Procédure : gérer les utilisateurs et les autorisations

Pour ajouter des utilisateurs dans Financials, l'administrateur Office 365 de votre société doit d'abord créer les utilisateurs dans le centre d’administration Office 365. Pour plus d'informations, voir Ajouter des utilisateurs à Office 365 for business

Une fois les utilisateurs créés dans Office 365, ils peuvent être importés dans la fenêtre Utilisateurs à l'aide de l'option Récupérer des utilisateurs à partir d'Office 365. Des ensembles d'autorisations sont affectés aux utilisateurs selon le plan qui leur est affecté dans Office 365.

Vous pouvez ensuite passer à l'affectation des ensembles d'autorisations aux utilisateurs pour définir à quels objets de base de données, et de ce fait, à quels éléments de l'interface utilisateur, ils ont accès et dans quelles sociétés.

Un ensemble d'autorisations est une collection d'autorisations pour des objets spécifiques de la base de données. Tous les utilisateurs doivent être affectés à une ou plusieurs séries d’autorisations avant de pouvoir accéder à Financials. Plusieurs ensembles d’autorisations prédéfinis sont fournis par défaut. Vous pouvez utiliser ces ensembles d'autorisations tels qu'ils ont été définis, modifier les propres ensembles d'autorisations, ou en créer d'autres.

Vous pouvez ajouter des utilisateurs aux groupes d'utilisateurs. Cela facilite l'affectation des mêmes ensembles d'autorisations à plusieurs utilisateurs.

Les administrateurs peuvent utiliser la fenêtre Paramètres utilisateur pour définir les périodes de temps pendant lesquelles les utilisateurs spécifiés peuvent valider, et spécifier également si le système enregistre la durée pendant laquelle les utilisateurs spécifiés ont ouvert une session.

Note

Cette fonctionnalité nécessite que votre expérience soit définie sur Suite. Pour plus d'informations, voir Personnalisation de votre expérience Financials.

Pour affecter des autorisations à un utilisateur

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Utilisateurs, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sélectionnez l'utilisateur auquel affecter des autorisations. Tous les ensembles d’autorisations qui sont affectés à l’utilisateur sont affichés dans le récapitulatif Ensemble d’autorisations utilisateur.
  3. Sélectionnez l'option Modifier pour ouvrir la fenêtre Fiche utilisateur.
  4. Sur le raccourci Ensembles d'autorisations utilisateur, renseignez les champs, le cas échéant sur une nouvelle ligne. Choisissez un champ pour lire une brève description du champ ou du lien vers plus d'informations.

Pour regrouper des utilisateurs dans des groupes d'utilisateurs

Vous pouvez définir des groupes d'utilisateurs pour vous aider à gérer les ensembles d'autorisations pour des groupes d'utilisateurs de votre société. Vous pouvez utiliser une fonction pour copier tous les ensembles d'autorisations d'un groupe d'utilisateurs existant vers un nouveau groupe d'utilisateurs. Les membres du groupe d'utilisateurs ne sont pas copiés.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Utilisateurs, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Sinon, dans la fenêtre Utilisateurs, sélectionnez l'option Groupes d'utilisateurs.
  3. Dans la fenêtre Groupes d'utilisateurs, sélectionnez un groupe d'utilisateurs existant à copier, puis sélectionnez l'option Copier groupe d'utilisateurs.
  4. Dans le champ Nouveau code du groupe d'utilisateurs, spécifiez le nom du nouveau groupe d'utilisateurs, puis cliquez sur le bouton OK.

    Au lieu de copier, vous pouvez aussi choisir l'option Nouveau pour créer une ligne pour un groupe d'utilisateurs vide, que vous renseignez ensuite manuellement.

  5. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs supplémentaires , dans la fenêtre Groupe d'utilisateurs, cliquez sur Membres du groupe d'utilisateurs.
  6. Dans la fenêtre Membres du groupe d'utilisateurs, dans une nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins en sélectionnant des utilisateurs existants.
  7. Pour ajouter de nouveaux ensembles d'autorisations ou des ensembles d'autorisations supplémentaires , dans la fenêtre Groupe d'utilisateurs, cliquez sur Ensembles d'autorisations groupe d'utilisateurs.
  8. Dans la fenêtre Ensembles d'autorisations groupe d'utilisateurs, dans une nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins en sélectionnant parmi des ensembles d’autorisations existants.

Pour créer ou modifier des ensembles d'autorisations

Si les ensembles d’autorisations qui sont fournis par défaut avec Financials ne sont pas suffisants ou ne sont pas applicables à votre organisation, vous pouvez créer des ensembles d’autorisations. Et si les différentes autorisations d'objet qui définissent un ensemble d'autorisations ne sont pas appropriées, vous pouvez modifier un ensemble d'autorisations. Vous pouvez créer un ensemble d'autorisations manuellement, ou vous pouvez utiliser une fonction d'enregistrements qui stocke vos actions lorsque vous naviguez dans un scénario, puis génère l'ensemble d'autorisations requis.

Pour créer ou modifier des ensembles d'autorisations manuellement

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Utilisateurs, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Utilisateurs, cliquez sur l'option Ensembles d'autorisations.
  3. Dans la fenêtre Ensembles d'autorisations, cliquez sur l'option Nouveau.
  4. Sur une nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins.
  5. Sélectionnez l'option Autorisations.
  6. Dans la fenêtre Autorisations, renseignez les champs de l'en-tête selon vos besoins.
  7. Sur une nouvelle ligne, renseignez les cinq champs pour les différents types d'autorisation comme indiqué dans le tableau suivant.

