Procédure : envoyer des documents par e-mail

Pour communiquer le contenu des documents commerciaux rapidement à vos partenaires commerciaux, par exemple les informations paiement sur les documents vente aux clients, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de présentation des états pour définir le contenu spécifique aux documents qui est automatiquement inséré au corps du message. Pour plus d'informations, voir Gestion des présentations de rapport et de document.

Pour activer les emails au sein de Dynamics 365, démarrez la configuration assistée Configurer la messagerie sur la page d'accueil.

Vous pouvez envoyer en pièce jointe à des e-mails virtuellement tous les types de documents directement à partir de la fenêtre qui affiche le document. Outre la pièce jointe, vous pouvez configurer des corps de message spécifique à des documents, avec des informations de base du document précédées d'un texte standard de salutations au destinataire du message et de présentation du document en question. Pour proposer à vos clients de payer les ventes par voie électronique à l'aide d'un service de paiement, comme Paypal par exemple, vous pouvez insérer les informations et le lien hypertexte Paypal dans le corps du message.

À partir de tous les documents pris en charge, vous initiez l'envoi d'e-mails en sélectionnant l'action Envoyer sur les documents validés, ou l'action Valider et envoyer sur les documents non validés.

Si le champ E-mail de la fenêtre Envoyer le document à est défini sur Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres), la fenêtre Envoyer e-mail s'affiche. Le champ À : est prérempli avec le contact et le document est en pièce jointe sous forme de fichier PDF. Dans le champ Corps, vous pouvez saisir un texte manuellement ou faire en sorte que le champ contienne un corps de message spécifique au document que vous avez configuré.

La procédure suivante décrit comment définir l'état Ventes : Facture à utiliser pour les corps de message spécifiques à un document lorsque vous envoyez par e-mail des factures vente validées.

Pour configurer corps de message spécifique à un document pour les factures vente

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Sélection des états - Ventes, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Sélection des états : Ventes, dans le champ Utilisation, sélectionnez Facture
  3. Sur une nouvelle ligne, dans le champ ID état, sélectionnez, par exemple, l'état standard 1306.
  4. Cochez la case Utiliser pour le corps du message e-mail.
  5. Choisissez le champ Code présentation du corps du message e-mail et sélectionnez une présentation dans la liste déroulante.

    Les présentations d'état définissent à la fois le style et le contenu du corps de message, y compris le texte standard qui précède les informations de base relatives au document dans le corps du message. Vous pouvez visualiser toutes les présentations d'état disponibles si vous choisissez le bouton Sélectionner dans la liste complète dans la liste déroulante.

  6. Pour afficher ou modifier la présentation sur laquelle le corps du message est basé, sélectionnez la présentation dans la fenêtre Présentations état personnalisées, puis cliquez sur Modifier présentation.
  7. Si vous souhaitez proposer à vos clients de payer les ventes par voie électronique, vous pouvez configurer le service de paiement associé, comme Paypal par exemple, puis insérer également les informations et le lien hypertexte Paypal dans le corps du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : activer les paiements client via Paypal.
  8. Cliquez sur le bouton OK.

Désormais, lorsque vous sélectionnez, par exemple, l'action Envoyer dans la fenêtre Facture vente enregistrée, le corps du message comporte les informations de document de l'état 1306 précédé d'un texte standard auquel sont appliqués des attributs de style en fonction de la présentation d'état que vous avez sélectionnée à l'étape 5.

La procédure suivante décrit comment envoyer une facture vente validée en tant que message e-mail avec le document en pièce jointe sous forme de fichier PDF et avec un corps de message spécifique au document.

Pour envoyer des documents par e-mail

  1. Sélectionnez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Factures vente enregistrées, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez la facture vente validée appropriée, puis cliquez sur Envoyer. La fenêtre Envoyer le document à s'affiche.
  3. Dans le champ E-mail, sélectionnez Oui (Afficher une invite pour le réglage des paramètres). Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.
  4. Cliquez sur le bouton OK. La fenêtre Envoyer e-mail s'affiche.
  5. Dans le champ À :, entrez une adresse e-mail valide. La valeur par défaut est l'adresse e-mail du client.
  6. Dans le champ Objet, saisissez un texte descriptif de l'objet. La valeur par défaut est le nom du client et le numéro de facture.
  7. Dans le champ Document joint, la facture générée est jointe par défaut en tant que fichier PDF. Cliquez sur le bouton de consultation pour ouvrir le fichier ou pour en joindre un autre.
  8. Dans le champ Corps, entrez un message court au destinataire.

    Si le corps d'un message spécifique à un document est configuré dans la fenêtre Sélection des états : Ventes, le champ Corps est renseigné automatiquement. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Pour configurer le corps d'un message spécifique à un document pour les factures vente » de cette rubrique.

  9. Cliquez sur le bouton OK pour envoyer l'e-mail.

Note

Si vous ne souhaitez pas spécifier les paramètres d'e-mail à chaque fois que vous envoyez un document par e-mail, vous pouvez sélectionner l'option Oui (Utiliser les paramètres par défaut) dans le champ E-mail de la fenêtre Envoyer le document à. Dans ce cas, la fenêtre Envoyer e-mail ne s'affiche pas. Reportez-vous à l'étape 4. Pour plus d'informations, reportez vous à Procédure : configurer des profils d'envoi de documents.

Voir aussi

Gestion des présentations de rapport et de document
Procédure : configurer la messagerie
Procédure : facturer des ventes
Utilisation de Dynamics 365