Avec Dynamics 365 Sales, vous pouvez vous assurer que les utilisateurs entrent des données de façon cohérente et suivent les mêmes étapes chaque fois qu’ils travaillent avec un client en créant un flux de processus d’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un flux des processus d’entreprise pour que tout le monde traite les demandes de service clientèle de la même manière, ou pour exiger que les utilisateurs obtiennent l’approbation d’une facture avant de soumettre une commande.
Licences et rôles requis
Type de condition requise
Vous devez disposer d'une
Licence
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales
À quoi servent les flux des processus d’entreprise ?
Les flux des processus d’entreprise utilisent la même technologie sous-jacente que les autres processus, mais les fonctionnalités qu’ils offrent sont très différentes d’autres qui utilisent des processus.
Les flux des processus d’entreprise permettent de définir un ensemble de phases et d’étapes qui sont affichées dans un contrôle en haut d’un formulaire. Chaque phase est composée d’un groupe d’étapes. Chaque étape représente un champ où les données peuvent être saisies. Les utilisateurs avancent à l’étape suivante en utilisant le bouton Phase suivante. Vous pouvez rendre une étape obligatoire de sorte que les utilisateurs doivent entrer des données dans le champ correspondant avant de pouvoir passer à la phase suivante. Cela est appelé « passage d’étapes » ou « stage-gating ».
Les flux des processus d’entreprise semblent relativement simples comparés à d’autres types de processus. En effet, ils ne fournissent aucune logique métier ou automatisation conditionnelle au-delà d’offrir une expérience rationalisée pour la saisie de données et le contrôle du passage d’une phase à la suivante. Toutefois, si vous les combinez avec d’autres processus et personnalisations, ils peuvent jouer un rôle important en permettant un gain de temps, la réduction des coûts de formation et l’augmentation de l’adoption par les utilisateurs.
Entités disponibles pour les flux des processus d’entreprise
Les entités sont des ensembles d’enregistrements. Vous pouvez utiliser les entités suivantes pour créer des flux des processus d’entreprise dans Dynamics 365 Sales Professional :
Compte
Contact
Facture
Prospect
Opportunité
Devis
Vous pouvez utiliser les entités suivantes dans les phases supplémentaires ajoutées à un flux des processus d’entreprise :
Compte
Rendez-vous
Contact
Courrier électronique
Facture
Prospect
Opportunité
Appel téléphonique
Produit
Devis
Task
Team
User
Créer un flux de processus métier
Selon la licence dont vous disposez, sélectionnez l’un des onglets suivants pour plus d’informations :
Assurez-vous de disposer du rôle de sécurité Administrateur système ou Personnalisateur de système ou d’autorisations équivalentes.
Sur le plan de site, sélectionnez Paramètres des ventes.
Sous Personnalisation, sélectionnez Flux des processus d’entreprise.
Sur la page Flux des processus d’entreprise, sélectionnez Créer.
Entrez un nom pour le flux des processus d’entreprise dans le champ Nom.
Le nom du processus ne doit pas nécessairement être unique, mais il doit être significatif pour les utilisateurs qui choisissent un processus. Vous pouvez le modifier ultérieurement.
Dans la liste Entité, sélectionnez l’entité sur laquelle vous souhaitez baser le processus.
L’entité sélectionnée affecte les champs disponibles pour les étapes qui peuvent être ajoutées à la première phase du flux de processus. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après avoir enregistré le processus.
Sélectionnez Lancer le concepteur.
Le nouveau processus est créé, et le concepteur de flux des processus d’entreprise s’ouvre avec une phase unique déjà créée pour vous.
Ajouter des phases à votre flux des processus d’entreprise
Si vos utilisateurs progressent d’une phase à une autre dans le processus :
Faites glisser un composant Phase de l’onglet Composants vers un signe + dans le concepteur.
Pour définir les propriétés d’une phase, sélectionnez la phase, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés à droite de l’écran :
Entrez un Nom complet.
Le cas échéant, sélectionnez une Catégorie pour la phase. La catégorie (telle que Inclure ou Développer) apparaît sous la forme d’un chevron dans la barre de processus.
Vous pouvez sélectionner parmi les catégories suivantes :
Inclure
Développer
Proposer
Fermer
Identifier
Rechercher
Résoudre
Approbation
Sélectionnez Relation, le cas échéant. Les sélections disponibles pour Relation peuvent varier en fonction de l’entité sélectionnée pour la phase. Dans certains cas, il n’y a aucune sélection pour Relation.
Entrez des relations lorsque la phase précédente dans le processus est basée sur une autre entité (type d’enregistrement). Il est recommandé de sélectionner une relation pour les motifs suivants :
Les relations contiennent souvent des mappages d’attribut qui reportent automatiquement les données entre les enregistrements, afin de réduire la saisie de données.
Lorsqu’un utilisateur sélectionne Phase suivante dans la barre de processus pour un enregistrement, tous les enregistrements qui utilisent la relation seront également répertoriés dans le flux de processus, ce qui encourage la réutilisation des enregistrements dans le processus. En outre, vous pouvez utiliser les workflows pour automatiser la création d’enregistrements afin que l’utilisateur le sélectionne simplement au lieu de le créer. Cela simplifie davantage le processus.
Lorsque vous avez terminé de modifier les propriétés, sélectionnez Appliquer.
Ajouter des étapes de données à une phase
Pour afficher les Étapes de données d’une phase, choisissez Détails dans le coin inférieur droit de la phase.
Pour ajouter des étapes supplémentaires, faites glisser le composant Étape des données vers la phase depuis l’onglet Composants.