    Option Désignation
    Vide Indique que le type d'autorisation n'est pas accordé pour l'objet.
    Oui Indique que le type d'autorisation n'est pas accordé avec un accès direct à l'objet.
    Indirect Indique que le type d'autorisation est accordé avec un accès indirect à l'objet.

    L'autorisation indirecte à une table signifie que vous ne pouvez pas ouvrir la table et lire directement à partir de celle-ci, mais vous pouvez afficher les données de la table via un autre objet, par exemple une page, à laquelle vous avez un accès direct. Pour plus d'informations, voir la section « Exemple - Autorisation indirecte » de cette rubrique.

  8. Dans le champ Filtre sécurité, entrez un filtre auquel vous souhaitez appliquer l'autorisation en sélectionnant le champ sur lequel vous souhaitez limiter l'accès utilisateur.

    Par exemple, si vous souhaitez créer un filtre de sécurité afin qu'un utilisateur puisse afficher uniquement les ventes ayant un code vendeur spécifique, sélectionnez le numéro de champ pour le champ Code vendeur. Ensuite, dans le champ Filtre champ, saisissez la valeur à utiliser pour limiter l'accès. Par exemple, pour qu'un utilisateur puisse uniquement accéder aux ventes d'Angela Barbariol, entrez AB.

  9. Répétez les étapes 7 et 8 pour ajouter des autorisations pour d'autres objets de l'ensemble d'autorisations.

Pour créer ou modifier des ensembles d'autorisations en enregistrant vos actions

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Utilisateurs, puis sélectionnez le lien connexe.
  2. Dans la fenêtre Utilisateurs, cliquez sur l'option Ensembles d'autorisations.
  3. Dans la fenêtre Ensembles d'autorisations, cliquez sur l'option Nouveau.
  4. Sur une nouvelle ligne, renseignez les champs selon vos besoins.
  5. Sélectionnez l'option Autorisations.
  6. Dans la fenêtre Autorisations, cliquez sur l'option Démarrer.

    Un processus d'enregistrement commence à capturer toutes vos actions dans l'interface utilisateur.

  7. Accédez aux différentes fenêtres et activités dans Financials auxquelles vous voulez que les utilisateurs avec cet ensemble d'autorisations puissent accéder. Vous devez exécuter les tâches pour lesquelles vous souhaitez enregistrer des autorisations.
  8. Lorsque vous souhaitez terminer l'enregistrement, revenez dans la fenêtre Autorisations et choisissez l'option Arrêter.
  9. Cliquez sur le bouton Oui pour ajouter les autorisations enregistrées au nouvel ensemble d'autorisations.
  10. Pour chaque objet de la liste enregistrée, indiquez si les utilisateurs peuvent insérer, modifier ou supprimer des enregistrements dans les tables enregistrées. Voir l'étape 7 de la section « Pour créer ou modifier des ensembles d'autorisations manuellement ».

Exemple- Autorisation indirecte

L'autorisation indirecte vous permet d'utiliser un objet uniquement au travers d'un autre objet. Par exemple, un utilisateur peut être autorisé à exécuter le codeunit 80 Ventes-Valider. Le codeunit Ventes-Valider effectue de nombreuses tâches, parmi lesquelles modifier la table 37 (Ligne vente). Lorsque l'utilisateur valide un document vente, le codeunit Ventes-Valider, Financials vérifie si l'utilisateur est autorisé à modifier la table Ligne vente. S'il n'est pas autorisé à le faire, le codeunit ne peut pas effectuer ses tâches et l'utilisateur reçoit un message d'erreur. S'il est autorisé à le faire, le codeunit s'exécute.

L'utilisateur n'a toutefois pas besoin d'avoir entièrement accès à la table Ligne vente pour exécuter le codeunit. Si une autorisation indirecte a été accordée à l'utilisateur pour la table Ligne vente, alors le codeunit Ventes-Valider s'exécute. Lorsqu'une autorisation indirecte est accordée à un utilisateur, celui-ci peut uniquement modifier la table Ligne vente en exécutant le codeunit Ventes-Valider ou un autre objet autorisé à modifier la table Ligne vente. L'utilisateur peut uniquement modifier la table Ligne vente lorsqu'il procède à partir des modules pris en charge. L'utilisateur ne peut pas exécuter cette fonctionnalité par inadvertance ou par malveillance en suivant d'autres méthodes.

Pour configurer des contraintes de temps utilisateur

Les administrateurs peuvent définir les périodes de temps pendant lesquelles les utilisateurs spécifiés peuvent valider, et spécifier également si le système enregistre la durée pendant laquelle les utilisateurs spécifiés ont ouvert une session. Les administrateurs peuvent également affecter des centres de gestion à des utilisateurs.

  1. Choisissez l'icône Page ou état pour la recherche, entrez Paramètres utilisateur, puis choisissez le lien associé.
  2. Dans la fenêtre Paramètres utilisateur, sélectionnez l'action Nouveau.
  3. Dans le champ ID utilisateur, entrez l'ID d'un utilisateur, ou cliquez sur le champ pour visualiser tous les utilisateurs Windows actuels dans le système.
  4. Renseignez les champs selon vos besoins.

Voir aussi

Préparation aux activités commerciales
Configuration et administration dans Dynamics 365 for Financials
Bienvenue dans Financials
Utilisation de Financials