Procédure : créer des offres

Vous créez un devis pour enregistrer votre proposition à un client pour vendre certains biens selon certaines conditions de livraison et de paiement. Vous pouvez envoyer un devis au client pour communiquer la proposition. Vous pouvez envoyer par e-mail le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé du devis. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : envoyer des documents par e-mail.

Lorsque vous négociez avec le client, vous pouvez modifier et renvoyer autant de devis que nécessaire. Lorsque le client accepte le devis, vous convertissez le devis en facture vente ou en commande vente dans laquelle vous traitez la vente. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : facturer des ventes ou à Procédure : vendre des produits.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au client sur le devis de deux façons selon que le client est déjà enregistré ou non. Reportez-vous aux étapes 2 et 3 de la procédure ci-dessous.

Pour créer un devis

Sur la page d'accueil, sélectionnez l'action Devis.

  1. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.

    D'autres champs de la fenêtre Devis contiennent des informations standard sur le client sélectionné. Si le client n'est pas enregistré, procédez comme suit :

  2. Dans le champ Client, entrez le nom du nouveau client.
  3. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement du nouveau client, cliquez sur le bouton Oui.
  4. Dans la fenêtre Sélectionnez un modèle pour un nouveau client, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche client, puis cliquez sur le bouton OK.
  5. Une nouvelle fiche client affiche des informations sur le modèle client sélectionné. Renseignez les champs restants. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : enregistrer de nouveaux clients.
  6. Lorsque vous avez terminé la fiche client, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la fenêtre Devis.

    Plusieurs champs du devis sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche client.

  7. Renseignez les champs restants de la fenêtre Devis, selon vos besoins. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes commande vente pour les produits que vous vendez au client ou pour toute transaction avec le client que vous souhaitez enregistrer dans un compte général.

Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu'un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l'intermédiaire de l'action Extraire les lignes vente récurrentes.

  1. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais ou de transaction à valider pour le client avec la ligne vente.
  2. Dans le champ , sélectionnez un enregistrement à valider en fonction de la valeur du champ Type.

    Laissez le champ vide dans les cas suivants : - Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description. -Si la ligne est destinée à un article non stocké. Sélectionnez l'action Sélectionner articles non stockés. Pour en savoir plus, voir Procédure : utiliser des articles non stockés.

  3. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d'unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

    Note

    Si l'article est de type Article - Service ou Ressource, la quantité est une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne.

    La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

    Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

  4. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

    Si des prix article spéciaux sont définis sur le raccourci Prix vente et remises ligne vente dans la fiche client ou article, le prix et le montant de la ligne vente sont automatiquement mis à jour si les critères de prix convenus sont réunis. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  5. Répétez les étapes 9 à 12 pour chaque produit que vous souhaitez proposer au client.

    Les totaux sous les lignes sont calculés automatiquement au fur et à mesure que vous créez ou modifiez des lignes.

  6. Dans le champ Montant remise facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous avez défini des remises facture pour le client, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % remise facture si les critères sont réunis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant remise facture sans TVA. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  7. Lorsque les lignes devis sont renseignées, sélectionnez l'action Envoyer par e-mail.
  8. Dans la fenêtre Envoyer e-mail, renseignez les champs restants et examinez le devis intégré. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : envoyer des documents par e-mail.
  9. Si le client accepte le devis, sélectionnez l'action Établir facture ou Créer commande.

Le devis est supprimé de la base de données. Une facture vente ou une commande vente basée sur les informations du devis et dans laquelle vous pouvez traiter la vente est créée. Dans le champ N° devis de la facture vente ou de la commande vente, vous pouvez visualiser le numéro du devis à partir duquel elle a été réalisée. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : facturer des ventes ou à Procédure : vendre des produits.

Voir aussi

Ventes
Définition des ventes
Procédure : envoyer des documents par e-mail
Utilisation de Finances