Sélectionnez l’étape, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
Entrez un nom pour l’étape.
Si vous voulez que les utilisateurs entrent des données pour terminer une étape, sélectionnez le champ approprié dans la liste déroulante Champ de données.
Activez la case à cocher Obligatoire si les utilisateurs doivent renseigner le champ pour terminer l’étape et pour passer à la phase suivante du processus.
Si vous avez plusieurs Étapes de données, sélectionnez la séquence de l’étape.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Ajouter une branche (condition) au processus
Pour ajouter une condition de branchement, faites glisser le composant Condition de l’onglet Composants vers le signe + entre deux phases.
Sélectionnez la condition, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés.
Lorsque vous avez terminé de définir les propriétés de la condition, sélectionnez Appliquer.
Ajouter un workflow
Pour appeler un workflow, faites glisser un composant Workflow de l’onglet Composants vers une phase ou vers l’élément Workflow global du concepteur. Que vous ajoutiez un workflow à une phase ou à un élément Workflow global, cela dépend de ce qui suit :
Faites-le glisser vers une phase lorsque vous souhaitez déclencher le workflow à l’entrée ou à la sortie de la phase. Le composant de workflow doit être basé sur la même entité principale que la phase.
Faites-le glisser vers l’élément Workflow global dans le coin inférieur droit du concepteur si vous souhaitez déclencher le workflow lorsque le processus est activé ou lorsque le processus est archivé (lorsque le statut passe à Terminé ou Abandonné). Le composant de workflow doit être basé sur la même entité principale que le processus.
Sélectionnez le workflow, puis définissez les propriétés dans l’onglet Propriétés :
Entrez un nom complet.
Sélectionnez quand le workflow doit être déclenché.
Éventuellement, dans la zone Workflow, recherchez un workflow actif à la demande existant correspondant à l’entité de la phase.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer.
Définir l’ordre des flux des processus
S’il existe plusieurs flux de processus d’entreprise pour une entité, vous devez définir lequel attribuer automatiquement aux enregistrements.
Pour définir l’ordre :
Dans la barre de commandes, sélectionnez Ordre des flux des processus.
Pour les nouveaux enregistrements, ou ceux qui n’ont pas déjà de flux de processus associé, le premier flux des processus d’entreprise auquel un utilisateur accède est celui qui sera utilisé.
Valider et enregistrer le flux des processus d’entreprise
Pour valider le flux de processus d’entreprise, choisissez Valider dans la barre de commandes. Toutes les erreurs dans le flux des processus d’entreprise sont mises en surbrillance en rouge. Vous devrez les corriger avant d’enregistrer le flux des processus d’entreprise.
Pour enregistrer le processus comme brouillon tout en continuant de l’utiliser, sélectionnez Enregistrer sur la barre de commandes.
Activer un flux des processus d’entreprise
Pour activer le processus et le rendre disponible pour vos utilisateurs, sélectionnez Activer dans la barre de commandes.
Modifier le flux des processus d’entreprise
Vous pouvez modifier les flux des processus d’entreprise existants, si nécessaire. Si vos processus d’entreprise changent, ou si vous souhaitez simplement apporter des modifications mineures, il vous suffit d’ouvrir le flux des processus d’entreprise et de modifier la plupart des propriétés.
Vous pouvez modifier les éléments suivants :
Phases ou autres composants
Propriétés des composants existants
Nom
Description
Vous ne pouvez pas modifier les éléments suivants :
Entité sur laquelle le flux des processus est basé
Nom système du flux des processus d’entreprise
Propriétaire
Catégorie
Pour modifier un flux des processus d’entreprise :
Sur le plan de site, sélectionnez Paramètres des ventes.
Sous Personnalisation, sélectionnez Flux des processus d’entreprise.
Sélectionnez le nom de flux des processus d’entreprise à modifier dans la colonne Nom du processus.
Supprimer un composant de votre flux des processus d’entreprise
Sélectionnez le composant dans le concepteur, puis sélectionnez Supprimer en haut de l’écran (ou appuyez sur la touche Supprimer).
Dans la boîte de dialogue Confirmation de la suppression, cliquez sur OK.
Éventuellement, sélectionnez Valider pour confirmer que la suppression n’a pas résulté d’erreurs dans votre flux des processus d’entreprise.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Ajouter des composants à votre flux des processus d’entreprise
Pour ajouter des phases supplémentaires et modifier les propriétés des composants de votre flux des processus d’entreprise, suivez les procédures pour créer un flux des processus d’entreprise précédemment dans cette rubrique.
Créer une image de votre flux des processus d’entreprise
Vous pouvez facilement créer une image de votre flux des processus d’entreprise dans le concepteur. Cela peut faciliter le partage du flux des processus avec d’autres, ou pour imprimer le flux des processus. L’image est créée dans le format PNG (.png). Seul le canevas de conception est capturé dans l’image créée. Il ne capturera pas les icônes de commande ou les onglets Composants et Propriétés.
Pour créer l’image :
Ouvrez le flux des processus d’entreprise à partir duquel créer une image, puis choisissez Instantané en haut de l’écran. Le fichier .png créé apparaît dans le coin inférieur gauche de l’écran.
Vous ne trouvez pas les options dans votre application ?
Il existe deux possibilités :
Vous ne disposez pas de la licence ou du rôle nécessaire pour effectuer les étapes.
Votre organisation utilise peut-être une application personnalisée et, par conséquent, le plan du site et l’interface utilisateur seront différents. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cette documentation sont spécifiques à l’application Centre des ventes ou Sales Professional prédéfinie.
Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)
Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).
, puis Paramètres avancés.
