistrées, sélectionnez la facture achat validée que vous souhaitez contrepasser, puis sélectionnez l'action Créer un avoir correctif.

    La plupart des champs de l'en-tête de l'avoir achat sont renseignés avec les informations de la facture achat validée. Vous pouvez modifier tous les champs, par exemple avec de nouvelles informations qui reflètent l'accord de retour.

  3. Modifiez les informations des lignes en fonction de l'accord, par exemple le nombre d'articles retournés ou du montant à rembourser.
  4. Sélectionnez l'action Lettrer écritures.
  5. Dans la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, sélectionnez la ligne contenant le document achat validé auquel vous souhaitez lettrer l'avoir achat, puis sélectionnez l'action ID lettrage. Le numéro de l'avoir achat est inséré dans le champ ID lettrage.
  6. Dans le champ Montant à lettrer, entrez le montant à lettrer s'il est inférieur au montant initial.

    Au bas de la fenêtre Lettrer écritures fournisseur, vous pouvez afficher le montant total à lettrer pour contrepasser toutes les écritures concernées, à savoir lorsque la valeur du champ Solde est égale à zéro.

  7. Cliquez sur le bouton OK. Lorsque vous validez l'avoir achat, il est lettré avec les documents achat validés spécifiés.

    Lorsque vous avez créé ou modifié les lignes avoir achat nécessaires et qu'une ou plusieurs applications sont spécifiées, vous pouvez procéder à la validation de l'avoir achat.

  8. Sélectionnez l'action Valider.

Les factures achat validées auxquelles vous appliquez l'avoir sont à présent contrepassées. Si vous avez déjà payé la facture initiale, le fournisseur doit maintenant rembourser le paiement en votre faveur. Si l'avoir est uniquement pour une partie du produit dans la facture initiale, vous pouvez payer uniquement le montant restant de la facture achat d'origine pour la clôturer.

L'avoir achat est supprimé et remplacé par un nouveau document dans la liste des avoirs achat validés.

Pour créer un avoir achat à partir de zéro

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Avoirs achat, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'action Nouveau pour ouvrir un nouvel avoir achat vierge.
  3. Dans le champ Fournisseur, entrez le nom d'un fournisseur existant.
  4. Sélectionnez l'action Copier document.
  5. Dans la fenêtre Extraire document achat, dans le champ Type document, sélectionnez Facture enregistrée.
  6. Sélectionnez le champ N° document pour ouvrir la fenêtre Factures achat enregistrées, puis sélectionnez la facture achat validée qui contient les lignes que vous souhaitez contrepasser.
  7. Activez la case à cocher Recalculer lignes si vous souhaitez que les lignes facture achat validées copiées soient mises à jour avec les modifications apportées au prix article et au coût unitaire depuis la validation de la facture.
  8. Cliquez sur le bouton OK. Les lignes facture copiées sont insérées dans l'avoir achat.
  9. Remplissez l'avoir achat en vous reportant à la section « Pour créer un avoir achat à partir d'une facture achat validée » de cette rubrique.

Voir aussi

Achats
Procédure : enregistrer des achats
Procédure : corriger ou annuler des factures achat impayées
Utilisation de Finances